企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制研究

徐 毅

（創(chuàng)領(lǐng)智控科技股份有限公司，湖北 武漢 430051）

銷售的完成，意味著現(xiàn)金的流入，銷售和收款作為企業(yè)經(jīng)營管理的核心，其內(nèi)部控制的好與壞，對企業(yè)能否實現(xiàn)經(jīng)營目標、獲得預(yù)期利潤，有著非常重大的影響。通過有效的內(nèi)部控制，可以規(guī)范銷售業(yè)務(wù)與收款業(yè)務(wù)過程，防范營私舞弊，幫助企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，使銷售和收款循環(huán)順利完成。但是，目前一些企業(yè)銷售和收款內(nèi)部控制嚴重缺失，銷售計劃、銷售合同、發(fā)貨、不相容職責(zé)相互分離、應(yīng)收賬款等方面控制不足，難以取得預(yù)期的內(nèi)控效果。因此，企業(yè)應(yīng)針對銷售和收款循環(huán)管理與控制中存在的問題，采取改善措施，提高內(nèi)控質(zhì)量。

一、企業(yè)銷售與收款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程

1.銷售環(huán)節(jié)

（1）銷售談判

通常情況下，接受客戶訂單后，交易雙方簽訂銷售合同之前，需要就銷售價格、付款方式、發(fā)貨方式、違約責(zé)任、銷售數(shù)量、產(chǎn)品類型等相關(guān)事宜進行協(xié)商、談判，為銷售合同擬定奠定基礎(chǔ)，避免后續(xù)出現(xiàn)合同糾紛。在談判的過程中，談判內(nèi)容要形成書面記錄，且要求有兩名以上的談判人員，從而避免談判人員做出舞弊行為。

（2）合同審批

為了防止發(fā)生重大合同糾紛，在簽訂合同前，要做好合同審批。企業(yè)要設(shè)置專門的合同審批機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，審批人員要對合同草案的具體條款，進行逐條逐項審核，以便于發(fā)現(xiàn)合同中存在的漏洞和風(fēng)險。若發(fā)現(xiàn)模糊條款，要及時咨詢相關(guān)的專家或機構(gòu)，評估合同風(fēng)險系數(shù)，提出修改建議，將風(fēng)險滅殺在萌芽階段。

（3）合同簽訂

合同簽訂前，要先交由企業(yè)法務(wù)部門進行審核，確保合同條款和內(nèi)容符合法律要求。合同審批通過后，企業(yè)要授權(quán)有關(guān)人員就銷售條款與客戶簽訂正式銷售協(xié)議。整個合同簽訂過程，要遵循不相容崗位相分離原則，簽訂人與審批人應(yīng)職權(quán)分離，防范“一人獨大”誘發(fā)風(fēng)險。

（4）銷售準備

合同簽訂后，企業(yè)要根據(jù)合同條款，確認履行和實現(xiàn)銷售合同的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)發(fā)貨計劃，下達發(fā)貨通知單，通知發(fā)貨部門準備待銷售的產(chǎn)品與貨物；通知財務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨品種、規(guī)格、數(shù)量、價格等開具銷售發(fā)票。銷售準備環(huán)節(jié)涉及各類單據(jù)的編制與執(zhí)行過程必須進行核實審批，確保單據(jù)的準確性。

（5）商品發(fā)貨

在發(fā)貨環(huán)節(jié)，發(fā)貨部門要認真核對發(fā)貨通知單，審查相關(guān)單據(jù)的真實性、有效性，嚴格按照單據(jù)要求進行配貨、組織發(fā)貨，并對出貨情況，如：發(fā)貨的種類和數(shù)量進行詳細記錄。由于發(fā)貨環(huán)節(jié)涉及實物資產(chǎn)，易發(fā)生資產(chǎn)外流的風(fēng)險。因此，要建立崗位責(zé)任制，監(jiān)督發(fā)貨全過程，確保產(chǎn)品可送達客戶。

·算術(shù)的內(nèi)容：自然數(shù)，整數(shù)，分數(shù)及小數(shù)；度量；加減乘除四則運算；百分數(shù)，比例，比率等等；是一個人生活和工作中必不可少的基礎(chǔ)知識技能.

2.收款環(huán)節(jié)

（1）發(fā)票的開具

開票工作是收款環(huán)節(jié)重要一環(huán)，直接影響貨款回收。財務(wù)人員在收到銷售發(fā)貨單后，要認真核對價格、數(shù)量、規(guī)格等信息與銷售合同是否一致，從而避免因銷售發(fā)貨單填寫錯誤，導(dǎo)致開票錯誤，造成貨款回收延遲。此外，開票后，要再次核對票據(jù)信息。在經(jīng)過嚴格審核后，再傳遞給客戶，從而確保票據(jù)信息準確無誤。

（2）發(fā)票的傳遞

發(fā)票傳遞方式多種多樣，不同傳遞方式需要承受不同的風(fēng)險。例如，通過第三人進行傳遞，可能發(fā)生票據(jù)丟失、偷換、更改、損壞等風(fēng)險。因此，為了規(guī)避票據(jù)傳遞過程中的風(fēng)險，要提前與客戶進行溝通，明確傳遞細節(jié)，降低風(fēng)險。

（3）賬款的催收

賬款催收直接關(guān)系到回款效率，影響企業(yè)現(xiàn)金流量。在賒銷情況下，為了確保企業(yè)現(xiàn)金流量的穩(wěn)定，提高資金周轉(zhuǎn)率，要做好賬款催收管理控制工作，采取有效追討措施，提高回款效率，降低壞賬風(fēng)險。

（4）賬務(wù)的處理

（5）合同的關(guān)閉

完成交易后，合同到期時，銷售人員要積極與財務(wù)人員進行溝通，及時了解賬款回收的具體情況，確認本次交易的賬款是否全部回收，是否發(fā)生壞賬。經(jīng)雙方一致同意，認定交易完成，合同才算正式結(jié)束。

二、企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的意義與目標

1.企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

銷售與收款循環(huán)主要是指企業(yè)向客戶出售產(chǎn)品或提供服務(wù)，并收取相應(yīng)款項的行為。內(nèi)部控制是指為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標，在企業(yè)內(nèi)部采取的各種自我調(diào)整、規(guī)劃、約束、控制等一系列手段的總稱[1]。從銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)來看，包括：財務(wù)控制、收款控制、出貨控制、權(quán)責(zé)分工控制、銷售計劃控制、銷售訂單控制、銷售定價控制、發(fā)貨通知單控制、退貨理賠控制等相關(guān)環(huán)節(jié)[2]。其中任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會給企業(yè)帶來風(fēng)險，甚至造成經(jīng)濟損失。

2.企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的意義

銷售與收款循環(huán)影響企業(yè)的整體盈利能力，其目標是：銷售利潤最大化、收款風(fēng)險最小化。從某種意義上來講，銷售與收款循環(huán)就是產(chǎn)品變現(xiàn)的過程。銷售與收款循環(huán)出現(xiàn)問題，將無法及時收回到期款項，難以獲得預(yù)期經(jīng)濟利益。長此以往，企業(yè)將無力償還到期債務(wù)，也無法保持正常經(jīng)營，甚至?xí)萑胭Y不抵債的局面。而運用先進的內(nèi)部控制手段，對銷售與收款循環(huán)進行約束、監(jiān)督、控制，提前預(yù)防風(fēng)險的發(fā)生，促進銷售與收款業(yè)務(wù)的順利進行，便可降低壞賬風(fēng)險，保障資金的回收。因此，做好銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制工作至關(guān)重要，對提高企業(yè)經(jīng)濟效益、防范經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險有很大幫助。

3.企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的目標

企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的目標，大致可歸納為四大目標：其一，對企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)的真實性、合法性進行控制，幫助企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險[3]。其二，確保企業(yè)銷售與收款相關(guān)會計記錄的準確性、有效性，確保賬實相符。其三，確保企業(yè)實物資產(chǎn)和資金的安全、完整，保障資金能順利回籠到企業(yè)。其四，擴大銷售，最大限度獲得有質(zhì)量的銷售收入，從而保障企業(yè)戰(zhàn)略目標能夠得以實現(xiàn)。

三、企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制中存在的問題

1.銷售計劃控制力度薄弱

很多企業(yè)內(nèi)部控制意識淡薄，未將銷售計劃管理納入內(nèi)控范圍，銷售計劃控制不足、審批不嚴。銷售計劃制定前，缺乏市場調(diào)研，為了完成銷售業(yè)績，盲目提高銷售目標，銷售計劃制定過于隨意。這不僅給企業(yè)帶來了風(fēng)險，而且造成了產(chǎn)能過剩、庫存積壓等一系列問題，不僅占用了大量資金，更增加了成本。

2.合同管理不足

做好合同管理工作，確保合同順利履行，才能實現(xiàn)企業(yè)利益目標。然而，很多企業(yè)不重視合同管理與控制，未設(shè)立合同管理部門，未配備專業(yè)的合同管理人員，合同談判不規(guī)范，合同評審不嚴謹，存在諸多風(fēng)險隱患[4]。而合同管理控制不足，易導(dǎo)致客戶授信額度不準確、合同內(nèi)容不全面，給后續(xù)賬款回收造成障礙，帶來壞賬風(fēng)險。若銷售合同數(shù)額較大，一旦發(fā)生合同糾紛，就會給企業(yè)造成巨大經(jīng)濟損失，嚴重影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，甚至造成企業(yè)資金鏈斷裂，威脅企業(yè)生存。

3.發(fā)貨控制不足

一些企業(yè)發(fā)貨環(huán)節(jié)，手續(xù)簡單，發(fā)貨審批不嚴，缺少發(fā)貨專用章的情況下仍進行發(fā)貨。如一些企業(yè)為了業(yè)績的增長，發(fā)貨流程不規(guī)范，在未授權(quán)的情況下優(yōu)先發(fā)貨，而后進行授權(quán)審批[5]。顯然，這會給企業(yè)帶來風(fēng)險，導(dǎo)致資金回收的困難。例如，某企業(yè)為了完成年底銷售業(yè)績，促成交易，未經(jīng)授權(quán)先發(fā)貨，由于在發(fā)貨環(huán)節(jié)中存在問題，最終該企業(yè)未能收回貨款，給企業(yè)造成了嚴重的經(jīng)濟損失。

4.權(quán)責(zé)分配不合理

不相容職責(zé)相互分離，可避免管理混亂，遏制舞弊，降低銷售風(fēng)險發(fā)生的概率。但很多企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，沒有不相容職責(zé)分離意識，相關(guān)崗位權(quán)責(zé)分配不合理，各部門無法正確履行職責(zé)，導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂無序。權(quán)責(zé)的不明確，職能的交叉，導(dǎo)致銷售與收款循環(huán)有較大的風(fēng)險隱患，存在越權(quán)管理、相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象。

5.應(yīng)收賬款管理不善

應(yīng)收賬款管理不善，會帶來壞賬風(fēng)險，造成貨款無法順利回收，甚至造成企業(yè)經(jīng)營中斷。然而，很多企業(yè)應(yīng)收賬款管理與控制存在不足，部分銷售人員直接收取款項后未及時歸入公司賬戶，導(dǎo)致貨款被坐支或挪用。此外，很大一部分企業(yè)未建立詳細的催收制度，逾期應(yīng)收賬款催收效果不好、效率不高，存在重大款項回收困難的情況。對于中小企業(yè)來講，重大款項在企業(yè)經(jīng)營利潤中占有很大比例，該款項如無法完整回收，就會對企業(yè)利潤造成直接的負面影響，甚至?xí)l(fā)企業(yè)流動資金困難，進而嚴重影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展能力。

6.審計監(jiān)督缺失

要想使內(nèi)部控制發(fā)揮作用，對銷售與收款循環(huán)產(chǎn)生實質(zhì)影響，就要做好審計工作，監(jiān)督內(nèi)部控制的執(zhí)行，檢驗內(nèi)部控制的有效性，確保銷售與收款循環(huán)在可控范圍內(nèi)。但很多企業(yè)沒有獨立的審計部門，未針對銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制進行審計，不能對內(nèi)部控制做出客觀評價。審計工作往往局限于審查憑證、賬簿、報表等方面，造成銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制大多數(shù)時候流于形式。

四、完善企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的建議

1.加強銷售計劃管理控制

為規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，避免制定不合理的銷售計劃，造成庫存積壓，企業(yè)要加強銷售計劃控制。首先，在銷售年度計劃制定前，應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門進行市場調(diào)研，對市場需求進行預(yù)測，從而基于實際情況，科學(xué)制定銷售計劃。銷售計劃制定后，要交由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理進行匯總審核。審核通過后交由計劃部門審批，確定最終銷售計劃。其次，制定季度計劃。季度計劃的制定，要基于銷售預(yù)測，針對未來3個月的銷售情況制定計劃。季度計劃屬于滾動計劃，計劃審批后，要根據(jù)計劃內(nèi)容，下達工作任務(wù)，分解工作目標，讓生產(chǎn)部門將計劃作為依據(jù)來開展生產(chǎn)活動。最后，為了確保計劃的順利執(zhí)行，要根據(jù)銷售計劃，對銷售進度、完成時間做出安排，制定配套時間表，明確工作任務(wù)，從而保障銷售工作按計劃進行。

2.加強銷售合同管理控制

企業(yè)不僅要控制合同的簽訂與履行，還要對合同簽訂前的調(diào)查、合同審批、合同保管進行控制，規(guī)范合同簽訂的全過程。在合同簽訂前，應(yīng)調(diào)查對方的資信情況，必要時可以聘請外部的專業(yè)機構(gòu)進行調(diào)查，確認對方的合同履行能力，正確評估客戶的授信額度。同時，業(yè)務(wù)部門需要及時反饋客戶的履約情況，信用部門根據(jù)反饋情況及時調(diào)整客戶的信用額度和等級。在合同簽訂前，要咨詢專業(yè)法律人士，確保合同內(nèi)容的合法性、可行性，規(guī)避合同漏洞。在合同履行期間，要做好合同執(zhí)行監(jiān)督，規(guī)定合同履行義務(wù)完成時間，降低合同履行失敗的風(fēng)險。在合同保管方面，要做出明確規(guī)定，加強授權(quán)控制，避免合同冒領(lǐng)和遺失。

3.加強發(fā)貨管理控制

為了避免發(fā)貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應(yīng)規(guī)范發(fā)貨和退回流程，明確相關(guān)制度，加強對發(fā)貨的監(jiān)督，設(shè)置明確的發(fā)貨審批權(quán)限。具體來講，企業(yè)應(yīng)根據(jù)發(fā)貨控制需要，設(shè)置發(fā)貨專用章，并對發(fā)貨專用章的使用提出相應(yīng)的要求。發(fā)貨單必須加蓋專用章，已蓋章發(fā)貨單的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，必須與發(fā)貨通知單保持一致。另一方面，發(fā)貨單不得隨意涂改，若發(fā)生修改，必須由修改人簽字并及時上報，交由相關(guān)部門審批、核實。對于退回貨物，要根據(jù)入庫報告，編制銷售退回通知單，注明退貨原因、名稱、數(shù)量、價值。在退回入庫前，要做好實物驗收，確保賬實相符。

4.加強不相容職責(zé)分離控制

實施不相容職責(zé)分離控制，才能形成權(quán)責(zé)制衡機制，從根本上約束員工行為，降低人為風(fēng)險，規(guī)避銷售風(fēng)險、合同風(fēng)險。因此，企業(yè)應(yīng)該明確劃分與銷售和收款業(yè)務(wù)相關(guān)的部門職責(zé)，對不同部門、不同崗位提出明確要求，合理劃分工作權(quán)限。在實際工作中，風(fēng)險管理部門、信用管理部門、物流管理部門、財務(wù)部門、法律事務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門應(yīng)認真履行各自職責(zé)，相互牽制，相互監(jiān)督。為了更好地落實不相容職務(wù)分離制度，企業(yè)要建立健全崗位責(zé)任制。比如：合同審批人員與信用管理人員分離；有權(quán)決定或?qū)徟牧喜少彽娜藛T，不能同時兼任采購員職務(wù)；填制原始憑證的人員不能兼任審核人員；銷售人員不能同時兼任會計工作；出納員、保管員與記賬員要分離，不能兼任；會計與審計職務(wù)要分離等。

5.加強應(yīng)收賬款控制

企業(yè)應(yīng)該明確規(guī)定業(yè)務(wù)人員不能直接收取款項，銷售回款應(yīng)該直接打入公司賬戶。財務(wù)部門要認真核對業(yè)務(wù)部門提交的款項認領(lǐng)單據(jù)與到賬款項是否相符，同時，定期將客戶付款情況提供給信用管理部門作為信用調(diào)整的參考依據(jù)。另外，在發(fā)貨后，企業(yè)要根據(jù)實際情況，編制應(yīng)收賬款回收明細表，對貨款結(jié)算情況與貨款到賬情況進行核查。企業(yè)應(yīng)定期、及時與客戶對賬，對重要客戶應(yīng)每月寄一次對賬函，對其他客戶應(yīng)至少每季度寄一次對賬函，并得到客戶財務(wù)部門的書面確認。同時，應(yīng)編制賬齡分析報告，做好賬齡分析工作。若發(fā)現(xiàn)逾期情況，要與對方進行溝通，了解拖欠貨款的原因，結(jié)合客戶財務(wù)能力，分析貨款回收難度與可能性。催收過程中，針對不同回收難度的賬款，要采取不同的催收方式，從而提高賬款回收率。對于存在逾期金額較大、逾期時間較長或者出現(xiàn)異常情況的客戶，企業(yè)要主動采取追討措施，對債務(wù)人提起訴訟，維護自身權(quán)益，最大限度的回收款項。特別需要注意的是，已注銷的壞賬如果后期收回，必須及時入賬，不能形成賬外款。

6.健全監(jiān)督機制

首先，企業(yè)要擴大審計范圍，將銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制納入審計范圍，對銷售與收款循環(huán)進行監(jiān)督，對內(nèi)控有效性進行評價，通過審計查缺補漏。其次，企業(yè)應(yīng)組建具有獨立性的審計部門，加強對管理層的監(jiān)督，優(yōu)化企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，杜絕“一言堂”，充分發(fā)揮審計作用，牽制各層權(quán)責(zé)，確保權(quán)利運行受到相應(yīng)制約和監(jiān)控。最后，要豐富審計手段，引入外部審計。外部審計，可以有效強化審計的權(quán)威性、客觀性、獨立性，有利于發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中存在的問題。企業(yè)可慎重選擇外部審計機構(gòu)，借助外部專業(yè)人士開展審計工作，出具專業(yè)審計報告，從而完善銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制機制。

五、結(jié)語

做好銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制，才能擴大銷售，保持良好的回款率，防范經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險，使企業(yè)處于良性經(jīng)營狀態(tài)。通過正文分析可知道，部分企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制存在缺陷，銷售計劃控制力度薄弱、合同管理不善、發(fā)貨控制不足、不相容職責(zé)未分離、應(yīng)收賬款管理缺位、審計監(jiān)督缺失，內(nèi)控效果并不理想。因此，企業(yè)應(yīng)加強銷售計劃、銷售合同、發(fā)貨、不相容職責(zé)相互分離、應(yīng)收賬款等的控制，健全監(jiān)督機制，約束銷售與收款循環(huán)的各項活動，提升內(nèi)部控制質(zhì)量，通過內(nèi)部控制保障銷售與收款業(yè)務(wù)的良性循環(huán)。