論“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代高校檔案服務(wù)突破與創(chuàng)新

梁驍

摘 要?“互聯(lián)網(wǎng)+”意味著跨界融合，連接一切?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代給高校檔案服務(wù)帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。采用文獻(xiàn)資料法、實(shí)地調(diào)查法和訪談法，對(duì)當(dāng)前高校檔案服務(wù)存在的主要問題進(jìn)行了分析，針對(duì)這些問題，提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案服務(wù)突破與創(chuàng)新的主要策略。

關(guān)鍵詞?“互聯(lián)網(wǎng)+” 高校檔案 問題 突破與創(chuàng)新

信息技術(shù)飛速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代給高校檔案信息資源管理和檔案服務(wù)帶了新機(jī)遇，因?yàn)槠浞?wù)效果和服務(wù)功能明顯，直接達(dá)到的效果表現(xiàn)為服務(wù)成本降低、服務(wù)效能提高、檔案價(jià)值提升、服務(wù)領(lǐng)域拓寬等。但是，高校檔案服務(wù)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的今天依然存在諸多問題，使得高校在辦學(xué)過程中所形成的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、文化傳承、社會(huì)服務(wù)、學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、學(xué)生管理、黨建等檔案信息資源未得到有效利用。這些問題的根源一方面在于缺乏互聯(lián)網(wǎng)跨界思維、聚焦思維、利他思維和數(shù)據(jù)思維;另一方面在于高校檔案信息數(shù)據(jù)化程度不高、智能檢索功能缺乏、信息隔離現(xiàn)象嚴(yán)重。由此可見，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給高校傳統(tǒng)單一的檔案服務(wù)模式帶來了極大挑戰(zhàn)。目前，高校檔案服務(wù)亟待解決的問題是高校檔案服務(wù)如何順應(yīng)時(shí)代要求，盡快融入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，從而為師生、社會(huì)科研人員等廣大用戶提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、高校檔案服務(wù)存在的主要問題

1.服務(wù)方式單一和“互聯(lián)網(wǎng)+”遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)缺失。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多高校檔案服務(wù)未能充分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”展開工作，服務(wù)方式單一，僅能為用戶提供一些諸如到館（室）查閱、復(fù)印的基本服務(wù)，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并未在高校檔案服務(wù)中得到體現(xiàn)，不能通過利用“互聯(lián)網(wǎng)+”方式為用戶提供電腦網(wǎng)絡(luò)查詢、移動(dòng)通信設(shè)備查詢、網(wǎng)絡(luò)電子傳遞等服務(wù)，難以滿足不同用戶需求，這種檔案服務(wù)與當(dāng)今社會(huì)格格不入，與“互聯(lián)網(wǎng)+”“數(shù)據(jù)多跑腿”的本意相差極大?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”加的是傳統(tǒng)的各行各業(yè)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”對(duì)高校檔案服務(wù)而言，是一個(gè)功能性服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)服務(wù)功能的重要方式則為遠(yuǎn)程服務(wù)[1]44。但研究發(fā)現(xiàn)很多高校并未建立檔案網(wǎng)站，檔案微博和檔案微信功能未發(fā)揮出來，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”遠(yuǎn)程信息服務(wù)也只是紙上談兵，用戶對(duì)高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)一直是一種奢望。所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案館（室）必須充分與網(wǎng)絡(luò)互連，深度融入當(dāng)今快節(jié)奏的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，從而快速、準(zhǔn)確地為用戶提供檔案服務(wù)，提高用戶的滿意度[2]51。

2.檔案智能化服務(wù)功能欠缺。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，智能化服務(wù)是公共服務(wù)發(fā)展的必然選擇。令人遺憾的是，目前很多高校檔案服務(wù)智能化功能嚴(yán)重缺乏。第一，缺少像網(wǎng)絡(luò)圖書館中外文數(shù)據(jù)庫那樣的智能檢索功能。由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，以及高校自身的發(fā)展，導(dǎo)致高校電子檔案成倍增加。如此大量電子檔案構(gòu)成的數(shù)據(jù)庫只有具備智能化檢索功能，才能將其轉(zhuǎn)化為用戶需要的信息資源，用戶才可以通過智能檢索功能既快又準(zhǔn)地檢索到自己需要的信息。反之，若缺乏智能化檢索功能，海量電子檔案數(shù)據(jù)庫就淪為空中樓閣。然而，目前高校或者未建立具有智能檢索功能的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，或者已建立檔案服務(wù)平臺(tái)，但缺乏相對(duì)實(shí)用、完善的智能檢索功能。第二，缺少類似互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品個(gè)性化推薦、主題推薦和TOP推薦的智能推薦功能?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)”，就是跨界融合，連接一切。檔案用戶群體行為有千萬種，他們行為的概率分布情況怎樣，實(shí)時(shí)分析處理系統(tǒng)（大數(shù)據(jù)）可以快速地給出答案，要是該技術(shù)應(yīng)用到個(gè)體檔案用戶上，智能推薦的體驗(yàn)就會(huì)在他們身上產(chǎn)生。用戶在移動(dòng)互聯(lián)情境中，如果不能迅速得到平臺(tái)推薦的令其感興趣的產(chǎn)品，那就意味這個(gè)產(chǎn)品越來越接近消亡。面對(duì)海量資訊和碎片化的流式閱讀，編輯人工排版已經(jīng)力所不及，智能推薦自然就擔(dān)當(dāng)起主路徑的角色[3]。這種智能推薦功能廣泛應(yīng)用于主流視頻網(wǎng)站、手機(jī)淘寶網(wǎng)購、百度搜索、數(shù)字圖書館等行業(yè)，但是該功能在高校檔案服務(wù)中既沒研發(fā)更無實(shí)踐。

3.高校檔案工作者適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的業(yè)務(wù)能力不足。調(diào)查發(fā)現(xiàn)目前從事高校檔案工作的人員大多并非畢業(yè)于檔案專業(yè)，畢業(yè)于計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)的也很少，這些非檔案專業(yè)工作人員僅能做些檔案收集、整理、錄入、存檔，庫房查找、復(fù)印的基礎(chǔ)工作，校內(nèi)外專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也非常有限。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)高校檔案工作人員計(jì)算機(jī)能力相對(duì)薄弱，信息化素養(yǎng)不夠，致使高校檔案館（室）網(wǎng)站的建立未能早日實(shí)現(xiàn)。也正因?yàn)闊o人懂得網(wǎng)站的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維護(hù)等技術(shù)，嚴(yán)重影響了高校檔案服務(wù)工作的開展[4]31。而“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)高校檔案工作人員提出了更多、更高的要求，他們不僅要熟悉檔案管理信息系統(tǒng)，還要善于挖掘檔案信息數(shù)據(jù)和把握檔案信息資源。目前，“你查我找”是大多數(shù)高校檔案工作人員的工作狀態(tài)，管理系統(tǒng)和數(shù)字化資源不能為之所用，不能隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代行業(yè)工作方式的變化而變化，無法享受大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的諸多利益[5]121-123。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案社會(huì)化服務(wù)，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案服務(wù)業(yè)務(wù)已不局限于查檔和復(fù)制檔案范圍，用戶在檔案咨詢業(yè)務(wù)方面有著更多的需求，需要高校檔案館（室）重點(diǎn)拓展這方面的業(yè)務(wù)，這就要求高校檔案服務(wù)人員專業(yè)知識(shí)要過硬[6]36。

4.高校檔案信息資源缺乏優(yōu)化整合。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，越來越多新數(shù)據(jù)產(chǎn)生于高校教學(xué)、科研、學(xué)生管理等系統(tǒng)以及館（室）藏檔案數(shù)字化中。目前，全國高校利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將校園的教育資源數(shù)字化，數(shù)字化校園是高校發(fā)展的標(biāo)配。由于數(shù)字化校園的實(shí)現(xiàn)，大量教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、校政企合作、招生就業(yè)、學(xué)生管理、后勤管理、財(cái)務(wù)管理的原始數(shù)據(jù)相應(yīng)產(chǎn)生，與之對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫也隨之建立，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為高校二級(jí)學(xué)院和職能部門開展的日常工作提供了保障。當(dāng)然，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也成為了高校檔案數(shù)字信息資源[7]64-66。但是，高校二級(jí)學(xué)院和職能部門的數(shù)據(jù)信息相對(duì)獨(dú)立，導(dǎo)致彼此之間的信息相隔離。而且，各個(gè)部門管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不同，在面對(duì)這些不計(jì)其數(shù)的信息資源時(shí)，若無優(yōu)化整合，則利用價(jià)值就無法體現(xiàn)。因而，高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、文化傳承、社會(huì)服務(wù)過程中形成的檔案信息資源需要優(yōu)化整合，使其轉(zhuǎn)變成檔案用戶需要的檔案服務(wù)內(nèi)容，經(jīng)過優(yōu)化整合檔案數(shù)據(jù)，其利用率和檔案服務(wù)效率才能得到提高。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案信息服務(wù)創(chuàng)新

1.高校檔案信息服務(wù)理念創(chuàng)新。要改變高校檔案服務(wù)單一模式以及數(shù)字化服務(wù)程度不高的現(xiàn)狀，首先需要服務(wù)理念的突破創(chuàng)新[8]73-74。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案服務(wù)方面的應(yīng)用，必然對(duì)高校檔案館（室）及其工作人員的要求愈來愈高，在收集、存儲(chǔ)與利用大數(shù)據(jù)信息的過程中注定不會(huì)一帆風(fēng)順。雖然高校大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用起步較晚，但起步晚并不意味高校檔案服務(wù)觀念無需轉(zhuǎn)變，恰恰相反，高校檔案服務(wù)必須解放思想，秉持以人為本的理念，承上啟下創(chuàng)新發(fā)展，突破單一的檔案信息服務(wù)模式。充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的預(yù)測(cè)能力，深入挖掘檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值，以滿足用戶檔案服務(wù)需求為己任，為廣大用戶提供豐富的檔案信息資源和檢索檔案信息資源的智能工具。同時(shí)，還應(yīng)具備超前服務(wù)意識(shí)，對(duì)用戶將來可能面臨的問題和新的信息需求進(jìn)行預(yù)判并制定應(yīng)急預(yù)案，做到有備無患。此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，還要幫助檔案信息用戶——二級(jí)學(xué)院、職能部門、師生員工及社會(huì)不同群體如何查找、檢索、利用檔案資源。

2.互融互通服務(wù)平臺(tái)建設(shè)突破與創(chuàng)新。高校檔案服務(wù)離不開實(shí)體平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，而且這兩個(gè)平臺(tái)要無縫對(duì)接，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”，使線上線下相結(jié)合，才能保證資源、服務(wù)、創(chuàng)新互融互通的最終實(shí)現(xiàn)，才能滿足用戶的服務(wù)需求。要實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接實(shí)體平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，第一，要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)平臺(tái)由實(shí)體向網(wǎng)絡(luò)延伸，“讓群眾少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑腿”;第二，要建立實(shí)體平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制，確定各自的責(zé)任和義務(wù)，制定兩個(gè)平臺(tái)的服務(wù)規(guī)范、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià);第三，要實(shí)現(xiàn)實(shí)體平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)功能互補(bǔ)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有反饋功能，檔案用戶的心聲和需求可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)反饋窗口進(jìn)行留言，并將得到及時(shí)回應(yīng)，這種功能互補(bǔ)促使檔案服務(wù)實(shí)體平臺(tái)不斷進(jìn)行改善。另外，加強(qiáng)服務(wù)平臺(tái)與媒體平臺(tái)的結(jié)合，搭建檔案信息新媒體矩陣，即微博和微信“兩微”矩陣。由于微博具有獲取社會(huì)時(shí)政資訊和滿足公共參與需求優(yōu)勢(shì)，因此檔案微博側(cè)重媒體平臺(tái)。而微信對(duì)于現(xiàn)實(shí)工作、社交作用以及用戶粘性較大，所以檔案微信側(cè)重移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)。充分發(fā)揮微博信息廣場(chǎng)作用和微信社交與工作的服務(wù)功能，提升檔案服務(wù)影響力和精準(zhǔn)服務(wù)能力[9]40-42。

3.檔案用戶網(wǎng)絡(luò)行為數(shù)據(jù)分析技術(shù)突破與創(chuàng)新。檔案網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)據(jù)反映了用戶網(wǎng)絡(luò)行為的三個(gè)主要特點(diǎn)：粘性（訪問頻率和間隔時(shí)長(zhǎng)）、活躍（平均停留時(shí)間）、產(chǎn)出（需求數(shù)）。檔案信息服務(wù)優(yōu)化所需的“第一手資料”就是用戶網(wǎng)絡(luò)行為的“粘性、活躍、產(chǎn)出”數(shù)據(jù)。用戶“粘性、活躍、產(chǎn)出”數(shù)據(jù)的分析質(zhì)量及利用離不開檔案服務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)和用戶管理后臺(tái)設(shè)計(jì)的優(yōu)化。檔案服務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)計(jì)優(yōu)化的兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是：第一，必須具有記錄功能;第二，必須具有統(tǒng)計(jì)功能。因?yàn)榧热皇菣n案網(wǎng)絡(luò)用戶，必然包括訪問頻率和間隔時(shí)長(zhǎng)、評(píng)論數(shù)、轉(zhuǎn)發(fā)量、瀏覽時(shí)間以及平均瀏覽頁面次數(shù)等行為。因此記錄功能記錄的這些行為為檔案用戶數(shù)據(jù)分析提供了依據(jù)，對(duì)檔案用戶“粘性、活躍、產(chǎn)出”數(shù)據(jù)的采集可以時(shí)間單位（如天、周、月和年）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和動(dòng)態(tài)分析。用戶管理后臺(tái)設(shè)計(jì)的優(yōu)化關(guān)鍵點(diǎn)在于記錄用戶個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括人口統(tǒng)計(jì)特征數(shù)據(jù)和用戶限制、接受服務(wù)時(shí)間、地理位置、興趣數(shù)據(jù)。將檔案用戶網(wǎng)絡(luò)行為數(shù)據(jù)與個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相結(jié)合，對(duì)檔案用戶個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一解析，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案用戶數(shù)據(jù)的深層解析。最終的分析結(jié)論將為高校檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)提供支撐，并為創(chuàng)建特色化內(nèi)容服務(wù)提供依據(jù)。

4.檔案數(shù)字資源優(yōu)化整合突破與創(chuàng)新。高校信息資源豐富，檔案信息資源是其不可或缺的構(gòu)成成分，對(duì)學(xué)校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、文化傳承以及社會(huì)服務(wù)意義深遠(yuǎn)。因此，高校的自身發(fā)展離不開檔案數(shù)字資源的優(yōu)化整合，而且高校檔案服務(wù)模式及效率也取決于檔案數(shù)字資源優(yōu)化整合。針對(duì)這一現(xiàn)實(shí)問題，高校檔案館（室）首先應(yīng)以學(xué)校發(fā)展規(guī)劃為指南，對(duì)二級(jí)學(xué)院和職能部門的數(shù)字信息資源，如學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、師資建設(shè)、招生就業(yè)、課程考試、成績(jī)管理、學(xué)籍管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、黨群等信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合。其次，根據(jù)學(xué)校辦學(xué)特色、培養(yǎng)過程、服務(wù)地方、產(chǎn)教融合、校政企合作的實(shí)際，把特色檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)放在優(yōu)先地位，實(shí)現(xiàn)讓檔案用戶真正享受高水平的檔案服務(wù)目標(biāo)。最后，高校為彌補(bǔ)自身檔案信息的不足，可廣泛收集網(wǎng)上檔案信息資源，并對(duì)其加以整理后供檔案用戶合理利用，切實(shí)做到資源共享，以便更好地滿足用戶對(duì)檔案信息需求[10]124-128。

5.高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)和考核的突破與創(chuàng)新。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的高校檔案服務(wù)最終落腳點(diǎn)是以用戶為本。因此，首先要提高高校檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建設(shè)一支能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要求的檔案管理人才隊(duì)伍、技術(shù)人才隊(duì)伍和服務(wù)人才隊(duì)伍，不僅要掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，還要熟悉檔案服務(wù)業(yè)務(wù)，這樣才能以用戶為本，使用戶享受優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。對(duì)于人才隊(duì)伍素質(zhì)的提高，各高校應(yīng)該制定檔案人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，出臺(tái)檔案人才隊(duì)伍專業(yè)成長(zhǎng)和專業(yè)發(fā)展政策。同時(shí)，要完善高校檔案工作人員分類考核機(jī)制。根據(jù)崗位性質(zhì)，將檔案人才分為技術(shù)人才、服務(wù)人才、管理人才三類，并對(duì)此三類人才考核標(biāo)準(zhǔn)分別予以確定。在確定考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，不應(yīng)唯學(xué)歷論和唯證書論，應(yīng)加大實(shí)績(jī)考核權(quán)重。業(yè)務(wù)基礎(chǔ)技能、用戶滿意度、檔案系統(tǒng)運(yùn)用和維護(hù)可作為實(shí)績(jī)考核的重要指標(biāo)，以此體現(xiàn)檔案人才考核標(biāo)準(zhǔn)的可操作性和實(shí)效性。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案館（室）服務(wù)更多地傾向于數(shù)字化的服務(wù)，因此，高校檔案館（室）應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，以人為本，積極適應(yīng)“大數(shù)據(jù)、大檔案、大服務(wù)”環(huán)境，以用戶需求為核心，創(chuàng)新服務(wù)理念，優(yōu)化整合高校檔案館（室）信息資源，創(chuàng)立“互聯(lián)網(wǎng)+”服務(wù)平臺(tái)，逐步解決高校檔案館（室）的數(shù)字化信息化程度低、服務(wù)方式落后等問題。

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