大數(shù)據(jù)下企業(yè)電子會計檔案管理的財務(wù)共享模式

劉田田 劉一雯

（青島市精神衛(wèi)生中心，山東 青島 266034）

自2016年1月1日起，國家財政部、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)了第76號文件《會計檔案管理辦法》，規(guī)范了電子會計檔案制度，可以依法管理電子會計檔案。大數(shù)據(jù)到來以后，會計檔案的發(fā)展由原來的傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式轉(zhuǎn)變到了以電子產(chǎn)品為媒介的數(shù)據(jù)化管理。一些企業(yè)規(guī)模較大，分子公司不僅分布在全國各地同時還分布在其他國家，分布分散，不利于企業(yè)財務(wù)報表合并與管理。財務(wù)共享模式提出后，會計檔案通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以將不同部門、不同區(qū)域的分公司甚至是不同國家的公司的會計檔案集中到財務(wù)共享服務(wù)中心。這樣就能實現(xiàn)重復(fù)業(yè)務(wù)、相同業(yè)務(wù)的統(tǒng)一處理，不同區(qū)域的會計憑證可以隨時調(diào)閱，分散變集中，更有利于提高整個集團(tuán)的財務(wù)管理效率。

一、大數(shù)據(jù)下電子會計檔案財務(wù)共享模式下的管理

財務(wù)管理的是否規(guī)范影響到企業(yè)的發(fā)展，而會計檔案的管理是否到位決定了企業(yè)財務(wù)管理的水平的高低，因此，企業(yè)的財務(wù)管理工作要更加精細(xì)化地進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和分類。企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)中是由多個不同的子模塊和子系統(tǒng)構(gòu)建出企業(yè)ERP，涉及的業(yè)務(wù)范圍廣、數(shù)量大，會計憑證和資料都是通過打印機(jī)的打印來實現(xiàn)，會計檔案的收集，龐大的打印數(shù)量，增加了企業(yè)管理成本。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，會計資料要打印出來裝訂成冊，需要大量的紙質(zhì)介質(zhì)，并且工作量大，工作效率低下，而且還要進(jìn)行會計檔案防潮、防曬的管理，時間一久會計檔案上的單據(jù)信息將無法辨認(rèn)，這給會計檔案管理帶來極大的困難。目前，會計檔案由紙質(zhì)管理到電子檔案管理已經(jīng)成為大企業(yè)財務(wù)管理的大趨勢，電子檔案管理既避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理的高成本支出，又縮短了會計檔案整理工作效率，節(jié)省了工作時間、人力、和物力的付出。

基于大數(shù)據(jù)的情況下，會計檔案管理的模式分三個部分。首先，根據(jù)原始資料進(jìn)行對會計檔案數(shù)據(jù)采集儲存；其次，依照收集上的數(shù)據(jù)進(jìn)行會計檔案的加工處理；最后，利用分析過后的數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子檔案的最大價值。

1.電子會計檔案數(shù)據(jù)的收集

大數(shù)據(jù)下電子會計檔案管理的財務(wù)共享模式利用財務(wù)共享平臺，運用大數(shù)據(jù)、云計算實現(xiàn)票據(jù)實物的上傳和流轉(zhuǎn)，對會計核算系統(tǒng)、費用系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)等資源信息的統(tǒng)一處理。也就是說，在財務(wù)共享模式下，接受來自集團(tuán)不同公司數(shù)據(jù)庫信息，把會計檔案資料規(guī)整在一起，及時分析傳遞到權(quán)限終端，完成端口工作人員查閱、處理、解決等多方面的電子會計檔案信息。多個端口上傳影像資料，方便了原始憑證的調(diào)閱和票據(jù)無紙化作業(yè)處理方式，為實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)共享提供了保證。會計檔案的種類有會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他類材料，根據(jù)會計檔案的類型進(jìn)行歸類整理處理，確定好類別，通過電腦端口進(jìn)行上傳會計數(shù)據(jù)，上傳到財務(wù)信息共享中心。原始票據(jù)需用利用掃描儀掃描成影像資料進(jìn)行上傳，其他財務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)直接生成的會計憑證，會計總賬，明細(xì)賬，日記賬，備查賬等，先進(jìn)行會計審核后，把會計數(shù)據(jù)信息集中上傳到終端數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)財務(wù)信息共享，同時準(zhǔn)確的會計檔案資料為數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了必要的保證?？蛻舳思皶r收取銀行系統(tǒng)發(fā)送的電子銀行回執(zhí)單，電子回執(zhí)單可以替代紙質(zhì)回單，企業(yè)收支明細(xì)也形成電子數(shù)據(jù)的形式，實現(xiàn)了銀行余額調(diào)節(jié)表企業(yè)可以從企業(yè)電腦端核對編制，節(jié)省了出納到銀行辦理業(yè)務(wù)的時間，也避免了其他成本支出的產(chǎn)生。依照這種數(shù)據(jù)共享模式，日常對賬、核對報表的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都可以在互聯(lián)網(wǎng)上完成企業(yè)與企業(yè)之間的工作對接。

2.電子會計檔案數(shù)據(jù)的處理

實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)共享是搭建以利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)為前提已經(jīng)成熟的的數(shù)字化程序平臺，企業(yè)要實現(xiàn)會計電子檔案的管理是基于財務(wù)數(shù)據(jù)的共享上，專業(yè)的數(shù)字化平臺的搭建是實現(xiàn)電子檔案數(shù)字化必要保障。會計檔案數(shù)據(jù)的通過電子端口采集、存儲和分析等一系列的整合，檔案管理的工作更加高效方便。因此，企業(yè)要實現(xiàn)會計檔案電子化，必須根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)的特點，建立電子會計檔案管理制度，完善電子會計檔案管理辦法，提高電子會計檔案數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性，構(gòu)建財務(wù)共享中心平臺為媒介的會計檔案管理處理工作。

大數(shù)據(jù)下電子會計檔案的管理是借助于大數(shù)據(jù)、云計算，人工智能和區(qū)塊鏈等技術(shù)對收集來的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理，打破了企業(yè)不同區(qū)域之間的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的及時性和時效性。大數(shù)據(jù)下的電子會計檔案管理，一方面是處理各個不同會計資料的之間的聯(lián)系，完善電子會計資料的內(nèi)容，并且以業(yè)務(wù)發(fā)生時間的有序的排列統(tǒng)一起來，形成完整的電子會計資料鏈條；另一方面則是處理不同類型業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系性，橫向縱向不同角度分析相關(guān)聯(lián)會計資料，挖掘深層數(shù)據(jù)，為后續(xù)進(jìn)行的電子會計資料分析提供了有效素材。簡單的會計電算化模式下的會計檔案管理，會計資料的聯(lián)系僅限與是點與點的聯(lián)系，財務(wù)信息共享模式下的會計檔案管理，更多是會計資料點到面的聯(lián)系，形成相關(guān)資料的網(wǎng)狀關(guān)聯(lián)處理，能夠處理當(dāng)前會計資料和歷史相同業(yè)務(wù)資料之間的關(guān)聯(lián)對比。通過財務(wù)數(shù)據(jù)共享的技術(shù)，實現(xiàn)多個企業(yè)分子公司的資料集中導(dǎo)入到一個大型數(shù)據(jù)庫和存儲群，進(jìn)行數(shù)據(jù)分類、匯總，統(tǒng)一管理財務(wù)數(shù)據(jù)。

3.電子會計檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用

電子會計檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用是以歷史會計資料統(tǒng)一整合后深挖背后的關(guān)聯(lián)型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的分析加工挑選出有用數(shù)據(jù)，進(jìn)行更深層的數(shù)據(jù)分析。以某一個關(guān)鍵點挖掘與企業(yè)財務(wù)管理有關(guān)的信息，比如內(nèi)控制度失效關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，企業(yè)決策聯(lián)系數(shù)據(jù)，企業(yè)常規(guī)業(yè)務(wù)不同時點間的聯(lián)系，等等。從而滿足企業(yè)內(nèi)部的管理需要，發(fā)揮電子會計檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的最大功能。

電子會計檔案數(shù)據(jù)使用者常使用的功能是數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)利用。數(shù)據(jù)檢索是以財務(wù)數(shù)據(jù)共享數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以企業(yè)需要信息關(guān)鍵詞為搜素關(guān)鍵字，找到多維度數(shù)據(jù)之間存在的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行差別分析，也可以對儲存在企業(yè)云盤中電子信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，并制定出滿足用戶需求的電子信息表格數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng)只能查詢單一信息數(shù)據(jù)，缺點非常明顯，運算速度慢、數(shù)據(jù)類型搜索不全面、關(guān)鍵數(shù)據(jù)丟失、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的交互對比；財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺實現(xiàn)后，克服了原有的缺點，最關(guān)鍵的是提高了運算速度，數(shù)據(jù)范圍查詢更廣，甚至可以深度挖掘不同角度數(shù)據(jù)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)間的對比和人工智能化運算，更大程度滿足了用戶的需求。財務(wù)信息未共享前，企業(yè)能夠運用的數(shù)據(jù)僅為數(shù)據(jù)的10%，通過財務(wù)數(shù)據(jù)共享，深度挖掘，“叫醒”處于“冷藏”狀態(tài)的企業(yè)剩余90%的數(shù)據(jù)，重新打開企業(yè)管理層管理思路，能更好地把電子會計檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用起來。

二、財務(wù)共享的電子會計檔案管理的必要性

1.有利于提高電子會計檔案管理的效率

會計檔案資料形式多種多樣、數(shù)量龐大，財務(wù)人員會面臨很大的工作量和低效的工作效率。傳統(tǒng)的查閱資料模式，財會人員往往是到會計檔案室根據(jù)檔案柜目錄進(jìn)行依次人工查詢數(shù)據(jù)，耗費大量的時間。會計資料存放時間的長短來決定員工的工作效率，查閱存放時間越久的會計檔案則所需查詢時間越長。

大數(shù)據(jù)的財務(wù)共享模式下，財會人員只需通過關(guān)鍵字索引查詢到需要的電子數(shù)據(jù)無須看到實物資料，減輕了財會人員的工作量，提高了查詢會計資料的效率。另外，傳統(tǒng)的會計檔案管理方法，會計資料類型單一，數(shù)據(jù)量大不容易查找，管理者無法篩選出有效數(shù)據(jù)提供管理層使用造成管理決策支持的功能很弱。財務(wù)數(shù)據(jù)共享中心的建立，提高會計檔案查詢效率，改善原始的會計檔案管理流程，人工智能的加入催生了智能財務(wù)，日常檔案管理流程自動化，電子發(fā)票、電子簽名等識別技術(shù)的加入，機(jī)器帶來人工審核，排序、整理，更可以根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行排序整合，實現(xiàn)電子會計檔案管理的智能化和自動化，企業(yè)深度挖掘可用數(shù)據(jù)，為業(yè)財融合打下堅實的基礎(chǔ)。

2.有利于提高會計電子檔案管理的精細(xì)化

原始的會計檔案管理是手工操作模式，先從系統(tǒng)中打印出會計憑證根據(jù)憑證編制時間的先后順序進(jìn)行連續(xù)編號，然后統(tǒng)一加上封皮封底裝訂成冊。大數(shù)據(jù)下電子會計檔案的管理是利用財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺電子錄入數(shù)據(jù)平臺，進(jìn)行數(shù)據(jù)分類化管理。原始憑證的收集是在各個分子公司用戶端口來實現(xiàn)的，掃描儀掃描原始會計資料形成電子介質(zhì)存儲形式傳送到集團(tuán)財務(wù)數(shù)據(jù)共享中心進(jìn)行匯總，排序，整理。傳統(tǒng)的手工整理會計檔案只能按照時間的順序進(jìn)行分類管理，電子會計檔案的管理可以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或統(tǒng)一口徑把其他財務(wù)相關(guān)子系統(tǒng)產(chǎn)生的電子單據(jù)及憑證根據(jù)企業(yè)定制的關(guān)鍵字進(jìn)行分類管理，原始憑證與生成的會計憑證一一對應(yīng)自動生成編號，形成格式統(tǒng)一內(nèi)容齊全的電子檔案。會計檔案從用戶端口收集原始資料掃描電子憑證輸入到財務(wù)數(shù)據(jù)共享中心，進(jìn)行分類化管理，各分子公司傳送到集團(tuán)財務(wù)共享數(shù)據(jù)中新的原始會計資料，集團(tuán)財務(wù)可以利用信息管理隨時調(diào)用分子公司的電子會計檔案，查閱電子會計檔案，復(fù)核、內(nèi)審工作等。實施財務(wù)共享數(shù)據(jù)后電子會計檔案管理的分類更細(xì)致更有針對性更加精準(zhǔn)，方便管理者有針對性地調(diào)閱電子會計資料挖掘深度會計數(shù)據(jù)，促進(jìn)管理層作出有利于企業(yè)發(fā)展的決策。

3.有利于提高電子會計檔案管理的效率

企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)搭建屬于自身企業(yè)特點的財務(wù)數(shù)據(jù)共享中心，財務(wù)共享服務(wù)中心的建立打破了財務(wù)數(shù)據(jù)交互時間和地區(qū)的界線，此技術(shù)運用到會計檔案的管理，不僅提高了財務(wù)管理工作的效率而且還改善了財務(wù)人員對企業(yè)的服務(wù)水平。根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點打造一款屬于自己的App，員工可以隨時用App上傳原始憑證，提交業(yè)務(wù)申請，提醒領(lǐng)導(dǎo)App在線審批，也可以給員工設(shè)置權(quán)限通過申請——審批——調(diào)閱的流程查詢會計資料，員工不會因獲取領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字多跑腿，把節(jié)約出來的時間投入企業(yè)其他有價值的業(yè)務(wù)中，提高了常規(guī)工作效率，快捷地服務(wù)于員工的工作中。比如最常見的差旅費的業(yè)務(wù)處理，使用電子會計檔案后，員工可以使用App的報銷系統(tǒng)，用員工授權(quán)工號進(jìn)入系統(tǒng)，及時上傳 交通費，餐費、住宿費等原始票據(jù)，票據(jù)進(jìn)入財務(wù)數(shù)據(jù)共享中心，分類處理管理，數(shù)據(jù)傳送到領(lǐng)導(dǎo)端口，領(lǐng)導(dǎo)及時進(jìn)行審核審批，極大地提高了會計資料處理的速度。電子檔案資料和實物資料進(jìn)行相互匹配，為集團(tuán)內(nèi)部實現(xiàn)資源共享創(chuàng)造了條件。

4.有利于減少電子會計檔案的管理成本

財務(wù)共享數(shù)據(jù)中心收集到各個分子公司的原始的會計數(shù)據(jù)資料全都儲存財務(wù)共享中心的云盤上，擴(kuò)大了會計數(shù)據(jù)存儲空間，而原來會計資料的儲存方式都是用紙質(zhì)介質(zhì)，龐大的會計檔案需要大量的紙類產(chǎn)品作為保障，紙質(zhì)會計檔案怕火怕水不耐高溫，時間久字跡模糊不清，傳統(tǒng)的會計檔案管理要日常防火防潮防蟲害維護(hù)，更需要大的存放空間來儲存紙質(zhì)會計檔案。利用財務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)庫的儲存方式即可以大大減少用紙的數(shù)量，也可以避免火潮蟲害對會計檔案的損害，逐步實現(xiàn)無紙化辦公和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的管理。財務(wù)人員隨時可以對分子公司相同的業(yè)務(wù)進(jìn)行批量處理，重新優(yōu)化業(yè)務(wù)流程減掉了多余的業(yè)務(wù)步驟，使財務(wù)工作可以標(biāo)準(zhǔn)化、重復(fù)化、簡單化，重復(fù)化和標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)工作可以放寬對財務(wù)人員的學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)的要求，聘請更便宜的員工，減少企業(yè)人力成本。

三、健全財務(wù)共享的電子會計檔案管理的措施

1.保證電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全性

企業(yè)運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、財務(wù)數(shù)據(jù)共享技術(shù)、智能技術(shù)等技術(shù)升級企業(yè)財務(wù)管理水平的同時也有一個困擾財務(wù)數(shù)據(jù)共享發(fā)展的難題——信息安全。保障數(shù)據(jù)傳輸和儲存的安全對企業(yè)來說是非常的重要，因為企業(yè)財務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)是從各個分子公司用戶端口上傳并儲存到云服務(wù)器。要保證電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全性，第一，加強(qiáng)數(shù)據(jù)使用的安全性，分子公司手機(jī)電腦等端口安裝殺毒軟件，定期進(jìn)行殺毒，嚴(yán)格控制用戶權(quán)限，用戶端口專事專用不得隨意連接外網(wǎng)。第二，加強(qiáng)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，防止黑客攻擊、木馬病毒等危害企業(yè)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的事情發(fā)生，聘請專業(yè)的信息技術(shù)人員來維護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。最后，企業(yè)用對數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，遇到意外情況時，不至于企業(yè)數(shù)據(jù)全部丟失。

2.建立員工電子會計檔案培訓(xùn)制度

企業(yè)電子檔案管理財務(wù)數(shù)據(jù)共享服務(wù)順利的進(jìn)行，必須加強(qiáng)管理層和基層員工對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)知識的培訓(xùn)。管理層要發(fā)揮主導(dǎo)作用，懂得利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)服務(wù)，而基層員工對大數(shù)據(jù)技術(shù)的接納程度、運用的能力等都對電子會計檔案管理數(shù)據(jù)化的實施產(chǎn)生影響。定期加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提供學(xué)習(xí)機(jī)會和途徑，使基層員工短時間能了解電子會計檔案管理的重要性，并定期進(jìn)行知識考核，與員工績效掛鉤促進(jìn)員工學(xué)習(xí)積極性。

3.完善電子會計檔案管理信息系統(tǒng)

企業(yè)對其業(yè)務(wù)情況進(jìn)行調(diào)查評估，了解系統(tǒng)哪部分是需要優(yōu)化和升級，確保分子公司企業(yè)業(yè)務(wù)和財務(wù)信息相互統(tǒng)一。電子會計檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計要注重操作界面的簡潔性，操作說明加強(qiáng)可理解性，便于員工操作。聘請專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)，保證整個電子會計檔案管理系統(tǒng)可以涵蓋所有業(yè)務(wù)的管理，能夠處理日益繁重的數(shù)據(jù)，因此要構(gòu)建適合企業(yè)自身特點的電子會計檔案管理。

四、結(jié)語

我國現(xiàn)在許多大型企業(yè)已經(jīng)建立了自己的財務(wù)數(shù)據(jù)共享中心，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理會計檔案，這就說明共享數(shù)據(jù)的成功案例，將不斷在中小企業(yè)中推廣開來。建立一個屬于企業(yè)自己的財務(wù)共享中心的道路還很長，在這個過程中，企業(yè)要不斷完善電子會計檔案管理系統(tǒng)，確定目標(biāo)科學(xué)設(shè)計流程，加強(qiáng)員工信息化思想的培訓(xùn)。只有這樣，才能為企業(yè)決策提供依據(jù)，減少企業(yè)對會計檔案管理的資金投入，深度挖掘數(shù)據(jù)滿足管理層決策，從而實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。