“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作如何與時俱進(jìn)

張小虎

【摘要】檔案管理是企事業(yè)單位中一項極為重要的工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化、信息化為檔案管理工作提供了便利，對管理模式創(chuàng)新和方法優(yōu)化提供了技術(shù)支持，可以有效提升工作效率。但“互聯(lián)網(wǎng)+”時代在為檔案管理工作帶來便利的同時也帶來了風(fēng)險和挑戰(zhàn)。本文通過認(rèn)真分析互聯(lián)網(wǎng)時代的特征和檔案管理工作的特征，梳理檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，探討檔案管理工作如何適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的路徑。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”時代 檔案管理工作 與時俱進(jìn)

中圖分類號：G4文獻(xiàn)標(biāo)識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.06.185

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代是一個全新的大數(shù)據(jù)時代，企事業(yè)單位檔案管理工作面臨龐大繁雜數(shù)據(jù)信息的挑戰(zhàn)。檔案管理主要是收集、保存和記錄單位內(nèi)的檔案信息，并對這些重要信息進(jìn)行歸納、整合等。因此，檔案管理工作要適應(yīng)時代的發(fā)展，積極與數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，從而提升工作效率和工作質(zhì)量。[1]

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響

1.大數(shù)據(jù)的概念。大數(shù)據(jù)是在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下產(chǎn)生的新的技術(shù)形式，得到了信息科學(xué)技術(shù)的有力支撐。大數(shù)據(jù)中有著海量的信息資源，信息資源的龐大遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過人們的認(rèn)知，是以往人們無法想象的。如此豐富的信息數(shù)據(jù)根本無法運(yùn)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫工具對其內(nèi)容進(jìn)行抓取和處理。大數(shù)據(jù)被稱之為巨量、海量的信息數(shù)據(jù)，通過信息技術(shù)，可以對類型繁多、存儲量巨大的信息資源進(jìn)行處理、分析、分類、管理等，從而讓人們對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的使用，滿足人們對信息的多元化需求。

2.大數(shù)據(jù)與檔案管理工作。檔案管理作為信息資源整合管理工作的一種，呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，如果能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行合理利用，會更加方便科學(xué)地對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行抓取和處理。企事業(yè)單位需要有效的手段確保信息的真實性和安全性，讓信息為企事業(yè)單位經(jīng)營管理提供有力數(shù)據(jù)支持，幫助企業(yè)決策發(fā)展，從而有效推動企事業(yè)單位各項工作的開展。首先，檔案管理的信息數(shù)據(jù)時刻都在增加，豐富了企事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)庫，為檔案管理數(shù)據(jù)的運(yùn)用提供了堅實的支撐。企事業(yè)單位借此拓寬原有的檔案信息數(shù)據(jù)，并經(jīng)過分析、歸納、整理，提升檔案信息質(zhì)量，提供豐富的檔案信息數(shù)據(jù)支撐。其次，檔案管理工作更加多元化，不僅包含文字類的檔案信息數(shù)據(jù)，還包含有視頻、音頻、三維數(shù)模的檔案信息數(shù)據(jù)等等，信息類型更加豐富。同時，在大數(shù)據(jù)的支撐下，需要借助檔案管理工作人員的自身業(yè)務(wù)能力，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，從海量的信息數(shù)據(jù)中提取出有價值的數(shù)據(jù)并加以利用。[2]

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案管理工作的傳統(tǒng)理念面臨挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位檔案管理工作傳統(tǒng)的模式，通常主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，通過對檔案信息的收集、歸納、整合，完成檔案信息的管理工作。在此過程中，要對以紙質(zhì)形式存儲的檔案進(jìn)行標(biāo)記和分類，以便在需要時能夠迅速查找到相關(guān)信息。然而，面對龐大的數(shù)據(jù)信息，這樣的檔案管理模式已經(jīng)不適合對信息的多元化需要，如果管理理念陳舊，將會影響相關(guān)工作。同時，在這個信息化時代，檔案管理工作實現(xiàn)信息化也是發(fā)展的必然趨勢，這就要求檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立信息化思維，不斷學(xué)習(xí)信息化相關(guān)知識，懂得運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)、新知識促進(jìn)檔案管理向信息化發(fā)展，切實跟上時代步伐，與時俱進(jìn)。[3]

2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)面臨挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理實現(xiàn)信息化已經(jīng)成為必然趨勢，這對傳統(tǒng)的工作模式、工作體制、工作機(jī)制都帶來很大影響，對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求和挑戰(zhàn)。海量數(shù)據(jù)下的檔案管理工作想要較好得到開展，檔案管理人員需要適應(yīng)時代發(fā)展，不僅需要具備檔案管理專業(yè)技能，還需要具備較高的信息化專業(yè)素養(yǎng)。但是，因為傳統(tǒng)思維和工作模式的影響，很多檔案管理工作人員已經(jīng)適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理方式，對檔案管理的信息化準(zhǔn)備不足，自身能力也存在一定欠缺，因此極大制約了大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作與時俱進(jìn)探析

1.轉(zhuǎn)變工作思維和觀念。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代和大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作人員必須盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，樹立信息化思維理念，進(jìn)一步意識到大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的價值，將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，樹立新的檔案管理服務(wù)理念，從這些新的管理理念出發(fā)，重構(gòu)管理工作模式，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫作用，為企業(yè)發(fā)展提供支持。

2.積極融入大數(shù)據(jù)時代。檔案管理工作人員在大數(shù)據(jù)時代下，應(yīng)進(jìn)一步讓先進(jìn)技術(shù)為我所用，讓檔案管理在單位發(fā)展中貢獻(xiàn)力量。首先，要重視互聯(lián)網(wǎng)平臺的作用，借助這些平臺獲取檔案管理信息資源，拓寬有效信息量。其次，要重視對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，尤其是對遠(yuǎn)程技術(shù)的應(yīng)用，從而打破傳統(tǒng)模式下時間、空間的局限性，為檔案管理帶來更大的便捷，為企業(yè)提供良好的信息服務(wù)。同時，要重視對云服務(wù)的運(yùn)用，借助云計算實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析和精準(zhǔn)計算，提升管理工作成效。

3.提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作要適應(yīng)時代的發(fā)展，工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)至關(guān)重要。因此，要切實重視對檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，注重提升其信息化能力，增強(qiáng)其信息化意識，以專業(yè)化的檔案管理人才助力本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。企事業(yè)單位要及時組織專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)工作，同時出臺相應(yīng)的管理制度，對工作的開展進(jìn)行激勵，切實提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。[4]

四、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代和大數(shù)據(jù)時代，檔案管理相關(guān)工作也要與時俱進(jìn)，朝著信息化方向發(fā)展，這是提升檔案管理工作質(zhì)量的必然要求。因此，企事業(yè)單位一定要對此高度重視，牢固樹立大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化意識，真正實現(xiàn)檔案管理工作模式的變革，從而切實促進(jìn)本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉寧.關(guān)于新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：117.

[2]黃文燕.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新探析[J].檔案天地，2020（08）：59-60

[3]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（03）：128-129.

[4]趙亮.新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].科技風(fēng)，2020（15）：275.