全域物資協(xié)同管理體系的創(chuàng)建構(gòu)想與實(shí)施路徑

吳偉偉 楊建明 姜 峰

（國網(wǎng)揚(yáng)州供電公司，江蘇 揚(yáng)州 225012）

概要：針對當(dāng)前電力企業(yè)已領(lǐng)待用物資缺乏管理手段，容易形成管理風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，本文提出了構(gòu)建全域物資協(xié)同管理體系的構(gòu)想，旨在加強(qiáng)物資從領(lǐng)用出庫到工程投運(yùn)的中間過程管控，嚴(yán)控物資損失和資金風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)“庫”“倉”“現(xiàn)場”實(shí)物管理提質(zhì)、降本與增效。

一、引言

電力企業(yè)在2019年提出了全域物資的“大物資”管理理念，2020年開始實(shí)施精益管理工程，要求“管好盤活存量、發(fā)展做優(yōu)增量、防范風(fēng)險(xiǎn)變量”，推行全域物資管理已是物資專業(yè)當(dāng)今最緊迫的重點(diǎn)工作之一。在此背景下，本文通過研究構(gòu)建全域物資協(xié)同管理體系，按照“統(tǒng)籌謀劃、依法合規(guī)、協(xié)同共享、高效利用”原則，將物資管理延伸至項(xiàng)目、工程、資產(chǎn)管理上下游，切實(shí)解決物資分段式管控缺位問題，避免出現(xiàn)“前清后亂，前減后增”，全面提升物資全供應(yīng)鏈管理的規(guī)范性水平。

二、現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，電力企業(yè)物資從ERP注冊庫領(lǐng)用后，主要委托產(chǎn)業(yè)單位或施工單位進(jìn)行實(shí)物暫存管理，項(xiàng)目管理單位無法準(zhǔn)確及時(shí)掌握已領(lǐng)待用物資保管、使用信息，容易發(fā)生重復(fù)采購，造成庫存積壓。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目管理人員缺乏對物資領(lǐng)用與項(xiàng)目施工進(jìn)度均衡匹配的管控，項(xiàng)目建設(shè)中“重完成進(jìn)度、輕現(xiàn)場管理”，造成物資大批量集中領(lǐng)用而長時(shí)間滯留在產(chǎn)業(yè)單位或施工單位倉儲(chǔ)點(diǎn)的現(xiàn)象，由此引發(fā)了以下問題：

（一）業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā)

已領(lǐng)待用物資規(guī)模龐大、倉儲(chǔ)點(diǎn)點(diǎn)多面廣，基層單位缺乏足夠的專業(yè)物資管理能力（人員、硬件和信息化系統(tǒng)），難以對相關(guān)物資管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防控。

一是安全風(fēng)險(xiǎn)。產(chǎn)業(yè)單位或施工點(diǎn)管理不善，長期暫存物資存在遺失、損壞、調(diào)換等風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而對電網(wǎng)質(zhì)量和公司財(cái)物造成重大安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，個(gè)別產(chǎn)業(yè)單位倉庫或施工單位倉儲(chǔ)點(diǎn)存在已領(lǐng)待用物資與其他承接用戶工程物資混放混用的情況。由于已領(lǐng)待用物資都經(jīng)過公司嚴(yán)格抽檢合格，如混用其他用戶工程非抽檢物資，易發(fā)生配農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目物資質(zhì)量問題，造成電網(wǎng)運(yùn)行安全隱患。

二是管理風(fēng)險(xiǎn)。部分單位因考慮實(shí)物保管風(fēng)險(xiǎn)，將已領(lǐng)待用物資長期存放于物資部門注冊倉庫卻遲遲不推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施，造成ERP帳與倉庫實(shí)物賬實(shí)不符的問題，并多次在物資專項(xiàng)審計(jì)中反映，對公司項(xiàng)目規(guī)范化管理造成重大影響，物資部門承擔(dān)了較大管理壓力。

（二）庫存積壓嚴(yán)重

由于電力企業(yè)ERP系統(tǒng)中沒有已領(lǐng)待用物資實(shí)際使用狀態(tài)和倉儲(chǔ)規(guī)范化管理的業(yè)務(wù)功能，項(xiàng)目部門無法準(zhǔn)確及時(shí)掌握游離于產(chǎn)業(yè)單位倉庫和施工單位倉儲(chǔ)點(diǎn)的已領(lǐng)待用物資信息，在提報(bào)需求時(shí)往往難以充分考慮。同時(shí)，物資部門在平衡利庫時(shí)也無法有效利用，進(jìn)而容易造成重復(fù)采購，形成積壓庫存。

三、研究內(nèi)容

（一）協(xié)同推進(jìn)存量物資消減

全域物資協(xié)同管理體系構(gòu)建是跨專業(yè)的系統(tǒng)性工作，對各部門業(yè)務(wù)協(xié)作提出了更高要求，需要通過自上而下的宣貫，轉(zhuǎn)變以往各部門過于追求自身達(dá)標(biāo)的意識(shí)，推動(dòng)各部門加強(qiáng)協(xié)作，形成業(yè)務(wù)管理合力，高效解決歷史遺留問題，全面徹底地完成存量物資的清理工作，真正做到“輕裝上陣”。

1.建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制

建立物資與發(fā)展、項(xiàng)目、實(shí)物管理等部門的定期會(huì)商機(jī)制，及時(shí)協(xié)調(diào)處理實(shí)物再利用、出庫領(lǐng)用、結(jié)余退庫等工作中的問題。項(xiàng)目管理部門以周報(bào)的形式反映每周工作完成情況，物資部門把握整體工作進(jìn)度，利用專業(yè)管理優(yōu)勢，協(xié)助進(jìn)度滯后的部門提高工作效率。

2.聯(lián)合盤查存量物資

組織各級實(shí)物保管部門全面排查存量物資規(guī)模與成因，根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果建立每個(gè)倉儲(chǔ)點(diǎn)的庫存臺(tái)賬。此外，充分挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，比對近兩年的物資計(jì)劃申報(bào)和領(lǐng)用信息，分析倉儲(chǔ)點(diǎn)數(shù)量及物資規(guī)模，強(qiáng)化存量盤點(diǎn)核查工作的全面性、真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)“應(yīng)管盡管”。

3.協(xié)調(diào)開展差異處置

選取各專業(yè)技術(shù)人員成立專家組，開展技術(shù)鑒定，確定物資是否可用。針對鑒定可用的物資，轉(zhuǎn)為備品備件進(jìn)行存儲(chǔ)，高效開展利庫調(diào)撥，減少重復(fù)計(jì)劃提報(bào)。針對鑒定不可用的物資，協(xié)同運(yùn)檢、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理部門確定報(bào)廢處置方式，加快完成報(bào)廢處置和資金回收，管住資產(chǎn)損耗與泯滅風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合力規(guī)范增量物資管控

積極推動(dòng)全域物資管理工作與各部門業(yè)務(wù)有機(jī)融合，從實(shí)物管理和業(yè)務(wù)管理兩個(gè)方面著手，通過制度規(guī)定以及信息系統(tǒng)等管理抓手，為增量物資的風(fēng)險(xiǎn)防范以及業(yè)務(wù)管理的提質(zhì)增效提供支撐。

1.推進(jìn)配農(nóng)網(wǎng)精益管理

抓物資管理源頭，開展配農(nóng)網(wǎng)工程規(guī)范化管理提升工作，加深項(xiàng)目可研設(shè)計(jì)深度，提高項(xiàng)目儲(chǔ)備質(zhì)效，并嚴(yán)格以儲(chǔ)備項(xiàng)目明細(xì)作為協(xié)議庫存物資需求預(yù)測及上報(bào)依據(jù)，促進(jìn)項(xiàng)目儲(chǔ)備評審和物資預(yù)測、項(xiàng)目實(shí)施和物資供應(yīng)、竣工決算和結(jié)余拆舊物資退庫協(xié)同，從源頭上管控增量物資規(guī)模。

2.推進(jìn)各專業(yè)差異管控

綜合考慮當(dāng)前工作制度、管理模式和信息化水平，編制符合各專業(yè)項(xiàng)目管理及物資管理實(shí)際需求的工作子方案，明確各專業(yè)工作范圍和職責(zé)，提出已領(lǐng)待用物資、拆舊物資、備品備件的規(guī)范化管理流程。制定實(shí)物保管、賬實(shí)一致檢查考核等規(guī)定，各專業(yè)參照總體規(guī)定，根據(jù)實(shí)際情況確定實(shí)施細(xì)則，保障各項(xiàng)規(guī)定落地落實(shí)。

3.推進(jìn)實(shí)物保管水平提升

（1）改造基礎(chǔ)設(shè)施

一是優(yōu)化調(diào)整倉庫布局，區(qū)分物資存放區(qū)域、雜物擺放區(qū)域、物資搬運(yùn)通道、消防通道和人行通道，按物資類別對已領(lǐng)未用物資存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行內(nèi)部劃分。

二是為暫存物資設(shè)立具備物資分揀、存放、保養(yǎng)、收發(fā)、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)能力的單獨(dú)存儲(chǔ)區(qū)域，為倉庫配備必要的安防監(jiān)控設(shè)備，避免物資私下違規(guī)借用、混用，杜絕存在質(zhì)量隱患的物資入網(wǎng)，保障電網(wǎng)本質(zhì)安全。

（2）規(guī)范實(shí)物保管

一是明確各倉庫專職管理人員，將實(shí)物保管責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并根據(jù)物資特性制定針對性的保管細(xì)則，明確日常管理要求。

二是分項(xiàng)目懸掛包含物資名稱（物料描述）、計(jì)量單位、數(shù)量、主要型號、項(xiàng)目信息等內(nèi)容的物料卡片，實(shí)時(shí)更新卡片信息。

三是以電子臺(tái)賬形式將倉儲(chǔ)點(diǎn)所有暫存物資錄入全域物資管控系統(tǒng)，專職管理人員在庫存物資數(shù)量、類型、性質(zhì)發(fā)生變動(dòng)的當(dāng)日更新臺(tái)賬，做到“賬卡物”一致。

4.推進(jìn)倉儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃

全面收集專業(yè)倉的資產(chǎn)屬性、地理位置、硬件設(shè)施及存儲(chǔ)物資類別、包裝尺寸等信息，完善全域物資倉儲(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。綜合評估現(xiàn)有倉儲(chǔ)布局和專業(yè)需求，采取“撤”“并”“留”三種優(yōu)化方案，利用公司現(xiàn)有閑置房屋和土地資源，歸并設(shè)置生產(chǎn)、營銷、農(nóng)電、產(chǎn)業(yè)、辦公耗材等五類專業(yè)倉，使得專業(yè)倉物資管理模式由分散轉(zhuǎn)為集中，有效降低管理成本。

5.挖掘業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值

在業(yè)務(wù)管理信息化的基礎(chǔ)上，整合多渠道數(shù)據(jù)信息，強(qiáng)化數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理及其應(yīng)用，構(gòu)建全域物資數(shù)據(jù)中心。通過平臺(tái)運(yùn)轉(zhuǎn)、量化管理、全程監(jiān)控，記錄物資全過程信息；通過數(shù)據(jù)催動(dòng)業(yè)務(wù)，助力專業(yè)部門精準(zhǔn)預(yù)測物資需求、合理設(shè)定備品備件定額，降低庫存及資金占用。跟蹤監(jiān)控全域物資規(guī)模及庫存周轉(zhuǎn)率，借助大數(shù)據(jù)手段自動(dòng)識(shí)別虛假領(lǐng)料、超前超量領(lǐng)用物資行為，助力專業(yè)部門提高項(xiàng)目管理規(guī)范性。

（三）建立健全常態(tài)長效機(jī)制

通過完善管理制度、實(shí)施監(jiān)督考核等手段，鞏固體系建設(shè)成果。集各部門合力，把全域物資管理作為一項(xiàng)長期性基礎(chǔ)性工作抓緊抓實(shí)，實(shí)現(xiàn)全域物資協(xié)同管理體系的長效精益化運(yùn)作。

1.持續(xù)完善管理制度

對于任何管理體系來說，健全的管理制度都是保障其規(guī)范運(yùn)作、達(dá)成預(yù)期目標(biāo)的關(guān)鍵，需要全面梳理現(xiàn)有規(guī)范性文件，抓短板、堵漏洞。對因發(fā)布時(shí)間較早，已不適用于當(dāng)前物資管理模式和要求的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整，編制并完善全域物資協(xié)同管理體系配套規(guī)定規(guī)范。

2.嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督檢查

以制度和信息化為抓手，審計(jì)部對提前結(jié)算項(xiàng)目的真實(shí)實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，財(cái)務(wù)部開展項(xiàng)目結(jié)算真實(shí)性檢查，杜絕提前領(lǐng)料、虛假領(lǐng)料行為。紀(jì)檢辦開展物資采購專項(xiàng)巡察和廢舊物資專項(xiàng)整治工作，加快拆退物資回收處置。

開展業(yè)務(wù)規(guī)范性檢查，物資部不定期組織各部門和第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)規(guī)范性抽查，從賬實(shí)一致性、業(yè)務(wù)表單使用規(guī)范性和長期未使用物資規(guī)模三個(gè)角度對暫存庫業(yè)務(wù)進(jìn)行綜合評價(jià)。

組織現(xiàn)場規(guī)范性檢查，項(xiàng)目管理單位每月隨機(jī)抽取若干暫存庫開展實(shí)地檢查，從倉庫基本情況和物資保管情況兩個(gè)角度對暫存庫現(xiàn)場進(jìn)行評價(jià)，并對現(xiàn)場檢查發(fā)現(xiàn)的問題保持跟蹤，確保問題閉環(huán)。

根據(jù)各項(xiàng)檢查結(jié)果，采用加權(quán)平均的方式計(jì)算各部門綜合得分，以通報(bào)形式問責(zé)工作開展不力的部門，實(shí)現(xiàn)壓力傳導(dǎo)，壓實(shí)主體責(zé)任，確保管理不走樣。

四、結(jié)語

全域物資管理不僅對實(shí)現(xiàn)實(shí)物資源統(tǒng)籌管理、防范物資損失和資金風(fēng)險(xiǎn)有重要意義，而且還能夠有效促進(jìn)專業(yè)部門提升項(xiàng)目管理規(guī)范性，在減少庫存積壓的基礎(chǔ)上盤活全域物力資源，實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效。