中小民營企業(yè)存貨管理問題及對策研究

衛(wèi) 巍

（陜西藥材采購供應(yīng)站，陜西 西安 710000）

一、前言

中小民營企業(yè)為了節(jié)省資金，會根據(jù)市場行情來購買和存儲銷量好、利潤高的產(chǎn)品，因此存貨較多，占用資金較大。由于中小民營企業(yè)缺乏資金和人才，規(guī)模小，品牌力遠不如大企業(yè)，導(dǎo)致其在市場競爭中缺乏優(yōu)勢，在上游物資采購中缺乏話語權(quán)，交易方式都是款到發(fā)貨機制。而在下游銷售市場競爭壓力大，在產(chǎn)品定價上缺乏主動性，不僅要受供應(yīng)商的壓價，也要受消費者的議價，自主定價能力弱，這樣會嚴(yán)重影響中小民營企業(yè)的回款率，產(chǎn)生財務(wù)危機。因此，需要提高中小民營企業(yè)的存貨管理能力，確保在銷售計劃、采購控制、存貨賬務(wù)和存儲等全過程的科學(xué)合理，以提高中小民營企業(yè)存貨管理水平，加速資金周轉(zhuǎn)。

二、存貨管理的目標(biāo)

存貨管理是指企業(yè)對貨物進行采購、存儲和銷售等過程的管理行為。存貨管理主要目的是平衡好企業(yè)存貨利益和存貨成本之間的尺度，確保企業(yè)能夠在正常經(jīng)營前提下，使得存貨成本最低。

對企業(yè)而言，存貨具有以下功能。一是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的產(chǎn)品是企業(yè)最直接和重要的經(jīng)濟來源，為了確保生產(chǎn)經(jīng)營正常進行，就必須存儲足夠的原材料，避免因材料短缺導(dǎo)致生產(chǎn)中斷。二是促進企業(yè)銷量。存貨管理能夠促進企業(yè)生產(chǎn)和銷售的連接，提高企業(yè)適應(yīng)市場變化的能力。當(dāng)市場對產(chǎn)品的需求增加時，企業(yè)通過儲備更多的產(chǎn)品來滿足市場需求，提高銷量和經(jīng)濟效益。三是維持均衡生產(chǎn)，降低產(chǎn)品成本。很多中小民營企業(yè)的產(chǎn)品屬于季節(jié)性產(chǎn)品或者該產(chǎn)品的市場需求量存在較大的波動性，如果根據(jù)市場需求進行生產(chǎn)，就可能會造成生產(chǎn)資源的閑置和超負荷使用，進而增加生產(chǎn)成本。而通過存貨管理就可以維持生產(chǎn)供應(yīng)與市場需求的平衡。四是降低采購成本。一方面，許多供應(yīng)商為了提高銷量，會給企業(yè)一定的數(shù)量折扣，因此許多企業(yè)會購買一定數(shù)量的存貨以獲得價格優(yōu)惠。另一方面，持有存貨都將使企業(yè)付出相應(yīng)的成本，如進貨成本、儲存成本、短缺成本等。因此，存貨管理的目的就是在其所帶來的收益和成本之間權(quán)衡，在保證正常需要的前提下，確定經(jīng)濟采購或持有量。

三、中小民營企業(yè)的界定及特點分析

根據(jù)我國《公司法》的有關(guān)規(guī)定，所有非公有制企業(yè)都是民營企業(yè)。而中小企業(yè)是按照企業(yè)人數(shù)、總資產(chǎn)和營業(yè)收入三項指標(biāo)，結(jié)合行業(yè)特點劃分的，中小民營企業(yè)是指符合中小企業(yè)條件的非公有制企業(yè)。

中小民營企業(yè)具有不同于其他企業(yè)的顯著特點。一是生產(chǎn)規(guī)模小。正是因為規(guī)模小，限制了中小民營企業(yè)在融資、人才引進和管理模式等方面的發(fā)展，從而形成惡性循環(huán)，阻礙了中小民營企業(yè)的發(fā)展。二是數(shù)量多且分布廣泛。截至2018年底，我國中小民營企業(yè)超過3000萬家，貢獻了我國一半的稅收。中小民營企業(yè)遍布我國各個城市。三是經(jīng)營方式靈活多樣。中小民營企業(yè)的經(jīng)營范圍很廣，經(jīng)營產(chǎn)品種類豐富，且經(jīng)營體制靈活。四是競爭力弱，破產(chǎn)率高。中小民營企業(yè)缺乏足夠的資金、技術(shù)和人才，加上行業(yè)競爭日益激烈，其面臨的破產(chǎn)風(fēng)險就更大。據(jù)統(tǒng)計，我國中小民營企業(yè)的平均壽命只有5.4年，10年內(nèi)的破產(chǎn)率高達83%。

四、中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題

1.銷售計劃和生產(chǎn)計劃不合理

首先是庫存短缺。很多中小民營企業(yè)為了促進產(chǎn)品銷量，提高市場占有率，多采用提成薪資制度來激勵銷售人員進行營銷活動。這種薪資制度本身沒有問題，但容易讓銷售人員為提高銷售業(yè)績而不顧企業(yè)產(chǎn)能、資金周轉(zhuǎn)情況和物資采購情況而盲目銷售，導(dǎo)致銷售、倉管、生產(chǎn)和物資采購等環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)問題，例如：訂單很多但庫存產(chǎn)品不足，或者原材料匱乏不能及時生產(chǎn)出足夠數(shù)量的產(chǎn)品等等。這樣不僅讓企業(yè)訂單成為空頭協(xié)議，也讓企業(yè)失去了信譽，流失了大量客戶，不利于企業(yè)未來發(fā)展。

其次是庫存停滯。為了快速給客戶提供產(chǎn)品，縮短交貨期限，很多中小民營企業(yè)會多存儲一些產(chǎn)品，但是存儲的產(chǎn)品越多，存貨成本就越大。加上中小民營企業(yè)缺乏對市場行情的洞察力，缺乏市場調(diào)研和科學(xué)合理的預(yù)測，只是憑借近期銷售情況和以往銷售經(jīng)驗來主觀判斷某產(chǎn)品的庫存數(shù)量，導(dǎo)致市場預(yù)估失誤，存貨沒有銷路，產(chǎn)品滯銷，這樣就會增加存貨管理成本，降低單位產(chǎn)品的利潤，進而影響企業(yè)的整體經(jīng)濟效益。

2.采購控制不到位

雖然很多中小民營企業(yè)具有明確的采購流程和審批流程，但形式化嚴(yán)重，采購價格的制定缺乏科學(xué)性，前期沒有對同類產(chǎn)品價格進行市場調(diào)研，沒有貨比三家，過度依賴有數(shù)幾家供應(yīng)商，導(dǎo)致采購價格不斷上漲，自己企業(yè)喪失采購價格話語權(quán)，且評審環(huán)節(jié)形同虛設(shè)，缺乏對采購市場價格的全面調(diào)查和對比分析，使得企業(yè)采購價格居高不下。同時，物資采購數(shù)量和庫存數(shù)量之間沒有進行全面詳細的核查，物資采購具有隨意性，采購物資的種類和數(shù)量并非由庫存和銷量決定，而是根據(jù)采購人員的主觀感受決定，導(dǎo)致采購物資種類和數(shù)量不科學(xué)，物資滯銷或產(chǎn)品供不應(yīng)求的局面，嚴(yán)重影響企業(yè)產(chǎn)品的正常銷售。

3.存貨賬務(wù)處理不規(guī)范

一方面，很多中小民營企業(yè)為了節(jié)省人力成本，沒有派專人去進行存貨賬務(wù)管理，進行存貨賬務(wù)管理的不是倉管員就是采購人員，這些人員并非會計專業(yè)出身，不懂得財務(wù)管理工作，因此在存貨賬務(wù)管理上存在諸多問題，例如：出入庫跟蹤、登記不及時，出庫根據(jù)期末存貨倒算數(shù)量，直接根據(jù)到貨單辦理入庫手續(xù)等，這就導(dǎo)致存貨賬實不符。另一方面，月末采購發(fā)票沒有到，財務(wù)部門會對此類貨物價格進行估算，但是由于很多企業(yè)的財會人員缺乏專業(yè)素質(zhì)與能力，導(dǎo)致暫估價取值不夠科學(xué)合理，存在較大的主觀性，估價與真正價格相差較大，嚴(yán)重影響產(chǎn)品銷售成本和利潤，使得企業(yè)利潤的計算以營業(yè)收入和營業(yè)成本為依據(jù)，計算得出的毛利潤可比性低，不僅不利于計算企業(yè)真正的利潤，還可能會引起稅務(wù)部門的審計，存在逃稅漏稅風(fēng)險。

4.存貨存儲不合理

首先，倉庫設(shè)置不科學(xué)。倉庫理應(yīng)是全封閉式的，但是很多中小民營企業(yè)為了節(jié)省倉庫建造成本和人力成本，在生產(chǎn)區(qū)直接建造倉庫，倉庫與生產(chǎn)區(qū)之間缺少必要的隔斷與距離，這樣雖然可以減少原材料、成品、半成品的搬運距離，提高搬運效率。但是，半開放式的倉庫會給存貨管理帶來諸多問題，例如：倉庫內(nèi)的物資、產(chǎn)品的種類、數(shù)量與登記在冊的信息不相符等。主要是因為封閉式倉庫往往只有一個出入口，所有進庫入庫的貨物都要登記，而半開放式的倉庫有好幾個出入口，有時貨物搬運繁忙，沒來得及登記就出庫或者入庫，導(dǎo)致賬面?zhèn)}管信息與實際不符。倉管信息數(shù)據(jù)不符直接影響企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，進而影響企業(yè)財務(wù)報表以及企業(yè)的財務(wù)決策的正確性。

其次，存貨防護不及時。很多中小民營企業(yè)的倉管人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，對倉庫內(nèi)的貨物的特性不了解，不知道哪些貨物需要特殊防護哪些不需要，導(dǎo)致防護方法不正確，很多貨物因防護不正確影響了其質(zhì)量和數(shù)量，例如原材料霉變、半成品受污染、成品蒸發(fā)數(shù)量等等，這些都影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

最后，存貨狀態(tài)不明。很多中小民營企業(yè)的倉庫貨物擺放混亂，一些貨物缺乏標(biāo)識或標(biāo)識損壞不清，這些混亂的存放和標(biāo)識不清問題會增加月末庫存盤點核算工作量，而且標(biāo)識缺失和不清會導(dǎo)致盤點核算出錯，影響最終的盤點核算結(jié)果的準(zhǔn)確性。除此之外，很多中小民營企業(yè)的倉庫缺乏必要的安全保障措施，例如：缺少滅火器、防火間距、火災(zāi)監(jiān)測系統(tǒng)和自動滅火系統(tǒng)等等，導(dǎo)致倉庫很容易爆發(fā)火災(zāi)且不容易及時撲滅，會給企業(yè)帶來極大經(jīng)濟損失。

五、加強中小民營企業(yè)存貨管理的對策

1.明確各部門職責(zé)

中小民營企業(yè)要想做好存貨管理工作，就要先明確各部門職責(zé)，其中銷售部門是中小民營企業(yè)所有業(yè)務(wù)的源頭，連接著采購、倉管、生產(chǎn)等部門，每筆訂單都需要經(jīng)過采購部門和倉管部門的審批后才能生效。因此，應(yīng)該由銷售部門帶頭進行本企業(yè)的所有訂單合同的評審和審批工作，生產(chǎn)部門和質(zhì)監(jiān)部門要對擬簽訂的訂單進行生產(chǎn)技術(shù)和質(zhì)量檢查負責(zé)，采購部門要與倉管部門聯(lián)系確定好采購物資的種類、數(shù)量和交貨日期，財務(wù)部門要對所有訂單信息進行登記和審核，將訂單內(nèi)的所有成本和利潤進行核算，結(jié)合實際采購物資的種類、數(shù)量、采購交期、生產(chǎn)日期、交貨日期、資金流動情況以及我國法律對合同條款的相關(guān)規(guī)定進行審核，確認與客戶簽訂的合同具有法律效力，然后再按照簽訂的合同中的內(nèi)容進行物資采購、生產(chǎn)和倉庫管理等工作，將各部門的工作和職責(zé)明確清楚，才能避免部門間推卸責(zé)任導(dǎo)致存貨管理紊亂的問題，才能提高中小民營企業(yè)存貨管理效率。

2.控制存貨采購成本

首先，要對企業(yè)采購人員進行專業(yè)培訓(xùn)教育，要讓他們養(yǎng)成采購定價都要依據(jù)市場調(diào)研結(jié)果來確定的習(xí)慣，而非主觀臆斷或依賴某幾家供應(yīng)商的報價，要深入市場進行調(diào)查，掌握物資采購報價話語權(quán)，這樣才能在采購環(huán)節(jié)壓低存貨管理成本，提高企業(yè)利潤空間。其次，要建立完善的獎懲機制和績效考核機制，對采購人員的采購工作進行考核。主要是針對采購人員吃回扣和中飽私囊等行為進行嚴(yán)格懲戒，將采購人員的灰色收入透明化和規(guī)定化，對采購人員制定詳細的采購獎勵方案，可以將采購人員通過有效的采購行為為企業(yè)節(jié)省的成本的一部分作為采購人員的獎金，激勵采購人員制定性價比高的采購方案，這樣可以提高采購員人低價采購優(yōu)質(zhì)物資的積極性，減少吃回扣和中飽私囊等違規(guī)行為，對發(fā)現(xiàn)的吃回扣和中飽私囊的采購人員進行嚴(yán)懲，確保在采購環(huán)節(jié)企業(yè)能夠采購到性價比最高的物資，這樣才能有效控制存貨采購成本。

3.合理進行賬務(wù)管理

首先，要派專人進行倉庫管理，建立完善的倉庫管理制度，盡量將倉庫設(shè)置為封閉型倉庫，如果難以做到，要對敞開式倉庫和半開放式倉庫進行專門的管理，將倉庫劃分為不同的倉儲區(qū)域，不同倉儲區(qū)域存放不同的物資和產(chǎn)品，不得亂放，且建立嚴(yán)格的貨物出入庫登記制度，盡量只在倉庫設(shè)置一個出入口，如果設(shè)置多個出入口就要分別統(tǒng)計出入口物資和產(chǎn)品，并在當(dāng)天匯總完畢，避免漏記導(dǎo)致的賬面物資信息與實際不符的問題。其次，要用ERP的權(quán)限功能來設(shè)置最優(yōu)庫存量。采購人員根據(jù)最優(yōu)庫存量來制定生產(chǎn)計劃和采購計劃，財務(wù)部門統(tǒng)一審批采購部門和生產(chǎn)部門制定的生產(chǎn)采購計劃。再次，采購人員需初步確定各類物資和產(chǎn)品的出入庫狀態(tài)（數(shù)量和種類），提交出入庫信息單給檢驗人員進行復(fù)驗，采購人員利用收貨單和質(zhì)檢合格單到倉庫申請入庫，倉管人員核實請貨物數(shù)量和種類后將貨物入庫，如果入庫貨物超采購計劃，則需要上報給總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理指示進行下一步操作。最后，倉管人員根據(jù)生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃和領(lǐng)料單進行出庫操作，做到單據(jù)、貨物和賬目同步進行。財務(wù)部門月末進行存貨暫估時，應(yīng)該根據(jù)采購合同和結(jié)算價進行存貨估價，避免主觀臆斷估價行為，并且要對估價人員進行嚴(yán)格的績效考核，避免估價誤差較大。同時，要對倉庫內(nèi)的貨物及時盤點，及時發(fā)現(xiàn)損壞、變質(zhì)和數(shù)量減少的貨物，及時采取措施止損，避免損失擴大。

4.完善存貨儲存管理

對不同種類的貨物要及時分類存放，并設(shè)置好每個貨物的標(biāo)識，確保每個貨物的標(biāo)識清楚且準(zhǔn)確，并將貨物標(biāo)識信息及時錄入到倉管系統(tǒng)中。同時，制定科學(xué)合理的貨物防護措施，對需要特殊防護的貨物進行專門的防護。為了確保倉庫貨物都保存完好，需要加強倉管人員的培訓(xùn)教育，提高倉管人員的貨物防護和管理水平，也可以聘請專業(yè)的倉庫管理人員，根據(jù)倉庫的實際情況，制定詳細可行的倉庫安全管理措施和制度。倉管人員嚴(yán)格按照管理制度進行工作，并加強倉庫的消防設(shè)施安裝，確保倉庫發(fā)生火災(zāi)能在第一時間發(fā)現(xiàn)并及時消滅火災(zāi)。同時，也要做好各部門的協(xié)同配合工作，采購業(yè)務(wù)不能由一人包辦，而是將其分為存貨采購、存貨保管、采購計劃制定、訂貨、驗收和結(jié)算等內(nèi)容分別派人管理，責(zé)任落實到人。采購人員只能根據(jù)批準(zhǔn)的采購單進行采購，不能擅自改變采購物資種類和數(shù)量。采購單必須經(jīng)過審核后方可結(jié)算付款。采購貨款必須經(jīng)過銀行結(jié)算，采購物資必須經(jīng)過驗收后方可入庫，應(yīng)付賬款要及時與總賬進行核對，并及時索要應(yīng)付賬款。引入6S管理制度，所謂6S即整理（ SEIRI）、整頓（ SEITON）、清掃（ SEISO）、清潔（ SEIKETSU ）、素養(yǎng)（ SHITSUKE）、安全（ SAFETY）六個項目，提高存貨管理效率。

5.規(guī)避匯率和存貨價格波動風(fēng)險

任何貨物的價值都會受市場匯率和原材料市場基準(zhǔn)價格波動影響，尤其是中小民營企業(yè)，它們抵御外界市場價格波動風(fēng)險的能力較弱，需要做好預(yù)防措施來規(guī)避匯率和存貨價格波動風(fēng)險。一方面，可以利用金融工具來規(guī)避匯率風(fēng)險，例如：購買銀行推出的匯率較高的金融產(chǎn)品來規(guī)避匯率風(fēng)險等。另一方面，可以聘請專業(yè)的理財專家，利用期貨套期保值功能來規(guī)避存貨價格波動風(fēng)險。

六、結(jié)論

中小民營企業(yè)要想提高自己的盈利水平和市場競爭力，就要重視存貨管理工作，建立完善的存貨管理制度，嚴(yán)格落實存貨管理制度。目前，我國很多中小民營企業(yè)在銷售計劃和生產(chǎn)計劃制定、采購管理、存貨賬務(wù)管理、存貨存儲管理等方面存在問題，嚴(yán)重影響了中小民營企業(yè)的存貨管理質(zhì)量和效率。中小民營企業(yè)需要通過完善的存貨管理制度來明確采購、生產(chǎn)、倉管、財務(wù)等各部門職責(zé)，明確各部門工作內(nèi)容，按部就班執(zhí)行，加強采購管理、賬務(wù)管理和存貨管理，并利用金融工具來規(guī)避匯率和存貨價格波動風(fēng)險，努力提高中小民營企業(yè)存貨管理水平。只有這樣，才能提高中小民營企業(yè)的市場競爭力，促進中小民營企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。