新時代背景下電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化的思考

陳曉亮 孟寧

摘要：本文本文在基于新時代的背景的前提下，通過分析電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化工作的特點、存在的問題和所面臨的挑戰(zhàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，從立足檔案信息化建設(shè)“一個中心”，推動檔案數(shù)據(jù)治理和優(yōu)化檔案管理“兩個端口”，實現(xiàn)檔案資料完整和查詢利用便利兩個等方面闡述，闡述如何提高新時代背景下電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化工作。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)企業(yè);檔案信息化;大云物移鏈

在中國特色社會主義進(jìn)入新時代之際，電網(wǎng)企業(yè)檔案工作作為新時代中國特色社會主義事業(yè)的一部分，也迎來了一個新時代的發(fā)展時期。同時，“大云物移鏈”等形勢對檔案的特性和檔案工作產(chǎn)生了深刻的影響。本文通過分析新時代電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化工作的特點和所面臨的挑戰(zhàn)，尋求提高新時代背景下電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化工作的對策。

一、 電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化的背景

（一）1.適應(yīng)國家檔案信息化建設(shè)的迫切需要

習(xí)近平總書記在浙江省檔案館調(diào)研時曾指出：“要提高檔案信息化水平，運用現(xiàn)代化技術(shù)做好檔案管理工作”。2020年6月20日，十三屆全國人大常委會審議通過了修訂后的《中華人民共和國檔案法》，新增“檔案信息化建設(shè)”一章，奠定了為信息化在的法律上奠定基礎(chǔ)。全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃明確提出，要實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。面對檔案工作的新形勢形式，檔案管理智能化程度、規(guī)范化水平、信息化進(jìn)程更應(yīng)該緊跟時代步伐、以適應(yīng)時代轉(zhuǎn)型的要求。

（二） 2.服務(wù)于電網(wǎng)發(fā)展中心的必然要求

“善理疾者絕其源”，檔案作為是企業(yè)的核心資源和重要資產(chǎn)，檔案信息作為可視為企業(yè)的“數(shù)據(jù)倉庫”，。在依法從嚴(yán)治企的大背景下，面對各種新興傳播平臺的廣泛應(yīng)用，如何在實現(xiàn)檔案信息完整、檔案安全儲藏保管、檔案開發(fā)利用便捷，更好得服務(wù)于公司改革發(fā)展、經(jīng)營管理、安全生產(chǎn)、風(fēng)險管控等各方面工作，對于企業(yè)持續(xù)健康高質(zhì)量發(fā)展具有現(xiàn)實而長遠(yuǎn)的意義。

（三3.）解決數(shù)據(jù)共享的切實需要

近年來，眾多公司加快部署全業(yè)務(wù)統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心部署，以信息驅(qū)動業(yè)務(wù)，以、數(shù)據(jù)管理企業(yè)，逐漸明確促進(jìn)了資源集約、專業(yè)貫通、末端融合的發(fā)展趨勢和管理要求十分清晰和明確。但從在公司層面看，由于專業(yè)系統(tǒng)較多，存在一定程度的信息孤島現(xiàn)象，缺乏需求互通、數(shù)據(jù)共享的平臺。

檔案管理平臺作為各類資料和數(shù)據(jù)的最終歸集點，如何使檔案信息跨單位、跨業(yè)務(wù)、跨門類的共享利用、知識挖掘，更大程度地發(fā)揮檔案價值，減少重復(fù)錄入，是當(dāng)前檔案工作研究的課題方向。

4.（四）落實“放管服”要求，切實減輕基層負(fù)擔(dān)的有效手段

由于公司中各類型檔案數(shù)量大、種類雜，傳統(tǒng)歸檔方式高度依賴人員的熟練程度和專業(yè)能力，導(dǎo)致基層負(fù)擔(dān)較重。通過引入檔案智能化整編、算法等先進(jìn)的信息化手段，運用電子檔案平臺豐富的接口，可以能切實落實國家“放管服”的要求，有效減輕基層檔案人員的負(fù)擔(dān)。

二、 新時代背景下電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化存在的問題

（一）1.認(rèn)識問題

一是對檔案信息化的重要性認(rèn)識不足。表現(xiàn)為各檔案部門自身對檔案信息化建設(shè)重視不夠，造成單位信息化與檔案信息化的脫節(jié)，檔案信息化與檔案業(yè)務(wù)工作脫節(jié)，“兩張皮”現(xiàn)象比較普遍。

二是對電子檔案認(rèn)識存在有偏差。表現(xiàn)為認(rèn)為沒有將形成的電子數(shù)據(jù)不是視為檔案，不需要缺乏專門的檔案部門進(jìn)行管理，。一方面，認(rèn)為電子檔案不可靠、不可信，沒有想辦法把將電子檔案管起來妥善保管;;另一方面，缺乏對認(rèn)為電子檔案特殊性的認(rèn)識就是檔案，沒什么特殊性，不需再作特別的規(guī)定。

（二）2.實踐問題

檔案信息化建設(shè)總體滯后。

首先，從政府角度看，由于認(rèn)識所限，沒有把檔案信息化統(tǒng)籌到政府信息化大局之中，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)或被遺漏掉，或被邊緣化;從檔案部門角度看，存在著缺少沒有超前謀劃、沒有和主動融入的問題，導(dǎo)致有些地方和部門的檔案信息化建設(shè)舉步維艱。

二是其次，電子文件不歸檔、電子檔案失管現(xiàn)象時有發(fā)生。辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有電子文件歸檔功能的情況不在少數(shù)，電子檔案管理缺乏系統(tǒng)平臺支撐的情況比較普遍，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)總體滯后，從而導(dǎo)致的電子文件不歸檔、電子檔案失管的等問題難以解決。

三是電子檔案認(rèn)定難、使用難。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)不健全、管理不規(guī)范、法律效力不明確等問題比較突出，電子檔案的真實性、可靠性難以保障，跨部門、跨區(qū)域-一體化應(yīng)用平臺建設(shè)滯后，難以實現(xiàn)導(dǎo)致電子檔案共享利用難以實現(xiàn)。

三、 新時代背景下電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化工作的對策

（一） 1.立足檔案信息化建設(shè)“一個中心”，推動檔案數(shù)據(jù)治理

以檔案管理系統(tǒng)為平臺，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接為依托，構(gòu)建存量數(shù)字化和增量電子化并重的數(shù)字檔案資源體系，實現(xiàn)“一網(wǎng)查檔”的便捷服務(wù)，為公司檔案現(xiàn)代化管理提供重要支撐。

1.（1）實現(xiàn)增量檔案100%電子化。

一是推進(jìn)線上線下同步歸檔，完善文書檔案、科技檔案、實物檔案、聲像檔案等各類檔案的數(shù)字化要求，夯實檔案管理應(yīng)用的“大數(shù)據(jù)”基礎(chǔ)。二是實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口對接，全面保證了電子文件的完整性和可靠性。三是嚴(yán)格審核電子化檔案電子化審核把關(guān)。對于線上無法歸檔的檔案，應(yīng)下發(fā)入庫檔案電子化要求，確保入庫檔案100%電子化。

2.

（2）推進(jìn)存量檔案數(shù)字化加工。

開展檔案數(shù)據(jù)治理建設(shè)，開展公司庫存實物檔案整理及數(shù)字化加工。一是開展存量檔案梳理，明確檔案數(shù)字化加工范圍，為數(shù)字化工作的實施打下堅實基礎(chǔ)。二是扎實推進(jìn)檔案數(shù)字化加工。制定檔案數(shù)字化加工方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，分步實施庫存檔案數(shù)字化加工，實現(xiàn)庫存檔案數(shù)字化目標(biāo)任務(wù)。三是嚴(yán)把數(shù)字資源建設(shè)質(zhì)量關(guān)。在開展數(shù)字化加工項目的同時，同步實施數(shù)據(jù)抽檢，通過“自檢+質(zhì)檢+抽檢”的質(zhì)量驗收流程，提高數(shù)字化成果質(zhì)量。

3.（3）強化檔案數(shù)據(jù)共享。

檔案是企業(yè)的數(shù)據(jù)倉庫，檔案管理平臺是公司各類資料和數(shù)據(jù)的最終的歸集點。在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分挖掘檔案信息管理平臺目錄檢索、全文檢索、自動推送以及輔助開展研編等功能。擴寬檔案查詢利用覆蓋范圍，在全公司系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案價值，解決信息孤島問題現(xiàn)象。

（二） 2.優(yōu)化檔案管理“兩個端口”，實現(xiàn)檔案資料完整和查詢利用便利

針對檔案歸集和檔案應(yīng)用管控機制變革，優(yōu)化“檔案歸集”和“檔案應(yīng)用”兩個端口，重塑檔案歸檔業(yè)務(wù)流程，確保檔案完整，拓寬檔案利用范圍，使用神經(jīng)算法、智能整編等手段，提升檔案歸集效率，便于利數(shù)據(jù)查詢。

1.（1）明確歸檔職責(zé)任務(wù)，確保檔案完整;應(yīng)用智能整編等方法，提升檔案歸集效率。

制定下發(fā)年度檔案歸檔計劃，覆蓋全部類型和專業(yè)，建立重大事件、重要人物的專題檔案，明晰各單位歸檔職責(zé)、任務(wù)和歸檔期限，理清職責(zé)界面不清的局面，全面提高公司檔案資料歸檔的完整性。

在檔案平臺文書檔案方面，探索開展智能化業(yè)務(wù)研究，重新梳理原有檔案歸檔模式，針對歸檔反復(fù)比對及，重復(fù)查找的問題，以“收文、發(fā)文及線下文件”三大類型為著眼點，歸納總結(jié)不同類型的歸檔流程。樹立以“電子指導(dǎo)實體，線上指導(dǎo)線下”的理念和思路，應(yīng)用智能整編技術(shù)，在省市縣三級開展試點，基本實現(xiàn)了線上文書檔案自動分類、自動鑒定、自動裝盒的功能，極大簡化人員人工操作，提升歸檔效率。

在電網(wǎng)建設(shè)檔案歸檔側(cè)，探索基于神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法的工程項目檔案智能組卷。通過TF-IDF算法提取特征向量，搭建神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行訓(xùn)練，實現(xiàn)案卷與文件之間的映射，提升組卷的合理性。

2.（2）拓寬利用范圍手段，便捷查詢應(yīng)用。

在豐富檔案數(shù)字資源的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案信息管理平臺的作用。實現(xiàn)檔案利用權(quán)限全覆蓋，完善利用審批制度，提高檔案信息資源的利用效率。同時，建立健全突發(fā)事件檔案便利查詢應(yīng)急響應(yīng)機制，開通檔案調(diào)閱綠色通道，為一線應(yīng)急搶修人員提供準(zhǔn)確的檔案資料。

在利用，使用二維碼具有信息唯一性、容量大、成本低、保密性好的等特征，使用其對檔案目錄進(jìn)行編輯，輔助檔案柜內(nèi)檔案資料進(jìn)行定位，簡化查找過程。基于保密管理規(guī)定，兼顧服務(wù)的開放性和檔案內(nèi)容的安全性。，采取將檔案一級目錄設(shè)定為開放式數(shù)據(jù)，方便掃碼獲取查閱，應(yīng)當(dāng)需進(jìn)一步了解檔案內(nèi)的詳細(xì)內(nèi)容（如卷內(nèi)文件目錄、圖紙等）時，增加身份認(rèn)證環(huán)節(jié)，通過驗證后可繼續(xù)瀏覽檔案的具體內(nèi)容，兼顧安全性與便捷性。

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