高校檔案大數(shù)據(jù)發(fā)展動力研究

熊豆豆 艾榮勝

摘 要?大數(shù)據(jù)在現(xiàn)代信息環(huán)境中發(fā)揮著舉足輕重的作用，高校檔案信息作為現(xiàn)代信息的重要組成，必然會受其發(fā)展的影響和推動，檔案大數(shù)據(jù)工作將會是未來高校檔案事業(yè)的重要內(nèi)容和發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞?高校檔案 大數(shù)據(jù) 動力

大數(shù)據(jù)概念的提出和技術(shù)的應(yīng)用，開辟了高校信息工作的新模式，為高校檔案工作帶來新的契機。檔案大數(shù)據(jù)是新的檔案觀、方法論，它不再拘泥于舊的檔案概念，它是新的檔案來源、管理和利用。因此，高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變和升級是未來高校檔案工作的重點，也是高校檔案發(fā)展的基本保證。在大數(shù)據(jù)作為處理海量數(shù)據(jù)重要技術(shù)的今天，高校的檔案工作勢必會受到其發(fā)展的影響和推動。

一、高校檔案發(fā)展瓶頸

1.保管空間限制。目前，高校檔案部門以保管實體檔案為主，隨著高校檔案意識的逐步加強，進館檔案數(shù)量逐年增加，加上很多高校避免進行檔案銷毀工作，導(dǎo)致檔案部門保管的檔案數(shù)量不斷增長，而高校檔案庫房空間有限，加蓋新的檔案庫房成本較高，受傳統(tǒng)檔案載體類型的約束，實體檔案的保管受到空間不足的壓力。一些未建新檔案場所的高校，老舊庫房存在檔案重疊、積壓的現(xiàn)象，不僅對檔案載體有破壞，同時也降低了檔案信息的使用效率，不能有效地實現(xiàn)檔案信息價值。

2.管理手段落后。檔案管理包括檔案收集、整理、鑒定、保管等工作。多數(shù)高校的檔案仍采用傳統(tǒng)的管理模式，首先由檔案工作者對全校各部門檔案進行接收，各部門歸檔的紙質(zhì)檔案再由檔案人員進行整理、敲章、編目，最后將整理完畢的檔案組織上架;一些臨時補歸的往年老檔案，則又涉及檔號的穿插、檔案的排架等一系列問題。傳統(tǒng)檔案管理過程繁瑣復(fù)雜、耗時耗力，且檔案按件整理過程需要大量的人力，對于人員相對緊缺的高校檔案部門來說，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在“海量”的檔案管理需求。

3.利用形式簡單。檔案利用是檔案工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案價值體現(xiàn)的重要途徑。高校檔案利用大多采用檔案管理者和利用者面對面進行的現(xiàn)場服務(wù)模式，這種形式雖然能確保檔案的安全，但受到時間和空間的束縛，無法滿足異地用戶的遠程需求。高校檔案館的遠程服務(wù)也僅限于利用電話、傳真等傳統(tǒng)的通信工具進行檔案查證，這些檔案利用者的身份、檔案回復(fù)信息的真實性都無法甄別，因此，采用這種利用形式的高校數(shù)量有限。高校檔案利用形式的單一，限制了高校檔案資源的開發(fā)，阻礙了高校檔案工作的進步和發(fā)展。

二、高校檔案大數(shù)據(jù)發(fā)展動力

1.高校外部因素。

（1）社會信息化發(fā)展。社會信息化的發(fā)展是社會進步的必然。網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的普及，加快了社會信息化的步伐，加速了社會數(shù)據(jù)量的增加。高校是知識的重要傳播基地，其擁有海量的數(shù)據(jù)信息，隨著社會信息技術(shù)的推動，高校信息數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)出數(shù)量級的遞增模式。檔案館是高校信息的集中地，面對繁雜無序的海量數(shù)據(jù)，要從中尋找有價值的信息，并對信息進行有效的管理和利用，因此，檔案大數(shù)據(jù)的建設(shè)和利用，是現(xiàn)代高校檔案館發(fā)展的重要方向。

（2）檔案用戶信息需求。隨著信息時代網(wǎng)絡(luò)的普及、檢索技術(shù)的進步，檔案用戶希望檔案部門提供針對性強的檔案信息，并利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備“跨時空快速鎖定”所需檔案。檔案用戶不再拘泥于檔案部門提供什么我看什么的被動接收狀態(tài)，而是主動查找、主動利用、主動接受，在查找所需檔案的同時，檔案用戶希望能通過檔案部門的網(wǎng)絡(luò)窗口看到內(nèi)容全面、類型完整、形式多樣、來源廣泛的檔案信息，它不再是簡單的檔案內(nèi)容粘貼，而是對海量檔案信息的有效抓取和深度加工，是對檔案數(shù)據(jù)更加科學(xué)的管理，使檔案信息發(fā)揮更加巨大的作用。

（3）檔案上級部門引導(dǎo)。國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中提出加強建設(shè)以計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化建設(shè)，同時加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)。在2010年和2012年分別出臺《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《電子檔案移交與接收辦法》，明確提出建設(shè)和擴大數(shù)字信息在檔案部門中的比重和作用，以及建設(shè)以信息載體為主的檔案館相關(guān)指導(dǎo)意見。在經(jīng)過五年的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)后，國家檔案局于2016年在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“要加快檔案信息化進程，利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務(wù)水平?！泵鞔_指出利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升檔案工作、發(fā)展檔案事業(yè)。

2.高校內(nèi)部因素。

（1）學(xué)校信息化建設(shè)的需要。學(xué)校信息化建設(shè)是各高校的重要工作之一，多數(shù)高校的信息化都已經(jīng)完成了基礎(chǔ)建設(shè)，高校的各部門之間也都通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行無障礙的溝通和交流，甚至實現(xiàn)了全校的無紙化辦公。隨著全校網(wǎng)絡(luò)化普及和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)的不斷擴增，對這些信息進行合理的管理和利用，是高校信息發(fā)展的重點，而大數(shù)據(jù)無疑是解決數(shù)據(jù)問題的最好方法。在學(xué)校信息化建設(shè)的發(fā)展和推動下，檔案部門作為學(xué)校信息的重要管理部門，利用大數(shù)據(jù)來實現(xiàn)館內(nèi)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，協(xié)助和推動全校數(shù)據(jù)信息的合理歸檔和利用，是高校檔案部門的重要工作。

（2）檔案管理現(xiàn)代化需要。OA系統(tǒng)的應(yīng)用讓整個學(xué)校形成了巨大的信息網(wǎng)，每天各部門都形成海量的文件和信息，這些信息中除各部門的“正規(guī)”發(fā)文會主動移交給檔案部門以外，還存在很多“非正規(guī)”的重要信息，對這些信息的及時識別、抓取并歸檔保存，是高校檔案部門信息化的重要手段;同時，高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也是檔案部門數(shù)字檔案的重要來源之一。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)信息及時鑒別和獲取，并對這些數(shù)字檔案在計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進行排序和管理，是檔案現(xiàn)代化管理的重要工作。

三、高校檔案大數(shù)據(jù)發(fā)展啟示

1.豐富檔案大數(shù)據(jù)信息來源。高校檔案收集需要從原始的檔案被動接收中脫離出來，包括對全校線上、線下信息的全面收集，和主動“尋找”和“創(chuàng)造”檔案。檔案部門通過從網(wǎng)絡(luò)上下載、對廣播電視進行錄制、專項購買等多種渠道，采集具有利用和保存價值的信息，并進行編輯、著錄、保存[1]。首先，除對全校檔案的常規(guī)性接收外，還包括對學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息的收集，利用大數(shù)據(jù)的信息抓取技術(shù)，對學(xué)校網(wǎng)頁、微博、公務(wù)郵件等不同來源的信息進行抓取和篩選，擴大檔案信息量;其次，由被動收集檔案變?yōu)橹鲃印皠?chuàng)造”檔案，積極開展多種檔案征集活動，參與檔案形成，對學(xué)校重要活動、重要人物進行現(xiàn)場記錄，主動形成有價值的信息，并對其進行收集和整理。總之，通過多種手段和方式，擴大檔案信息來源，多途徑收集檔案信息。

2.制定檔案大數(shù)據(jù)保管模式。檔案保管是檔案工作的重要內(nèi)容，它是檔案信息輸入和輸出的重要連接點，傳統(tǒng)的檔案保管模式相對單一，僅需做好紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的實體保存和保護。檔案大數(shù)據(jù)除實體檔案外，還包括大量的電子檔案，由于電子檔案不具有實體檔案的“純正性”，它具有易修改、易復(fù)制、易傳播的特點，因此，在檔案大數(shù)據(jù)保管工作中，需要將電子檔案保管作為專門的一項獨立工作。首先，做好檔案大數(shù)據(jù)的存儲安全工作，檔案大數(shù)據(jù)大大節(jié)省了實體檔案存放空間，那么高校對于檔案大數(shù)據(jù)的存儲可以開辟專門的空間放置其數(shù)據(jù)庫、存儲硬件等存儲設(shè)備，同時保證對設(shè)備的物理隔離和安全保護。其次，做好檔案大數(shù)據(jù)的備份工作，由于電子檔案對存儲介質(zhì)的依賴性，其數(shù)據(jù)備份是非常重要的工作環(huán)節(jié)。異地異質(zhì)備份是大數(shù)據(jù)時代檔案安全和真實得到雙重保障的防護手段，是檔案免遭破壞、丟失的一種保障[2]。多數(shù)高校存在多個校區(qū)，檔案大數(shù)據(jù)可以多校區(qū)、多介質(zhì)同步保管，甚至可以不同高?？绲貐^(qū)備份，以保證檔案數(shù)據(jù)真實和安全。

3.開展檔案大數(shù)據(jù)多樣服務(wù)。檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)不再拘泥于傳統(tǒng)的現(xiàn)場檔案利用，而是可以通過網(wǎng)絡(luò)、“檔案云平臺”等技術(shù)平臺，實現(xiàn)檔案服務(wù)的遠程化和個性化，它不僅可以提高檔案檢索效率、優(yōu)化檔案查詢方式，還能解決異時異地檔案利用的困境。國家檔案局開展了“中國檔案云”項目，其目的就是將檔案大數(shù)據(jù)以云技術(shù)存儲為依托，為公眾提供開放的檔案信息查詢利用服務(wù)專業(yè)化平臺[3]。高校可以借鑒“中國檔案云”項目，以本校檔案資源為基礎(chǔ)，以全省高校檔案資源或相近高校檔案資源為擴大范圍，將各高校檔案資源集中統(tǒng)一，并提供一站式服務(wù)。

大數(shù)據(jù)時代的到來，對于傳統(tǒng)的高校檔案工作是機遇，更是挑戰(zhàn)。高校檔案大數(shù)據(jù)工作處于起步階段，在檔案大數(shù)據(jù)的收集、管理、利用等很多方面還不成熟，這些都需要各高校檔案工作者的努力，和高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案大數(shù)據(jù)是未來高校檔案工作的重點和趨勢，隨著未來檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)和法規(guī)的完善，其在高校檔案工作中將發(fā)揮重要的作用。

參考文獻

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[3]于曉萍. 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應(yīng)對策略研究[C]. 國家檔案局.創(chuàng)新：檔案與文化強國建設(shè)——2014年全國檔案工作者年會優(yōu)秀論文集.國家檔案局：中國檔案學(xué)會，2014：219-225.