制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題及改進措施探討

鄧詠新

（江門市鑫輝密封科技有限公司，廣東 江門 529000）

大部分規(guī)模以上制造業(yè)企業(yè)，都經(jīng)歷了由小到大的發(fā)展過程。在企業(yè)的初始階段，保生存，求發(fā)展，產(chǎn)品小批量、品種少。逐漸發(fā)展到勞動密集、設(shè)備密集、信息密集、知識密集階段后，產(chǎn)品向大批量、多品種方向轉(zhuǎn)變。但往往由于缺乏完善的內(nèi)部控制制度，存貨積壓嚴重，周轉(zhuǎn)效率低下，生存成本劇增等問題凸顯，嚴重地影響了企業(yè)管理體系的有效性，直接導致企業(yè)發(fā)展停滯，業(yè)績下降甚至面臨危機。制造業(yè)作為我國的支柱性產(chǎn)業(yè)，而存貨作為制造業(yè)的重要資產(chǎn)，為了提高生產(chǎn)效率，促使企業(yè)在多變的市場中占據(jù)一席之地，就需要加強對企業(yè)存貨管理的研究，通過完善存貨內(nèi)部控制工作，提高企業(yè)的管理水平。

一、制造企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

第一，在存貨的采購環(huán)節(jié)。首先，很多中小型制造業(yè)企業(yè)，沒有完善的采購預算管理制度和采購計劃，或計劃無實施。一旦生產(chǎn)緊張，即面臨原材料儲備不足的問題。企業(yè)通常出現(xiàn)“急采”“特采”等情況，以高價購進原材料，以滿足生產(chǎn)需求。因為采購計劃的盲目性，使企業(yè)增加了不必要的支出；其次，導致采購沒有議價能力，沒法執(zhí)行完善供應商管理制度，議價能力較弱，采購材料的質(zhì)量也出現(xiàn)參差不齊，甚至讓步接收。

第二，存貨日常管理環(huán)節(jié)存在問題。首先，沒有制定存貨管理制度，管理部門職責不明確。各檢驗環(huán)節(jié)沒有設(shè)立部門或?qū)Ｈ?，由倉庫統(tǒng)一管理，出入庫沒有單據(jù)支持，倉庫權(quán)力沒有受到監(jiān)管；其次，倉庫賬目混亂，對存貨沒有分類管理，倉位設(shè)置不合理，隨意進出，物料放置處于開放狀態(tài)，存貨面臨損失風險。

第三，存貨的核算與監(jiān)督制度不健全。部分企業(yè)財務對存貨的監(jiān)管不到位。體現(xiàn)在企業(yè)財務與存貨實際情況脫節(jié)，只根據(jù)單據(jù)或發(fā)票入賬，造成賬實不符。另外，沒有制定盤點制度，在進行倉庫盤點時財務人員沒有參與，造成存貨的核算流于形式，對企業(yè)的管理及存貨的安全沒有起到監(jiān)督作用。

第四，存貨量的合理性問題。大部分中小型制造業(yè)企業(yè)，沒有存貨的合理性規(guī)劃，完全根據(jù)銷售訂單或生產(chǎn)訂單來設(shè)定庫存量，或根據(jù)管理者的個人判斷或經(jīng)驗來控制庫存量，都有可能造成存貨數(shù)量的不合理。過少的庫存量會造成銷售訂單難以交付，導致客戶信心下降或流失；過高的庫存量造成資金被占用，搬運費、倉儲費、呆滯品、跌價損失等管理成本增大。因此，如何規(guī)劃合理的存貨量，是制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。

二、加強制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的措施

第一，優(yōu)化存貨采購流程。物料采購是存貨管理的起點，有效的采購工作是實施存貨內(nèi)部控制的源頭，是企業(yè)能持續(xù)生產(chǎn)的重要保證。建議從以下幾點進行改善。（1）制定嚴謹?shù)牟少徲媱潯τ谖锪陷^多的企業(yè)，按物料的分類制定，例如，A類：重要且采購周期長物料，設(shè)定安全庫存為80%；B類：重要且采購周期短的物料，安全庫存為70%；C類：非重要物料，安全庫存為50%等等。通過系統(tǒng)的自動提醒，協(xié)助采購員完成日常的采購計劃；（2）加強審批流程。任何物料的采購必須通過2人或2人以上的審批流程。可設(shè)置線上審批流程，縮短審批時間。審批人員在審批時可同時查看該物料的歷史采購價格及即時庫存量、一年內(nèi)耗用量等，判斷采購訂單的合理性；（3）建立完善的供應商管理制度。對供應商實行準入制和評分制，由公司的相關(guān)部門如采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部共同制定，并經(jīng)管理層審批。通過硬性的指標和制度，控制供應商的質(zhì)量，淘汰不合格的供應商，從而保證原材料的質(zhì)量，同時有效防止采購員拿回扣等舞弊情況的發(fā)生。

第二，完善存貨倉儲的管理環(huán)節(jié)。制造業(yè)企業(yè)的主要存貨可分為原材料、在產(chǎn)品、庫存商品（產(chǎn)成品）。企業(yè)應根據(jù)各大類存貨的屬性及倉儲條件，制定存貨倉儲管理制度，作為存貨日常管理的準則。首先，倉庫是原材料、庫存商品管理的主要責任部門；生產(chǎn)部門對在產(chǎn)品負責。統(tǒng)一規(guī)范存貨的流動過程，原材料入庫由質(zhì)量部門檢測后入庫；領(lǐng)料由生產(chǎn)部門提起領(lǐng)料申請，倉庫發(fā)料；生產(chǎn)入庫由質(zhì)量部入庫檢驗合格后，倉庫入庫；銷售出庫由銷售部門提起銷售出庫申請，倉庫根據(jù)申請的產(chǎn)品和數(shù)量出庫。以上流程須兩個部門同時完成，倉庫作為存貨的主要責任方，根據(jù)各部門需求進行出入庫操作，并無私自處理存貨的權(quán)力。同時，通過對存貨進行分類管理，引入ABC管理法，對A類存貨重點管理，確保有效期；B類存貨確保日常管理質(zhì)量的同時適當放寬檢查頻率；C類存貨只需要確保安全，防止大量變質(zhì)即可。在引入科學的管理方法之后，倉儲部門將領(lǐng)用頻繁的存貨放在容易取得的位置，以加強存貨出入庫效率；其次，加強對存貨的記錄工作。企業(yè)對存貨的記錄能夠促使企業(yè)掌握存貨信息與存貨管理動態(tài)。

第三，加強存貨核算及監(jiān)督機制。財務部作為企業(yè)存貨的核算部門，對存貨內(nèi)部控制有監(jiān)管作用。財務部應根據(jù)存貨及生產(chǎn)的實際情況，制定存貨成本核算流程，正確核算存貨的價值。同時，盤點作為財務監(jiān)管的重點手段，應通過盤點來檢驗存貨內(nèi)部管理的質(zhì)量。財務應對存貨按每月/季度進行抽盤；按年進行年度全盤。盤點前，先由財務部制定盤點計劃，確定盤點范圍及人員，盤點后對有疑問的數(shù)據(jù)進行復盤核實。盤點結(jié)束后，由財務部編制盤點報告，總結(jié)盤點過程發(fā)現(xiàn)的問題并提出改善要求，經(jīng)管理層批示后，倉庫進行盤盈盤虧調(diào)整，并按照盤點報告的要求改善存貨的管理。

第四，存貨量水平的合理性探討。多少存貨量的水平，才能保證企業(yè)持續(xù)生產(chǎn)，按期交貨，同時又盡可能地降低存貨占用的成本。部分行業(yè)的龍頭企業(yè)或大規(guī)模企業(yè)，對原材料執(zhí)行“零庫存”模式，即對原材料耗用多少，結(jié)算多少，保持原材料庫存量接近“0”，大大地降低了原材料資金占用成本，同時提供倉儲服務，收取供應商倉儲費。然而，大部分中小企業(yè)還無法實現(xiàn)這一模式，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多企業(yè)使用ERP來管理、監(jiān)控庫存量。通過對存貨耗用量的分析，設(shè)立安全庫存，控制庫存總量。在原材料方面，庫存量低于安全庫存時，按比例提醒采購部門生成訂單；庫存商品低于安全庫存，按比例提醒計劃部門下單生產(chǎn)；當庫存高于安全庫存一定比例時，則停止采購或生產(chǎn)，結(jié)合庫齡分析，清理庫存量，提醒銷售部門進行促銷計劃等。另外，可以通過MES等智能制造系統(tǒng)，輔助ERP系統(tǒng)，監(jiān)控、追蹤存貨在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的全流程，有條件的還可設(shè)立“智能立體倉庫”，使數(shù)據(jù)更準確、透明，管理層和財務等監(jiān)控部門，可以隨時了解、監(jiān)督、分析存貨量的變化，實現(xiàn)存貨內(nèi)部控制。

三、制造企業(yè)存貨內(nèi)部控制實施保障機制

1.改善內(nèi)部控制環(huán)境

第一，明確組織架構(gòu)。企業(yè)要設(shè)置相互制衡的組織架構(gòu)，使內(nèi)部各成員形成相互制約、相互協(xié)調(diào)的機制。對組織機構(gòu)的權(quán)責進行合理分配，明確采購、驗收、質(zhì)檢、儲存、登記等不同崗位的職務，做到不相容的職務相分離。同時落實監(jiān)督機制，通過明確責任，優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，提高流程效率，使企業(yè)的管理層次更加科學。

第二，優(yōu)化企業(yè)文化。建立良好的內(nèi)部控制文化，要求組織員工學習相關(guān)制度，讓員工認識到存貨內(nèi)部控制的重要性，要求各部門明確自身在存貨內(nèi)部控制中的工作職責，并分析企業(yè)存貨內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以加強員工對內(nèi)部控制工作的了解。

2.加強信息平臺建設(shè)

信息的溝通需要各部門之間的密切配合，企業(yè)要充分利用信息平臺實現(xiàn)各部門之間信息的有效傳遞，提高部門之間信息的共享度與傳遞效率，縮短信息傳遞時間，提高辦公效率，避免各部門出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。

3.提高風險管理意識

提高管理層的風險管理意識。管理者是存貨內(nèi)部控制機制有效實施的重要保證。管理者要認識到存貨可能存在的風險以及風險可能對企業(yè)帶來的危害。企業(yè)要明確風險評估機制的設(shè)置原則，可以定期聘請第三方評估或?qū)徲嫏C構(gòu)開展風險評估，針對企業(yè)在經(jīng)營過程中可能存在的風險進行識別并提出改善建議。

4.完善績效考評機制

企業(yè)員工的穩(wěn)定性和積極性是影響工作質(zhì)量的重要因素，也是影響存貨內(nèi)部控制的關(guān)鍵，企業(yè)有必要明確績效考評機制，制定與實際工作相關(guān)考核評分標準。例如，采購的來料合格率，倉庫的庫存損失率等，采用績效工資或者獎金機制激勵員工的積極性。

5.完善內(nèi)部監(jiān)督體系

內(nèi)部監(jiān)督是確保內(nèi)部控制有效實施的保障，能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的內(nèi)控缺陷，確保內(nèi)部控制工作的合理性。對此企業(yè)要在內(nèi)部形成相互監(jiān)督的機制，加強內(nèi)部的監(jiān)督力度，確保工作質(zhì)量。除了內(nèi)部監(jiān)督之外，有條件的還應該成立內(nèi)部審計部門，對內(nèi)部控制有效性開展審計，以提高內(nèi)部監(jiān)督的有效性。

四、結(jié)語

“中國制造”正在向“中國智造”快速發(fā)展。目前，中小企業(yè)普遍存在存貨內(nèi)部控制方面的問題，這類問題不僅影響制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的水平，還影響制造業(yè)企業(yè)整體的管理水平。存貨在管理方面的弊端不僅會使從存貨管理質(zhì)量下降，還會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)和銷售。在中國經(jīng)濟快速轉(zhuǎn)型的道路上，中小型制造業(yè)企業(yè)扮演著舉足輕重的角色。本文針對目前大部分制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，進行了探討并提出了優(yōu)化建議，認為制造業(yè)企業(yè)在未來發(fā)展的過程中，應該健全內(nèi)部存貨控制體系，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，制定有效的存貨管理制度并嚴格實施，不斷提升自身的管理水平，以促使企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。