淺談退休職工檔案管理工作完善的途徑

雷旭

摘要：社會(huì)的和諧運(yùn)轉(zhuǎn)離不開有序的生產(chǎn)活動(dòng)，根據(jù)這種無形的規(guī)律，人們有條不紊地做著自己的事情。早餐店的老板、便利店的店員、公司里的職員以及許多幕后工作者都在為了自己的生活而奮斗?？恐约旱膭趧?dòng)獲得相應(yīng)的報(bào)酬，但是總有那么幾個(gè)勞動(dòng)階段——忙碌工作的旺盛期、沒有精力的工作期以及退休期。退休并不是簡(jiǎn)單的人員離職，人員退休后相關(guān)的處理工作也復(fù)雜繁瑣，退休職工檔案管理涉及到退休流程的相關(guān)工作，然后是相關(guān)手續(xù)的辦理，還有退休資金以及退休后的退休職工權(quán)益等各方面問題，做到檔案管理服務(wù)的完善以保證最大程度上給企事業(yè)單位以及退休員工最大的收益最小的損失。

關(guān)鍵詞：退休職工;檔案管理工作;退休流程;退休職工權(quán)益

引言

退休職工的檔案管理工作是一個(gè)需要考慮到許多方面的工作，不能忽略任何一個(gè)環(huán)節(jié)，退休職工雖然已經(jīng)不再服務(wù)于該相關(guān)單位，但是也應(yīng)在退休后享有相關(guān)的合法收益。這也涉及到許多問題，對(duì)于如何完善退休職工檔案管理，下面列出了幾個(gè)相關(guān)方面。

一、了解相關(guān)服務(wù)法規(guī)

每個(gè)工作于一定單位的職員，都受到相關(guān)法律的保護(hù)，根據(jù)工作的性質(zhì)以及職員屬性，有為國(guó)企或私企工作的員工，根據(jù)職員屬性不同，所受法律保護(hù)的相關(guān)權(quán)益也不同，因此在職工退休后所要面對(duì)的相關(guān)檔案管理的處理方式也不一樣。受相關(guān)權(quán)益法的保護(hù)，職工所處單位也應(yīng)給予退休后的職工相應(yīng)退休金。檔案是相關(guān)單位以及職工個(gè)人的私密性文件，檔案整理應(yīng)該做到以不泄露職工信息為主進(jìn)行相關(guān)檔案的整理，錄入。對(duì)于可能出現(xiàn)對(duì)檔案管理的相關(guān)制度不熟悉的情況，應(yīng)不予錄用。

二、退休職工檔案管理工作的內(nèi)涵及要求

管理工作是有條理的一系列檔案整理、登記、轉(zhuǎn)移、錄入以及保存的工作。根據(jù)上面提到的職員屬性不同，進(jìn)行檔案整理的性質(zhì)也不一樣。對(duì)于國(guó)企甚至是服務(wù)于國(guó)家的黨員來看，這類退休職工的檔案管理服務(wù)就比較麻煩，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)有巨大的損失。這種檔案管理從最初的檔案分類整理就要保證嚴(yán)格的私密，以及不出任何錯(cuò)誤的歸類和信息整理。在登記人員相關(guān)信息環(huán)節(jié)也要保證不出錯(cuò)誤，每個(gè)人員的信息都要保證正確登記，檔案的轉(zhuǎn)移也要確保兩點(diǎn)一線的無誤轉(zhuǎn)接。退休后的人員在其未退休時(shí)對(duì)他的直接工作單位有一定的貢獻(xiàn)，根據(jù)人員屬性的不同，對(duì)于檔案的記錄整理也應(yīng)確保信息屬實(shí)，這是檔案管理的源頭，要做到最后工作的完備，完善源頭工作是必不可少的一部分。

三、熟悉網(wǎng)絡(luò)退休職工檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)在時(shí)代不同于以往，以前的信息管理大多是人工手動(dòng)的整理記錄，需要花費(fèi)的人力物力大，老干部的信息管理大多是基于人工的方法，若是想要在退休職工的檔案里查找某一位職工的工作信息，其實(shí)并不能在很短的時(shí)間內(nèi)找到，甚至是想要一時(shí)間找到多個(gè)工作于不同公司不同職位的退休職工也并非容易?，F(xiàn)代科技的發(fā)展已經(jīng)上升到了方便人們生活的一個(gè)層次，對(duì)于檔案管理的工作，也能運(yùn)用科技進(jìn)行系統(tǒng)的管理，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中不但能記錄大量的退休職工的信息，還能通過電腦手機(jī)在一個(gè)頁面上進(jìn)行客戶端與服務(wù)器端的交互，在短時(shí)間內(nèi)就能查找到想要查詢的職工信息。并且不論是任何公司，何種職位的退休職員，同一個(gè)頁面，不同的交互網(wǎng)站就能查找到，這很便捷的提高了檔案管理服務(wù)的性能，使之具有高效性。利用網(wǎng)絡(luò)，還可以全面地對(duì)職工信息進(jìn)行有效的分析，可以改變那種在紙上向領(lǐng)導(dǎo)提交相關(guān)信息的傳統(tǒng)辦法。減少了人員的勞動(dòng)，并且工作的效率也不同于紙質(zhì)的工作效率，是一種值得借鑒和推廣運(yùn)用的途徑[1]。

四、完善對(duì)退休職工信息的保存，管理工作

檔案的一系列相關(guān)制度都有嚴(yán)格的程序以及一定的順序。退休檔案轉(zhuǎn)交到社區(qū)，由社區(qū)進(jìn)行整理，完整的登記，還有仔細(xì)的填寫檔案轉(zhuǎn)交卡，還要同時(shí)配有檔案柜。社區(qū)的協(xié)助人員要把退休職員的檔案編號(hào)，歸入檔案，目的是為了方便查找。已經(jīng)歸入編號(hào)的檔案在被借閱以及查找瀏覽之后保證檔案不遺失，沒有磨損以及其他損壞。借閱以及查找者應(yīng)了解其相關(guān)制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，有關(guān)部門也應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案制度。其他不相關(guān)人員沒有權(quán)限的，應(yīng)不予其借閱和查找許可。在借閱時(shí)也應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行封簽制度，不能開口瀏覽。

五、退休職工檔案管理服務(wù)中心對(duì)退休職工的政策服務(wù)

退休職工檔案的建立可快速辦理退休職工因故死亡，喪葬撫恤和遺囑補(bǔ)助等業(yè)務(wù)，也可使用單位場(chǎng)館免費(fèi)開放，將文化活動(dòng)歷史形成文化墻檔案的創(chuàng)新內(nèi)容。退休職工檔案管理工作是退休職工服務(wù)中心的主要業(yè)務(wù)，在做好信息管理工作的同時(shí)，還要做好信息變更等維護(hù)服務(wù)。管理中心的人員應(yīng)建立考核、走訪慰問、例行開會(huì)等制度，這也是檔案管理服務(wù)工作的一環(huán)。退休職工退休后可能出現(xiàn)一些生活問題，在辦理退休職工檔案時(shí)，如果沒有進(jìn)行正確的處理，事后他們?cè)僖虼讼蛐姓挝挥兴?，這就成為了一個(gè)矛盾糾紛。對(duì)于此類事件的處理，需要檔案管理服務(wù)中心的工作人員，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理，對(duì)退休職工進(jìn)行有關(guān)福利政策辦理的講解。行政編制的退休職工人群眾多，管理中心也應(yīng)區(qū)塊化，有效率的進(jìn)行管理，既能確保檔案管理工作順利進(jìn)行，也能讓退休職工幸福地安度晚年。

六、應(yīng)該給予場(chǎng)地、人力、物力進(jìn)行檔案管理

檔案的存放需要一定空間，按照規(guī)定每千卷就應(yīng)該多于10平方米，每一萬卷存放一個(gè)人檔案的標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)劃建立退休職員檔案管理的場(chǎng)地，也應(yīng)配備這方面的專業(yè)人員。檔案管理場(chǎng)所應(yīng)該同時(shí)具備檔案庫、閱覽室以及管理辦公室，使用一系列標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備。檔案存儲(chǔ)的場(chǎng)地具有嚴(yán)密的防意外措施，以防可能出現(xiàn)的對(duì)檔案有威脅的人或事，退休職工檔案的管理也有費(fèi)用制度，在企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)費(fèi)中支出[2]。

七、結(jié)束語

總而言之，檔案管理復(fù)雜繁瑣，需要我們了解多方面的知識(shí)，遵循多方面的制度，在這個(gè)過程中，我所提到的這幾點(diǎn)并不是最全面的完善途徑，但是從這幾個(gè)方面出發(fā)也會(huì)有不錯(cuò)的收益，通過這幾個(gè)方面，退休職工的檔案管理服務(wù)工作效率會(huì)有一定的提高，不要沉醉于老一套的檔案管理流程，與現(xiàn)代信息接軌，改變工作方式，全面理解熟悉檔案管理制度，做到檔案管理服務(wù)的完善，為中國(guó)的社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 司維. 離退休人員檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)[J]. 管理學(xué)家， 2011， 000（009）：733.

[2] 李海丹. 離退休職工檔案管理完善措施[J]. 休閑， 2020（7）：1.