如何高效開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作

何俊麗

【摘要】鄉(xiāng)鎮(zhèn)是我國最為基層的政府組織機構。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理涉及內(nèi)容較多，部分數(shù)據(jù)在制定財政政策，調整宏觀經(jīng)濟杠桿時均有一定的參考價值。一直以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作較為薄弱，基層政府對該項工作的重視程度有待提升。本文分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的重要性和功能定位，并根據(jù)實際現(xiàn)狀提出了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的重點和相關對策，以供大家參考借鑒。

【關鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;管理工作;重要性;管理方法

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的重要性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的主要服務對象包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及其他相關部門。涵蓋的檔案資料包括：各種音頻、視頻、圖片、文字、紙質資料等。所涵蓋的領域又可以劃分為：人事、農(nóng)業(yè)、財務、綜治、計生、社會事業(yè)等等?？梢哉f，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理囊括了各部門日常工作詳細記錄，以及各種大型活動、執(zhí)行各種政策的過程及結果。從某種程度上講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理高度還原了鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常工作信息，具有一定權威性;同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案還是各級領導制定發(fā)展計劃的重要依據(jù)。

2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構的功能

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構是開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的“核心”，能夠逐步落實鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作計劃，并且是收集、匯總、歸納、歸檔鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息的“中樞”。在市場上、工作中還肩負著法律、法規(guī)宣傳的任務。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機構是檔案管理工作的組織者和實施者;其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機構還在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化宣傳中發(fā)揮著重要的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機構保存的各種檔案資料，記錄著社會的進步和鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的歷程。從某種意義來講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室是收納基層精神文明發(fā)展與傳承的“保險箱”。我們必須合理利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室，使其充分發(fā)揮自身的文化價值;最后，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機構還是文化宣傳的“主陣地”，因為基層地區(qū)是豐富的民俗形式，甚至是非物質文化遺產(chǎn)的傳承地。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室記載著本地區(qū)重要的文化和歷史事件，為查閱的人們提供了便捷服務，也屬于文化生活的重要構成部分。

3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)狀

3、1缺乏健全完善的規(guī)章制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理負責人缺乏嚴謹?shù)墓芾硪庾R，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)章制度，或者制度執(zhí)行力度不夠。日常工作中有很強的隨意性，往往因為工作需要而“生搬硬套”，并非根據(jù)規(guī)章制度按部就班地處理各種信息資料。 由此出現(xiàn)如下典型問題，如：檔案泄露、丟失、篡改等情況，由此影響到檔案資料的真實性和有效性。

3、2專業(yè)管理人才缺乏

從現(xiàn)實情況來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作具有分散性特征，即：各個部門都有較為獨立的資料管理體系，這種“各自為陣”的管理形式缺乏系統(tǒng)性，無法讓檔案資料之間有效融合。 ? 此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員在專業(yè)素養(yǎng)、基本技能方面仍存在欠缺。很多工作人員是由其他部門抽調過來的，整理檔案也多按照時間線索進行簡單梳理，按序裝訂。整個檔案管理缺乏嚴格的流程約束。由于檔案管理工作規(guī)章制度執(zhí)行不力，或制度流于形式，在檔案歸檔和借還環(huán)節(jié)較為混亂，由此降低了檔案資料的利用價值。

3、3電子檔案管理工作存在不足

通過調查發(fā)現(xiàn)，受到人員素質、技術水平、財政支出等多種因素的制約，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作多處于粗放管理狀態(tài)，許多檔案都是簡單文字資料的匯總，甚至部分檔案資料缺乏對應的目錄。究其根本，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位對檔案管理缺乏足夠的重視，部分電子文檔（聲像、掃描件等）存在嚴重缺失。

4、開展高效檔案管理工作的策略

4、1創(chuàng)設良好的工作環(huán)境

由于檔案管理具有較強專業(yè)性和政治性，檔案管理工作人員的綜合素質直接決定了檔案管理工作質量。因此，工作人員不僅要具有良好的業(yè)務素質和政治觀念，還要樹立終身學習的理念，時刻學習最新檔案管理知識，不斷提升整體的業(yè)務水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應該盡力為檔案管理人員創(chuàng)造舒適的工作環(huán)境，并制定合理的績效考核方案，創(chuàng)造積極向上的工作氛圍，激發(fā)管理人員工作的工作熱情，穩(wěn)定檔案管理團隊。

4、2健全完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作必須嚴格遵守相關法律法規(guī)，根據(jù)工作實際情況制定切實可行的規(guī)章制度，嚴格約束信息搜集、整理、分類、歸檔和保存等環(huán)節(jié)。針對檔案借閱、使用權限等進行嚴格約束，各種規(guī)章制度上墻，從而培養(yǎng)大家良好的借閱習慣。

4、3定期組織檔案管理人員加強專業(yè)培訓

檔案管理工作具有較強的專業(yè)性。上級業(yè)務管理單位應從工作人員的工作能力、責任感、工作態(tài)度、基本理論知識、現(xiàn)代化技術應用等方面入手，通過循序漸進的培養(yǎng)提升工作人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務能力。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要定期安排檔案管理人員參加各種培訓活動，學習業(yè)務知識和法律法規(guī)，不斷提升工作人員的道德水準和現(xiàn)代技術的應用能力，為進一步開展檔案管理工作提供必要的技術支撐。

4、4加強素質培養(yǎng)，建立優(yōu)秀的檔案管理隊伍

構建一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，是單位正常開展檔案管理工作的基本條件。開展建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，首先要具備順暢的網(wǎng)絡系統(tǒng)和相關的硬件設備;其次，要配備綜合能力較強的檔案員。由于部分檔案人員是其他崗位抽調來的工作人員，在檔案管理工作上投入的時間和精力相對較少，由此影響到檔案管理工作的健康發(fā)展。因此，我們要建設一支穩(wěn)定的檔案管理團隊，保證工作人員政治覺悟高、業(yè)務能力強、專業(yè)知識過硬。在日常工作中，還要與時俱進，時刻學習檔案相關知識和技能，熟練掌握整個流程的管理技巧，并不斷學習各種社會學科（如：歷史、法律、地理、經(jīng)濟、外語等），不斷完善自己的知識結構，進而穩(wěn)步提升工作人員的創(chuàng)新能力。

4、5提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代科技水平的提升，各種紙質文檔逐漸被電子文檔所替代。依托計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，使檔案信息存儲量呈現(xiàn)出爆炸式增長趨勢，便于操作和查閱，并且能夠長期保存。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理還需從軟件、硬件入手，加大投資力度，為現(xiàn)代化檔案管理提供必要的技術支撐。同時，在日常管理工作中還要做好保密工作，避免檔案信息資料泄露。應設置不同管理權限，并定期更換密碼。 這樣才能更好地為基層建設提供服務，提升檔案管理水準。

結語

總之，盡管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作較為瑣碎。但這種基礎性的工作，會對鄉(xiāng)鎮(zhèn)總體發(fā)展產(chǎn)生深遠的影響。隨著現(xiàn)代科技水平的快速提升，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理既要做好隊伍建設，還要剖析檔案管理工作的重點和難點，并順應時代發(fā)展的需要，通過創(chuàng)新推動基層檔案工作向更高水平開展。