信息化時代高校財務檔案管理創(chuàng)新研究

周瑩瑩

[摘 要]隨著信息化進程的深入推進，高校能夠更加便捷、高效地開展財務檔案管理工作。但是，實際上高校在開展財務檔案管理工作時，沒有合理應用信息技術，且在應用過程中出現(xiàn)了一些問題，嚴重阻礙了高校財務檔案管理發(fā)展進程?；诖耍疚膶⑨槍π畔⒒瘯r代的高校財務檔案管理進行簡單闡述，并結合相關實踐經驗提出一些創(chuàng)新建議，旨在推動高校財務檔案管理工作有序開展。

[關鍵詞]信息化時代;高校;財務檔案;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.032

[中圖分類號]G647.24[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）22-00-02

0? ? ?引 言

新形勢下，高校信息化建設工作越來越受到各界人士的關注。財務檔案管理作為高校日常管理的重要工作內容，在信息化建設過程中，高校應加大投入力度。2006年，由中華人民共和國建設部辦公廳頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》提出，將檔案信息化建設作為戰(zhàn)略任務布置。高校在開展財務檔案管理工作時，要充分利用信息技術，制定風險防范措施，加強財務檔案信息化管理。

1? ? ?信息化時代高校財務檔案管理的特點

1.1? ?專業(yè)性

財務檔案管理最顯著的特點就是專業(yè)性。其中，財務檔案包括財務收據票據類以及學校內部的收支管理類。例如，獎學金助學金發(fā)放收據、行政事業(yè)單位往來款票據、科研經費支出收據、辦公用品支出收據等;財務核算專業(yè)憑據。例如，教職工的節(jié)日福利、工資發(fā)放表等。這要求財務檔案管理人員必須具備扎實的專業(yè)知識，進而高效處理學校財務信息。

1.2? ?政策性

對于高校來說，財務檔案管理工作非常重要，從檔案材料的收集到最后檔案的銷毀都需要按照相關規(guī)定操作。加強檔案信息化管理，雖然有效提高了檔案運用效率和質量，但如果出現(xiàn)信息安全問題，將帶來無法預料的后果。另外，高校開展財務檔案管理工作需要與時俱進，根據國家政策的要求及時調整管理模式。比如，實施“營改增”后要注意專用發(fā)票的使用，在管理財務檔案、制定報銷制度時要參考新的政策規(guī)定。

2? ? ?信息化時代高校財務檔案管理現(xiàn)狀

2.1? ?管理方式單一

高校的財務檔案記錄著學校每一筆支出和收入，涵蓋了日常生活的開銷。如果數據混亂，將無法在后期對以前的數據進行全方位分析，嚴重阻礙現(xiàn)階段的財務管理工作。尤其是目前開展的財務檔案管理方式比較單一，無法發(fā)揮信息化作用，很多環(huán)節(jié)依然采用人工計算方式，這樣不僅效率低下，還容易出現(xiàn)問題。另外，保存檔案的方式單一，如果出現(xiàn)數據丟失的情況，將造成非常嚴重的后果。

2.2? ?管理水平不高

高校財務檔案管理工作涉及的內容非常多，比如，日常開銷、科研費用、學生學費、國家投入資金等。但由于發(fā)展時間短，在開展財務檔案管理工作時，無法充分利用先進的信息技術，導致數據分析出現(xiàn)了一定的偏差。另外，學校搭建的財務管理系統(tǒng)存在較多漏洞，如果受到黑客攻擊，可能出現(xiàn)保密信息泄露的情況，嚴重威脅高校財務安全。

2.3? ?管理意識有待提升

在信息化時代，高校財務檔案管理意識淡薄，在很大程度上阻礙了信息化發(fā)展。尤其是部分財務人員的觀念意識守舊，沒有充分認識到信息技術的重要價值，并抱有消極態(tài)度，導致高校財務檔案管理信息化建設受到一定的影響。

3? ? ?信息化時代高校財務檔案管理創(chuàng)新策略

3.1? ?合理運用信息技術

首先，充分利用信息技術，通過互聯(lián)網開展數據處理工作，并通過辦公軟件高效收集數據信息，改變傳統(tǒng)人工手寫、調查的方式。其次，加大對硬軟件設備的投入力度。想要促進財務檔案管理信息化建設快速發(fā)展，就需要采購相應的硬件存儲設備、操作系統(tǒng)，為建設智慧校園奠定良好的基礎。再次，與專業(yè)的信息技術企業(yè)合作。在選擇供應商時，要遵循寧缺毋濫的原則，在確保質量的基礎上盡可能減少成本投入。最后，利用云計算技術。高校在開展財務檔案管理工作時，可以利用計算技術減少管理成本，實現(xiàn)“云端”操作。

3.2? ?建立完善的信息服務體系

信息服務體系的完善性，直接關系到財務檔案管理效果。高校在創(chuàng)新優(yōu)化信息服務體系時，一定要充分考慮內外界的影響因素。通過制定完善的信息服務體系，讓每個人都能將自己的數據上傳到學校信息服務系統(tǒng)中，進而大大提高工作人員的效率，且以個體為主上傳數據也更加便捷、安全。此外，還要完善相應的管理制度。首先，明確建設目標，確保所有工作人員的工作內容、操作行為以及執(zhí)行政策有明確的規(guī)范條文;其次，制定合理的監(jiān)察制度，實時監(jiān)察高校財務檔案內部網絡情況，及時消除潛在的安全隱患;最后，強化財務檔案管理人員的服務意識，使他們在做好本職工作的基礎上盡可能提供多元化的服務，同時不斷提高自身的服務水平，為完善信息服務體系貢獻一份力量。

3.3? ?優(yōu)化人力結構

首先，明確相關人員的權責范圍，并細化每位員工的工作內容，將責任貫徹落實到個人。同時，還要制定完善的內部管理措施，充分體現(xiàn)人力系統(tǒng)的規(guī)范性。其次，根據信息化建設的實際需要設置對應的崗位，充分利用信息化建設資源。再次，加強財務管理人員與檔案管理人員的溝通交流，使高校各部門人員共同開展財務檔案管理工作，同時要優(yōu)化激勵制度，充分調動工作人員的工作熱情。最后，積極引先進的信息化專業(yè)人才，并對現(xiàn)有人才定期開展培訓，制定嚴格的考核制度，確保信息化建設順利開展。

3.4? ?建立有效的反饋機制

在信息化時代，反饋機制變得越來越重要。比如，如果在開展財務檔案管理工作時出現(xiàn)問題，高校管理人員在積極聽取廣大師生的意見之后及時改正，則能夠有效避免很多問題發(fā)生。在新時代背景下，高校還要進一步完善信息檔案管理系統(tǒng)，為高校財務檔案管理工作提供重要支持。特別是對于高校來說，完善的反饋機制可以進一步提高財務檔案的管理水平。

3.5? ?進一步優(yōu)化信息檔案處理流程

高校在開展信息化財務檔案管理時，必須優(yōu)化檔案處理流程，進而有效防控風險，推動財務檔案管理信息化建設。目前，在信息化時代高校要充分利用大數據、云計算、人工智能等先進技術，優(yōu)化檔案處理流程，明確數據收集的來源、數據處理的模型、需要遵循的規(guī)章制度等，做好每一個環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作，這也是確保高校財務檔案管理能夠實現(xiàn)信息化發(fā)展的核心要求。

4? ? ?結 語

在當前全球一體化背景下，高校在開展財務檔案管理時，要正確認識信息技術，并利用高素質、高水平人才做好財務檔案信息化管理工作。作為目前管理工作的必然方向，管理信息化對高校后期的發(fā)展具有很大影響，因此，相關人員要積極探索高校財務檔案信息化管理措施，制定完善的規(guī)章制度，進而促進高校可持續(xù)發(fā)展，為我國培養(yǎng)更多優(yōu)秀的高素質人才。

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