財務(wù)管理信息化標準探討

麻國順

（浙江麥嬌奴服飾有限公司，浙江 溫州 325000）

現(xiàn)今市場上各種信息化軟件不管是業(yè)務(wù)系統(tǒng)還是財務(wù)系統(tǒng)，都是層出不窮，各種價格檔位，中小企業(yè)可選擇性很多。選擇一款適合自己的軟件固然重要，但怎樣才是適合自己這很難判斷。這些軟件的功能基本上都大同小異，差別更多的在于軟件公司的知名度，甚至于很多也是抄襲的。即使有些軟件公司總是宣稱自己的軟件功能如何如何強大，但當你購買了以后，總會發(fā)現(xiàn)這些功能都是你無法使用或是不需要的，一個信息系統(tǒng)應(yīng)用的好不好，從根本上說在于用軟件的人而不在于軟件本身。所以本文并不對如何選擇軟件進行研究，而只是就軟件應(yīng)用方面的標準化問題展開探討。

一、財務(wù)管理標準化的重要性

各行各業(yè)都有自己的標準，財務(wù)管理同樣如此。近幾年，國家層面也對財務(wù)行業(yè)發(fā)布了很多標準，如會計準則、內(nèi)部控制、管理會計等方面。本文所探討的主要是同財務(wù)管理相關(guān)的信息化標準問題。

財政部于2013年12月發(fā)布了財政部關(guān)于印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的通知（財會〔2013〕20號），其中也提到，大型企業(yè)、企業(yè)集團開展會計信息化工作，應(yīng)當注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標準、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實現(xiàn)各系統(tǒng)的有機整合，消除信息孤島。這里其實表述的重點就是解決標準化問題，因為只有各種系統(tǒng)都按要求和公司統(tǒng)籌規(guī)劃實現(xiàn)標準化，才有可能在不同系統(tǒng)間建立聯(lián)系，以消除信息孤島。

因此，一個企業(yè)內(nèi)的眾多的信息系統(tǒng)，必須要有一套將各系統(tǒng)連接起來的規(guī)則和標準，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互享。

二、軟件應(yīng)用標準化內(nèi)容

首先要弄清楚標準什么。任何系統(tǒng)的最終目的都是為了獲取有用的數(shù)據(jù)，以進行分析統(tǒng)計或報告。而數(shù)據(jù)是多維的，前端人員在操作過程中形成的數(shù)據(jù)往往只有一味的金額或數(shù)量，或通過操作人員手工錄入，或通過設(shè)備感應(yīng)錄入，而其他維度大多是在后端已經(jīng)設(shè)置完成，前端作選擇而已。當然選擇也很重要，如果選擇錯誤，同樣也會影響數(shù)據(jù)的有效性。

本文僅就后端設(shè)置的標準化進行論述。一個軟件的后端設(shè)置有很多，就業(yè)務(wù)系統(tǒng)而言，如終端渠道信息、客戶信息、顧客信息、供應(yīng)商信息、商品信息、材料信息等；就財務(wù)核算軟件而言，如部門檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、科目檔案等。這些設(shè)置最終都會體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的各種維度中來，影響分析決策人員的判斷。

三、業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息標準化

1.業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)軟件自身缺陷

（1）以商品信息為例。很多企業(yè)的商品或材料都有幾千上萬種，如果不分類很難想象在后續(xù)的工作中如何進行分析決策。各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然都有這種功能。如商品信息，系統(tǒng)可能會要求維護商品的各種屬性，就筆者所在企業(yè)而言，有品名、款式顏色、款式種類、款式大類、款式小類、款式年份、款式季節(jié)等幾十個屬性，問題在于系統(tǒng)將這些屬性都分割開來了，各自維護。而這里面有些屬性之間是有關(guān)聯(lián)的，如同一品名，它的款式種類、款式大類、款式小類等屬性應(yīng)該是唯一的。而當系統(tǒng)將屬性獨立維護的時候就出現(xiàn)這樣的一個問題，如商品信息維護人員在維護商品檔案時，A1款商品品名為B1（假設(shè)品名為商品的最小屬性），款式種類、款式大類、款式小類分別選擇為C1、D1、E1，而在建A2款商品時，品名同樣為B1，款式種類、款式大類、款式小類卻分別選擇成了C2、D1、E2，最終出現(xiàn)了同一品名不同類別，從而影響分析結(jié)果。

（2）如何解決這個問題。筆者認為業(yè)務(wù)系統(tǒng)對于這些相關(guān)的屬性應(yīng)該有個匯總屬性表，以最小屬性為基礎(chǔ)，組合其他屬性，而每個最小屬性在這匯總屬性表中都是唯一的存在。商品檔案維護人員在維護商品檔案時，只要選擇最小商品屬性，其他相關(guān)屬性都會自動匹配過來，不至于出現(xiàn)同一個最小屬性存在多種相關(guān)屬性的情況。但可惜的是，在筆者接觸的這些軟件中，沒有一個系統(tǒng)是這么做的。

為了解決這個問題，筆者只好在自己開發(fā)的財務(wù)管理系統(tǒng)中搭建了這么一個中間檔案表，用來規(guī)范業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出來的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這樣不僅解決了上述的不唯一問題，還可以根據(jù)其中某種屬性來對應(yīng)財務(wù)會計科目，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)同財務(wù)核算系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)會計核算憑證自動化處理。

2.企業(yè)內(nèi)部管理缺陷

企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門在設(shè)置相關(guān)基礎(chǔ)信息時，往往不考慮財務(wù)部門的需求，而只是考慮是否滿足自身需要，這同樣嚴重限制了業(yè)務(wù)系統(tǒng)同財務(wù)核算系統(tǒng)的對接。

仍以商品信息為例。商品信息維護部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中維護一些非銷售類商品信息，如易耗物料等信息時，往往很隨意，因為這些商品對于他們后期的分析統(tǒng)計不會有什么影響。而財務(wù)往往會根據(jù)這些物料的類型分別計入不同的科目進行核算，如辦公用品、廣宣物料、包裝物料、固定資產(chǎn)等科目。

如何解決這種狀況，筆者建議企業(yè)財務(wù)部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)搭建之初就要全程介入，特別是在各種基礎(chǔ)信息的設(shè)置上，比如上述的商品信息，財務(wù)應(yīng)該提出需求，要求至少有一種屬性是需要匹配財務(wù)使用的，讓財務(wù)來維護這項信息或?qū)⑾嚓P(guān)標準提供給商品維護人員。只有這樣，財務(wù)部門在后續(xù)提取數(shù)據(jù)時才不至于如此被動。

當然，很多企業(yè)的問題在于，財務(wù)部門自身根本就沒意識到這點。如果有這種意識，相信業(yè)務(wù)部門還是會配合的，特別是在系統(tǒng)剛引入時。如果等業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行了很長一段時間，積累了大量基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)后再要求他們配合難度就會大很多，甚至根本不會配合。所以財務(wù)部門介入的時機是很重要的。這種缺陷也是可以通過在財務(wù)管理系統(tǒng)中搭建中間表來解決。

3.基礎(chǔ)信息設(shè)置問題解決方法

基礎(chǔ)信息設(shè)置問題解決可以通過建立中間表來解決，但前面提到的同業(yè)務(wù)屬性相關(guān)的信息如單據(jù)類型、采購類型、發(fā)貨類型、退貨類型等信息是無法通過中間表解決的。因為這些信息在基礎(chǔ)設(shè)置時可以標準化，但在業(yè)務(wù)發(fā)生時大多是需要人工根據(jù)企業(yè)相關(guān)文件判斷選擇的，所以實際業(yè)務(wù)發(fā)生過程中會面臨各種問題。

4.業(yè)務(wù)屬性基礎(chǔ)設(shè)置財務(wù)需要介入

因為不同的業(yè)務(wù)屬性可能需要做不同的賬務(wù)處理，有不同的會計核算要求，或是需要根據(jù)業(yè)務(wù)屬性進行各種分析決策，甚至有的企業(yè)會基于不同的業(yè)務(wù)屬性，針對供應(yīng)商或客戶有不同的結(jié)算政策。財務(wù)需要分析企業(yè)實際業(yè)務(wù)可能存在哪些業(yè)務(wù)類型，各種類型對財務(wù)的會計核算和分析有什么區(qū)別或有什么影響，以及企業(yè)是否根據(jù)不同業(yè)務(wù)屬性針對供應(yīng)商或客戶有不同的結(jié)算政策等。

（5）旅游市場基礎(chǔ)。旅游市場現(xiàn)狀和發(fā)展?jié)摿τ绊懙貐^(qū)生態(tài)旅游開發(fā)。生態(tài)旅游產(chǎn)品需要與之對應(yīng)的市場將游客生態(tài)旅游行為轉(zhuǎn)化為地區(qū)經(jīng)濟效益，良好的旅游市場基礎(chǔ)對地區(qū)生態(tài)旅游開發(fā)具有重要支持和帶動作用。故本研究從旅游市場規(guī)模、旅游經(jīng)濟效益和旅游消費潛力三個維度對生態(tài)旅游市場基礎(chǔ)進行評價。

實際業(yè)務(wù)發(fā)生時財務(wù)也需要介入。業(yè)務(wù)屬性的基礎(chǔ)設(shè)置是一次性的，所以這時的標準化問題比較容易解決。難就難在實際業(yè)務(wù)發(fā)生時對這些標準的使用。對標準的使用從本質(zhì)上也是一個標準化問題。在什么情形下選擇哪種類型，企業(yè)需要建立一個業(yè)務(wù)屬性說明文檔，這就是一個標準文件，實際上很多企業(yè)沒有這個文件，大多是采用口傳身教。企業(yè)不僅需要用這個文件去培訓(xùn)員工，財務(wù)部門也需要用這個文件去監(jiān)控業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)操作過程，并且在前端就要介入，而不是等業(yè)務(wù)流結(jié)束了才參與審核，因為業(yè)務(wù)單據(jù)的控制一般都是不可逆的，這時就會顯得很被動。

四、財務(wù)核算系統(tǒng)基礎(chǔ)信息標準化

本文僅就財務(wù)核算系統(tǒng)中基礎(chǔ)信息設(shè)置的標準化進行探討，如科目檔案、部門檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案等，尤其是科目檔案和部門檔案顯得更為重要。如果業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)用的是同一個軟件，如用友、金蝶等軟件都有業(yè)務(wù)模塊，這方面的困惑就會少很多，因為這種情況下，很多基礎(chǔ)設(shè)置都是共用的。而實際情況卻不是如此，大部分中小型企業(yè)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)分屬不同軟件，而這些軟件的很多規(guī)則是不一致的，很難實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一，這就需要一個中間系統(tǒng)進行連接，這點在筆者的另一文中已有探討。但財務(wù)系統(tǒng)自身的標準化也同樣重要。

1.科目設(shè)置

（1）財務(wù)人員在設(shè)置科目檔案時的問題。很多會計人員在搭建會計核算體系時，都沒有好好規(guī)劃會計科目。有些把科目級次設(shè)的很多，在編制會計分錄選擇會計科目時要一層又一層地展開，效率低下；有些把客戶和供應(yīng)商都設(shè)置成科目，要知道這些軟件都是有客戶和供應(yīng)商輔助核算功能的；有些甚至于把業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的材料名稱、產(chǎn)品名稱等設(shè)置成科目，曾經(jīng)看到有個企業(yè)的會計在軟件中設(shè)置了6000多個科目，簡直就是眼花繚亂；有些會計會每年改變或調(diào)整會計科目，缺少長遠規(guī)劃，導(dǎo)致前后期會計科目不一致。各種情況層出不窮，五花八門。

（2）出現(xiàn)這些問題的原因，一方面是對未來預(yù)計不足，只著眼于當前的企業(yè)狀況，一切依據(jù)現(xiàn)狀進行設(shè)計。如有的科目你只有一級，目前是沒什么問題的，但隨著企業(yè)發(fā)展，未來可能處理新的業(yè)務(wù)情況，而你的核算需要通過不同的下級科目處理，這個時候想再去調(diào)整就很難了，當然也不是不能處理。另一方面就是缺乏管理會計理念，如成本管理、現(xiàn)金流管理、分析決策等，這些理念都會影響著你對科目整個體系的設(shè)計。如成本管控方面，你可能需要分清哪些可控成本，哪些是不可控成本，或哪些是固定成本，哪些是變動成本，而這些在一定程度上是可以通過科目設(shè)計進行區(qū)分的。當你在設(shè)計時沒有考慮這些理念，而未來有這個需求時，想調(diào)整已經(jīng)很困難，這個時候可能唯一可做的就是整個科目體系推倒重建，從0開始。還有就是對軟件系統(tǒng)的功能不了解。

（3）科目的級次特別是成本費用科目的級次要合理，筆者往往只設(shè)計三級，而末級相對會比較細分。為什么要這樣設(shè)計？因為會計核算軟件的科目設(shè)置是不具有擴展性的，一經(jīng)設(shè)定就很難改變，如某個四級科目A4，歸類在三級科目A3下，在運用過程中想把A4歸類到B3下或C2下，就很難調(diào)整，除非把原有的科目棄用了，重新設(shè)置科目。而經(jīng)常有這種不同歸類需求的時候，這就是災(zāi)難了。所以筆者干脆就將科目級次減少，然后在筆者自己開發(fā)的財務(wù)管理系統(tǒng)中搭建一個科目表，在會計核算系統(tǒng)科目設(shè)計的基礎(chǔ)上，增加多列自定義的科目分類，分別命名為自定義一、自定義二、自定義三等，然后隨時可以根據(jù)需求進行自定義歸類。當然歸類是匯總性質(zhì)的，所以會計核算系統(tǒng)末級科目的設(shè)置才是關(guān)鍵所在，太細了賬務(wù)處理選擇就比較困難，太粗了歸類匯總也難以判斷及難以進行多樣性的歸類。

2.部門設(shè)置

部門設(shè)置也可以叫責任中心設(shè)置。這里以零售企業(yè)自營的終端渠道為例。

（1）財務(wù)部門一般都會將自營零售終端作為一個部門或責任中心進行核算，在財務(wù)核算軟件中設(shè)置對應(yīng)的部門檔案。但財務(wù)核算軟件的部門檔案設(shè)置的屬性是不具有良好的擴展性的，比如在后續(xù)工作中可能需要根據(jù)渠道的面積、位置、存活時間、城市級別、分管區(qū)域等屬性進行分析決策，但軟件中并不能設(shè)置這些屬性或其他可以根據(jù)需要隨時自定義的屬性。當然，現(xiàn)在的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對于渠道的屬性設(shè)置往往是比較齊全的，但問題在于，很多企業(yè)在維護業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的渠道屬性時，往往并沒有標準或有標準但沒有得到較好執(zhí)行，維護不全或不規(guī)范的現(xiàn)象總有發(fā)生，財務(wù)沒有辦法有效利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的這些設(shè)置。

所以筆者的處理就只能在自己開發(fā)的財務(wù)管理系統(tǒng)中增加這么一張渠道檔案表，除了常規(guī)的一些屬性外，還增加一些使用人員可自定義的其他屬性。

（2）解決了屬性設(shè)置的問題，還要面臨另一個問題。由于財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一般都有自身的編碼規(guī)則，不同軟件系統(tǒng)之間相同信息的編碼是很難實現(xiàn)一致的，所以這個是可以接受的，但如果財務(wù)系統(tǒng)中檔案的名稱、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對應(yīng)檔案的名稱設(shè)置各不一致，系統(tǒng)間就失去了直接關(guān)聯(lián)的可能性。另外，特別是有些系統(tǒng)對編碼沒有嚴格的規(guī)則控制的時候，當維護人員發(fā)生變更的時候，不同的人總是有自己不同的編碼方式。這導(dǎo)致財務(wù)核算系統(tǒng)同業(yè)務(wù)系統(tǒng)根本沒法實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，嚴重限制了財務(wù)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的充分利用。

基于這個問題，筆者在自己開發(fā)的財務(wù)管理系統(tǒng)中的部門檔案表中增加了兩列對照信息，分別為財務(wù)核算系統(tǒng)的部門編碼、對應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的編碼，這樣就可以將財務(wù)核算系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

（3）財務(wù)核算系統(tǒng)中部門檔案設(shè)置的層級以及每層的分類也是一個很重要的事項。其實這里的設(shè)置同科目設(shè)置的原理是一樣的，解決的思路也基本相同。這里不再詳細探討。

五、中間系統(tǒng)對于財務(wù)管理標準化的重要性

通過前面的探討可以預(yù)見，財務(wù)系統(tǒng)同企業(yè)內(nèi)其他系統(tǒng)往往是很難直接兼容的。財務(wù)想要充分利用其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)很是困難。這個時候中間系統(tǒng)就起了關(guān)鍵作用。利用一個中間系統(tǒng)建立各種標準，牽線搭橋，將財務(wù)核算系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)其他系統(tǒng)進行連接，把不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都抓取到中間系統(tǒng)中來，并在中間系統(tǒng)里進行分析統(tǒng)計。

當然，對于一些財力雄厚的企業(yè)，可能會通過建立財務(wù)共享中心，實現(xiàn)這種不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)互聯(lián)，筆者也一直有這個夢想，希望有一天可以自己親身實踐。但可惜經(jīng)歷了那么多企業(yè)一直沒有這種機會，中間呆過一個企業(yè)，也買了SAP系統(tǒng)，可惜因各種原因難以推廣。唯有另辟蹊徑，尋找適合自己也適合企業(yè)的一條路子。筆者把這個系統(tǒng)稱之為財務(wù)管理系統(tǒng)，至于如何搭建這個系統(tǒng)，在筆者的另一文中已有所探討，本文不再深入。