企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與問(wèn)題分析

周 玉

（中國(guó)航空規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院有限公司，北京 100011）

企業(yè)規(guī)?；陌l(fā)展使得決策層遇到的經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題日趨凸顯。為使企業(yè)決策層更好地掌握各方面有價(jià)值的信息，職能部門需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料的整合和掌握，因此對(duì)企業(yè)檔案管理工作的要求進(jìn)一步提升。為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開展，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念，應(yīng)通過(guò)現(xiàn)代化服務(wù)手段以及多功能服務(wù)模式，為信息需求者提供相應(yīng)的檔案收藏信息。其中，檔案數(shù)字化是企業(yè)信息建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)，因此所有企業(yè)需要將檔案管理工作納入信息化工作中。

一、數(shù)字化檔案管理在企業(yè)中的優(yōu)勢(shì)作用

1.提升檔案管理水平

企業(yè)通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)，有利于對(duì)檔案信息的快速查看和使用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享?，F(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，在具有更多發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力。為了保證信息獲取的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，需要改進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，進(jìn)一步提升檔案管理的水平。

2.提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

隨著時(shí)代的進(jìn)步以及企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)粗放的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，因此需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)粗放的管理方式，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案管理逐漸向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變。由此，不僅有利于降低檔案管理和人力成本，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案存儲(chǔ)空間的節(jié)約，從整體上有利于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

3.提升企業(yè)業(yè)務(wù)辦理效率

企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的發(fā)展，還有利于提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率。企業(yè)檔案管理中涉及的管理內(nèi)容多而復(fù)雜，工作量大，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，工作效率較低，檔案資源使用效率也不高。通過(guò)數(shù)字化檔案管理工作的開展，可以利用計(jì)算機(jī)直接對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行檢索和查找，大大提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率。

4.促進(jìn)檔案信息的延伸

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作開展中，工作人員需要通過(guò)人工手段對(duì)檔案進(jìn)行分類管理和保存。但是使用者在檔案查閱過(guò)程中，需要翻閱大量的文獻(xiàn)進(jìn)行查找，無(wú)法對(duì)其中相關(guān)信息進(jìn)行準(zhǔn)確查閱和方便獲取，信息之間缺乏關(guān)聯(lián)性。而在數(shù)字化檔案建設(shè)工作中，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行集中管理，形成全面完整的檔案信息系統(tǒng)，并利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，有利于檔案信息的開發(fā)和延伸，充分發(fā)揮檔案信息的作用。

二、數(shù)字化檔案管理在企業(yè)應(yīng)用中的問(wèn)題分析

1.對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)重視不夠

就當(dāng)前企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)情況而言，大部分企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要作用。一些企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不清晰，仍停留在淺顯層面，導(dǎo)致檔案利用率不足。而出現(xiàn)這種問(wèn)題的主要原因，是這些企業(yè)大部分都是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)，往往將精力更多地投入到經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)出方面，不太注重檔案工作發(fā)展。

2.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是企業(yè)檔案管理工作開展的主體，如果檔案管理人員自身素質(zhì)不高，不僅會(huì)影響數(shù)字化檔案建設(shè)工作的順利開展，而且還會(huì)導(dǎo)致在數(shù)字化管理工作中出現(xiàn)失誤，使企業(yè)運(yùn)行工作受到影響，從而導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受到損害，不利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.檔案管理制度建設(shè)不完善

部分企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置中沒(méi)有安排專門的檔案管理人員，大多數(shù)企業(yè)一般也只設(shè)置1-2個(gè)檔案管理人員，讓其負(fù)責(zé)所有部門的檔案管理工作，使得檔案管理工作的職責(zé)設(shè)置和權(quán)責(zé)劃分不明確，不利于檔案管理工作的順利開展。而出現(xiàn)這種問(wèn)題的主要原因是檔案管理制度構(gòu)建不完善，檔案管理工作人員職責(zé)制定和管理內(nèi)容設(shè)置不明確，使得檔案管理數(shù)字化建設(shè)受到影響。

4.硬件設(shè)施建設(shè)不完善

部分企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)中缺乏完善的硬件設(shè)施和設(shè)備，而且基礎(chǔ)設(shè)施硬件建設(shè)過(guò)程緩慢。有的企業(yè)即使采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，程序也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)更新，導(dǎo)致服務(wù)器運(yùn)行慢，存儲(chǔ)量不足，影響檔案管理效率。造成這種情況的主要原因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，難以保證設(shè)施設(shè)備購(gòu)置的要求。

5.企業(yè)檔案接收與管理責(zé)任技術(shù)要求更高

數(shù)字化檔案管理工作開展中，檔案信息本身具有流動(dòng)性和動(dòng)態(tài)性的發(fā)展特點(diǎn)，在檔案管理工作中如果檔案人員無(wú)法主動(dòng)進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)，沒(méi)有加入到文件形成與檔案管理工作中，極可能會(huì)導(dǎo)致檔案資源或者文件丟失，無(wú)法對(duì)檔案管理核心信息進(jìn)行有效接收。所以，企業(yè)數(shù)字化檔案管理人員不能單純地等待檔案信息的歸檔，而是需要從檔案的形成源頭進(jìn)行檔案監(jiān)督和管理。此外，企業(yè)檔案管理人員還需要利用檔案接收和管理平臺(tái)，做好對(duì)電子檔案的管理工作。

三、加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的對(duì)策

1.高度重視數(shù)字化檔案建設(shè)

為了促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的順利開展，企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的重視，強(qiáng)化企業(yè)人員的數(shù)字化檔案建設(shè)意識(shí)。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到檔案管理數(shù)字化工作的重要性，需要設(shè)置專門的檔案管理部門和人員崗位，組織做好管理人員招聘工作，為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)構(gòu)建高素質(zhì)，高專業(yè)能力的工作人員隊(duì)伍。其次，企業(yè)各個(gè)部門人員都需要具有檔案數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用意識(shí)，尤其是檔案工作人員要意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用，并保證數(shù)字化檔案建設(shè)工作的有效落實(shí)。

2.提升檔案人員管理能力

在企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作開展過(guò)程中，檔案管理人員的能力和素質(zhì)水平尤為重要。為構(gòu)建一支高素質(zhì)、高服務(wù)意識(shí)和高文化水平的檔案管理人員隊(duì)伍，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。一是通過(guò)內(nèi)外培訓(xùn)結(jié)合的方式，提升企業(yè)檔案管理人員的數(shù)字化管理能力。二是可以通過(guò)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)，提升少部分人的檔案數(shù)字化管理能力，然后以骨干帶動(dòng)整體的方式提升企業(yè)檔案數(shù)字化管理的整體工作效能，逐漸擴(kuò)大檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)范圍，提升檔案管理人員培訓(xùn)成效。

3.加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理制度建設(shè)

為了保證企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的順利開展，需要構(gòu)建完善的管理制度，使檔案數(shù)字化管理工作有所依據(jù)和規(guī)范。比如，企業(yè)需要建立文件材料歸檔制度、人員崗位配置制度、借閱制度以及安全備份制度等。一方面，所有員工在檔案應(yīng)用過(guò)程中都需要遵循相應(yīng)的制度。另一方面，企業(yè)員工在工作開展中，還需要形成具有利用價(jià)值的材料和文件，根據(jù)制度要求做好資料歸檔工作，包括各種影像、圖表、文字等方面文件材料的歸檔，使檔案信息更加完整。

4.做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)建設(shè)

企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)需要以良好的硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，并構(gòu)建強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。所以，企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作資金的投入，同時(shí)引入先進(jìn)的設(shè)備，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)體系。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建是檔案數(shù)字化管理工作開展的核心，需要加強(qiáng)對(duì)這方面工作的推進(jìn)。企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)構(gòu)建中可以選擇兩種方式，第一種方式為對(duì)原始文件進(jìn)行掃描，第二種方式為對(duì)檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。但是在實(shí)際辦公工作開展中，大部分企業(yè)都已經(jīng)形成數(shù)字化辦公體系，而且將檔案資料存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。因此，在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)構(gòu)建中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的導(dǎo)入。但是如果檔案信息僅是紙質(zhì)文件資料，則需要檔案管理人員通過(guò)掃描的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)。在這些數(shù)據(jù)的掃描和導(dǎo)入中，可以優(yōu)先處理一些企業(yè)發(fā)展利用效率比較高的檔案資料。

5.保證數(shù)字化檔案管理的安全性

檔案數(shù)字化建設(shè)工作中安全性是管理工作中的重要內(nèi)容，也是管理工作的主要環(huán)節(jié)。電子數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及存在狀態(tài)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)脆弱性強(qiáng)，很容易被篡改、刪除和破壞。計(jì)算機(jī)安全管理技術(shù)能夠保證電子檔案文件數(shù)據(jù)的完整性和保密性。在數(shù)字化檔案管理安全性方面，首先，需要保證檔案實(shí)體管理的安全性，做好整個(gè)檔案管理的全過(guò)程和動(dòng)態(tài)監(jiān)控工作；其次，要做好檔案信息管理工作，增強(qiáng)信息工作的保密性；最后，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理工作，防止檔案數(shù)據(jù)被隨意篡改、破壞和丟失，提升數(shù)據(jù)化檔案管理的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)數(shù)字化檔案構(gòu)建對(duì)企業(yè)的檔案管理工作以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升具有重要作用。但是也應(yīng)該看到，在企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的實(shí)際工作中，還存在著諸多問(wèn)題，需要不斷地加以改進(jìn)和完善，由此推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的全面開展，充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理工作的價(jià)值和效率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，助力企業(yè)健康持久發(fā)展。