加強供水用戶檔案管理工作的探討

張寧

摘要：供水用戶檔案管理指的是，針對供水業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的各種形式的、有價值的資料進行收集、分類、歸檔等一系列處理工作。供水用戶檔案對于各家各戶正常生活用水緊密相關(guān)，提高對供水用戶檔案管理水平，對于維護供用水雙方合法權(quán)益有著重大現(xiàn)實意義，也是保障城市供水事業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要措施。基于此，文章對基于供水用戶檔案特點及當下供水用戶檔案管理出現(xiàn)的主要問題進行了深入分析，進而對強化供水用戶檔案管理質(zhì)量的相關(guān)措施進行了有效探討，以期能夠為實現(xiàn)供水企業(yè)與供水用戶之間的良性發(fā)展，進一步完善城市供水管理提供有效參考。

關(guān)鍵詞：供水企業(yè)；用戶檔案；特點；問題；措施

引言

城市化建設(shè)水平不斷提高，人們對生活質(zhì)量有了更高要求，自然在供水服務(wù)方面的要求也越來越高。面對當下的發(fā)展環(huán)境，供水企業(yè)必須不斷提高供水用戶檔案管理水平，進而提升對市場需求變化的有效分析，在為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時為維護供水用戶及供水企業(yè)的合法權(quán)益。此外，供水用戶檔案是供水企業(yè)獲得重要決策信息的有效途徑，保障供水管理工作的合理、高效率。

一、供水企業(yè)用戶檔案特點分析

供水企業(yè)用戶檔案通常形成于供水業(yè)務(wù)活動過程，對供水與用水雙方需求、變更以及用水系統(tǒng)維修等實際情況進行客觀反映，并形成以文字、聲像等形式的材料保存下來的文件。供水企業(yè)用戶檔案管理的內(nèi)容包括開戶申請、施工驗收、供水合同管理以及管線維護等內(nèi)容。加強對供水企業(yè)用戶檔案分析，使供水企業(yè)可以及時了解供水市場的實時變化，在供水企業(yè)管理決策過程中發(fā)揮參考依據(jù)作用。供水用戶檔案管理的另一重大作用就是能夠給用戶提供用水情況查詢，便于用戶維護自身合法權(quán)益。過去，傳統(tǒng)的手工管理模式使供水企業(yè)進行供水用戶檔案管理的主要方式，然而現(xiàn)今供水用戶數(shù)量急劇增加，相應(yīng)的供水企業(yè)用戶檔案的數(shù)量也有了極大規(guī)模提升，使得檔案管理工作大幅提升，傳統(tǒng)的管理模式明顯不適應(yīng)當前發(fā)展要求，因此供水企業(yè)必須加強對供水用戶檔案的信息化管理，從而提升供水用戶檔案管理水平。

二、供水用戶檔案管理主要問題分析

1.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

供水企業(yè)飛速發(fā)展以及用戶需求的不提升，都對供水用戶檔案管理工作作出了更為復雜的要求，除了要做到最基本的一戶一檔案之外，還要實現(xiàn)隨對檔案資料動態(tài)化管理，相比于之前，檔案管理工作量有了極大增加。然而，在一些一線管理部門當中缺乏專職、專業(yè)的檔案管理人員，難以勝任日常的供水用戶檔案管理工作，特別是在對重要用戶檔案資料管理時需要向總部上級部門借調(diào)專業(yè)人員進行輔助，嚴重阻礙了供水用戶檔案資料管理工作的推進，不利于一線部門正常運行，也降低了檔案管理質(zhì)量。

2.缺乏準確的用戶檔案測繪信息

構(gòu)建完善的GIS管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)，是開展供水用戶檔案管理的必要條件，需要經(jīng)過專業(yè)測繪信息來確保供水網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)準確、完整。然而，實際測繪工作量極大，而專業(yè)設(shè)備、專業(yè)人員的嚴重不足，難以確保用戶檔案GIS測繪信息的準確、充分，同時也影響了用戶檔案的完整性與準確性。

3.用戶檔案管理節(jié)奏滯后

信息技術(shù)的不斷進步發(fā)展促進了供水企業(yè)用戶檔案管理工作的信息化進程，市場上也產(chǎn)生了許多針對檔案管理的管理軟件。雖然供水用戶檔案管理信息化得到了初步實現(xiàn)，但是存在不夠完善以及配套不完整的缺陷。一些一線部門仍然沿用傳統(tǒng)表格統(tǒng)計數(shù)據(jù)，然后在錄入系統(tǒng)進行用戶檔案資料補充，存在工作效率低、信息整合效率不高的問題。雖然在實際供水用戶檔案信息管理過程中積累了大量數(shù)據(jù)，但是信息處理與使用存在較大局限性，信息共享程度較低，使得供水用戶檔案管理嚴重滯后于現(xiàn)代化發(fā)展的節(jié)奏。

三、提高供水企業(yè)用戶檔案管理工作水平的相關(guān)對策

1.加強專職檔案人員配置水平

對于供水企業(yè)發(fā)展而言，供水用戶檔案管理是極為重要的內(nèi)容，所以供水企業(yè)必須提高對供水用戶檔案管理的重視程度，把檔案管理納入部門績效考核工作當中。尤其是一線管理部門必須配置專業(yè)的專職檔案管理人員，完善培訓機制，定期針對檔案管理存在的問題，以及最新的檔案管理理念、方法等對檔案管理人員進行培訓，及時更新員工的知識體系，強化檔案管理公工作人員的實際工作水平。尤其是加強對檔案管理的系統(tǒng)軟件操作的培訓，確保工作人員能夠熟練掌握信息系統(tǒng)對供水用戶檔案各種信息的整理、分析水平，更好地為企業(yè)決策提供有效數(shù)據(jù)。此外，供水企業(yè)還應(yīng)注重對檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，提升其工作責任感，進而使其積極主動地投入供水用戶檔案管理工作當中。

2.完善GIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理

對于供水企業(yè)而言，隨著城區(qū)供水管網(wǎng)不斷延伸，老舊供水管道面臨升級改造，需要對GIS信息系統(tǒng)進行及時更新，完善其數(shù)據(jù)管理功能。GIS管網(wǎng)信息系統(tǒng)集中了供水線路實地測量、數(shù)據(jù)采集、管網(wǎng)信息繪制等功能，尤其是對管網(wǎng)的分支點、變徑點、轉(zhuǎn)折點等位置情況的標注，為檔案管理工作提供詳實管網(wǎng)數(shù)據(jù)信息。因此，供水企業(yè)必須通過完善GIS人才配置、設(shè)備配置等措施，完善水表測繪工作，并且做好供水管道工程的驗收工作，完善GIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理功能，提高供水用戶檔案管理工作水平。

3.完善檔案信息管理平臺，提升資源整合效率

面對信息全球化發(fā)展時代，供水企業(yè)必須建立起完善的管理信息系統(tǒng)，迎合時代發(fā)展需求，同時將企業(yè)各項業(yè)務(wù)管理內(nèi)容列入管理信息系統(tǒng)當中，實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的無縫銜接。如此也便于管理信息系統(tǒng)快速獲取用戶信息，完善供水用戶的檔案管理工作。因此，供水企業(yè)在完善企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上構(gòu)建供水用戶檔案信息化管理平臺，把用戶類型、用水情況、繳費情況等納入供水用戶檔案信息化平臺管理當中，完善用戶報裝系統(tǒng)、收費管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等功能，實現(xiàn)用戶報裝到拆表銷底的全過程信息化管理。對供水用戶檔案進行信息化、數(shù)字化管理，能夠使供水企業(yè)快速、精準的查找到需要的信息，也便于用戶信息的收集、整理、分析、運用。同時，用戶也可以對自己的用水信息進行詳細掌握，更好地保障自身合法權(quán)益，完善檔案管理功能。

4.提升檔案管理規(guī)范和標準化

為了讓供水企業(yè)更好利用檔案資料以及為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，我們還需要提升檔案管理工作的規(guī)范和標準化。首先，文書收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，我們要做好其規(guī)范和標準化。一是與供水用戶相關(guān)的所有資料都應(yīng)當納入文書收集中去；二是涉及供水企業(yè)會議記錄、政府指導文件等方面文書也要做好收集。其次，在做好文書收集工作后，我們還需要根據(jù)相關(guān)的標準，比如部門、季度以及區(qū)域等開展分類整理，之后進行電子化檔案錄入并存儲到數(shù)據(jù)庫中。完成上述工作后，我們便可以將紙質(zhì)的檔案按照規(guī)范進行整理存放入柜。

四、結(jié)語

綜上所述，供水企業(yè)用戶遍布整個城市，對人們的生活質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。為此，加強對供水用戶檔案管理水平對于供水企業(yè)而言極為重要，這就要求供水企業(yè)必須認清當前用戶檔案管理工作存在的問題，進而采取有效措施完善供水用戶檔案管理，進一步提升供水企業(yè)的發(fā)展水平?！?/p>

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作者簡介：張 寧（1987-），男，遼寧沈陽人，中級經(jīng)濟師，本科，主要從事供用水合同管理工作。