檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析

郭玉瓊

【摘要】一個(gè)企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，必須重視起檔案管理工作。尤其是在檔案記憶觀視野下，各單位及企業(yè)都將檔案管理工作放在重要的突出位置，以便隨著時(shí)間地推移，能夠通過收集、整理、分類、存儲(chǔ)、開發(fā)、利用等過程，有效記錄企業(yè)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，更好地傳承企業(yè)文化，為未來發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。本文就從檔案記憶觀概述入手，就企業(yè)如何在檔案記憶觀的視野下做好企業(yè)檔案管理工作提出有效措施，希望具有一些借鑒意義。

【關(guān)鍵字】檔案記憶觀;企業(yè);檔案管理

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)地不斷發(fā)展，企業(yè)在生產(chǎn)管理過程中會(huì)產(chǎn)生多種多樣的信息，包含市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)方面，范圍廣、數(shù)量多，如果不能很好地進(jìn)行有效地管理，那么就會(huì)不利于企業(yè)的未來發(fā)展。從目前來看，傳統(tǒng)的檔案管理理念及方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足于企業(yè)的發(fā)展，需要在新型的檔案記憶觀的背景下，重新更新檔案管理理念，創(chuàng)新管理方式方法，將檔案管理貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過真實(shí)性、完整性及連貫性記錄，來承載企業(yè)的記憶，加強(qiáng)企業(yè)的建設(shè)，從而突出企業(yè)的價(jià)值，促使企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一.檔案記憶觀概述

1.1定義

所謂檔案記憶觀就是一種新型的檔案管理理念，該中觀念更加突出了記憶性的特點(diǎn)。在社會(huì)上，任何一個(gè)組織都會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，不受規(guī)模大小、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營(yíng)方式、發(fā)展水平等因素的制約，只要存在就會(huì)產(chǎn)生信息。只有通過將這些信息和數(shù)據(jù)通過檔案管理的方式進(jìn)行有效的保存與記錄，才能夠?qū)⒔M織的整體發(fā)展進(jìn)程記錄下來。伴隨著社會(huì)的發(fā)展，人們已經(jīng)逐漸意識(shí)到檔案記憶的重要作用，不僅是重大事件活動(dòng)的承載者，更是組織發(fā)展、社會(huì)變遷的見證者，擔(dān)負(fù)著巨大的社會(huì)責(zé)任和使命。

1.2屬性特征

檔案記憶觀通常具備數(shù)據(jù)、敏感、可存儲(chǔ)三種屬性。其中，數(shù)據(jù)屬性就是大檔案記憶的一種重要表現(xiàn)形式。敏感屬性就是指檔案會(huì)受到相關(guān)事物或者活動(dòng)的影響，非常容易發(fā)生變化。一般地，敏感屬性會(huì)受到數(shù)據(jù)屬性的制約，兩者既相互獨(dú)立又相互依賴。可存儲(chǔ)性也就印證了檔案具有記憶的特點(diǎn)，一旦保存下來，就可以隨取隨用。

1.3企業(yè)檔案管理的重要性

通過對(duì)檔案進(jìn)行管理，一方面，能夠提升企業(yè)員工的團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)感，強(qiáng)化企業(yè)文化的認(rèn)同，激發(fā)員工工作的創(chuàng)造性;另一方面，檔案能夠見證企業(yè)發(fā)展的重大歷史時(shí)刻，強(qiáng)化企業(yè)的知名度，為可持續(xù)發(fā)展提供保障。

二、檔案記憶觀視野下如何做好企業(yè)檔案管理工作

2.1樹立檔案記憶觀，并建立內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)中心。首先，作為企業(yè)的管理者要持續(xù)強(qiáng)化自身多方面的綜合管理素質(zhì)，在充分把握企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的同時(shí)，還要注意檔案信息的全面收集、整理、記錄與利用，并不斷動(dòng)員企業(yè)全體人員樹立檔案記憶意識(shí)，強(qiáng)化認(rèn)同感，形成企業(yè)文化，共同促使檔案管理質(zhì)量水平的再提升。然后，企業(yè)管理者檔案管理理念要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行革新，建議高效運(yùn)轉(zhuǎn)、開放共享的數(shù)字化檔案中心，這樣既能夠在企業(yè)各部門及管理者之間實(shí)現(xiàn)信息共享，壓縮溝通成本，提升信息收集、整理效率，還能夠在統(tǒng)計(jì)整理的同時(shí)，確保信息數(shù)據(jù)不缺失、不漏掉。

2.2注重檔案整理，為后續(xù)利用奠定便利化基礎(chǔ)。企業(yè)要系統(tǒng)性、分類化、條理化地整理各項(xiàng)內(nèi)部檔案，為將來的充分利用做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。對(duì)于企業(yè)的檔案管理人員來說，要秉承科學(xué)、真實(shí)的原則，注重每一種類的檔案管理。不僅要將企業(yè)的員工信息、業(yè)務(wù)信息進(jìn)行有效記錄，還要將各部門的運(yùn)行情況納入到檔案管理的范圍內(nèi)。通過整體、客觀地梳理，能夠讓企業(yè)在這個(gè)過程中，認(rèn)識(shí)到存在優(yōu)勢(shì)、不足之處，識(shí)別企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，并查缺補(bǔ)漏，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案管理的過程中，真實(shí)性是非常難以把握的，這就要求相關(guān)人員能夠充分掌握企業(yè)各項(xiàng)工作，科學(xué)分析研究信息的準(zhǔn)確性與價(jià)值性，充分利用信息技術(shù)然后有效區(qū)分各項(xiàng)資料的類別，在減輕工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，為企業(yè)各部門后續(xù)借閱、查詢、利用提供方便。

2.3強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)，確保檔案安全。要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)信息化的優(yōu)劣性，有效規(guī)避信息安全隱患，建立數(shù)字化檔案安全管理系統(tǒng)，并持續(xù)不斷進(jìn)行升級(jí)更新，防御數(shù)據(jù)病毒風(fēng)險(xiǎn)。同事，要做好檔案監(jiān)控工作，并將技術(shù)保障到位，動(dòng)態(tài)及時(shí)處理有關(guān)問題，提升監(jiān)控質(zhì)量，將危險(xiǎn)率降到最低。此外，還要對(duì)不同層級(jí)的企業(yè)檔案用戶，設(shè)定查看權(quán)限。尤其對(duì)于一些價(jià)值量高度信息，如果一般人員因?yàn)楣ぷ餍枰M(jìn)行查看、借閱，就需要經(jīng)過相關(guān)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批，不斷降低人為性質(zhì)的破壞率。

結(jié)語

綜上所述，檔案是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要見證，包含大量豐富的信息資源。尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，如何將企業(yè)的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容整體性、完整性、真實(shí)性地保存下來，就需要企業(yè)全體人員認(rèn)識(shí)到檔案記憶的重要性，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的整理、保存和利用，確保檔案安全，充分提現(xiàn)檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]吳峻.檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理分析[J].業(yè)務(wù)研究，2016（6）：34-74.

[2]李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].管理研究，2018（832）：26-27.