淺談內部審計在醫(yī)院零星采購中的應用

雷英

摘要：如今改革進入深水區(qū)，政府職能改革不斷深入推進，簡政放權就是其中之一，醫(yī)療機構作為事業(yè)單位，其采購自主權不斷擴大，尤其是在小額零星采購領域，如何加強監(jiān)管，在小額零星采購業(yè)務中營造一個更加公開、公平的良好采購環(huán)境，是我們審計部門重點關注和焏需規(guī)范的領域，本文主要對我院小額零星采購工作中的審計監(jiān)管進行回顧性分析，探索內部審計在小額零星采購中的重點關注點和審計應用策略。

關鍵詞：采購自主權；零星采購；內部審計

引言

不同于帶量集中采購，醫(yī)院的零星采購業(yè)務主要表現(xiàn)為采購物資品系繁雜、數(shù)量小、價值低、訂貨批次頻繁、應急采購等特點，這些都不可避免增加了采購過程的監(jiān)管難度。同時，受制于倉庫存儲能力的限制，采購方時常需要在配送服務成本與采購成本間平衡、取舍乃至于與供貨方進行博弈等。如何在保障采購物資質量的前提下，保證零星采購的批次頻度適當、價格實惠、渠道合理、兼顧效率、風險可控，需要院內審計部門不斷探索和深入研究監(jiān)管手段，規(guī)范內部審計監(jiān)管流程。

一、研究背景

在目前國家改革不斷深入的時代背景下，醫(yī)院的物資采購行為必須嚴格遵循國家的法律法規(guī)，在采購量、價均相對較低的零星采購上，國家行政管理機關不斷減政放權，倡導建立公開公平、自主、協(xié)商議價、采購平臺化等良性市場環(huán)境。在當前采購新形勢下，我院審計科以采購風險防控、加強采購流程監(jiān)管、降成本增效益為抓手，積極探索有效的審計監(jiān)管措施，不斷拓展監(jiān)管新思路，推動我院醫(yī)療采購審計監(jiān)管工作與時俱進，降成本增效益上臺階。

與時俱進，學習和踐行地方政府采購政策，推動區(qū)域經濟發(fā)展。為支持本地區(qū)企業(yè)發(fā)展，2019年3月韶關市商務局出臺政策——《關于發(fā)布我市限上商貿、規(guī)上其他盈利性服務企業(yè)名單的通知》，鼓勵70%采購地區(qū)化[3]……醫(yī)院不僅需要考慮經濟成本，而且需要支持醫(yī)院地區(qū)經濟環(huán)境發(fā)展，采購渠道范圍需要適宜。近年來，隨著國家品牌計劃的不斷推進，為充分發(fā)揮國產品牌優(yōu)勢和規(guī)模效應，醫(yī)院自主采購在品牌產品選擇上應積極響應國家和政府號召，不僅有利于保護地區(qū)企業(yè)、促進品牌成長，也有利于支持區(qū)域產業(yè)做大做強。

二、零星采購業(yè)務的特點和監(jiān)管重點環(huán)節(jié)

第一，多數(shù)零星采購單品價值低、種類規(guī)格龐雜、采購渠道選擇余地較大。如單品長尾夾有2#、3#……等多種規(guī)格，價格各異，有百來個品牌，不計其數(shù)供應商，既可以到商場、書城、小賣部等零售購買，也可以到批發(fā)城、淘寶、電商去適量海淘。但因為采購金額不大，不會投入較多詢價、議價、外采精力，所以出于采購效率的考慮，往往價格談判熱情不高，有的采購人員在與供應商談判時，不愿意就價格與之多費口舌，基本上是由供應商說了算。在這種情況下審計監(jiān)管重點是采取措施打破成規(guī)，按屬性歸類，引入競爭供貨機制，使醫(yī)院獲得主動權的同時，有利于降低進貨成本。

第二，零星采購物資領購頻繁，倉庫物資周轉快。倉庫為保持穩(wěn)定的較低庫存量，采購員往往需要根據(jù)庫存變化和實際需求計劃不斷組織進貨，這就要求供應商具有較強的配送服務能力，因為一旦供應商配送服務能力不足，供貨不及時，日常采購容易變成急采，這樣就會大幅增加采購的人力和時間成本。頻繁增加訂貨批次、應急采購，同樣也會增加供應商供貨成本。如何在保障配送服務與降低采購成本之間取得平衡，審計監(jiān)管的重點是遵循當?shù)匚飪r、就近采購原則，既有利于扶持地區(qū)經濟發(fā)展，又保證了相對穩(wěn)定的供貨渠道。

第三，零星采購要兼顧滿足常規(guī)計劃采購和特殊需求。零采的有效管理一方面需要領耗定額控制，另一方面要與特殊需求、特殊審批相結合，做到?？茖Ｓ?、兼顧特殊情況和合理定額控制。重點是定額控制要適當，即既不會造成定額過大，科室無成本控制或多領物資造成浪費，又不會因為定額過小，造成合理的采購需求抑制。此外，零星采購訂貨量不宜過大，否則，一旦科室提出變更需求，容易造成庫存積壓、資源浪費。例如，A4大小的文件袋不能滿足財務科資料裝存，而需要A3甚至更大的文件袋；硬質塑料文件袋容易磨損，可能需更換為軟質網格公文袋等，這些物資都需要及時換貨、退貨、補貨處理。審計監(jiān)管的重點是不但采購批次要適當，而且要求供應商服務響應要快，需要有一定的應急服務應變能力。

第四，需求科室缺乏對采購品規(guī)的深入認知，這一劣勢極易被采購員或供應商利用。在實際的市場交易過程中，同一品系的不同規(guī)格、型號之間的價格存在著巨大差別。同一品系的不同生產廠商之間其價格也存在巨大差異。若采購員、倉管員、經辦人監(jiān)管不到位，容易讓供應商鉆科室不精通品規(guī)的空子，容易出現(xiàn)貨品規(guī)格填報失真，例如，利用低價品系來冒充高價品系物資，以賺取中間差價，甚至出現(xiàn)相關采購、倉管人員與供應商勾結，弄虛作假，偷龍轉鳳，極易滋生腐敗行為。審計監(jiān)管的重點是理順采購流程，加強流程各環(huán)節(jié)監(jiān)管，增強監(jiān)管意識，嚴格履責，防范風險。

三、零星采購內部審計策略

因為零星采購物資單價低，總金額不大，所以常常被忽視，如果不加防范、疏于監(jiān)管，也容易造成管理漏洞，滋生腐敗行為。所以內部審計人員需要定期對零星采購業(yè)務進行審查和監(jiān)管。內部審計部門開展采購審計工作的主要目的是保障采購物資質量，提高效率，減低采購成本，同時保證采購程序的合規(guī)合法。因此，內部審計不僅僅是審查制度、流程等的執(zhí)行情況，而且要重點加強對采購人員、實物、資金、供應商的內控管理。

第一，在零星采購的流程設計上，包括對計劃、訂貨、供應、倉儲、驗收、領用、盤點、付款等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)在制度中均需明確其職責分工、工作任務、執(zhí)行要求等，使流程之間環(huán)環(huán)相扣、相互制約。內部審計的重點是審查制度和流程的制定、審查執(zhí)行中可能存在的缺陷和漏洞，降低舞弊風險。

首先，透過制度審查各環(huán)節(jié)崗位職責履行情況。在計劃環(huán)節(jié)，科室計劃需要科室主管和編制人員雙重簽字，作為采購訂貨和領用物資的依據(jù)。在訂貨環(huán)節(jié)，采購員按審批后的計劃，倉庫提交批次采購量，采購員組織采購，并保證采購的批次和量準確無誤、價格合理。在供應商環(huán)節(jié)，要依據(jù)法律法規(guī)和醫(yī)院管理制度的相關規(guī)定，選擇供應商，并選擇是否采取直接采購、詢價采購、協(xié)議采購或是自主招標采購、委托招標等采購方式。在供應環(huán)節(jié)，對供應商的供貨服務需登記其到貨、換貨、退貨記錄，對到貨不及時、量質不符等情形可依據(jù)采購合同進行考核、扣款處理。在驗收環(huán)節(jié)，倉庫管理員和采購員需雙重核對采購物資的型號、規(guī)格、價格，清點數(shù)量，核對質量。在入庫倉儲環(huán)節(jié)，倉庫保管員應做到采購物資擺放整齊、分類清晰、便于拿取和核對。在領用環(huán)節(jié)，科室需指定專人按需求計劃領用，同時需核對領用物資型號、規(guī)格、數(shù)量無誤。財務科材料會計需按月度對超定額消耗的科室進行考核。在付款環(huán)節(jié)，財務科對付款申請、審批計劃、供貨發(fā)票、入庫清單逐一勾對，保證資金支付辦理手續(xù)完備、銜接緊密、支付無誤。在盤點環(huán)節(jié)，每月需匯總定期盤點數(shù)據(jù)，查實無長期積壓物資，倉庫賬卡物一致，等等。通過內部審計發(fā)現(xiàn)相關環(huán)節(jié)職責履行過程中的錯和弊，及時發(fā)現(xiàn)制度缺陷和流程疏漏，并予及時改進流程和完善制度，使得管理行為更加規(guī)范、制度化、流程化，監(jiān)管更富成效。

其次，審查采購流程執(zhí)行情況。采購分為計劃內、計劃外采購兩類，對計劃內采購按常規(guī)流程審批，從計劃、采購、驗收、入庫保管，到出庫領用、物資配送各物流環(huán)節(jié)相扣，履行職責，落實簽批簽字手續(xù)。對計劃外、專科專用、特殊領用等需求，審計需按特定審批流程處理，不僅須經采購部門主管審批，對于超出一定金額的物資采購還需主管院長審批。審查超定額領用的原因和其審批手續(xù)，對于沒有按規(guī)定程序審批者，直接在科室成本考核中減分并追究使用科室責任。倉儲管理物資分為儲備類物資、非儲備類物資，對于辦公、日用等入庫儲備物資必須按照制度實物驗收入庫管理。對于碳粉、硒鼓等非儲備物資應按照供應商外包服務有關規(guī)定，科室下單，采購員派單通知上門服務，科室經辦人和科主任驗收簽單，單據(jù)返回采購員辦理出入庫，醫(yī)院內部水電維修采取同類流程處理。對于實行?？茖Ｓ?、零庫存管理的物資，采購員按倉庫的采購計劃和批次，通知供應商直供需求科室，經科室經辦人和科主任驗收簽單，單據(jù)返回倉庫保管員辦理出入庫。審計人員可以會同采購部門不定期抽查實物到貨情況和單據(jù)傳遞情況等，驗證各環(huán)節(jié)信息傳遞是否及時、對稱。

第二，從較長時間周期來看，零星采購是個動態(tài)監(jiān)管過程，其在人員、實物、資金、供應商、價格管理上均處于波動狀態(tài)，這種波動性表現(xiàn)在人員定期輪崗、實物進出有序、資金銀行轉賬、2—3個月周期性滾動付款、供應商每2—3年重新競價、價格隨詢價及競價結果而變動等。加強小額零星采購的管理，將小額零星采購納入內部控制體系，審計圍繞內部控制管理需要，開展對關鍵監(jiān)控點的審查、監(jiān)督，保障內部監(jiān)控的目標實現(xiàn)、持續(xù)有效、循序改進、不斷完善。

首先，審查采購員輪崗制度和輪崗情況。采購崗位是醫(yī)院內部監(jiān)控的關鍵崗位之一，其要求人員定期輪崗，以防范采購員腐敗行為的發(fā)生，防范采購管理風險。醫(yī)院采購員可每1—2年有計劃地輪換一次，由醫(yī)院人事部門統(tǒng)一安排。審查采購部門有無對采購員定期進行有關采購法律法規(guī)、醫(yī)院規(guī)章制度的培訓和學習，提高人員素質，適應崗位要求。

其次，審查采購是否存在無計劃、超計劃采購現(xiàn)象。對特批應急采購、維保服務、基建維修等范圍內采購，除需按特殊審批程序補報計劃外，一般采購原則上須按計劃采購，否則無法辦理出入庫和付款。抽查倉庫物資規(guī)格、品系實物和數(shù)據(jù)系統(tǒng)是否相符。防止供應商弄虛作假，套用高價的貨品品規(guī)謀取額外獲利。審查倉庫對單品價格較高的物資、維修或設備耗用類物資是否執(zhí)行了以舊換新、憑舊出庫的領用制度，即在辦理新品出庫時應收回舊件，例如：維修更換下來的舊配件必須依規(guī)辦理回收處理。

其三，審查是否存在科室經辦人直接聯(lián)系供應商的供貨現(xiàn)象。內部審計人員可直接以科室名義電話供應商，查看供應商反映，如存在未經采購員下單直接送貨，則將供應商直接納入失信供應商名單或終止其供貨資格，并追究相關科室經辦人責任。

其四，審查采購合同和內部采購招（投）標管理制度的執(zhí)行情況。按照采購內部監(jiān)控制度，審查是否存在未按規(guī)范簽訂合同、未納入合同管理、不需簽訂合同[10]等情況，有針對性提出物資采購組織方式需要改進地方，并根據(jù)需要完善合同管理，包括審查大宗物資采購是否履行了必要的采購招標程序，是否公平競價，是否每1—2年組織物價部門對詢價采購的物資進行一次市場詢價，以便對價格高出當?shù)厥袌鰞r格的物資及時進行調價處理。此外，審計重點還包括對比采購信息系統(tǒng)，核查價格波動的原因和合理性，并提出整改要求。

其五，定期或不定期抽查科室對供應商所供貨品的質量評價，排除是否存在因單價低而忽視貨物質量問題、信息不能及時回饋等問題，并對采購部門處理情況進行跟進，必要時問責。

其六，審查是否存在直接現(xiàn)金采購現(xiàn)象。針對現(xiàn)金支付，其采購貨款必須經過嚴格審批手續(xù)。

四、結語

零星采購單筆金額小，易忽視，如若弱化零星采購的申請、審批、購買、監(jiān)管等環(huán)節(jié)，必然會造成成本增高、資源浪費，甚至滋生腐敗。內部審計加強了對采購、倉管人員的教育，強化了對供應商的管理，只有打破長期、單一的供應商體系，打造一個公開、公正、公平的采購環(huán)境，加強采購各環(huán)節(jié)的審計監(jiān)管，才能在保障醫(yī)療物資采購量足質優(yōu)的同時，杜絕供應商價格套利，防范經辦人員腐敗風險，保證醫(yī)院的采購活動健康有序發(fā)展?！?/p>

參考文獻：

[1]廣東省財政廳.關于調整《廣東省政府采購限額標準的通知》[Z].粵財采購〔2017〕7號，2017-08-16.

[2]廣東省財政廳.關于印發(fā)《廣東省省級2019年集中采購機構采購項目實施方案》的通知[Z].粵財采購〔2018〕7號，2018-12-09.

[3]韶關市商務局.關于發(fā)布我市限上商貿、規(guī)上其他盈利性服務企業(yè)名單的通知[Z].2019，3.