行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化檔案管理

王志華

摘要：大數(shù)據(jù)的發(fā)展是時(shí)代進(jìn)步的必然結(jié)果，在當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，社會中的各個(gè)行業(yè)都在大數(shù)據(jù)應(yīng)用的促進(jìn)作用下逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化、信息化的變革是行業(yè)發(fā)展的大趨勢，在這樣的時(shí)代背景之下，即使是行政事業(yè)單位也需要在大數(shù)據(jù)的輔助作用下進(jìn)行信息化變革。從行政事業(yè)單位的本質(zhì)特征來看，其日常運(yùn)營過程中的檔案資料數(shù)量比較多，在這方面進(jìn)行的管理工作也比較繁瑣，而就當(dāng)前的信息技術(shù)水平來看，將檔案管理工作進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變無疑能夠很好地提高管理水平并降低相關(guān)人員工作負(fù)擔(dān)。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;信息化檔案管理;大數(shù)據(jù)時(shí)代

引言：在大數(shù)據(jù)時(shí)代的特質(zhì)加持下，人們對于數(shù)據(jù)信息處理的工作需求正不斷提高，同時(shí)，通過各種信息技術(shù)進(jìn)行的數(shù)據(jù)信息處理速度和質(zhì)量也在不斷升級，在此基礎(chǔ)上，很多行業(yè)中的數(shù)據(jù)信息及檔案保管工作都實(shí)現(xiàn)了從線下到線上的轉(zhuǎn)變，對于信息檔案的管理工作也逐漸從人工操作轉(zhuǎn)向技術(shù)分析，在這樣的大環(huán)境下，如何通過加強(qiáng)行政事業(yè)單位的檔案管理信息化程度從而提高檔案管理工作效率是一項(xiàng)值得探討的工作，相關(guān)人員也需要對當(dāng)前檔案管理工作存在的問題進(jìn)行探究并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)解決對策。

一、行政事業(yè)單位信息化檔案管理的意義

在行政事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案是記錄其歷史發(fā)展的物質(zhì)載體，因此，做好檔案管理工作對行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位檔案管理工作可以借助科技先進(jìn)發(fā)展的便利條件，通過充分利用信息技術(shù)來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案管理的這種轉(zhuǎn)變能夠?yàn)闆Q策提供便利條件，而且檔案管理的效率也將大幅度提升，除此之外，健全的信息化檔案管理工作還能夠促進(jìn)行政事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展變革，幫助行政單位緊隨時(shí)代發(fā)展方向?qū)崿F(xiàn)自身的優(yōu)化改進(jìn)。

二、行政事業(yè)單位信息化檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理體系不健全

有足夠完善的管理體系支持引導(dǎo)才能使檔案管理工作穩(wěn)定順利地進(jìn)行，而當(dāng)前的一些行政事業(yè)單位并不具備能夠有效支撐檔案管理工作的對應(yīng)制度規(guī)范和系統(tǒng)體系，從管理部門的工作上來看，造成上述問題的原因是管理人員對該工作不夠重視，在相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行過程中沒有投注足夠的精力;而在制度建設(shè)宏觀角度上，檔案管理工作在行政事業(yè)單位的透明化使得其執(zhí)行情況不佳并且工作深度不夠，由此又會使管理人員的更加不注重檔案管理，這樣一來就形成了惡性循環(huán)，檔案管理體系持續(xù)性的得不到完善。

（二）檔案管理技術(shù)不先進(jìn)

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，在檔案管理工作中能夠運(yùn)用到的設(shè)備和技術(shù)也就越來越多，但是，在行政事業(yè)單位的實(shí)際工作中檔案管理部門沒有足夠的資金來支持先進(jìn)信息技術(shù)的引入使用，甚至有相當(dāng)一部分行政事業(yè)單位并沒有引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)，而依然在工作中使用早已落伍本該淘汰的設(shè)備儀器，在這樣比較落后的技術(shù)基礎(chǔ)上，不但檔案管理工作的信息化得不到有效推進(jìn)，而且檔案管理工作的日常運(yùn)行都會受到影響，這樣一來，就會使得檔案管理更加難以發(fā)展，行政事業(yè)單位的運(yùn)行也會受到一定影響。

（三）檔案管理人員水平低

無論是檔案管理的信息化推進(jìn)，還是檔案管理的日常運(yùn)維，都需要管理人員的高效工作來實(shí)現(xiàn)，因此，保障管理人員的工作水平和專業(yè)能力是十分重要的，然而，在實(shí)際的單位運(yùn)行過程中，很多行政事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)水平達(dá)不到從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，部分單位甚至部設(shè)置專門的檔案管理崗位，而僅有其他人員兼職進(jìn)行，這種比較匱乏的檔案管理人員安排使得檔案管理工作的實(shí)際水平很難提升，與此同時(shí)，在崗人員對于檔案管理的重視程度也會隨著這種情況逐漸降低。

三、行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化檔案管理優(yōu)化措施

（一）建立規(guī)范管理制度體系

良好的制度規(guī)范能夠?yàn)闄n案管理工作的高效進(jìn)行和信息化轉(zhuǎn)變保駕護(hù)航，因此，要想實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息化檔案管理優(yōu)化，首先要做的就是盡力健全管理制度體系，在進(jìn)行這項(xiàng)工作的過程中，相關(guān)人員需要在提高員工重視程度、加強(qiáng)制度約束能力、豐富制度規(guī)劃內(nèi)容這幾個(gè)方面進(jìn)行全面的優(yōu)化工作，不但要使檔案管理人員的充分重視其工作，還應(yīng)該在制度建設(shè)過程中將各項(xiàng)工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)要求規(guī)劃清晰，從而對管理人員工作進(jìn)行合理約束。

（二）積極引用新型信息技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用是一項(xiàng)能夠在各個(gè)行業(yè)中發(fā)光發(fā)熱的工作內(nèi)容，在行政事業(yè)單位的檔案管理中，先進(jìn)的信息技術(shù)能夠在有效提升管理效率的同時(shí)大幅減輕管理人員的工作壓力，而針對當(dāng)前的技術(shù)落后問題，管理人員應(yīng)該采取措施進(jìn)行處理。具體而言，當(dāng)前技術(shù)不先進(jìn)的原因主要是資金投入不夠和人員操作不熟練，對于這兩方面的問題，行政事業(yè)單位可以通過投入一定的的人力物力財(cái)力來進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，而對于技術(shù)操作的問題還可以借助人才培養(yǎng)工作來解決。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理的信息化建設(shè)離不開管理人員的努力工作，因此，要想徹底解決檔案管理中的問題，還需要對相關(guān)工作人員的能力水平進(jìn)行提升，在信息化背景下，檔案管理信息化的核心內(nèi)容在于計(jì)算機(jī)水平，從某種程度上來講，工作人員的計(jì)算機(jī)水平會對信息化轉(zhuǎn)型造成較大的影響，所以在進(jìn)行管理人員的呢定期培訓(xùn)時(shí)應(yīng)該對其管理能力和計(jì)算機(jī)操作能力加以重視，與此同時(shí)，也要培養(yǎng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，并通過講座及其他宣傳活動來更新員工的管理理念。

結(jié)語

綜上所述，由于檔案管理工作在維持行政事業(yè)單位高效運(yùn)行的方面有一定的作用，因此，相關(guān)部門應(yīng)該針對如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代下有效提升檔案管理工作信息化水平加以研究探索，從當(dāng)前的行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來看，整體的檔案管理信息化水平還有待提升，并且，在管理工作中還存在著一些阻礙信息化發(fā)展的問題亟待解決，在這樣的情況下，相關(guān)工作人員應(yīng)該積極探索、加強(qiáng)實(shí)踐，立足于問題產(chǎn)生根源，采取科學(xué)合理的改進(jìn)措施來對檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息化轉(zhuǎn)型找尋出路。

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