山西衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)新冠肺炎疫情檔案工作的實(shí)踐與思考

龍 際

(山西省衛(wèi)生健康委衛(wèi)生監(jiān)督所，山西 太原 030045)

2020年的新冠肺炎疫情是新中國(guó)成立以來(lái)在我國(guó)發(fā)生的傳染性強(qiáng)、群發(fā)性高、涉及地域廣、連鎖反應(yīng)快、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。期間，山西省委省政府對(duì)疫情防控工作提出了明確要求，省、市、縣三級(jí)129家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)按照全省各級(jí)疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組的安排部署，充分發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督職能作用，依據(jù)《傳染病防治法》等法律法規(guī)要求全力做好疫情防控工作，力促醫(yī)療衛(wèi)生、公共衛(wèi)生等領(lǐng)域內(nèi)各項(xiàng)疫情防控措施落實(shí)到位，在此次疫情防控過(guò)程中形成了大量的防疫抗疫材料。2020年2月7日，國(guó)家檔案局官網(wǎng)發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病感染肺疫情防控期間檔案工作的通知》中要求：各級(jí)檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭(zhēng)取將檔案作納入防控工作的總體部，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。隨后，山西省檔案館下發(fā)的《關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件資料收集歸檔工作的通知》中要求各級(jí)檔案部門(mén)要高度重視疫情防控文件材料歸檔重作，明確收集范圍，切實(shí)保障疫情防控文件材料齊全完整，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好疫情防控檔案整理移交工作。這些檔案不僅是黨和政府積極應(yīng)對(duì)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的真實(shí)記錄，也對(duì)今后疫情防控工作的查考總結(jié)、研究歷史、科學(xué)決策都有十分重要的利用價(jià)值。

1 疫情防控檔案工作情況

面對(duì)突發(fā)的新冠肺炎疫情，怎樣全面收集，及時(shí)保管好大量的、珍貴的疫情防控材料是十分重要的。按照山西省檔案館《關(guān)于認(rèn)真做好新冠肺炎疫情防控文件資料收集歸檔工作的通知》和《關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的函》等文件要求，省衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)主動(dòng)思考，根據(jù)山西省衛(wèi)生健康委《關(guān)于新冠肺炎疫情防控期間檔案的工作安排》，多措并舉，積極開(kāi)展疫情防控期間的檔案收集及整理工作，在收集過(guò)程中緊緊圍繞疫情防控、復(fù)工復(fù)產(chǎn)、民生教育、愛(ài)國(guó)衛(wèi)生等重點(diǎn)工作內(nèi)容，對(duì)全省的衛(wèi)生監(jiān)督防疫檔案資源進(jìn)行專題研究、分類編研，并將編研成果及時(shí)報(bào)送。

1.1 認(rèn)真履職，強(qiáng)化疫情防控期間的組織領(lǐng)導(dǎo)

疫情發(fā)生以來(lái)，各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)高度重視疫情防控檔案工作，第一時(shí)間成立疫情防控檔案領(lǐng)導(dǎo)組，并以原機(jī)構(gòu)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案專管員及檔案管理制度為基礎(chǔ)，全面開(kāi)展衛(wèi)生監(jiān)督防控疫情檔案的收集和整理工作。針對(duì)疫情期間產(chǎn)生大量工作資料的現(xiàn)象，全省衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督不同業(yè)務(wù)專業(yè)實(shí)際，指派專人規(guī)范管理在疫情防控期間產(chǎn)生的各項(xiàng)文件資料，確保各項(xiàng)檔案資料專業(yè)、完整和安全。

1.2 統(tǒng)籌收集范圍，加強(qiáng)分類指導(dǎo)，確保工作落實(shí)到位

1.2.1 制發(fā)文件，明確歸檔范圍 省市兩級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)職能部門(mén)及業(yè)務(wù)處(科)室分別針對(duì)本專業(yè)制定專門(mén)的檔案收集計(jì)劃，展開(kāi)有針對(duì)性的專門(mén)調(diào)查收集。以“應(yīng)交盡交、能交則交”的原則，隨時(shí)形成、隨時(shí)收集、隨時(shí)歸檔的方式，及時(shí)做好資料的收集及歸口管理，確保疫情防控檔案資源完整齊全，歸檔文件材料準(zhǔn)確、規(guī)范，符合檔案工作的相關(guān)規(guī)定。組織編寫(xiě)出臺(tái)了《山西衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)新冠肺炎疫情衛(wèi)生監(jiān)督防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

1.2.2 結(jié)合實(shí)際，分類指導(dǎo)收集 省市縣三級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督疫情防控人員對(duì)已收集整理的防疫檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、梳理、編目及保存。在具體檔案工作中建立健全了6項(xiàng)新冠肺炎疫情檔案收集管理機(jī)制，專職檔案員主動(dòng)對(duì)接相關(guān)業(yè)務(wù)處(科)室及各市縣機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步了解掌握檔案材料形成情況，明確歸檔流程和整理標(biāo)準(zhǔn)，為高質(zhì)量做好檔案材料整理移交奠定了基礎(chǔ)，讓檔案記錄留下可追溯的“影子”。在此基礎(chǔ)上建立省、市、縣衛(wèi)生監(jiān)督新冠肺炎疫情防控檔案專號(hào)，充分發(fā)揮檔案對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督工作查考研究和經(jīng)驗(yàn)借鑒的重要作用。

1.2.3 創(chuàng)新方式，確保檔案完整 結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作實(shí)際制定《山西衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔清單》，省市兩級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)按照疫情防控檔案工作特點(diǎn)“單獨(dú)歸檔，各歸各檔”的思路，根據(jù)文件來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容及形式等進(jìn)行層次化、類別化的分類歸檔整理，確保檔案完整。同時(shí)要求各單位將歸檔文件按照“事由原則”進(jìn)行排列，會(huì)議材料、工作方案等確定類目做到層次明晰，便于查找。

1.3 檔案收集情況

截至目前，省、市兩級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)已收集各類疫情防控文件材料480余件，其中照片3千余張、音視頻73個(gè)、實(shí)物203件。

2 工作中存在的不足

全省疫情防控已經(jīng)防控工作已經(jīng)取得階段性成果，目前疫情防控工作進(jìn)入常態(tài)化，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)疫情防控檔案的收集是今后工作查考、歷史研究的重要依據(jù)，是疫情防控工作的重要組成部分，但在前期的疫情防控檔案的收集整理工作中還存在不足。

2.1 管理體制不夠健全

雖然各級(jí)政府、機(jī)關(guān)部門(mén)都成立了抗疫領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)面對(duì)突如其來(lái)疫情，但其設(shè)立是臨時(shí)性的，這種臨時(shí)設(shè)立的機(jī)構(gòu)工作重點(diǎn)在于疫情本身，作為與之相關(guān)的檔案收集工作存在“政令”沒(méi)有長(zhǎng)久性的尷尬，因此無(wú)法將檔案收集工作納入應(yīng)急工作部署中。

2.2 檔案資料收集歸檔不及時(shí)

由于各個(gè)業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作的重視程度參差不齊，造成檔案資料歸檔是否及時(shí)歸檔沒(méi)有參照性，很容易造成檔案的流失或資料不夠齊全完整。有時(shí)文件類資料比較齊全，但是照片、視頻等聲像資料很多已經(jīng)難以收集齊全。

2.3 對(duì)疫情防控檔案業(yè)務(wù)不熟

多數(shù)衛(wèi)生監(jiān)督員沒(méi)有遇過(guò)重大突發(fā)事件，在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的檔案工作過(guò)程中難免手忙腳亂，對(duì)突發(fā)事件的檔案收集整理更是不明所以。疫情防控中形成的各類匯報(bào)、總結(jié)、衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)等很多都有前后聯(lián)系或相互印證的關(guān)系，哪一份該歸檔，哪一份該剔除，難以把握。有些疫情防控工作跟日常監(jiān)督工作緊密相連，疫情防控檔案是單獨(dú)分類歸檔還是列入日常檔案歸檔范圍，很難區(qū)分。

3 思考與建議

由于衛(wèi)生監(jiān)督疫情防控檔案來(lái)源范圍廣、數(shù)量大，類型復(fù)雜、載體多樣，其保管主體和利用目的也不盡相同。因此，對(duì)檔案的收集和分類就顯得尤為重要。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的疫情防控檔案要按照全省檔案工作安排和要求，力爭(zhēng)在本系統(tǒng)行業(yè)內(nèi)做到分級(jí)協(xié)調(diào)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案工作有針對(duì)性和實(shí)效性，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)作出貢獻(xiàn)。

3.1 按類進(jìn)行收集及編目，為今后服務(wù)利用奠定基礎(chǔ)

對(duì)不同地區(qū)、不同專業(yè)的衛(wèi)生監(jiān)督疫情防控檔案實(shí)行分類指導(dǎo)，繼續(xù)加大圍繞疫情防控、復(fù)工復(fù)產(chǎn)、民生教育、愛(ài)國(guó)衛(wèi)生等重點(diǎn)內(nèi)容開(kāi)展檔案收集，合理制定疫情防控工作文件材料收集范圍和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)不同來(lái)源、不同專業(yè)和不同載體的檔案采取相對(duì)應(yīng)的管理辦法和保存措施，體現(xiàn)檔案工作的真實(shí)性、完整性和可利用性，充分保證衛(wèi)生監(jiān)督疫情防控檔案的收集和管理的質(zhì)量，為今后疫情檔案的服務(wù)利用打好基礎(chǔ)。

3.2 注重新業(yè)態(tài)方面的收集，提升檔案工作效果

疫情的突發(fā)性和不確定性決定了防疫材料具有來(lái)源分散、內(nèi)容廣泛、類型多樣、關(guān)聯(lián)繁雜等特點(diǎn)。除了傳統(tǒng)紙制檔案外，要注意發(fā)現(xiàn)防疫抗疫過(guò)程中產(chǎn)生的大量音頻視頻資料，特別是新載體所承載的新內(nèi)容，各衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)要與自媒體、新媒體、融媒體主動(dòng)對(duì)接，做好視頻資料和網(wǎng)絡(luò)資料的收集。同時(shí)要主動(dòng)收集政府部門(mén)及相關(guān)組織在新聞媒體網(wǎng)站和微信公眾號(hào)等抗疫專題欄目中發(fā)布的材料，特別是要重點(diǎn)收集在抗疫防疫一線工作中形成的照片、錄音、視頻及媒體制作的采訪記錄和專題片。

3.3 建立健全配套制度，推動(dòng)工作融合互促

健全的制度保障是疫情防控檔案工作得以有序科學(xué)開(kāi)展的基礎(chǔ)。反之，缺少規(guī)范化的檔案工作指導(dǎo)就會(huì)造成社會(huì)記憶的缺失，從而影響到疫情防控工作的高效與協(xié)同。有針對(duì)性地制定衛(wèi)生監(jiān)督防疫檔案工作制度，進(jìn)一步明確疫情防控期間機(jī)構(gòu)的設(shè)置及人員的職責(zé)；檔案的收集范圍、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、保管措施、安全保障等制度是十分必要的。同時(shí)要強(qiáng)化疫情防控期間檔案工作的全過(guò)程監(jiān)督，精準(zhǔn)施策，實(shí)現(xiàn)對(duì)防疫工作檔案的前端控制、動(dòng)態(tài)管理，使檔案工作與疫情防控工作實(shí)現(xiàn)有機(jī)的融合。

檔案工作是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要手段，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。這次防疫抗疫的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)建立健全重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)檔案的收集、整理、保護(hù)和利用提出了更高的要求，我們一定要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，主動(dòng)作為，提前介入，從推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的高度做好防疫抗疫檔案工作，不斷加強(qiáng)和完善疫情檔案管理，提升突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的治理能力和利用水平。用檔案人自己的工作記錄好防疫經(jīng)過(guò)，講好抗疫故事，為抗擊疫情貢獻(xiàn)力量。