基于SAP系統(tǒng)自動(dòng)付款流程內(nèi)部控制的研究

高滋棠

摘 要：在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，順暢的資金流是企業(yè)生存的首要條件。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的更新?lián)Q代，付款業(yè)務(wù)在實(shí)際工作中不斷出現(xiàn)技術(shù)性的新問題，同時(shí)帶來內(nèi)部控制體系建設(shè)的新問題，因此，如何加強(qiáng)企業(yè)的付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制成為提高企業(yè)經(jīng)營績效的重要控制因素?；诖耍云髽I(yè)付款流程中的內(nèi)控管理需求為出發(fā)點(diǎn)，在詳細(xì)介紹SAP自動(dòng)付款流程基礎(chǔ)上，分析SAP自動(dòng)付款流程的內(nèi)控點(diǎn)，同時(shí)提出優(yōu)化付款業(yè)務(wù)內(nèi)控管理的方案，希望為應(yīng)用SAP系統(tǒng)的公司加強(qiáng)付款業(yè)務(wù)內(nèi)控提供借鑒。

關(guān)鍵詞：SAP;自動(dòng)付款;內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F275;F270.7? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2020）32-0103-02

在經(jīng)濟(jì)競爭日趨激烈的今天，企業(yè)的發(fā)展必須要依靠科學(xué)的管理體制，而合理的內(nèi)部控制則是保障管理有效運(yùn)行的重要手段。付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營過程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，付款業(yè)務(wù)不僅關(guān)系到企業(yè)的業(yè)務(wù)來往，還與企業(yè)的資金流有著十分密切的關(guān)聯(lián)。因此，如何保障企業(yè)在付款業(yè)務(wù)中的資金安全一直是企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。隨著企業(yè)對信息技術(shù)的依賴程度越來越高，SAP系統(tǒng)在企業(yè)中廣泛應(yīng)用，關(guān)于如何加強(qiáng)完善SAP系統(tǒng)自動(dòng)付款流程中的內(nèi)部控制必然成為企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

一、公司付款流程中的內(nèi)控管理需求

（一）付款流程的審批過程過于簡單

目前，大部分公司對付款業(yè)務(wù)的處理采取一種較為簡單的方法，即當(dāng)付款業(yè)務(wù)形成后，經(jīng)過主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)總監(jiān)分別審核簽字后，便可由出納直接進(jìn)行付款。此方法對于付款業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制顯得較為薄弱了，因此，公司應(yīng)該建立一個(gè)更加嚴(yán)格的付款審批過程來加強(qiáng)企業(yè)對付款流程的管理。

（二）付款流程業(yè)務(wù)量過大

大部分集團(tuán)公司的付款種類繁多、數(shù)量龐大，包括對原材料供應(yīng)商付款、對設(shè)備供應(yīng)商付款、對低值易耗品供應(yīng)商付款、內(nèi)部員工報(bào)銷等等。這種環(huán)境下，付款作為一個(gè)比較敏感的流程，如若不建立一個(gè)較為合理的方法來增強(qiáng)對于付款流程的內(nèi)部控制，將會(huì)給公司帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)。通過建立一個(gè)快捷高效的自動(dòng)付款流程，能有效提高公司付款的效率。

（三）付款流程業(yè)務(wù)需求較復(fù)雜

集團(tuán)公司作為全球性的企業(yè)，與世界上眾多銀行有著業(yè)務(wù)往來關(guān)系，如匯豐銀行、中國銀行、民生銀行等;且集團(tuán)公司的支付方式多樣，如支票、匯票、銀行承兌匯票等。因此，對于其較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)需求，內(nèi)部控制的作用就顯得尤為重要。通過SAP系統(tǒng)自動(dòng)付款流程來設(shè)置和維護(hù)好開戶行和支付方式等重要信息，將對公司付款業(yè)務(wù)中的資金安全問題帶來極大的保障。

二、SAP自動(dòng)付款流程介紹

應(yīng)付賬款模塊是SAP財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核心子模塊，除了對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、核算、分析外，更突出了管理的職能。而對于一個(gè)企業(yè)來說，順暢的資金流是生存的首要條件，然后才是利潤。應(yīng)付賬款模塊監(jiān)控著資金的流出，對于管理企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)是至關(guān)重要的。自動(dòng)付款功能是應(yīng)付賬款模塊中的一個(gè)基本功能，具體流程包括如下幾個(gè)步驟。

首先，在執(zhí)行自動(dòng)付款流程時(shí)，應(yīng)付賬會(huì)計(jì)輸入選擇條件，比如供應(yīng)商、日期、付款方式、會(huì)計(jì)職員等，系統(tǒng)根據(jù)選擇條件從供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中獲取以上的付款信息，同時(shí)自動(dòng)匹配符合條件的供應(yīng)商未清發(fā)票，將供應(yīng)商發(fā)票和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的付款信息進(jìn)行匹配核對，自動(dòng)生成一條付款建議。付款建議中包含所有與付款有關(guān)的信息，包括供應(yīng)商、付款方式、開戶銀行、收款方開戶行、金額等。

其次，應(yīng)付賬會(huì)計(jì)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況考慮各種因素，檢查付款建議和是否需要修改。檢查或修改無誤后便可進(jìn)一步進(jìn)行自動(dòng)付款程序。

最后，系統(tǒng)執(zhí)行付款。一方面，產(chǎn)生付款憑證并清賬，更新總賬及供應(yīng)商明細(xì)賬;另一方面，付款數(shù)據(jù)被傳入付款媒介程序，進(jìn)行實(shí)際支付。常見的支付方式主要有以下幾種：（1）打印付款單據(jù)，如套打電匯通知單或支票。（2）打印付款清單，由出納人員直接填寫付款單據(jù)。（3）通過接口將付款指令發(fā)給電子銀行客戶端，客戶端收到指令后連接到銀行的主機(jī)進(jìn)行付款。

三、SAP系統(tǒng)下自動(dòng)付款流程的內(nèi)部控制點(diǎn)分析

企業(yè)的付款流程是企業(yè)資金向外支付的一個(gè)過程，與企業(yè)的資金流密切相關(guān)，相對于其他業(yè)務(wù)而言是一個(gè)十分敏感的流程，因此，只有不斷完善與加強(qiáng)此部分的風(fēng)險(xiǎn)控制，才能更好保障企業(yè)資金安全。

（一）對支付憑證的控制

在企業(yè)日常的經(jīng)營過程中，為了加強(qiáng)內(nèi)部控制，匯票、支票等支付憑證一般是由專人單獨(dú)管理的。而在SAP系統(tǒng)下的自動(dòng)付款流程中則需要稍微改變一下這一步驟的內(nèi)部控制方法，因?yàn)樵谧詣?dòng)付款流程結(jié)束后付款的單據(jù)是通過套打來完成的，為了加強(qiáng)企業(yè)對支付憑證控制，負(fù)責(zé)此類打印的打印機(jī)應(yīng)該放在一個(gè)獨(dú)立的房間里，而當(dāng)相關(guān)的支付憑證打印完畢后，還須經(jīng)過負(fù)責(zé)人審批簽字才能真正完成對此項(xiàng)業(yè)務(wù)的支付。

（二）對付款清單的審核批準(zhǔn)

當(dāng)企業(yè)在運(yùn)用SAP系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)付款流程處理時(shí)，還應(yīng)對付款清單的審核批準(zhǔn)這一步驟設(shè)置一個(gè)內(nèi)部控制點(diǎn)。因此，當(dāng)負(fù)責(zé)此項(xiàng)付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)在SAP系統(tǒng)中編輯完付款建議后，是不能直接進(jìn)行打印處理的，必須要經(jīng)過負(fù)責(zé)人員對付款建議進(jìn)行審核批準(zhǔn)，才能進(jìn)行下一步的業(yè)務(wù)處理。系統(tǒng)以此來保障此環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的有效性。

（三）對操作權(quán)限的合理控制

雖然前兩個(gè)內(nèi)部控制點(diǎn)的設(shè)置較為普遍，但從實(shí)際來看，對于一些付款業(yè)務(wù)種類較多、數(shù)量龐大的企業(yè)來說，每次運(yùn)行自動(dòng)付款流程后生成的付款建議可能都會(huì)包含大量的自動(dòng)付款業(yè)務(wù)，此時(shí)僅靠上述兩個(gè)內(nèi)部控制點(diǎn)無法對付款業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)控制。比如，當(dāng)負(fù)責(zé)此項(xiàng)付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)同時(shí)負(fù)責(zé)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的維護(hù)和發(fā)票的輸入，他便能輕易地創(chuàng)建一個(gè)不存在的供應(yīng)商，輸入發(fā)票，為其付款。由于接下來的流程都是自動(dòng)化的，企業(yè)在巨大的付款業(yè)務(wù)中很可能毫無察覺。

因此，企業(yè)除了設(shè)立以上兩個(gè)控制點(diǎn)，還應(yīng)該新增一個(gè)抵抗風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制點(diǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)提前，把維護(hù)供應(yīng)商主記錄的權(quán)限與輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限分開，進(jìn)行合理的財(cái)務(wù)分工，有效防止此類情況的發(fā)生。

（四）對敏感字段的控制

從企業(yè)經(jīng)營的實(shí)際情況來看，還應(yīng)考慮一種特殊情況。比如，當(dāng)維護(hù)供應(yīng)商主記錄的人員出于私心，擅自修改了與供應(yīng)商相關(guān)的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如供應(yīng)商的開戶銀行、開戶賬戶等，那么本應(yīng)該支付給供應(yīng)商的款項(xiàng)就很有可能因?yàn)檫@一步驟的內(nèi)控不足而被支付到其他賬戶中。由此看來，除了以上三點(diǎn)，從企業(yè)的實(shí)際情況來看，對于企業(yè)付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制點(diǎn)的設(shè)置還應(yīng)該再進(jìn)一步提前。

對這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制點(diǎn)，SAP系統(tǒng)有一項(xiàng)專門的配置來實(shí)現(xiàn)這一功能，被稱為“敏感字段的控制”。企業(yè)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的一些重要信息，比如供應(yīng)商的賬號(hào)、開戶銀行等，被稱為“敏感性字段”。這些敏感性信息若被修改，必須經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的審核確認(rèn)才有效;如果未確認(rèn)通過，則無法在系統(tǒng)中對這類供應(yīng)商進(jìn)行支付。對于“敏感性字段”選擇，企業(yè)可以根據(jù)自己業(yè)務(wù)的實(shí)際情況在SAP系統(tǒng)的后臺(tái)中進(jìn)行設(shè)置。

通過以上分析可以看出，SAP系統(tǒng)自動(dòng)付款流程及其內(nèi)部控制點(diǎn)的設(shè)置不僅能充分提高付款效率，還能有效控制付款風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)論

SAP系統(tǒng)作為世界500強(qiáng)背后的大師，其先進(jìn)的管理技術(shù)以及高效的管理辦法已被國外眾多企業(yè)廣泛應(yīng)用，而國內(nèi)使用該軟件的各類企業(yè)也在逐漸增多，因此，企業(yè)通過應(yīng)用SAP系統(tǒng)來管理企業(yè)已經(jīng)成為主流趨勢。當(dāng)一個(gè)企業(yè)的信息化管理到達(dá)一定水平且其付款業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)量較大時(shí)，通過使用SAP系統(tǒng)環(huán)境下的自動(dòng)付款功能來高效處理企業(yè)應(yīng)付賬款有著重要意義。它不僅能規(guī)范付款流程、加速業(yè)務(wù)處理，還能通過對現(xiàn)金流的有效管理，提高企業(yè)對供應(yīng)商服務(wù)管理的質(zhì)量和有效性，改善企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系。除此之外，自動(dòng)付款還能準(zhǔn)確處理發(fā)票，排除人為處理發(fā)票可能導(dǎo)致的錯(cuò)誤，還能充分高效地利用各類付款條件來處理企業(yè)的應(yīng)付賬款。當(dāng)然，企業(yè)在享受自動(dòng)付款流程帶來的便捷的同時(shí)，還應(yīng)更加關(guān)注對自動(dòng)付款流程中各內(nèi)部控制點(diǎn)的控制。

相信國內(nèi)各類企業(yè)通過對自動(dòng)付款流程的部署與實(shí)施，定能充分實(shí)現(xiàn)對其應(yīng)付賬款的高效管理。除此之外，若企業(yè)能有效地把握SAP系統(tǒng)環(huán)境下自動(dòng)付款流程的內(nèi)部控制，則SAP系統(tǒng)將為企業(yè)在付款過程中的資金安全提供更加有效地保障，從而幫助企業(yè)進(jìn)一步提升經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

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