信息化時代無紙化報銷存在的問題與對策研究

張佩

[摘 要]信息技術(shù)的高速發(fā)展，使無紙化辦公逐漸普及，電子資料在各行各業(yè)應(yīng)用普遍，成為現(xiàn)代社會工作中不可缺少的一部分。在該背景下，使用無紙化會計資料成為必然趨勢。目前，我國開始實施相關(guān)舉措，如電子發(fā)票的出現(xiàn)及其在報銷領(lǐng)域的應(yīng)用。實現(xiàn)報銷無紙化的目的是方便相關(guān)人員的報銷，降低企業(yè)成本，實現(xiàn)綠色環(huán)保。但目前我國的會計信息化仍處于計算機會計模式階段，還沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)會計，是尚不成熟的信息化，在無紙化報銷完全實現(xiàn)的過程中還存在很多困難。因此，關(guān)注無紙化報銷的發(fā)展現(xiàn)狀及目前存在的問題有利于為進一步變革做好準(zhǔn)備，有利于積極選擇合適的應(yīng)對策略，促進無紙化報銷全面實現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]會計資料無紙化;無紙化報銷;信息化時代

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.026

[中圖分類號]F232;F275[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）22-00-03

0? ? ?引 言

會計資料無紙化指會計工作人員在收集、整合、存儲會計資料時，將會計數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)的形式存儲在磁性介質(zhì)上或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)中，而不用紙質(zhì)存儲的會計工作方式。2013年末，財政部印發(fā)的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》中首次提出會計資料無紙化的概念，允許會計資料在一定條件下可以生成電子資料用于存儲和歸檔。實現(xiàn)會計資料的無紙化不僅可以減輕會計工作負(fù)擔(dān)，還可以減少資源浪費。但無紙化憑證不同于紙質(zhì)憑證，具有鮮明的自身特征，需要在會計工作中運用全新的方式。而目前我國會計資料無紙化的發(fā)展尚不成熟，還存在諸多局限性，會計處理模式無法完全滿足電子發(fā)票無紙化的需要，特別是對于報銷憑證，無紙化的會計資料未充分發(fā)揮獨有的功能，反而增加了財務(wù)人員和報銷人員的負(fù)擔(dān)，造成雙重浪費。從紙質(zhì)到無紙化的變革，涉及面廣，并非一朝一夕可以完成。當(dāng)前環(huán)境下，無紙化報銷是否可行、存在什么問題、需要如何改進值得人們思考。

1? ? ?實現(xiàn)無紙化報銷的意義

1.1? ?降低企業(yè)成本，減少資源浪費

企業(yè)每逢月末進行報銷時都要輸出成堆的紙質(zhì)報銷憑證，大量用紙的同時也消耗了油墨，且運用紙質(zhì)憑證還加大了存儲成本和人工處理成本。運用電子憑證實現(xiàn)無紙化報銷，克服了傳統(tǒng)發(fā)票的缺點和限制，不僅可以節(jié)省企業(yè)的相關(guān)成本，便于企業(yè)加工整理，還可以避免各種物資的浪費，實現(xiàn)綠色環(huán)保。此外，無紙化報銷還可以防止消費者遺失發(fā)票而難以報銷的問題，充分顯現(xiàn)了電子發(fā)票的優(yōu)勢。

1.2? ?減輕財務(wù)人員和員工工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率

目前，各個企業(yè)逐漸步入會計資料無紙化階段，該階段將成為企業(yè)未來財務(wù)工作的必然發(fā)展趨勢。無紙化報銷的實施對企業(yè)的財務(wù)人員和企業(yè)其他員工來說都具有重要意義。其中，對于財務(wù)人員來說，企業(yè)使用電子憑證為財務(wù)工作實現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造了良好的條件，電子發(fā)票在報銷過程中可以和企業(yè)管理軟件相連接，從電子發(fā)票中提取信息，自動生成記賬信息和檔案，財務(wù)人員可以在發(fā)票整理、審核和記錄上節(jié)約大量時間，且電子憑證在云端傳輸過程中縮短了信息傳輸時間，提高了工作效率。對于企業(yè)其他員工來說，無紙化報銷可以避免打印憑證、粘貼憑證、“自證清白”等麻煩，減輕員工報銷負(fù)擔(dān)。

1.3? ?加強監(jiān)管

運用電子發(fā)票進行報銷，企業(yè)和有關(guān)部門可以快速提取發(fā)票信息。此外，企業(yè)可以嚴(yán)格控制和管理報銷工作，稅務(wù)部門等也能對企業(yè)員工的消費過程以及交易發(fā)生到生成電子發(fā)票的過程進行實時監(jiān)管，快速掌握和了解信息，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)的逃稅、漏稅或騙稅等行為，提高監(jiān)管效率。

1.4? ?提高信息的準(zhǔn)確性和及時性

在運用紙質(zhì)憑證進行報銷的傳統(tǒng)模式下，報銷數(shù)據(jù)及憑證大都由員工月末一次性提供，容易出現(xiàn)員工遺失憑證、忘記發(fā)生事項或發(fā)生金額等情況。在無紙化報銷的模式下，員工有需要報銷的事項就可以在事項發(fā)生時及時將報銷信息傳輸?shù)焦鞠到y(tǒng)中，使報銷數(shù)據(jù)及時有效地生成會計信息，避免漏報、重報，同時解決傳統(tǒng)處理方式下報表數(shù)據(jù)滯后的問題，保證企業(yè)在財務(wù)核算和信息傳遞上的及時性，確保企業(yè)會計信息的真實性和準(zhǔn)確性。

2? ? ?實現(xiàn)無紙化報銷的可行性

2.1? ?互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的發(fā)展和普及

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的快速發(fā)展和普及，催生了云計算、云儲存等技術(shù)，這為實現(xiàn)會計資料無紙化提供了可能。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為無紙化會計原始憑證的存儲、傳輸、歸檔等提供了媒介，云計算、云存儲等技術(shù)又可以作為存儲電子資料的資源池，這些資源池可以根據(jù)已存儲的信息狀態(tài)自動配置，達到資源最優(yōu)化。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速崛起的時代，企業(yè)必須借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以更低的成本，更科學(xué)、高效的方式進行企業(yè)管理。

2.2? ?相關(guān)法律法規(guī)的支持

法律法規(guī)是實現(xiàn)會計變革的基礎(chǔ)，也是最基本的保障。2020年3月23日，財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》強調(diào)了來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力;滿足條件的電子會計憑證，可以僅以電子形式進行報銷入賬歸檔。

2.3? ?電子商務(wù)發(fā)展的需求

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在社會各個層面的應(yīng)用，信息化已逐步成為各行業(yè)運作的主要方式，人類社會進入了信息化時代。在這樣的背景下，電子商務(wù)行業(yè)憑借其安全、快捷、方便等特點實現(xiàn)了快速發(fā)展，各類企業(yè)紛紛采用電子商務(wù)模式進行采購、銷售，在國民經(jīng)濟體系中具有越來越重要的地位。電子商務(wù)的流行對傳統(tǒng)行業(yè)產(chǎn)生了巨大沖擊，對財務(wù)會計人員的工作也提出了更高的要求。因此，我國必須加快財務(wù)信息無紙化、電子化的進程。

2.4? ?可持續(xù)發(fā)展的需要

可持續(xù)發(fā)展是科學(xué)發(fā)展觀的基本要求之一。人類不能一味關(guān)注經(jīng)濟發(fā)展，只有協(xié)調(diào)好經(jīng)濟發(fā)展和環(huán)境保護的關(guān)系，才能促進人類社會共同可持續(xù)發(fā)展。而無紙化報銷的實現(xiàn)，既有利于促進經(jīng)濟發(fā)展，也能達到保護生態(tài)的目的。相關(guān)研究機構(gòu)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，2018年中國電子發(fā)票的開具數(shù)量達到32.7億張。如果報銷能夠真正實現(xiàn)無紙化，將降低企業(yè)成本，大量節(jié)約紙張、油墨等資源，這符合綠色、可持續(xù)發(fā)展的要求，值得社會關(guān)注。

3? ? ?無紙化報銷存在的問題

3.1? ?網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投入高，企業(yè)報銷系統(tǒng)不健全

財務(wù)無紙化的實現(xiàn)需要較高的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投入，而高投入實際上也是無紙化推進速度慢的重要原因。對于很多中小企業(yè)而言，這無疑是一筆很大的支出，很難保障無紙化建設(shè)的經(jīng)費。有些企業(yè)雖然購買了一部分會計核算軟件輔助財務(wù)無紙化工作，但會計核算網(wǎng)絡(luò)化程度較低，企業(yè)信息的搜集、處理、管理等無法形成一個持續(xù)的鏈條，會計處理系統(tǒng)不健全，很難全面實現(xiàn)無紙化報銷。

3.2? ?增加企業(yè)成本與員工工作量

使用無紙化原始憑證報銷，既可以降低企業(yè)成本、減少資源浪費，又方便使用者保存，還有利于相關(guān)部門監(jiān)督管理。但在實現(xiàn)無紙化報銷的過程中，卻遭遇了許多困難。許多民眾反映，電子發(fā)票為大家的出行、住宿等提供了很多便利，只要手機一掃就可以獲取車票或發(fā)票信息。但是到了報銷環(huán)節(jié)，很多企業(yè)仍要求打印紙質(zhì)版資料，給員工帶來了很大的困擾。尤其是在報銷車票方面，乘車后需要補打報銷憑證，但系統(tǒng)內(nèi)保留購票記錄的時間有限，如果超出期限，則補打更加困難;報銷乘坐飛機的費用，則需要提供飛機行程單和機票驗證單。此外，打印一般用A4紙，紙張比普通發(fā)票大，這不僅造成了資源浪費、增加了企業(yè)成本，還增加了財務(wù)人員的工作量。

3.3? ?暴露企業(yè)信息系統(tǒng)安全風(fēng)險

在信息化環(huán)境下，企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行發(fā)票、憑證共享和傳輸，但是由于互聯(lián)網(wǎng)本身具有開放性、包容性等特點，可能會對企業(yè)的信息安全造成負(fù)面影響。首先，報銷信息在互聯(lián)網(wǎng)傳輸過程中存在很大的失真風(fēng)險，也可能在保存過程中由于存儲設(shè)備受損導(dǎo)致信息失真或失效。其次，紙質(zhì)憑證的修改會留下明顯的印記，而電子發(fā)票被修改后沒有任何痕跡，保證電子發(fā)票和電子交易信息不被私自篡改或刪除，是企業(yè)信息化建設(shè)過程中面臨的一個重要問題。再次，電子發(fā)票在提取和下載的過程中可能感染病毒，導(dǎo)致電子發(fā)票無法正常使用或儲存，輕則使員工無法報銷電子發(fā)票，重則導(dǎo)致公司內(nèi)部相關(guān)聯(lián)的信息系統(tǒng)被感染，進而泄露公司機密，造成重大的經(jīng)濟損失。最后，相關(guān)信息在提取與存儲的過程中，可能遭到黑客的修改、刪除或者盜取，嚴(yán)重時將給企業(yè)帶來巨大損失。

3.4? ?財務(wù)人員觀念落后，技術(shù)水平低

無紙化會計資料的應(yīng)用改變了財務(wù)人員的工作方式，對會計理論和實踐都產(chǎn)生了較大沖擊。有些企業(yè)的財務(wù)人員受過去的法規(guī)限制以及觀念、思想和習(xí)慣的束縛，短時間內(nèi)無法接受無紙化報銷工作。目前，許多企業(yè)在開展報銷管理工作時仍將電子發(fā)票打印為紙質(zhì)資料，不僅無法充分體現(xiàn)無紙化報銷的優(yōu)點，造成雙重浪費，還阻礙了企業(yè)的信息化進程。無紙化報銷是一種專業(yè)程度較高的處理形式，這要求財務(wù)人員不僅要掌握傳統(tǒng)的職業(yè)知識和技能，還要掌握電子商務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)信息處理技術(shù)等方面的知識和技能，對財務(wù)人員來說是一個具有挑戰(zhàn)性的艱巨任務(wù)。由于缺乏專業(yè)人才的支持，很多企業(yè)無法有效展開該工作，無紙化報銷工作發(fā)展前景并不樂觀。

4? ? ?推進無紙化報銷工作的建議

4.1? ?提高重視程度，完善報銷機制

想要全面推進無紙化報銷工作，企業(yè)必須提高對無紙化報銷工作的重視程度，加大投資力度，完善報銷機制。同時，政府也應(yīng)重視無紙化報銷工作，提出配套的政策規(guī)范，加大對無紙化報銷的投入力度，構(gòu)建一套“電子發(fā)票閉環(huán)”，無縫對接電子發(fā)票的開具、流轉(zhuǎn)、報銷、入賬等工作，真正解決電子發(fā)票報銷難的問題。

4.2? ?完善電子憑證管理系統(tǒng)

在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)建立完善的電子憑證管理數(shù)據(jù)庫，保證憑證信息在管理平臺上的開放性和數(shù)據(jù)化，實現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)售和跟蹤管理。電子憑證管理系統(tǒng)主要由眾多的功能和模塊組成，其中，審核系統(tǒng)作為非常關(guān)鍵的一個模塊，需要在審核過程的各個階段引入加密技術(shù)，以有效預(yù)防各個系統(tǒng)內(nèi)部和外部的非法入侵行為、及時發(fā)現(xiàn)和解決管理系統(tǒng)中比較可疑或違規(guī)的危險行為，為電子憑證流轉(zhuǎn)提供一個安全的環(huán)境。

4.3? ?加強財務(wù)人員觀念轉(zhuǎn)變，提高財務(wù)人員素質(zhì)

財務(wù)人員由于受過去的法規(guī)限制以及傳統(tǒng)觀念、思想等影響，已經(jīng)習(xí)慣于將報銷資料紙質(zhì)化的行為，短時間內(nèi)無法接受無紙化報銷工作。只有幫助財務(wù)人員改變陳舊的思想，擺脫對紙張的依賴，使他們真正接受無紙化報銷的工作形式，而不是表面接受，才能真正推進無紙化進程。無紙化資料在我國的不斷運用和推廣，對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。財務(wù)人員除了要具備財務(wù)相關(guān)知識，還要熟練掌握計算機技術(shù)、電子商務(wù)等方面的知識和技能。但目前大多數(shù)企業(yè)的財務(wù)人員綜合素質(zhì)較低，適應(yīng)無紙化報銷工作的能力差。因此，企業(yè)需定期培訓(xùn)員工，提高財務(wù)人員綜合素質(zhì)。必要時可以考慮引入專業(yè)人才輔助相關(guān)無紙化工作開展，促進報銷無紙化、會計核算無紙化目標(biāo)順利實現(xiàn)。

4.4? ?企業(yè)各個部門協(xié)調(diào)配合

無紙化報銷在企業(yè)中不可能一枝獨秀，該工作涉及企業(yè)的各個部門。要想實現(xiàn)無紙化報銷在社會生活中的全覆蓋，各部門、企事業(yè)單位都需要有無紙化的意識，做好迎接無紙化時代到來的準(zhǔn)備，在無紙化報銷實現(xiàn)過程中相互配合，構(gòu)建統(tǒng)一信息平臺，將各子系統(tǒng)與企業(yè)報銷系統(tǒng)相連接，實時更新數(shù)據(jù)，提高信息化辦公效率。信息時代背景下的無紙化報銷切實關(guān)系到每個員工的利益，誰都不能置身事外。

5? ? ?結(jié) 語

實現(xiàn)無紙化報銷可以降低企業(yè)的管理成本，減少資源消耗，方便保存和使用，同時也有利于相關(guān)部門監(jiān)督和管理，推動企業(yè)發(fā)展。但受到種種阻礙，許多企業(yè)仍處于紙質(zhì)資料與電子資料并存的階段。雖然電子發(fā)票、電子簽字等形式已迅速普及，但企業(yè)仍受傳統(tǒng)思想等制約，保留了報銷的紙質(zhì)憑證，造成資源的重復(fù)浪費。本文通過分析無紙化報銷存在的問題，提出了4點建議，希望對推動無紙化報銷全面實現(xiàn)有所助益。

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