從基礎審核簡析高校財務報銷難問題

摘 要：隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，財務工作的重要作用日益凸顯，尤其是在科技改革之后，進一步確立了高校財務工作在科技工作中的重要地位。為做好財務工作，更好地為高校事業(yè)發(fā)展提供服務，主要從基礎審核方面分析報銷難問題，并提出提高高校財務報銷效益的建議，以期能夠在一定層面提高財務工作水平。

關(guān)鍵詞：高校;財務;報銷難;管理建議

中圖分類號：G647.5? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）33-0076-03

萬丈高樓平地起，審核報銷作為高校財務的基礎工作，是單位內(nèi)部財務管理工作的基石，也是連接財務人員同學校業(yè)務人員的橋梁。該項工作開展的順利與否，不僅會影響后續(xù)財務工作的有效開展，還會關(guān)系到高校業(yè)財融合的程度和效益。剖析報銷難現(xiàn)狀的成因，對順利開展財務工作和提高財務管理的效益有著十分重要的意義。

一、高校財務報銷現(xiàn)狀

近年來，高校財務工作早已不再像從前一樣被視為象牙塔內(nèi)朝九晚五的愜意崗位，除了崗位自身的要求越來越高，業(yè)務量的激增也使得財務人員經(jīng)常加班加點十分疲憊，再加上同業(yè)務部門溝通不暢等造成的誤會，導致財務人員在身體十分疲憊的情況下，還要忍受委屈;報銷人員的不理解，工作量的激增，最終導致財務人員雖盡心盡責卻身心俱疲，而報銷師生也覺得報銷難，財務人員未能夠直接有所作為。這種無法溝通調(diào)解的矛盾不僅嚴重影響了業(yè)、財雙方日常工作的順利開展，更加降低了高校財務管理工作的整體效益。

二、高校財務報銷的常見問題

1.財務人員審核邊界問題。由于財務人員的個體差異，導致部分審核人員對原始憑證容易產(chǎn)生審核邊界問題，即存在審核缺位、越位和錯位，審核缺位即審核人員在審核過程中未盡到應盡的責任，越位則是指審核過程中不該管的多管，錯位即是審核過程中該管的不會管，甚至亂管。如在校師生報銷相關(guān)圖書資料費時，個別審核人員對于圖書明細的苛刻把關(guān)就是審核的越位，甚至是錯位，學科無邊界，任何學科之間都是相通的，理科類師生可閱讀文學類書籍，文科類亦可了解理科類知識，激發(fā)教學科研靈感;而對于圖書資料報銷的其他規(guī)定的放寬則體現(xiàn)了審核缺位，如發(fā)票日期、圖書入庫與否等。審核的邊界問題嚴重影響了財務審核工作的正常開展，對報銷師生的科研教學工作產(chǎn)生了一定的影響。

2.財務各崗位職責不明，管理混亂。隨著高校各方對財務信息的要求逐漸提高，對財務人員的要求也越來越高，在充分保障基礎審核的條件下，還要滿足財務管理需求，這也使得各高校財務的崗位分工越來越細。崗位的分工是為了更好更高效地開展工作，各崗位的職責落實明確與否顯得十分重要。在實際工作中，由于崗位具體職責落實不到位，造成重復甚至是過度審核，由于高校教學、科研工作涉及的業(yè)務較為寬泛，在實際的審核工作中，會有許多需要跟相關(guān)經(jīng)辦人進行溝通后再予以判斷的情形，這就要求我們財務人員在儲備業(yè)務知識的同時，嚴格執(zhí)行落實自己崗位的職責。而實際工作中，由于崗位職責不明，分工落實不到位，造成重復審核，前端崗位已經(jīng)詳細審核過的內(nèi)容，后端崗位仍舊按部就班再重新審核一遍，不僅浪費了勞動力，還在一定程度上延遲了報銷周期;對于一些需要判斷的事項，前端崗位根據(jù)同經(jīng)辦人員的溝通已經(jīng)做出了判斷，后端崗位又根據(jù)自己的觀點重新做出了不一致的判斷，這種情況不僅影響了財務內(nèi)部人員的配合協(xié)調(diào)，也容易給經(jīng)辦人員造成財務人員口徑不一等不專業(yè)印象，降低了財務管理的效益。

3.財務團隊協(xié)調(diào)配合不夠，效率較低。隨著分工的逐日細化以及財務工作固有的崗位分工，各崗位的協(xié)調(diào)配合度要求越來越高。崗位配合不到位，會給辦理業(yè)務的師生帶來很多的不便，長此以往，會對財務管理工作產(chǎn)生負面影響。實際業(yè)務中，由于財務團隊內(nèi)部的溝通不暢，常常給報銷師生帶來不必要的麻煩，如同樣的問題上游崗位已經(jīng)同經(jīng)辦師生溝通確認過，由于溝通不暢后端崗位未能及時按要求處理，給師生帶來延誤及重復溝通等影響;再如提交到其他崗位的申請事項，由于崗位未能及時標注共享，導致下游崗位拒絕師生原本合理的單據(jù)，不僅給師生帶來很多不便，同時也會影響財務業(yè)務效率。

4.業(yè)務經(jīng)辦相關(guān)人員認識偏離。業(yè)務開展部門相關(guān)人員的責任共擔、法律法規(guī)共遵意識不到位，即業(yè)務經(jīng)辦人、項目負責人和財務工作人員本應為同一個體，應共同遵守相應的法律法規(guī)，個別人員在實際工作中，由于認識的偏差，尤其是業(yè)務經(jīng)辦人員，常常同財務人員站在對立面，認為遵守法紀法規(guī)是財務部門的責任，忘記了自己才是應該嚴格遵守相關(guān)政策法規(guī)的具體對象。由于這種認識的偏差，造成很多人報銷遇阻時總會抱怨財務故意刁難，并且會質(zhì)疑財務的相關(guān)規(guī)章制度。殊不知財務也是執(zhí)行部門，各項規(guī)章制度的制定執(zhí)行都是有理論依據(jù)的。

5.報銷經(jīng)辦人水平參差不齊，溝通低效退單率高。教師因忙于教學、科研等工作無暇跑財務，委托經(jīng)辦人前往財務辦理各項財務相關(guān)事項，但是由于經(jīng)辦人身份不一、水平不齊，導致經(jīng)辦人中間溝通傳達有誤，大大降低了財務工作的效率，甚至會激增財務與教師間的不必要的矛盾。實際業(yè)務中，由于業(yè)務經(jīng)辦人財務流程及政策了解不到位，單據(jù)整理報銷不符合報銷標準，財務人員現(xiàn)場審核時會及時詳細反饋修改補充意見，但由于經(jīng)辦人業(yè)務水平生疏等，往往回去向教師反饋時經(jīng)常是言簡意賅一句“財務不能報”，財務反饋的具體原因與解決途徑都未能及時準確反饋到報銷教師處，造成教師對財務的誤解，激化矛盾。

6.相關(guān)職能部門職責不明，口徑不一。財務工作是一項政策性較強的工作，各項財務規(guī)章政策都有據(jù)可依。以筆者所在學校為例，近年來，學校不斷在完善相關(guān)財務規(guī)章制度，基本消除了口口相傳規(guī)定的存在，但是部分上游部門由于相關(guān)崗位更換等原因，未能夠及時將相關(guān)規(guī)則準確交接，尤其部分業(yè)務所涉規(guī)定由相關(guān)職能部門制定，但是具體執(zhí)行扎口部門都在財務，財務部門既要審核退回不合規(guī)的單據(jù)，又沒有具體解釋相關(guān)規(guī)則的義務，由于各職能部門溝通協(xié)調(diào)不到位，致使實際業(yè)務發(fā)生時會讓教師感到管理部門同財務部門口徑不一，一方面影響了教師的報銷效率，另一方面還會引發(fā)不必要的矛盾。

三、提高高校財務報銷效益的建議

1.加強財務人員業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平。提供社會培訓機會，定期安排財務部門人員積極參加培訓，以實時關(guān)注和了解業(yè)界發(fā)展現(xiàn)狀，加強兄弟單位之間的溝通，取長補短，借以推動本單位的財務管理事項的發(fā)展;單位內(nèi)部應定期開展內(nèi)部業(yè)務培訓，結(jié)合本單位的實際情況提高相關(guān)人員的業(yè)務水平，以更好地為學校財務管理事業(yè)服務。以筆者所在單位為例，除了外部學習培訓，該部門每周預留出兩個半天的時間用以業(yè)務溝通學習，各崗位集中反饋各自遇到的典型問題，進而采取針對性的解決方式。對于財務制度已經(jīng)明確的事項對照制度執(zhí)行;對于比較邊界性的現(xiàn)有制度不夠明確的事項，集中商討解決方案報領導批準后對照執(zhí)行并以書面形式備存，逐步形成了理論指導實踐，實踐反射理論的常態(tài)。不僅提高了財務工作效率，完善了財務制度建設，同時也共享了個體遇到的問題，加強了對相關(guān)問題的客觀認識，進而全面提高了財務相關(guān)崗位的業(yè)務水平和技能，提高了服務水平。

2.加強崗位建設，優(yōu)化業(yè)務流程。合理配置人員，在滿足審核監(jiān)督等職能的前提下，合理安排崗位，人盡其才。高校財務報銷審核關(guān)口一般都依序設有初審接單、審核記賬、復核和出納等相關(guān)崗位，應明確落實各崗位職責，在實際工作中各司其職，相互配合監(jiān)督，避免重復執(zhí)行或越位執(zhí)行，以提高審核效益和效率。筆者所在單位財務崗位分工細致，在滿足不相容崗位分離原則下，據(jù)實合理設置崗位，切實落實各崗位職責，各崗位各司其職，避免了責任推脫致報銷師生求告無門，同時也體現(xiàn)了報銷廉政，提高了審核質(zhì)量。審核報銷崗位主要分為柜面崗位和后臺崗位，在網(wǎng)約報銷的背景下，前者主要負責接待學校師生的線上、線下業(yè)務咨詢等事項，接收報銷單據(jù);后臺崗位主要是審核制單、復核、出納和稽核崗位，主要專注上游崗位接收的報銷單據(jù)的審核記賬、復核和付款等工作。單位制定了細致的各崗位職責及完整的業(yè)務流程，監(jiān)督落實執(zhí)行，各崗位各司其職、互相牽制和相互配合，大大提高了工作質(zhì)量和效率。

3.加強團隊文化建設，提高溝通效率。隨著高校財務的不斷發(fā)展，財務團隊組成也日新月異，團隊成員逐漸趨于年輕化、個性化，加強團隊建設，提高團隊協(xié)作顯得十分重要。個性化差異導致日常協(xié)調(diào)工作中難免出現(xiàn)摩擦，尤其是財務工作量較大時。財務部門各級負責人應加強團隊建設，加強團隊溝通協(xié)作，提高工作效率。日常工作中注意積淀團隊文化，通過不同途徑或形式組織團建活動，平滑個體判斷差異，提供團隊溝通機會，營造輕松愉悅的工作氛圍，使得大家能夠全身心應對日常工作，提高凝聚力和責任感。

4.開展業(yè)務部門財務培訓，提高對財務的認識。術(shù)業(yè)有專攻，教學科研師生并不是全部都了解財務知識并按相關(guān)政策規(guī)定準確整理報銷，造成退單率高。為實現(xiàn)師生“只跑一次”的高效報銷模式，應加強財務報銷知識的宣傳和培訓，可采取線上線下相結(jié)合的方式加強同業(yè)務部門的溝通交流。以筆者所在單位為例，財務部門會根據(jù)形勢變化不定期更新編制財務報銷服務手冊，為廣大師生提供書面的日常報銷指導;并根據(jù)實務中比較凸顯的問題，定期整理一些專題進行微信等線上推送，以期能夠提供較有針對性的指導幫助;除上述形式外，還會定期安排“走進學院”活動，針對不同專業(yè)的學院準備較具針對性的面對面的交流培訓，進一步有效落實了業(yè)財融合，提高了財務管理水平。另一方面，通過較為針對性的溝通交流，逐漸改善業(yè)務經(jīng)辦人對財務部門的認識，充分認識到業(yè)財應是一個“利益”共同體。當然，這里的“利益”并非傳統(tǒng)意義上的金錢，而是遵守法規(guī)帶來的利好或者避免因觸犯法規(guī)而帶來的懲罰，達成統(tǒng)一認識后，會大大提高財務人員同經(jīng)辦師生的溝通效率，減少不必要的矛盾。

5.制定實施學生報賬員及科研財務助理管理辦法，提高業(yè)務水平。面向不同的學院部門和科研團隊分別設立報賬員和科研財務助理，由財務部門統(tǒng)一進行考核上崗，上崗后再根據(jù)需求不定期地舉行針對性的培訓。可以通過培訓、制定指導手冊和建立微信交流群等線上線下相結(jié)合的形式開展后續(xù)指導培訓工作，上崗人員須充分了解和掌握財務相關(guān)知識，包括日常報銷、項目申請結(jié)題和經(jīng)費預決算等事項，切實履行好項目負責人同財務人員之間溝通交流的橋梁職責，提高業(yè)財溝通的效率和效果，避免經(jīng)辦人員“一問三不知”情形的發(fā)生。財務部門應安排專門崗位對接報賬員和科研財務助理的日常工作，及時關(guān)注了解他們的需求并合理安排指導培訓，根據(jù)實際情況對上述人員進行考核評價，去劣存優(yōu)，制定有效獎懲制度，提高報賬人員的積極性，增強工作人員的責任感。

6.落實各職能部門經(jīng)費管理職責，統(tǒng)一管理口徑。各職能部門應進一步加強協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作，嚴格統(tǒng)一口徑，各司其職相互配合，切實履行各經(jīng)費審批管理職責。尤其在一些關(guān)聯(lián)性政策方面應準確落實各主管部門職責，并嚴格對照職責要求落實執(zhí)行，嚴格把控前端審批關(guān)口，避免因口徑不一而產(chǎn)生不必要的矛盾。結(jié)合日常管理工作，不斷制定或優(yōu)化與之相適應的政策，一經(jīng)確定，各主管部門應共同遵照執(zhí)行，不得隨意規(guī)避變更。一方面，若上游主管部門對于部分政策規(guī)則做了修改變動，相關(guān)負責人須及時同財務部門負責人通過書面或其他形式進行溝通告知，進而達成一致，避免在政策執(zhí)行過程中口徑不一，給業(yè)務經(jīng)辦師生帶來誤解和麻煩;另一方面，上游主管部門的具體業(yè)務經(jīng)辦人，在經(jīng)辦日常事項時應嚴格按照政策規(guī)定辦理，不得隨意更改或違反政策規(guī)定，擾亂經(jīng)費管理秩序。

高校財務具有集管理與服務為一體的雙重身份，其主要職能是經(jīng)費管理，而面對在校師生又是服務人員，財務的雙重身份對財務人員也提出了愈加嚴格的要求。財務人員需要不斷豐盈自身的專業(yè)素養(yǎng)，在嚴格按照規(guī)定履行管理職能的同時，盡可能地提升服務水平，做到不急不躁、專業(yè)負責和有效溝通，認真做好職責內(nèi)的每一項工作，依照有關(guān)規(guī)定對照執(zhí)行，以點及面，最后切實做好財務審核服務工作，提高財務服務管理效益。

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[責任編輯 文 峰]

收稿日期：2020-08-07

作者簡介：毛艷茹（1987-），女，河南沈丘人，助理會計師，碩士研究生，從事高校財務管理研究。