大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理研究

摘 要：檔案管理是高校管理中重要的基礎(chǔ)工作，在實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的過程中，還存在許多問題，阻礙著檔案信息化管理的發(fā)展。文章指出要想提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的質(zhì)量，就應(yīng)健全檔案信息化管理建設(shè)水平，推動(dòng)高校檔案信息化管理的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;信息化

0 引言

自進(jìn)入21世紀(jì)以來，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也為人們的日常生活帶來了便利。檔案管理是高校發(fā)展進(jìn)步的關(guān)鍵，同時(shí)也是記錄高校發(fā)展進(jìn)程的重要媒介，因此，做好檔案管理工作對高校的發(fā)展十分有利。大數(shù)據(jù)環(huán)境的出現(xiàn)，也為高校檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，做好高校檔案信息化管理建設(shè)，可以有效改善檔案管理工作的質(zhì)量，也能及時(shí)對復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理收集。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理簡述

大數(shù)據(jù)環(huán)境是在科學(xué)技術(shù)同信息技術(shù)之間的融合促進(jìn)過程下產(chǎn)生的，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)方便了高校的檔案管理工作，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行處理、加工以及運(yùn)輸。高校在檔案管理工作中利用大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，能夠提高檔案管理工作的效率[1]。

高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)運(yùn)用信息化技術(shù)對高校檔案進(jìn)行高效規(guī)范的整合收集和應(yīng)用存儲的過程稱之為高校檔案信息化管理。高校檔案利用信息化管理方式，能夠針對性地提高檔案管理的效率，還能加強(qiáng)高校檔案的信息化建設(shè)，使高校檔案信息化管理發(fā)揮高效的服務(wù)水平。大數(shù)據(jù)環(huán)境的出現(xiàn)，也為高校開展檔案信息化管理提供了有力的技術(shù)支撐，越來越多的高校在進(jìn)行檔案管理的過程中運(yùn)用到大數(shù)據(jù)技術(shù)手段。

除此之外，高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理也為當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息化管理工作帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作主要是以紙質(zhì)版為準(zhǔn)則，利用檔案盒、文件袋以及紙質(zhì)檔案等三方面的綜合利用來實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理，這也給檔案的信息化管理建設(shè)帶來挑戰(zhàn)[2]。在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，稍不注意就會出現(xiàn)破損丟失的情況，這也影響了紙質(zhì)檔案的可讀性。

針對大數(shù)據(jù)環(huán)境背景，要想做好高校檔案信息化管理工作，就應(yīng)對原先的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，高校不僅要重視對紙質(zhì)檔案的保護(hù)管理工作，還應(yīng)加大檔案信息化管理建設(shè)工作，這樣不僅能夠節(jié)約紙質(zhì)資源，還能避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞丟失的情況，高校在確保檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，也提高了檔案信息化管理的工作效率。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理出現(xiàn)的問題

2.1 較為落后的信息技術(shù)水平

時(shí)代的不斷發(fā)展變化，也對高校檔案信息化管理的信息技術(shù)水平提出較高要求，處在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，高校要想做好檔案信息化管理，不僅要對當(dāng)前的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分了解，還要具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。可就目前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀來看，絕大多數(shù)的高校信息技術(shù)水平都較為匱乏，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下的信息技術(shù)要求。僅有部分高校具備完善的信息化檔案管理水平，但卻無法將檔案信息化管理同現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行協(xié)調(diào)整合。

2.2 缺少專業(yè)的管理人才

高校要想做好檔案信息化管理建設(shè)，還需具備高素質(zhì)的專業(yè)管理人才。然而，就當(dāng)前高校檔案信息化管理的實(shí)際情況來看，目前絕大多數(shù)的高校都缺少專業(yè)的管理人才，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，往往是從其他的工作崗位調(diào)配人員加入到檔案管理工作，這就導(dǎo)致高校檔案管理人員缺少相應(yīng)的管理基礎(chǔ)知識，自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也不足，也就無法滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，高校檔案信息化管理的建設(shè)要求。

2.3 陳舊的檔案管理觀念

高校檔案管理的模式和管理成效直接受到檔案管理觀念的影響，目前大多數(shù)的高校都不具備準(zhǔn)確的檔案管理觀念，這也阻礙了高校檔案信息化管理的建設(shè)[3]。部分高校沒有認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，對于檔案管理工作仍舊采用以往的紙質(zhì)檔案管理，不夠重視檔案的信息化管理，這樣不僅無法真正有效落實(shí)許多工作，同時(shí)也不利于高校進(jìn)行檔案的信息化管理。有的高校卻過于重視信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，卻不重視紙質(zhì)檔案的價(jià)值，高校針對檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，往往會忽視紙質(zhì)檔案的歷史參考價(jià)值，這樣的觀念也不利于高校檔案的信息化管理。

2.4 缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺

時(shí)代的不斷進(jìn)步發(fā)展，也讓大數(shù)據(jù)環(huán)境下的各類信息數(shù)據(jù)得以發(fā)展運(yùn)用，盡管當(dāng)前的高校檔案信息化管理工作受到有關(guān)部門的重視，并且鼓勵(lì)各大高校根據(jù)自身的發(fā)展情況建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。然而，卻并未完善統(tǒng)一的高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，這就導(dǎo)致雖然大部分的高校都已實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，卻缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺支持，使得不同區(qū)域之前的信息資源無法得到有效的共享傳播，無法將信息資源的利用率發(fā)揮到最大。

2.5 信息的供求關(guān)系不對等

檔案信息能否得到發(fā)展應(yīng)用是高校開展檔案信息化管理建設(shè)的前提，處在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，高校在進(jìn)行檔案信息化管理工作時(shí)，過于重視對檔案信息存儲匯總的信息化管理工作，卻忽略了開發(fā)應(yīng)用以及信息的查詢工作。大數(shù)據(jù)環(huán)境能夠?yàn)槿藗儙硇畔?shù)據(jù)的同時(shí)，其過于海量的數(shù)據(jù)也會誤導(dǎo)人們對準(zhǔn)確信息的獲取，這就導(dǎo)致高校在獲取檔案管理信息的過程中，供求關(guān)系的不對等，致使檔案信息化管理工作無法獲得有效的信息數(shù)據(jù)支撐[4]。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的有效途徑

3.1 健全高校檔案信息化管理體系

健全完善高校檔案信息化管理體系，有利于高校推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)。對于當(dāng)下高校檔案信息化管理工作，區(qū)域間存在的信息無法傳播共享的問題，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各大高校的不同發(fā)展需求以及檔案管理工作的現(xiàn)狀，完善建立統(tǒng)一的高校檔案信息化管理體系和管理數(shù)據(jù)庫，對當(dāng)前各大高校當(dāng)前之間的信息資源進(jìn)行整合。有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的傳播共享和儲存，還能夠?qū)Ξ?dāng)前已有的檔案區(qū)域化管理方式做出相應(yīng)的改進(jìn)，確保高校檔案信息化管理工作的有效實(shí)施。

除此之外，高校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展，還應(yīng)加大專項(xiàng)資金的投入力度，確保硬件設(shè)備的完善，對原有的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變改進(jìn)，同掃描儀和計(jì)算機(jī)這類的硬件設(shè)備有關(guān)。利用硬件設(shè)備能夠?qū)n案信息進(jìn)行規(guī)范的數(shù)據(jù)資料存儲，實(shí)現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變。

3.2 培養(yǎng)檔案信息化管理工作人員的綜合素質(zhì)

大數(shù)據(jù)環(huán)境的出現(xiàn)，為高校檔案信息化管理帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來一些挑戰(zhàn)，當(dāng)前部分高校的檔案管理工作缺少專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)，這也阻礙了高校檔案信息化管理的發(fā)展。因此，高校應(yīng)重視培養(yǎng)檔案信息化管理工作人員的綜合素質(zhì)，定期開展檔案信息化管理工作，提高工作人員對信息化管理的認(rèn)識，培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新思維，對當(dāng)前高校檔案信息化管理路徑進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。此外，高校還應(yīng)加大招聘力度，選拔社會上具備高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，對檔案管理工作部門的人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行配置優(yōu)化，改進(jìn)原有的檔案管理方式，提高檔案信息化管理工作人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案信息化管理的發(fā)展。

3.3 高校重視檔案信息化的安全管理

高校在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，還應(yīng)重視安全管理工作，完善電子檔案的管理體系，做好文件的歸檔以及文件的保密工作，確保檔案信息化管理過程中的安全可靠[5]。除此之外，高校的檔案中通常會涉及到個(gè)人方面的隱私，如學(xué)習(xí)方面的獲獎(jiǎng)經(jīng)歷，要想對這類隱私信息進(jìn)行保密處理，高校檔案管理還需加大數(shù)字化的安全管理，保證檔案管理使用設(shè)備的質(zhì)量。定期對檔案管理所使用的設(shè)備進(jìn)行維修檢查，對檔案管理文檔進(jìn)行加密，做好系統(tǒng)應(yīng)用的權(quán)限設(shè)置，保障學(xué)校和師生的的信息安全。

3.4 突破陳舊檔案管理觀念

針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息化管理工作，高校檔案管理工作人員應(yīng)具備互聯(lián)網(wǎng)知識，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展優(yōu)勢同檔案工作相互融合，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維應(yīng)對當(dāng)前發(fā)展的新形勢，借助網(wǎng)站或數(shù)據(jù)中心等方式開展與檔案管理有關(guān)的服務(wù)。利用互聯(lián)網(wǎng)的遠(yuǎn)程服務(wù)對師生進(jìn)行遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指示，擴(kuò)大檔案管理工作人員隊(duì)伍，創(chuàng)新檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)思維，突破陳舊的檔案管理觀念，使之形成新的檔案管理觀念。

4 結(jié)語

綜上所述，高校要想在大數(shù)據(jù)環(huán)境下做好檔案信息化管理，就應(yīng)針對當(dāng)前檔案信息化管理過程中存在的問題制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，健全檔案信息化管理體系，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，確保檔案信息化管理工作的安全，引進(jìn)檔案信息化管理的專業(yè)人才，優(yōu)化當(dāng)前高校檔案的信息化管理，這樣才能使高校檔案信息化管理服務(wù)水平得到提高。

[參考文獻(xiàn)]

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[5]張晶.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（14）：8-9.

（編輯 傅金睿）

Study on information management of university archives under Big Data environment

Hou Xiao

（Henan Vocational College of Art， Zhengzhou 451464， China）

Abstract：Archives management is an important basic work in the management of colleges and universities. There are still many problems in the process of achieving the informatization management of archives in colleges and universities， which hinder the development of archives informatization management. In order to improve the quality of archives information management in colleges and universities under the Big Data environment， it is necessary to improve the construction level of archives information management and promote the progress of archives information management in colleges and universities.

Key words：Big Data; university archives; informatization

作者簡介：侯瀟（1980— ），男，河南鄭州人，館員，本科;研究方向：財(cái)務(wù)檔案，檔案信息化。