公文管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決對(duì)策

王付容

【摘要】在各個(gè)領(lǐng)域的行政工作中，公文一直扮演著十分重要的角色，優(yōu)秀的公文管理工作可以幫助信息有效傳達(dá)，提升工作效率。本文主要通過(guò)總結(jié)當(dāng)前公文管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，并簡(jiǎn)述解決公文管理工作中常見(jiàn)問(wèn)題的辦法。

【關(guān)鍵詞】公文管理;常見(jiàn)問(wèn)題;解決對(duì)策

引言：公文管理工作不能單純的理解為公文的寫作，而是包含公文編輯、下發(fā)、解讀等各個(gè)環(huán)節(jié)在內(nèi)的綜合性工作。由于公文本身具有明確的規(guī)范性，在管理過(guò)程中，若不能有效解讀其規(guī)定并通過(guò)規(guī)定要求進(jìn)行與展開(kāi)公文相關(guān)工作，不僅會(huì)導(dǎo)致公文的效力消失，更會(huì)擾亂各環(huán)節(jié)行政工作從而降低工作效率。因此對(duì)于公文管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題，有關(guān)工作人員需要明確原因并針對(duì)性的采取措施及辦法進(jìn)行有效解決。

一、當(dāng)前公文管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

公文意識(shí)模糊

1.對(duì)于行政工作人員而言，一直存在公文意識(shí)模糊的問(wèn)題。大部人工作人員在剛接觸行政工作時(shí)，對(duì)于公文工作沒(méi)能得到健全的培訓(xùn)，因此對(duì)于公文的真正定義混亂，大多數(shù)憑借工作中對(duì)于公文的接觸，從而消化成自身理解，缺少方向正確的輸入，導(dǎo)致公文意識(shí)模糊。也因缺少方向正確的基礎(chǔ)，其公文方面的工作難以提升高度。例如，很多行政辦公室的工作人員會(huì)誤以為“紅色蓋章”的文件都是公文，此現(xiàn)象就是典型的由于缺少公文概念的正確輸入造成的，以自身接觸與理解來(lái)自行定義公文概念，在日后的工作發(fā)展中會(huì)出現(xiàn)十分低級(jí)的錯(cuò)誤甚至是工作事故。而真正有關(guān)公文的定義是指，企業(yè)在組織管理工作中形成的規(guī)范性文件，具有一定法律效力，并非帶有“紅色蓋章”的文件即是公文。

2.分發(fā)混亂

公文在編制完成后，最重要的環(huán)節(jié)即是分發(fā)。在行政工作中，由于各個(gè)部門、級(jí)別、環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，若有關(guān)工作人員缺少公文解析能力，那么對(duì)于公文的分發(fā)方向?qū)o(wú)法有效區(qū)分，導(dǎo)致分發(fā)錯(cuò)誤。而本身具有指定性作用的文件在分發(fā)錯(cuò)誤的情況下將完全失去其效力，不僅浪費(fèi)編制者的工作成果，更影響多環(huán)節(jié)、多部門的工作效率[1]。

3.制度有待健全

由于公文本身具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范性和一定法律效力，其管理制度一般較為健全，且基本得到重視，但在此形式下依舊存在個(gè)別情況，導(dǎo)致公文的管理制度混亂，甚至失去效力。例如對(duì)于個(gè)別發(fā)展迅速的行政單位或部門，由于其發(fā)展形式良好，老舊的制度無(wú)法覆蓋其自身的發(fā)展，在新生事物或問(wèn)題超出傳統(tǒng)公文制度的覆蓋范圍后，則會(huì)導(dǎo)致公文工作處于“自由”狀態(tài)，即脫離制度的管理，對(duì)此，工作人員會(huì)自行決定公文流程，進(jìn)而出現(xiàn)一系列公文工作的相關(guān)問(wèn)題。因此，為了保證公文工作良好進(jìn)行，一定要時(shí)刻保證其制度健全，切忌個(gè)別原因忽視整體制度。

4.信息化水平有待提高

隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)開(kāi)始邁入信息化時(shí)代，公文的相關(guān)工作也不例外，但在信息化的時(shí)代背景下，個(gè)別行政單位有關(guān)公文的信息化水平提升依舊不足，導(dǎo)致其工作效率在橫向比較下較弱。例如，在信息化較為普及的當(dāng)下，很多企業(yè)對(duì)于公文的相關(guān)工作開(kāi)始引入OA系統(tǒng)或其他自訂系統(tǒng)，通過(guò)信息化的軟件加持，可以有效提高公文的傳遞效率，極大節(jié)省了公文工作人員的工作時(shí)間，同時(shí)信息化系統(tǒng)能夠更為快速的反饋公文工作的問(wèn)題，提高公文的整理效率。相較于傳統(tǒng)模式，信息化公文工作響應(yīng)更為快速、傳遞更為簡(jiǎn)便。因此，對(duì)于公文工作信息化水平較低的工作單位，一定要重視該方面的提升，保證工作效率[2]。

二、解決公文管理工作難題的對(duì)策

1.通過(guò)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)提高工作人員意識(shí)

為了從根本上做好公文相關(guān)工作，對(duì)于工作人員的培訓(xùn)投入一定是必不可少的，只有員工從根本上了解公文的工作意義以及公文的內(nèi)涵，才能在其良好的基礎(chǔ)上進(jìn)行有效公文管理工作。同時(shí)通過(guò)加強(qiáng)員工對(duì)公文管理工作的正確認(rèn)識(shí)，在系統(tǒng)的工作展開(kāi)時(shí)，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并反饋，優(yōu)秀者甚至可以提出解決方案，幫助優(yōu)化公文管理工。因此，積極開(kāi)展工作人員對(duì)于公文相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)工作，可以為公文管理工作的提高與開(kāi)展奠定牢固的基礎(chǔ)。

2.完善制度體系，規(guī)范公文管理

公文作為行政體系中各個(gè)級(jí)別、各部門傳閱的指導(dǎo)性文件，一定離不開(kāi)明確的制度。在規(guī)范科學(xué)的制度指導(dǎo)下，不僅可以提升公文相關(guān)工作的效率，更能提高公文對(duì)于工作指導(dǎo)的正確性。而具有漏洞的制度體系，除降低工作效率外，甚至?xí)斐晒ぷ魇鹿省?duì)于完善公文相關(guān)工作的制度體系，可以從以下方面著手：

規(guī)范公文格式。公文的格式問(wèn)題一直是工作人員在公文制作過(guò)程中耗費(fèi)最多精力的問(wèn)題，因此有關(guān)人員需要將不同種類的公文格式進(jìn)行規(guī)范與明示，形成統(tǒng)一的文件下發(fā)給各個(gè)環(huán)節(jié)與部門，使公文在制作過(guò)程中有明確的格式參考依據(jù)，減少格式錯(cuò)誤的發(fā)生。

明確時(shí)限。公文的分發(fā)與整理都有嚴(yán)格的時(shí)間要求，有關(guān)人員需要將時(shí)限對(duì)應(yīng)公文種類進(jìn)行區(qū)分與明示，保證公文在編制過(guò)程中不延期，在會(huì)簽與分發(fā)過(guò)程中按時(shí)完成，增強(qiáng)公文的時(shí)效性，并在一定程度上壓縮完成周期。

確定流程。公文在編制完成后不代表其工作的完成，只有當(dāng)公文按照自身效力在行政部門整體分發(fā)與會(huì)簽后，方為公文工作結(jié)束。因此對(duì)于不同種類的公文應(yīng)該分發(fā)到哪個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)對(duì)公文作出何種處理，都應(yīng)該具有明確的流程。因此，流程的確定能提升公文工作的準(zhǔn)確性，提升其工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

公文相關(guān)工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)良好的公文管理，有關(guān)工作人員需要強(qiáng)化公文工作自身的重要性，提高工作人員的工作意識(shí)，并從公文格式、公文時(shí)限、公文流程等方面詳細(xì)的明確工作內(nèi)容，為公文工作創(chuàng)建科學(xué)的工作環(huán)境，指明清晰的工作方向，從而解決公文工作的常見(jiàn)問(wèn)題，提高整體工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]王文博.公文管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：4+10.

[2]文瑋奇.高校辦公室公文管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（05）：6-7.