醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理措施分析

王志華

（哈密市中心醫(yī)院，新疆 哈密）

0 引言

盡管醫(yī)院基建檔案對(duì)醫(yī)院后續(xù)的項(xiàng)目驗(yàn)收、維修、改建、擴(kuò)建等工作尤為重要，但就目前的醫(yī)院基建檔案管理工作而言，仍存在管理意識(shí)不足、管理人員專業(yè)能力欠缺等問題，因此醫(yī)院需就此類問題，有效改進(jìn)其基建檔案管理模式，經(jīng)建立健全檔案監(jiān)督機(jī)制、提升基建檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升基建檔案管理人員的綜合能力等方式，提升基建檔案管理工作的工作效率，確保各項(xiàng)基建項(xiàng)目的有效開展和投入[1]。

1 醫(yī)院基建檔案的相關(guān)概述

醫(yī)院基建檔案主要是指醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中各項(xiàng)原始信息材料，其內(nèi)容主要包括基建項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的文集、圖像、聲像文件，同時(shí)還包括基建項(xiàng)目實(shí)施過程中改建、裝修、設(shè)備等方面的相關(guān)記錄[2]。

目前醫(yī)院基建檔案管理制度雖然較為健全，但是對(duì)基建檔案的管理卻不太規(guī)范，信息化的利用不夠。首先醫(yī)院基建檔案員往往是綜合檔案室臨時(shí)調(diào)用或者是基建辦公室工作人員兼職。業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度方面的參差不齊導(dǎo)致基建檔案的綜合管理水平不高?；ㄞk兼職工作人員在基建檔案的編制上對(duì)資料存檔范圍把握不準(zhǔn)，在規(guī)檔文件的整理上缺少經(jīng)驗(yàn)。檔案室工作人員因缺少基建方面專業(yè)知識(shí)，因此一旦涉及到過于專業(yè)化的資料，對(duì)歸檔及歸檔后臨時(shí)查閱也存在一定難度。其次醫(yī)院基建檔案后期有專人開始負(fù)責(zé)管理，但相關(guān)管理知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)處于相對(duì)缺乏狀態(tài)。

2 醫(yī)院基建檔案的重要性

2.1 真實(shí)完整地反映醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)狀況

由于基建檔案是醫(yī)院相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的原始資料，則其能較真實(shí)地反映基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的基本狀況，即包括醫(yī)院基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)過程中所用材料的質(zhì)量、各結(jié)構(gòu)建筑的設(shè)計(jì)參數(shù)以及相關(guān)的監(jiān)管指標(biāo)等，能較真實(shí)完整地反映目前醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)狀況[3]。除此之外，醫(yī)院在最后的驗(yàn)收、后期使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建過程中，則可將此檔案資料作為基礎(chǔ)或參考資料，來進(jìn)行建筑質(zhì)量的審核驗(yàn)收，或是進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)，確保醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目能順利開展。

2.2 為醫(yī)院審計(jì)審查活動(dòng)提供重要依據(jù)，且有一定監(jiān)督作用

醫(yī)院基建檔案也是醫(yī)院審計(jì)審查活動(dòng)的重要依據(jù)，即由于基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的一手資料，其各建筑項(xiàng)目的預(yù)算資金、實(shí)際投入金額、總投資金額等都有相關(guān)的文檔記錄，在后續(xù)醫(yī)院資金審查過程中，可以此為依據(jù)，進(jìn)行醫(yī)院基建項(xiàng)目資金方面的核查。同時(shí)由于各項(xiàng)資金數(shù)據(jù)有進(jìn)行嚴(yán)格記錄，則醫(yī)院基建項(xiàng)目監(jiān)督人員也可通過相關(guān)資料進(jìn)行建筑質(zhì)量和設(shè)計(jì)方面的核查，有效提升基建項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識(shí)，避免公款私用、建筑使用材料不合格等狀況發(fā)生[4]。即經(jīng)相關(guān)資料的核實(shí)對(duì)比，經(jīng)追溯管理方式，能快速地找出各部分負(fù)責(zé)人，以實(shí)現(xiàn)較好的追責(zé)管理，保障醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量，避免項(xiàng)目事故的發(fā)生。

3 醫(yī)院基建檔案的有效管理措施

3.1 建立健全檔案監(jiān)督機(jī)制，提升基建檔案管理意識(shí)

首先需改善醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案的管理意識(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理重要性的宣傳，使醫(yī)院內(nèi)所有員工對(duì)基建檔案管理的重要性有正確認(rèn)識(shí)，確保醫(yī)院各部門、科室能有效配合基建檔案管理工作，確保各檔案資料的真實(shí)性和完整性[5]。其次醫(yī)院需建立健全基建檔案的監(jiān)督機(jī)制，可通過由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案室領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理者所組成的監(jiān)督管理小組，對(duì)醫(yī)院的基礎(chǔ)建筑項(xiàng)目資料進(jìn)行監(jiān)督管理，嚴(yán)格核查不同環(huán)節(jié)的檔案資料，確保資料的真實(shí)有效。

3.2 優(yōu)化檔案管理制度

醫(yī)院需優(yōu)化基建檔案管理制度，明確各檔案具體的記錄標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)記錄內(nèi)容不完整、記錄格式不規(guī)范的檔案資料進(jìn)行退回重整，確?；n案的準(zhǔn)確性[6]。同時(shí)需對(duì)不同類型的基建檔案進(jìn)行分管模式，即科學(xué)地對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，并保留資料中各數(shù)據(jù)、內(nèi)容的信息來源，確?；n案資料的可溯性，落實(shí)好責(zé)任制度。除此之外，需確保監(jiān)督管理機(jī)制同檔案管理制度的有效銜接，落實(shí)好檔案資料的考核工作，提升基建檔案管理工作的工作質(zhì)量。

3.3 引進(jìn)現(xiàn)代信息化技術(shù)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，可在醫(yī)院基建檔案管理中合理引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，即除傳統(tǒng)的基建檔案資料數(shù)字化外，可建立專門的醫(yī)院基建檔案管理平臺(tái)，并在平臺(tái)中引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，使基建檔案管理者可通過此類技術(shù)快速且有效地對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、歸納，有效提升醫(yī)院基建檔案管理工作整體的工作效率。同時(shí)可利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，通過掃描等方式直接將紙質(zhì)的基建檔案信息電子化，使基建檔案管理者可直接對(duì)電子化后的檔案資料進(jìn)行分類存檔，確保電子化基建檔案資料的準(zhǔn)確性，避免因人工錄入方式，而增加資料錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。建立相關(guān)的電子表格，使醫(yī)院基建檔案管理能實(shí)現(xiàn)集中性管理模式。

3.4 提升基建檔案管理人員的綜合能力

首先醫(yī)院需加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有基建檔案管理者的培訓(xùn)工作，給予其更多的進(jìn)修或培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使檔案管理者的知識(shí)水平和專業(yè)能力有效提升。除此之外，醫(yī)院還需加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員對(duì)檔案法相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)與了解，提升其職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)綜合性基建檔案管理人才，有效提升檔案管理人員的綜合能力。其次醫(yī)院也需引進(jìn)高素質(zhì)的基建檔案管理人員，并對(duì)其進(jìn)行知識(shí)理論、實(shí)際管理能力、基本素養(yǎng)等全方面的考核，確保錄入的基建檔案管理人員為綜合能力較強(qiáng)者，提升醫(yī)院基建檔案整體的管理水平。

4 小結(jié)

醫(yī)院基建檔案包含著醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的各項(xiàng)原始信息材料，對(duì)醫(yī)院審核、驗(yàn)收、后期維修、改建、擴(kuò)建等過程尤為重要，經(jīng)基建材料、結(jié)構(gòu)與相關(guān)基建檔案資料的核查，能確保基礎(chǔ)建筑項(xiàng)目的質(zhì)量，避免或減少項(xiàng)目事故的發(fā)生。同時(shí)醫(yī)院資金審查方面也是以基建檔案資料為依據(jù)，來進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算與實(shí)際資金方面的核查工作，有效避免公款私用等狀況發(fā)生，因此醫(yī)院需重視其基建檔案管理工作。在醫(yī)院基建檔案有效管理措施方面，本文主要提出了建立健全檔案監(jiān)督機(jī)制、提升基建檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升基建檔案管理人員的綜合能力這幾項(xiàng)措施，通過基建檔案管理模式的全面改進(jìn)，以提升管理工作者的工作效率，確保各基建檔案資料的真實(shí)性及完整性，確保后期的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目能有效開展。