辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析

江西省地質(zhì)局902大隊(duì) 吳圓媛

辦公室檔案管理工作看似比較簡(jiǎn)單，實(shí)際上工作的內(nèi)容十分繁雜，因?yàn)閷?duì)于單位活動(dòng)中的有關(guān)資料均要進(jìn)行檔案的收錄，這就使得收錄的信息量大且雜，而為了在將來能夠用到相關(guān)信息的時(shí)候能夠找出相對(duì)完整的信息資料，這就需要投入大量的人工和時(shí)間成本對(duì)各種信息進(jìn)行有序整理，特別是隨著單位不斷發(fā)展壯大，活動(dòng)項(xiàng)目增多，人員的組織架構(gòu)越復(fù)雜，檔案的管理工作量也就越大，基于此，對(duì)于新形勢(shì)下做好單位文書檔案管理工作有著重要意義[1]。

一、文書檔案定義

文書檔案，產(chǎn)生于各種機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在日常工作、行政管理事務(wù)活動(dòng)中，從各類型具有保存價(jià)值的、較為重要的文書材料轉(zhuǎn)化成為檔案，人們?cè)谏a(chǎn)生活中的文字記錄、相互交流、信息傳遞等活動(dòng)均可匯集產(chǎn)生文書。文書主要包括公務(wù)文書和私人文書兩種類型，通常所說的文書主要指公務(wù)文書[2]。就單位的管理體系而言，文書檔案管理是其非常重要的一部分，與單位管理效率、服務(wù)質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。而對(duì)于文書管理來說，分類和歸檔又是其中的主要構(gòu)成部分。但是，隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，文書檔案管理工作也暴露出了很多問題，這就需要從單位自身實(shí)際出發(fā)，針對(duì)問題提出解決措施，讓文書檔案管理工作更順利、更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行[3]。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理水準(zhǔn)較低，創(chuàng)新能力差

文書檔案管理不只是簡(jiǎn)單的管理工作，其本質(zhì)上屬于技術(shù)工作。通常而言，文書檔案管理的質(zhì)量和效率直接取決于從事文書檔案管理工作人員的管理能力和業(yè)務(wù)水平。但是，現(xiàn)階段檔案管理人員往往將主要時(shí)間、精力放在了文書檔案資料的保存方面，對(duì)資料的收集、存儲(chǔ)大多采取傳統(tǒng)模式，很少對(duì)資料進(jìn)行規(guī)范化的整理和分析，對(duì)于一些經(jīng)驗(yàn)性資料也缺乏分析總結(jié)。無法進(jìn)行信息資料有效的整合，導(dǎo)致需要查閱一些資料的時(shí)候，不能精準(zhǔn)地定位資料范圍，在查找資料的過程中較為浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間，且檔案在管理的過程中，缺乏對(duì)信息技術(shù)的處理能力，只能通過一些辦公軟件進(jìn)行基礎(chǔ)的信息收錄整合，而缺乏對(duì)信息的準(zhǔn)確性分辨和對(duì)信息的應(yīng)用價(jià)值評(píng)估等能力[4-5]。這在一定程度上降低了檔案管理水準(zhǔn)，未能有效發(fā)揮文書檔案資料的功效，沒有充分利用文書檔案資料的優(yōu)勢(shì)，為單位提供有力的支持。

（二）工作人員對(duì)文書檔案收集與歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不夠

文書檔案資料能夠充分反映出單位各部門的實(shí)際發(fā)展情況，翔實(shí)記錄單位的發(fā)展歷史，有助于單位管理層對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)、反思，明確后續(xù)的發(fā)展方向。

因此文書檔案收集與管理十分重要，然而大多數(shù)單位卻不重視，文件資料丟失、留在經(jīng)辦人手里的現(xiàn)象屢見不鮮。究其原因，在于歸檔模式不科學(xué)、管理不到位。目前，大多數(shù)單位采取紙質(zhì)文字資料歸檔的模式，往往忽視了電子文檔的歸檔。同時(shí)，為減少發(fā)文，上報(bào)文件、重要事項(xiàng)決策意見不以正式文件上報(bào)或回復(fù)，上報(bào)文件材料往往會(huì)留在經(jīng)辦人手中，沒有進(jìn)行歸檔。經(jīng)辦人沒有充分認(rèn)識(shí)到歸檔的重要性，不能保證檔案的齊全完整性，當(dāng)需要查找文件資料時(shí)則需要投入大量的時(shí)間與人力，不利于其他工作的順利開展[6]。

（三）文書工作與檔案工作的銜接度不足

文書檔案管理工作具體包含兩個(gè)方面內(nèi)容：一是文書，二是檔案，其二者看似不同，實(shí)則互為聯(lián)系，關(guān)系緊密，具有不可分割性[7]。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，將兩者緊密銜接，使其互相配合，是當(dāng)前檔案管理工作者需要重視和考慮的，只有二者相互配合，緊密銜接才能夠使檔案管理工作形成一個(gè)整體，構(gòu)成一個(gè)完整的檔案管理體系。但是，在新時(shí)期通常采取的管理方式為分模塊式，這種管理方式必須單獨(dú)操作，無法對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一，從而無法使管理工作成為一個(gè)完整的整體，即使一些個(gè)別單位建立了相應(yīng)的管理體系，也往往流于表面，無法根本解決問題。

三、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化措施

（一）提高員工的綜合素養(yǎng)

部分單位的檔案管理人員依循相同的規(guī)范，整理文書檔案資料，并未結(jié)合新形勢(shì)下行業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)，開展具有針對(duì)性的檔案管理工作。檔案管理人員始終是檔案管理活動(dòng)的主體，因此，其綜合素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水準(zhǔn)直接關(guān)系檔案工作質(zhì)量。為進(jìn)一步適應(yīng)新形勢(shì)下文書檔案管理活動(dòng)的各項(xiàng)要求，單位的檔案管理人員應(yīng)持續(xù)提高自身的綜合素養(yǎng)，深入分析文書檔案管理活動(dòng)的落實(shí)情況；根據(jù)各項(xiàng)管理活動(dòng)細(xì)節(jié)，制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，不斷提高自身的工作能力，優(yōu)化自身的工作狀態(tài)，確定自身存在的諸多不足，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)。單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)著重提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、專業(yè)技能以及理論知識(shí)水準(zhǔn)，全方位提高管理人員檔案管理意識(shí)。此外，還應(yīng)不斷革新管理層的檔案管理理念，引入現(xiàn)代化的文書檔案管理觀念，圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)，制定更加合理、科學(xué)、專業(yè)的管理計(jì)劃，進(jìn)而提高文書檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）把控信息技術(shù)，推動(dòng)文檔一體化建設(shè)

文檔一體化主要依托于先進(jìn)的信息技術(shù)，在技術(shù)層面上實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理的規(guī)范化和科學(xué)化。目前文檔工作運(yùn)用的信息技術(shù)主要有以下幾部分：1.通過信息技術(shù)打破文書系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)和單位內(nèi)部系統(tǒng)之間的信息傳輸壁壘，實(shí)現(xiàn)信息傳輸、數(shù)據(jù)同步、信息共享、數(shù)據(jù)生成和數(shù)據(jù)一站式傳輸?shù)?，以此提升文檔工作效率。2.利用“互聯(lián)網(wǎng)+”與云共享功能，并實(shí)現(xiàn)“政企合作”，加強(qiáng)與阿里云、百度云、360云等高科技云端供應(yīng)商的聯(lián)系與合作，以此充分發(fā)揮文檔的信息共享價(jià)值。3.借助信息技術(shù)和智能平臺(tái)構(gòu)建文檔一體化管理系統(tǒng)。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的強(qiáng)大功能作用，在各機(jī)構(gòu)部門與辦公室之間建立起系統(tǒng)完備的檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化文書檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸體系，促使檔案收集歸檔、管理交接等工作更加快速高效、方便快捷，有效避免傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案信息資料時(shí)有缺損失效等問題的發(fā)生；涉及單位重大管理事務(wù)或經(jīng)濟(jì)事務(wù)的文書檔案資料收集歸檔工作時(shí)，檔案管理人員可以充分借助網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)對(duì)檔案資料的形成與傳遞過程進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的不規(guī)范之處并作出妥善處理，以此確保檔案材料的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

（三）完善文書檔案收集與歸檔管理制度

第一，要完善收、發(fā)文登記制度。當(dāng)前，大多單位實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的所有文件能夠?qū)訖n案信息系統(tǒng)，讓文書檔案的完整性和齊全性得到維護(hù)。文件材料若是未通過辦公系統(tǒng)處理，單位各部門需要詳細(xì)記錄收取的各類文件材料，將收文日期、文件標(biāo)題、文件日期和簽收人等標(biāo)注清楚，同時(shí)及時(shí)向檔案部門進(jìn)行移交。這樣單位文書檔案才更具可追溯性，保證所有文件資料順利收集與歸檔。第二，要結(jié)合實(shí)際情況，將文書檔案歸檔范圍、保管期限等以制度的形式確定下來。對(duì)此需要針對(duì)文書檔案的收集開展調(diào)查與指導(dǎo)工作，與單位各部門進(jìn)行溝通與聯(lián)系，充分了解歸檔文件在流轉(zhuǎn)、管理與使用等環(huán)節(jié)的信息。文書檔案管理人員應(yīng)掌握各部門具體職能，了解其文件材料形成規(guī)律，將文書檔案收集范圍與重點(diǎn)確定下來，讓各部門了解文書歸檔范圍并完整進(jìn)行歸檔，提升文書檔案管理工作質(zhì)量。

（四）提高檔案案卷質(zhì)量

一般而言，檔案的最終價(jià)值主要取決于檔案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的裝訂質(zhì)量也最能體現(xiàn)出檔案工作的效率和效果。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況和檔案的性質(zhì)選擇合適的立卷方法，這樣才能有效保證案卷裝訂的質(zhì)量，從而更好地完成檔案分類，這對(duì)后期的檢索、調(diào)取以至檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作都有很好的促進(jìn)作用。

（五）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

目前，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)均在產(chǎn)生變化，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，各項(xiàng)工作都需要隨之進(jìn)步和改善，文書檔案工作也不例外。與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善是每一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和參與者都需要做到的，面對(duì)以往存在的問題和不足，就需要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提高重視，積極解決，完善規(guī)范。在文書檔案管理工作中，首先應(yīng)該改變認(rèn)識(shí)的是相關(guān)管理者，也就是領(lǐng)導(dǎo)者，要意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)單位的長(zhǎng)期發(fā)展所帶來的影響，以往對(duì)于檔案管理工作的忽視事實(shí)上已經(jīng)制約了單位管理工作的良性發(fā)展和有效運(yùn)行，在某些環(huán)節(jié)或者隱性方面得以體現(xiàn)，因此要想從根本上提高單位的管理效益和經(jīng)濟(jì)效益，就應(yīng)該從基礎(chǔ)出發(fā)，在多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行完善和改進(jìn)，對(duì)各項(xiàng)管理工作予以同等重視，起到良好的示范作用和領(lǐng)導(dǎo)作用。

（六）文書檔案管理部門要加強(qiáng)與社會(huì)的聯(lián)動(dòng)

注重在多媒體平臺(tái)上的宣傳，使社會(huì)能夠多關(guān)注高質(zhì)量的文書檔案。與其他的數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)以及傳媒平臺(tái)進(jìn)行合作，更好地挖掘文書檔案中的工作價(jià)值，可以促進(jìn)檔案管理人員全面地認(rèn)識(shí)到自己工作的價(jià)值，更好地發(fā)揮其工作的主動(dòng)性。這種聯(lián)動(dòng)式的檔案數(shù)據(jù)挖掘和服務(wù)，也可以為全社會(huì)的檔案利用提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使檔案建設(shè)工作進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)，“以應(yīng)用帶動(dòng)挖掘，以挖掘推動(dòng)應(yīng)用”，形成一個(gè)相互促進(jìn)的良好局面。

四、結(jié)束語

綜上所述，一個(gè)單位管理水平的高低可通過其文書檔案管理水平判斷，而檔案管理的效果和質(zhì)量也直接決定著單位內(nèi)部檔案資料的完整性與其價(jià)值。提升文書檔案管理水平和地位，不僅要增強(qiáng)文書工作與檔案管理工作之間的銜接，促進(jìn)各部門密切協(xié)作，建立健全檔案管理、保障機(jī)制，還要不斷完善相關(guān)工作程序，更好地促進(jìn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，積極開發(fā)檔案的潛在價(jià)值和良好作用，提高檔案資料利用率，只有這樣才能確保單位長(zhǎng)足、穩(wěn)定、健康發(fā)展。