醫(yī)院耗材采購(gòu)流程的內(nèi)部控制研究

張琳琳

[摘要] 長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)部分醫(yī)院缺乏完善的耗材采購(gòu)管理機(jī)制，導(dǎo)致這些醫(yī)院在耗材采購(gòu)過(guò)程中存在一些不規(guī)范、不合理的現(xiàn)象，給醫(yī)院利益造成了嚴(yán)重?fù)p害，也使得醫(yī)院管理出現(xiàn)較大漏洞?；诖?，該文在闡述醫(yī)院耗材采購(gòu)一般流程的基礎(chǔ)上，分別從醫(yī)院耗材采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款4個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)醫(yī)院耗材采購(gòu)流程的內(nèi)部控制策略進(jìn)行了詳細(xì)論述，希望能為提升我國(guó)醫(yī)院耗材采購(gòu)的內(nèi)部控制水平提供一些有益的借鑒。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院耗材;采購(gòu)流程;內(nèi)部控制;請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié);驗(yàn)收環(huán)節(jié)

[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）09（c）-0089-03

[Abstract] For a long time， some hospitals in our country lack a perfect consumables procurement management mechanism， which leads to some irregular and unreasonable phenomena in the consumables procurement process of these hospitals， which has caused serious damage to the interests of the hospitals and made the hospital management more loopholes. Based on this， on the basis of explaining the general process of hospital consumables procurement， this article discusses the internal control strategy of hospital consumables procurement process in detail from the four links of hospital consumable procurement， purchase， acceptance， and payment， hoping to improve the internal control level of hospital consumables procurement in our country and to provide some useful references.

[Key words] Hospital consumables; Procurement process; Internal control; Requisition link; Acceptance link

在我國(guó)，醫(yī)院是一個(gè)非常重要的單位，事關(guān)國(guó)計(jì)民生，對(duì)人民生活穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著很大的影響。為有效發(fā)揮醫(yī)院職能，提高醫(yī)院的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，醫(yī)院必須高度重視內(nèi)部控制工作，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，不斷提升醫(yī)院醫(yī)療水平，控制醫(yī)院采購(gòu)成本，為醫(yī)院健康有序發(fā)展提供不竭動(dòng)力。作為醫(yī)院開(kāi)支的大頭，耗材采購(gòu)向來(lái)是內(nèi)部控制的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院耗材采購(gòu)流程的內(nèi)部控制，對(duì)于構(gòu)建醫(yī)院耗材陽(yáng)光采購(gòu)機(jī)制、堵塞醫(yī)院耗材采購(gòu)管理漏洞、促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的作用。因此，研究分析針對(duì)醫(yī)院耗材采購(gòu)流程的內(nèi)部控制策略非常必要。醫(yī)院耗材采購(gòu)的流程一般包括請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收和付款4個(gè)環(huán)節(jié)。

1? 醫(yī)院耗材采購(gòu)的一般流程

①請(qǐng)購(gòu)。醫(yī)院有關(guān)部門應(yīng)在耗材使用量不足之前提出耗材采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)醫(yī)院管理人員，經(jīng)管理人員簽字后，把申請(qǐng)耗材數(shù)量交給招標(biāo)采購(gòu)中心進(jìn)行采購(gòu)。②采購(gòu)。按照耗材采購(gòu)審批表的內(nèi)容，采購(gòu)部門到市場(chǎng)上進(jìn)行采購(gòu)。為確保采購(gòu)活動(dòng)的合理性和科學(xué)性，醫(yī)院應(yīng)建立健全職能分離制度，保證不相容職位間的獨(dú)立性，有效提高耗材采購(gòu)質(zhì)量。③驗(yàn)收。耗材采購(gòu)?fù)旰螅挥舍t(yī)院專門人員對(duì)耗材質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，采購(gòu)耗材的質(zhì)量必須完全符合醫(yī)院采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，耗材質(zhì)量不符合要求的應(yīng)辦理退貨手續(xù)。④付款。醫(yī)院財(cái)務(wù)部門按照財(cái)務(wù)政策規(guī)定，在耗材驗(yàn)收入庫(kù)以后進(jìn)行付款。付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)核對(duì)被采購(gòu)企業(yè)的簽字情況和采購(gòu)發(fā)票情況，在所有手續(xù)齊全、有效、達(dá)標(biāo)的情況可以付款。付款環(huán)節(jié)應(yīng)重點(diǎn)完善不相容職務(wù)分離制度，復(fù)核付款金額，確保采購(gòu)耗材與付款金額相匹配，避免給醫(yī)院造成不必要的損失。

2? 醫(yī)院耗材采購(gòu)流程的風(fēng)險(xiǎn)分析

醫(yī)院耗材采購(gòu)涉及的資金數(shù)額大、耗材類型多，采購(gòu)環(huán)節(jié)也較多，這導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)可以出現(xiàn)在多個(gè)節(jié)點(diǎn)。例如，在請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)中，單價(jià)不高的耗材的采購(gòu)審核較為寬松，引進(jìn)后存在一定的使用風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)部門的計(jì)劃編制是基于以前的采購(gòu)記錄和對(duì)未來(lái)病人需求的預(yù)測(cè)，但這也可能面臨供給與需求矛盾的風(fēng)險(xiǎn);又如，在選擇供應(yīng)商時(shí)，若供應(yīng)商選擇失當(dāng)，就可能面臨交貨延期、貨物質(zhì)量不高、不能提供發(fā)票等風(fēng)險(xiǎn);又如，在驗(yàn)收時(shí)，可能存在驗(yàn)收工作缺少依據(jù)、出現(xiàn)無(wú)效驗(yàn)收等風(fēng)險(xiǎn)。

針對(duì)醫(yī)院耗材采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)多面廣的現(xiàn)狀，采購(gòu)人員必須從各個(gè)環(huán)節(jié)著手，強(qiáng)化全過(guò)程內(nèi)部控制，確保采購(gòu)質(zhì)量，嚴(yán)防采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

3? 醫(yī)院耗材采購(gòu)流程的內(nèi)部控制策略

3.1? 請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)

①明確科室權(quán)限。目前，在決定采購(gòu)耗材的規(guī)格方面，醫(yī)院科室主任的權(quán)力過(guò)大，甚至能夠指定耗材的供應(yīng)商，嚴(yán)重影響了對(duì)耗材采購(gòu)的管理。所以，需要對(duì)醫(yī)院科室請(qǐng)購(gòu)的范圍和權(quán)力進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，明確科室請(qǐng)購(gòu)的權(quán)限，且以制度的形式固定下來(lái)。另外，請(qǐng)購(gòu)單需對(duì)采購(gòu)耗材的類別、規(guī)格、質(zhì)量等級(jí)、數(shù)量、到貨時(shí)間、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求等事項(xiàng)進(jìn)行明確說(shuō)明。

②明確審批職責(zé)。因科室部門間的運(yùn)作是獨(dú)立的，不同部門同時(shí)請(qǐng)購(gòu)?fù)鶗?huì)出現(xiàn)重復(fù)審批的情況。另外，為防止出現(xiàn)不合理或過(guò)量采購(gòu)，避免資源浪費(fèi)，提升科室部門利用資源的效率，需對(duì)審批部門的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確。審批部門應(yīng)根據(jù)預(yù)算計(jì)劃及相關(guān)規(guī)定，考慮合理性、必要性和適當(dāng)性，對(duì)科室提出的請(qǐng)購(gòu)給予審批。審批的基本原則是在保證科室合理需求的基礎(chǔ)上，有效避免和控制不必要的采購(gòu)。審批流程為：科室部門按照權(quán)限申請(qǐng)耗材采購(gòu)，將請(qǐng)購(gòu)表提報(bào)設(shè)備處、招標(biāo)采購(gòu)中心對(duì)規(guī)定權(quán)限內(nèi)和年度預(yù)算內(nèi)的申請(qǐng)予以審批，對(duì)于超出該范圍的申請(qǐng)，交由分管副院長(zhǎng)進(jìn)行審批。

③請(qǐng)購(gòu)審批分離。審批和請(qǐng)購(gòu)是互不相容的兩個(gè)職務(wù)，假如這兩個(gè)職務(wù)由同一個(gè)部門或同一個(gè)人負(fù)責(zé)，不但容易出現(xiàn)錯(cuò)誤行為，而且可能出現(xiàn)掩蓋舞弊事實(shí)的行為。把審批和請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)分別交由不同的人員和部門來(lái)管理，可有效實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的相互牽制，大大減少采購(gòu)過(guò)程中舞弊風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)由需求科室提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)由設(shè)備處、分管副院長(zhǎng)審批之后，招標(biāo)采購(gòu)中心的采購(gòu)流程才可繼續(xù)。

④緊急請(qǐng)購(gòu)或臨時(shí)采購(gòu)的處理。緊急請(qǐng)購(gòu)或臨時(shí)采購(gòu)屬于預(yù)算外采購(gòu)，應(yīng)當(dāng)特事特辦，開(kāi)辟采購(gòu)綠色通道。比如面對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，如果再按常規(guī)審批流程操作，往往會(huì)對(duì)工作造成一定程度的影響。因此，在特殊時(shí)期醫(yī)院耗材采購(gòu)應(yīng)遵循以下3個(gè)方面的原則：第一，構(gòu)建采購(gòu)綠色通道;第二，提高效率，保證時(shí)效;第三，全程留痕，存檔備查。

3.2? 采購(gòu)環(huán)節(jié)

①招標(biāo)文件的編寫(xiě)。招標(biāo)文件一般由商務(wù)條款和技術(shù)條款兩部分組成。商務(wù)條款主要決定采購(gòu)的價(jià)格、供貨時(shí)間以及付款方式等，商務(wù)條款不合理會(huì)對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)造成很大影響，導(dǎo)致醫(yī)院出現(xiàn)資金方面的壓力。技術(shù)條款主要決定采購(gòu)耗材的質(zhì)量，一般根據(jù)需求科室提報(bào)的技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)進(jìn)行制定。所以，醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)中心需要與設(shè)備處、財(cái)務(wù)部門以及其他部門加強(qiáng)協(xié)作，結(jié)合醫(yī)院具體實(shí)際編寫(xiě)耗材招標(biāo)文件。

②對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)的完善。招標(biāo)采購(gòu)中最為關(guān)鍵的一環(huán)就是對(duì)供應(yīng)商的確定，只有確定好供應(yīng)商，才可有效減少采購(gòu)策劃成本、確保采購(gòu)耗材的質(zhì)量。所以，醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，從組織運(yùn)用情況、產(chǎn)品情況、信息溝通交流情況等多個(gè)方面構(gòu)建對(duì)供應(yīng)商的全面評(píng)價(jià)指標(biāo)。另外，對(duì)這些評(píng)價(jià)指標(biāo)要最大限度地進(jìn)行量化，特別是一些關(guān)鍵性的指標(biāo)，例如：準(zhǔn)時(shí)交貨率、價(jià)格優(yōu)勢(shì)、退貨處理時(shí)間、批次退貨率等。

③招標(biāo)文件與評(píng)標(biāo)文件分離。編制評(píng)標(biāo)文件和招標(biāo)文件為兩個(gè)不相容的職務(wù)工作，應(yīng)當(dāng)由不相關(guān)的部門或人員擔(dān)任，從而有效減少內(nèi)部舞弊帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，降低出現(xiàn)采購(gòu)回扣的概率。另外，明確分工可大大提升招標(biāo)的效率，減少?zèng)Q策的失誤。一般情況下由招標(biāo)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)編制醫(yī)院耗材招標(biāo)文件，并設(shè)立單獨(dú)的評(píng)審委員會(huì)來(lái)評(píng)審各招標(biāo)文件。為提高評(píng)價(jià)過(guò)程的準(zhǔn)確性、全面性，通常評(píng)審委員會(huì)要由財(cái)務(wù)處、設(shè)備處、審計(jì)處、需求科室等涉及采購(gòu)的各部門代表組成。護(hù)理、臨床等方面的人員參加比例要在2/3以上，評(píng)標(biāo)人員數(shù)量應(yīng)為單數(shù)，一般為5～11人，應(yīng)隨機(jī)從專家備選庫(kù)中抽選以上人員，必要的情況下可從院外聘請(qǐng)相關(guān)專家參加評(píng)審工作。

另外，對(duì)于特殊時(shí)期的耗材采購(gòu)應(yīng)有特殊規(guī)定，例如在疫情防控期間，醫(yī)院耗材緊急采購(gòu)可實(shí)施采購(gòu)項(xiàng)目電子化操作，最好在線提供采購(gòu)文件、在線提交投標(biāo)文件，并實(shí)行電子評(píng)審、電子開(kāi)標(biāo)等。

3.3? 驗(yàn)收環(huán)節(jié)

①入庫(kù)登記。庫(kù)管員在耗材到貨后，應(yīng)按照隨貨憑證認(rèn)真檢查貨物的外形和數(shù)量，經(jīng)檢查無(wú)誤后，全面登記耗材的情況，并給驗(yàn)收小組、設(shè)備處出具入庫(kù)通知單，給供貨商出具供貨單。

②貨物檢驗(yàn)。醫(yī)院各部門派出聯(lián)合驗(yàn)收小組，按照耗材驗(yàn)收入庫(kù)制度的相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真對(duì)照經(jīng)批準(zhǔn)的耗材請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)耗材的規(guī)格、品種、質(zhì)量、數(shù)量以及其他有關(guān)內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行審核驗(yàn)收，經(jīng)驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。另外，根據(jù)收到的耗材訂購(gòu)單編制驗(yàn)收單，一式三聯(lián)，醫(yī)院設(shè)備處、財(cái)務(wù)處、招標(biāo)采購(gòu)中心各留存一份。

3.4? 付款環(huán)節(jié)

①編制付款憑單。為確保順利開(kāi)展采購(gòu)的后續(xù)工作，醫(yī)院設(shè)備處應(yīng)在收到貨物驗(yàn)收單以后及時(shí)付款給供應(yīng)商。另外，為有效防止采購(gòu)員發(fā)生徇私舞弊行為，應(yīng)對(duì)有關(guān)申請(qǐng)付款文件進(jìn)行嚴(yán)格要求。設(shè)備處應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商的發(fā)票以及有關(guān)的訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、采購(gòu)合同、請(qǐng)購(gòu)單等進(jìn)行獨(dú)立的審核，在對(duì)這些單據(jù)的合法性、真實(shí)性、完整性和合規(guī)性確認(rèn)無(wú)誤的基礎(chǔ)上，填寫(xiě)預(yù)先編好的付款憑單，同時(shí)要對(duì)付款憑單數(shù)額、單據(jù)填寫(xiě)的正確性進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)檢查，然后把以上文件交給審計(jì)處進(jìn)行審核，由審計(jì)處確認(rèn)無(wú)誤后，再向財(cái)務(wù)處申請(qǐng)付款。

②審核發(fā)票。財(cái)務(wù)處應(yīng)重點(diǎn)對(duì)訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、合同協(xié)議、請(qǐng)購(gòu)單等有關(guān)憑證進(jìn)行審核，主要審核驗(yàn)收單上是否有設(shè)備處保管人員和驗(yàn)收人員的簽字，請(qǐng)購(gòu)單上是否有設(shè)備處保管人員和相關(guān)科室人員的簽字，訂購(gòu)單上是否有設(shè)備處采購(gòu)人員的簽字;發(fā)票上的耗材名稱是否與請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單、訂購(gòu)單上的耗材名稱相一致;應(yīng)進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)的耗材，是否有合同協(xié)議;有關(guān)支付款項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)了集體簽字或經(jīng)具備審批權(quán)限的人員簽字同意等。經(jīng)財(cái)務(wù)處審核通過(guò)后，方可進(jìn)行貨物付款，同時(shí)財(cái)務(wù)處要對(duì)耗材采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬，財(cái)務(wù)處與需求科室每月要對(duì)耗材采購(gòu)賬目進(jìn)行核對(duì)，以確保賬實(shí)相符。

與此同時(shí)，為加強(qiáng)對(duì)耗材采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，通過(guò)紀(jì)委和審計(jì)部門定期或不定期地對(duì)醫(yī)院各耗材采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，監(jiān)督耗材采購(gòu)各環(huán)節(jié)的行為是否合法合規(guī)，防止出現(xiàn)徇私舞弊、弄虛作假、收受回扣等不法行為，最大限度地發(fā)揮紀(jì)委和審計(jì)部門的監(jiān)督職能，確保醫(yī)院耗材采購(gòu)各環(huán)節(jié)中會(huì)計(jì)信息的合法性和真實(shí)性，保證醫(yī)院采購(gòu)耗材的質(zhì)量，有效控制醫(yī)院的成本費(fèi)用。在審計(jì)過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)違紀(jì)違法行為，要嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，做到違法必究。對(duì)于審計(jì)人員在工作中存在不恪盡職守、不遵守審計(jì)原則等行為的，要及時(shí)將其調(diào)離審計(jì)崗位，確保審計(jì)工作的真實(shí)性和有效性，從而不斷完善醫(yī)院內(nèi)部控制制度及內(nèi)部監(jiān)督體系，切實(shí)發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督職能。

4? 醫(yī)院耗材采購(gòu)內(nèi)部控制的保障措施

4.1? 優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

醫(yī)院應(yīng)建立耗材采購(gòu)管理小組，由財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、物資供應(yīng)維護(hù)部、監(jiān)察審計(jì)部等部門共同組成物資采購(gòu)小組，負(fù)責(zé)對(duì)耗材采購(gòu)進(jìn)行組織領(lǐng)導(dǎo)，提出質(zhì)疑和建議。同時(shí)，還應(yīng)明確各個(gè)部門在執(zhí)行、監(jiān)督方面的職責(zé)，分解業(yè)務(wù)流程，把責(zé)任落實(shí)到具體人和科室。見(jiàn)表1。

4.2? 加強(qiáng)采購(gòu)人員管理

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其內(nèi)部控制意識(shí)，督促采購(gòu)人員熟練掌握好采購(gòu)的制度與紀(jì)律?？赏ㄟ^(guò)邀請(qǐng)專業(yè)人士授課的方式提升采購(gòu)人員的法制觀念，并通過(guò)執(zhí)業(yè)許可制度激勵(lì)員工參與繼續(xù)教育，提升自身專業(yè)技術(shù)水平。其次，醫(yī)院應(yīng)建立耗材采購(gòu)內(nèi)控評(píng)價(jià)機(jī)制，評(píng)價(jià)采購(gòu)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，以采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)質(zhì)量和采購(gòu)效果3個(gè)指標(biāo)衡量采購(gòu)人員的績(jī)效，通過(guò)目標(biāo)績(jī)效考核來(lái)增強(qiáng)采購(gòu)人員的內(nèi)生動(dòng)力。

4.3? 建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

醫(yī)院應(yīng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，小組要涵蓋采購(gòu)部、物資供應(yīng)維護(hù)部、監(jiān)察審計(jì)部等部門，還可以邀請(qǐng)外部專家學(xué)者，小組應(yīng)持續(xù)關(guān)注耗材采購(gòu)的可持續(xù)性，通過(guò)流程圖分析、問(wèn)卷調(diào)查、研討會(huì)等方式識(shí)別采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和可能引起的后果，提出針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)防范策略。

5? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院只有高度重視內(nèi)部控制體系建設(shè)，才可有效提高對(duì)耗材采購(gòu)的管理水平，采取針對(duì)性措施對(duì)耗材采購(gòu)過(guò)程中的突出問(wèn)題實(shí)施有效管理。因此，醫(yī)院應(yīng)從耗材采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保耗材采購(gòu)的質(zhì)量，有效控制耗材采購(gòu)成本，更好地促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

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（收稿日期：2020-06-26）