電子發(fā)票報銷入賬歸檔問題初探

王維山 張 迪 楊 梅

2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯(lián)合修訂了《會計檔案管理辦法》（財政部%國家檔案局令第79號），修訂后的辦法完善了電子會計檔案的管理，確定了哪些屬于會計電子檔案，并對怎樣保存、查閱、銷毀期限等方面做了統(tǒng)一的要求。2020年3月23日，財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于規(guī)范電子會計報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），又進一步明確了電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案具有同等法律效力，以及對如何保管電子會計檔案做出明確要求。

一、電子會計檔案有何意義

對于如何實施電子會計報銷入賬歸檔等具體操作層面的規(guī)范性問題，一直缺乏具體規(guī)定，因此，《通知》承認了電子會計憑證的法律效力，提出電子會計憑證報銷入賬歸檔全流程電子化的要求，通過政策引導(dǎo)，助力國家經(jīng)濟發(fā)展，電子會計憑證應(yīng)運而生。隨著電子發(fā)票等電子會計憑證的試點推廣，逐步暴露出基層單位在應(yīng)用電子會計憑證中存在的一些不規(guī)范的問題，其中直接并僅將電子會計憑證（主要是電子發(fā)票）紙質(zhì)打印件作為單位報銷入賬歸檔的唯一憑證現(xiàn)象大量存在。由于電子會計憑證的紙質(zhì)打印件具有易篡改、易復(fù)制且難察覺等特點，增加了會計人員查驗會計憑證的難度，一旦單位或個人重復(fù)報銷、虛假入賬、篡改信息，出現(xiàn)財務(wù)造假、偷逃稅款等行為，而在實際工作中又難以發(fā)現(xiàn)，嚴重地干擾和影響單位正常的會計工作秩序。因此《通知》提出不具備相關(guān)條件的單位開展電子會計憑證報銷入賬歸檔方案，加強對會計、檔案工作領(lǐng)域的具體指導(dǎo)?？梢娨粋€單位是否具備了接收外部各類電子會計憑證，是否能夠查驗其真實性以及合法性，而且在傳輸過程中能夠確保傳輸安全可靠，是決定電子會計憑證存儲方式的關(guān)鍵因素。這就要求我們必須建立一套完整的存儲電子會計憑證系統(tǒng)，并能夠查驗其真實性以及合法性，以保證電子會計憑證在傳輸過程中的安全可靠。系統(tǒng)的建立及完善將會逐漸取締紙質(zhì)會計憑證的存在，也將為我國環(huán)境保護做出巨大貢獻。如從紙質(zhì)會計憑證逐步向電子會計憑證過渡，最后實現(xiàn)全電子檔案入賬模式，將會從源頭上減少紙質(zhì)檔案的存在，必將大幅減少每年用紙量。從國家檔案局的數(shù)據(jù)中可以看出，我國僅2018年開具出的電子發(fā)票就有14億多張，節(jié)省了打印耗材及相關(guān)人工成本約4億元，可見全面推廣普及電子會計憑證的重要意義。

二、如何提取一張電子發(fā)票

隨著社會的進步，微信和支付寶等支付工具逐漸普及，人們的生活也在發(fā)生著翻天覆地的變化，如何利用好這些工具，并為我們生活提供便利也是人們不斷研究的對象，其中提取電子發(fā)票就位于其中，銷售方只需提供發(fā)票提取二維碼，購買方只需一臺手機填寫出單位名稱、稅號即可隨時隨地提取電子發(fā)票，或者銷售方將電子發(fā)票以電子郵件的形式發(fā)送給購買方，由此可見獲取電子發(fā)票途徑多種多樣，無論通過什么途徑終將獲得電子發(fā)票，可是提取后的電子發(fā)票如何報銷，財務(wù)人員報銷入賬后怎樣存儲電子會計憑證都值得研究。

三、財務(wù)報銷平臺與電子發(fā)票報銷軟件相對接

為了解決電子發(fā)票的存儲，首先我們可以開發(fā)一款微信小程序，利用此款小程序讀取電子發(fā)票，并能夠做到聯(lián)網(wǎng)查驗電子發(fā)票的真?zhèn)?，查看發(fā)票是否與電子發(fā)票一致，是否有篡改的痕跡。將此款小程序后臺與本單位的財務(wù)報銷平臺相連接，這樣就能做到數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，經(jīng)過數(shù)據(jù)傳輸，電子發(fā)票可直接進入報銷平臺，可為日后實現(xiàn)無紙化報銷奠定基礎(chǔ)，目前我們僅能做到將電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票同步保存，下面僅對此種情況進行分析。前面提到過如何提取一張電子發(fā)票，那么提取后的電子發(fā)票將如何報銷才是最終目的，下面以微信提取電子發(fā)票為例，微信提取后的電子發(fā)票一般會進入到個人微信卡包中，在卡包中選擇將要報銷的電子發(fā)票，然后點擊提交，此時一張電子發(fā)票就會進入小程序中，然后通過電子發(fā)票二維碼記錄此發(fā)票的代碼、發(fā)票號、發(fā)票名稱、數(shù)量、種類、金額等信息，因微信小程序與單位的財務(wù)報銷平臺相連接，此時僅需點擊提取后的電子發(fā)票，即可將電子發(fā)票數(shù)據(jù)發(fā)送至財務(wù)報銷平臺，隨后將電子發(fā)票進行聯(lián)網(wǎng)驗真，如果驗真無誤發(fā)票將自動保存在財務(wù)報銷平臺中，等待報銷人的下一步操作，如果此時因報銷人疏忽造成此發(fā)票是已報銷的，那么系統(tǒng)將提醒發(fā)票重復(fù)，無法報銷，如果是未報銷的發(fā)票，報銷人可通過內(nèi)部報銷平臺進行下一步報銷手續(xù)，同時電子數(shù)據(jù)發(fā)送至財務(wù)人員手中，財務(wù)人員將報銷人已發(fā)送的數(shù)據(jù)與打印的紙質(zhì)版電子發(fā)票進行比對，無問題后生成記賬憑證，此時核算軟件中出現(xiàn)憑證編號，根據(jù)憑證編號數(shù)據(jù)傳回報銷平臺，自動在電子發(fā)票中生成會計憑證編號，方便日后調(diào)閱電子發(fā)票使用，這樣既保存了發(fā)票號碼，又保存了憑證編號，為日后全面實行電子會計檔案的存儲與報銷奠定堅實的基礎(chǔ)。

四、如何存儲電子發(fā)票

《通知》中要求，如果目前無法完全實現(xiàn)僅電子憑證歸檔的單位，既要保存電子憑證檔案又要將電子憑證檔案打印存檔，相信目前我國大多數(shù)單位也是選擇了此種存儲方式，此種存儲方式將面臨著如何將報銷的電子憑證歸檔，怎樣歸檔，又如何確保存儲的安全性等一系列問題。前面已經(jīng)討論了如何報銷的問題，后續(xù)將面臨如何將電子發(fā)票存檔的問題，面臨著更嚴密、更加安全的會計檔案保存方法。電子數(shù)據(jù)稍有不慎將全面丟失，數(shù)據(jù)丟失后很難恢復(fù)，如何存儲電子檔案，以及怎樣防止電腦黑客攻擊，都將給財務(wù)人員帶來巨大挑戰(zhàn)。建議選擇云存儲，因為云存儲服務(wù)器可以隨著數(shù)據(jù)量增加而不斷擴充，計算速度也可以隨時改變，云服務(wù)遍布全球，可以有效防止數(shù)據(jù)丟失，同時還可以將云數(shù)據(jù)下載導(dǎo)入移動備份工具中，這樣以確保數(shù)據(jù)安全，做到萬無一失。

會計檔案的存儲與系統(tǒng)的維護不能僅靠財務(wù)一個部門負責，這樣既不符合規(guī)定也會給財務(wù)人員帶來巨大工作量，那么就要求各部門之間職責明確，合理優(yōu)化管理流程，確保各項管理工作落實，具體而言，財務(wù)部門負責日常會計檔案電子化歸檔管理工作，負責待歸檔會計文件材料移交前收集、鑒定、裝訂的部分工作，并積極配合檔案部門工作。檔案部門負責會計檔案保管，統(tǒng)籌各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作，積極開展并監(jiān)督、指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門檔案系統(tǒng)的使用，信息職能部門負責規(guī)劃、建設(shè)、優(yōu)化有關(guān)會計電子化運行系統(tǒng)和平臺，定期將電子會計檔案備份，并做好計算機環(huán)境日常維護工作。

五、電子發(fā)票入賬歸檔的利與弊

隨著互聯(lián)網(wǎng)革新，電子發(fā)票逐漸成為新形勢下的主流形式，越來越多的企業(yè)探尋快速開出電子發(fā)票的方法，以節(jié)省開發(fā)票時間和人工成本，從而提高了工作效率。

電子發(fā)票的優(yōu)點：節(jié)約成本，減少資源浪費，電子發(fā)票的出現(xiàn)通過“互聯(lián)網(wǎng)+”模式建立平臺，降低紙質(zhì)發(fā)票、打印機、發(fā)票稅控機的數(shù)量和維護成本，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票郵寄、粘貼、報銷、錄入等費用支出，降低人力和物力成本，不僅減少紙質(zhì)發(fā)票的購買數(shù)量，還減少了購買發(fā)票費用，避免發(fā)票數(shù)量過多導(dǎo)致的管理混亂，節(jié)省報銷工作時間，節(jié)約社會公共資源；升級辦稅效率，在電子發(fā)票應(yīng)用之前，財務(wù)人員的任務(wù)復(fù)雜又瑣碎，耗費大量的時間和人力成本，當系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票之后，對于信息的導(dǎo)入與傳遞十分方便，加強發(fā)票的便捷性與準確性。電子發(fā)票通過互聯(lián)網(wǎng)與電子信息技術(shù)的應(yīng)用，貫徹了綠色環(huán)保節(jié)能的理念。由于電子發(fā)票應(yīng)用時間較短，造成各平臺服務(wù)參差不齊，存在一定的審核風(fēng)險?？茖W(xué)的發(fā)票報銷工作應(yīng)依據(jù)國家標準建立唯一、統(tǒng)一的電子發(fā)票監(jiān)管平臺，不能僅靠稅收管理部門監(jiān)督，應(yīng)加強各部門之間的互通，形成數(shù)據(jù)共享模式，此外建立的平臺應(yīng)接受社會監(jiān)督，以保證社會交易的安全性。

電子發(fā)票的缺點：增加財務(wù)人員工作量，財務(wù)人員將要進行雙重比對，既要查看電子發(fā)票，又要查看紙質(zhì)發(fā)票，還要標記電子發(fā)票所在的憑證編號，一旦其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，修改報銷憑證將給財務(wù)人員帶來困難，因為每一個環(huán)節(jié)都要進行修改，大大增加了財務(wù)人員工作量；偽造電子發(fā)票、隨意修改發(fā)票內(nèi)容等情況頻繁出現(xiàn)，很大程度上對電子發(fā)票報賬工作順利開展造成影響。為了能夠有效地解決這一問題，應(yīng)該建立信息化系統(tǒng)，然而建立一套完善的系統(tǒng)對于很多業(yè)務(wù)量不算多的單位必將帶來負擔，目前的存檔方式既要儲存電子檔案又要保留紙質(zhì)檔案，這讓電子發(fā)票的優(yōu)勢很難體現(xiàn)出來。

最終電子發(fā)票的改革必將成為最終目標，隨著電子商務(wù)的普及以及大數(shù)據(jù)時代的到來，電子發(fā)票和人工智能必將成為未來的發(fā)展趨勢，相信在不久的將來必會實現(xiàn)全面電子信息化，大大提高現(xiàn)有工作效率。