淺談項目全生命周期檔案管理現(xiàn)狀及對策

許奕

摘要：隨著我國經濟的迅速發(fā)展，全球互聯(lián)網技術的普及，我國項目管理面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。項目管理中必須采用更多科學化、信息化的技術，才能從根本上提高檔案管理的質量與效率。當前檔案管理效果較好的單位，運用信息化的速度都較快；反之則較差。本文將對項目全生命周期檔案管理的現(xiàn)狀進行探究，并在此基礎上，提出科學有效的管理對策，僅供參考。

關鍵詞：項目；全生命周期；檔案管理

引言

檔案管理是項目管理工作中重要且關鍵的環(huán)節(jié)。檔案管理的主體是建設工程中各項真實的記錄，也是后期項目正式投產運行、擴建等工作的關鍵依據。因此，為了確保檔案管理的效果，應從項目全生命周期來緊抓管理工作，全面提升單位項目管理的質量與效率。

一、項目全生命周期的概念

項目全生命周期是指在項目中從立項開始，包括新建項目、改建、擴建，進行有起止時間、達到一定規(guī)定、有組織關聯(lián)的項目過程，這一過程主要包括立項、調研、現(xiàn)場勘察、項目設計、招投標、物料采購、建設實施、試運行、驗收完工以及后期評價等若干個環(huán)節(jié)。而對照項目全生命周期進行檔案管理是整個流程中重要的組成部分，在檔案管理工作中主要是對項目中全部過程形成的各類形式的文件資料數據進行管理，其中檔案資料可以是文字、圖表、計算結果、影像等。具體來說就是項目中形成的各類文件。而檔案管理則是對這些文件進行有效的采集、鑒別、分類、歸檔保存、查閱等。

二、當前我國檔案管理中存在的問題概述

隨著我國建筑經濟的快速發(fā)展，以及全球信息化、技術化速度的加快，我國檔案管理正面臨著一系列的問題及挑戰(zhàn)。首先，檔案量巨大，管理條件太差。我國諸多的建筑、重工等企業(yè)的檔案不僅數量巨大，而且保存環(huán)境較差。對于建筑、重工等傳統(tǒng)行業(yè)，其資料一般都是圖紙，且其尺寸也不一。整理起來難度高，且裝訂時難度也較大。因此，在對該檔案進行保存管理時，需要占用大量的人力、物力及存儲空間。同時，由于檔案量大，導致保存空間嚴重不足，檔案只能存放于檔案室。如檔案室不具備檔案保存的恒溫恒濕的環(huán)境條件，進而影響檔案管理的質量與效果。其次，管理檔案中存在著重結果、輕過程的問題。對檔案進行科學有效的管理，是確保項目的每個環(huán)節(jié)的每項記錄都能被及時準確地記錄與保存。然而在檔案管理實踐中，存在重結果、輕過程的問題，這樣嚴重影響了檔案管理的質量及單位的穩(wěn)定發(fā)展。同時，單位根本沒有委派專人對檔案進行專門技術化的管理，管理流程也缺乏規(guī)范化，也影響了檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。再次，管理檔案的機制滯后，保存安全性差。當前我國項目管理中的檔案管理一般采取紙質版進行保存，在查找檔案資料時不僅浪費大量的人力、物力及時間，而且其保存的安全性也無法得到充分的保障。但有些項目也會采取電子版的保存方式。無論采取何種檔案管理方式，其都需具備安全性。否則就極易導致檔案丟失的現(xiàn)象，會給單位帶來一定的損失。

三、檔案管理工作存在的特點

1.檔案管理工作的內容復雜

在很多檔案管理工作當中都存在著大量的資料文件，在管理過程中十分繁瑣復雜，需要大量的時間和人力去鑒別處理并歸檔保存，尤其是在項目全生命周期的情況下，整個項目從立項開始的文件就全部保存在其中，直到項目結束，會存在大量的文件資料。在一些較大的項目中，項目的建設時間將達到一年甚至是數年，在此期間形成的各類文件和資料規(guī)模將非常龐大，因此，在項目全過程中的檔案管理工作，涉及的檔案文件數量多，各個文件之間的邏輯關系復雜。此外，在很多重要的建設項目中，各類文件的專業(yè)性較高，很多檔案管理人員對于其中的內容無法完全的理解和掌握，需要有較高的相關技術知識。

2.檔案文件價值高

在很多項目全生命周期的檔案文件中，都存在著整個項目的全部真實記錄，并包括其中較為全面的項目建設施工技術方法以及相應的工藝標準、設備操作方法等內容，這些施工過程的相關資料具有較高的應用價值，需要對這些資料進行科學有效的保存，詳細地記錄和保管其中的施工工藝、技術應用、設備操作以及項目工程組織模式等內容，這些資料文件有著較高的先進性，在以后的項目建設工作中能夠提供十分珍貴的技術支持和數據參考。

四、優(yōu)化項目全生命周期檔案管理的對策

隨著全球信息化發(fā)展速度的加快，大數據時代已經全面到來。因此，要想更好地對項目全生命周期檔案進行科學有效的管理，必須運用大數據、人工智能、云計算等先進的信息技術，對檔案進行科學的管理，全面提高管理的效率與效果。當前，我國已經制造了新一代人工智能、大數據行動、“互聯(lián)網+”行動等一系列的重大行動，表明我國已經全面邁進信息技術化經濟發(fā)展時代。因此，要提高檔案管理的效果，必須要對項目全生命周期檔案管理的對策進行創(chuàng)新，具體可以從以下幾個方面著手。

1.完善檔案管理機制，提高人員綜合素質

在項目管理前期階段，要盡力完善檔案的管理機制，提高檔案管理人員的綜合素質。確保前期的準備工作能為后期的檔案管理提供明確的機制、優(yōu)秀的管理人才等。首先，對于檔案機制的內容，其應包括明確的檔案工作管理體系，即檔案管理的具體部門、主管領導、檔案管理人員的人數以及具體職責等。其次，要制定明確的檔案管理的原則。將檔案工作納入單位領導的議程中，并且由相關領導對檔案管理的人員及過程進行全方位監(jiān)督，同時制定科學合理的崗位考核制度。再次，要全面提升檔案管理人員的綜合素質。在上崗前必須要進行全面的檔案管理知識培訓，并對所選檔案管理人員進行綜合考核，考核通過后擇優(yōu)上崗。還應定期對檔案管理人員進行職業(yè)培訓，全面提高檔案管理人員的管理能力與綜合素質。

2.優(yōu)化新項目的檔案工作方式

在項目進入實施階段后，就要開始對項目檔案進行科學的收集與管理，檔案管理人員只有不斷地創(chuàng)新與優(yōu)化新項目的檔案工作方式，才能提升檔案管理的效果與水平。針對檔案工作方式，在簽訂合同時，就應確定檔案管理的要求，以及確定保障金、滯納金等，利用經濟方式來約束合同相對方。由于檔案管理貫穿于項目實施的整個過程中，因此在對項目進行檢查、總結同時，做好檔案的收集與整理工作。針對檔案資料的收集，要求檔案管理員要確保每項資料的完整性與準確性，并對歸檔、移交等做好詳細的記錄。針對項目驗收時的項目管理工作，相關檔案管理人員必須參加工程所有的竣工驗收會議，及時對檔案的竣工驗收情況和資料進行總結與收集，并制作成完整的檔案記錄，確保日后查閱。

3.采用自動化、信息化的檔案管理方式

隨著信息化技術的不斷加快，檔案管理的方式也不斷地創(chuàng)新，來提升檔案管理的效率與水平。項目檔案管理中，像CAD、Pro/e等優(yōu)秀的設計軟件已被有效地運用，極大地提高了檔案管理的工作效率，降低各種成本，同時也便于保存與管理。因此，檔案管理工作者應科學合理地選擇辦公軟件，全面提高檔案的信息化管理水平。確保檔案從收集到歸檔存放都具備一套完整的流程，實現(xiàn)檔案管理全過程的自動化。

4.利用5W1H分析法對管理流程進行優(yōu)化

5W1H分析法是對項目的原因、對象、時間、地點、人員、方法等六個方面進行分析，進而優(yōu)化檔案管理的流程。通過5W1H分析法可以全面的梳理項目檔案中的各項環(huán)節(jié)，在管理工作中，管理人員不用在項目環(huán)節(jié)完成后才能看到檔案資料，而是隨著整個項目的不斷推進而鑒定檔案資料，通過這一方式能夠更好地對檔案進行管理。5W1H分析法可以保證項目檔案的文件資料具有較高程度的完整性、真實性以及規(guī)范性，可以有效地降低檔案工作返工的問題，并進一步地提高檔案管理的工作效率和管理質量，并可以通過現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)進行操作，有效地簡化項目全生命周期的情況下檔案管理的操作。

五、結語

綜上所述，要從根本上提升檔案管理工作的效率與質量，必須從項目全生命周期的角度出發(fā)，做好項目每個階段的項目管理工作。同時要不斷地創(chuàng)新檔案管理方式，采用自動化檔案管理方式，全面提升檔案管理的效果與水平。■

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