財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制淺議

王 蘊(yùn)

近些年來大企業(yè)集團(tuán)不斷興起，具有很大業(yè)務(wù)規(guī)模和眾多子公司，財(cái)務(wù)成本一直處于居高不下的狀態(tài)，同時(shí)，財(cái)務(wù)管理效率低下、冗雜的機(jī)構(gòu)等比比皆是。針對(duì)這種狀況，應(yīng)積極尋求改革創(chuàng)新之路。基于財(cái)務(wù)共享中心的建立，集中管理集團(tuán)財(cái)務(wù)核算，實(shí)質(zhì)就是通過財(cái)務(wù)核算流程的整合，讓核算規(guī)模效應(yīng)充分發(fā)揮出來，從而使集團(tuán)財(cái)務(wù)成本得以節(jié)約，促進(jìn)財(cái)務(wù)核算效率提高。同時(shí)，財(cái)務(wù)作業(yè)流程化，促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量提高。國(guó)企通過構(gòu)建完善的內(nèi)部控制措施，依托對(duì)財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營(yíng)的規(guī)范，確保國(guó)企高效安全實(shí)施共享。

一、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部環(huán)境

首先，合理評(píng)估業(yè)務(wù)范圍。為了充分發(fā)揮共享中心財(cái)務(wù)核算作用，專門設(shè)立財(cái)務(wù)分析組，現(xiàn)有各部門內(nèi)應(yīng)強(qiáng)化財(cái)務(wù)分析能力，嚴(yán)格評(píng)估公司財(cái)務(wù)狀況，發(fā)揮決策支持功能作用。在現(xiàn)有財(cái)務(wù)流程中，重新評(píng)估那些具有較低標(biāo)準(zhǔn)化程度、較強(qiáng)地域性差異流程，決定該業(yè)務(wù)是否歸到財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍。對(duì)于具有較強(qiáng)地域性財(cái)務(wù)流程，財(cái)務(wù)人員必須依據(jù)地方性政策法規(guī)進(jìn)行解決，這是使財(cái)務(wù)信息真實(shí)性可靠性得到保證的根本所在。財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)成本降低和效率提高。其次，加強(qiáng)員工培訓(xùn)。財(cái)務(wù)人員并不熟悉前端業(yè)務(wù)，這將成為財(cái)務(wù)共享中心與相關(guān)業(yè)務(wù)部門交流與溝通的障礙。盡管服務(wù)公司負(fù)有財(cái)務(wù)共享中心的職責(zé)，但并非是直接創(chuàng)造價(jià)值。但為了實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化，公司員工需要掌握一定程度的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)行為進(jìn)行理解。為此，培訓(xùn)員工應(yīng)成為財(cái)務(wù)共享中心工作的重點(diǎn)，著眼點(diǎn)就是將各個(gè)單位業(yè)務(wù)范圍介紹給員工，促使員工理解，這樣有助于提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管控作用。

二、改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手段

企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)高度重視風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，對(duì)內(nèi)部控制目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定，以內(nèi)外部環(huán)境變化為依據(jù)，完成對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別。以財(cái)務(wù)共享中心日常業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，重視內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)是目前共享中心面臨的主要問題。為規(guī)避存在流程上的風(fēng)險(xiǎn)，以共享中心日常工作情況為出發(fā)點(diǎn)，重新規(guī)劃設(shè)置現(xiàn)有的財(cái)務(wù)操作流程，增加其合理性與科學(xué)性，剔除繁復(fù)雜亂的環(huán)節(jié)，提升利用的合理程度；對(duì)于操作風(fēng)險(xiǎn)，在極易產(chǎn)生工作失誤的流程上，公司應(yīng)設(shè)置審核手段，旨在將失誤率降到最低。豐富的財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)是財(cái)務(wù)人員自身發(fā)展的促進(jìn)力，也是財(cái)務(wù)共享中心工作質(zhì)量得以保證的必要條件。因此在風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避上，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)造機(jī)會(huì)使財(cái)務(wù)人員增強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的交流與溝通機(jī)會(huì)。共享中心在處理人員管理風(fēng)險(xiǎn)上，應(yīng)注重為員工提供輪崗機(jī)會(huì)，促使員工對(duì)全面的財(cái)務(wù)流程多進(jìn)行接觸。共享中心在對(duì)待信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)上，應(yīng)以監(jiān)管信息安全為著眼點(diǎn)，注重相關(guān)制度的建立，對(duì)崗位權(quán)限設(shè)置進(jìn)一步明確。中心在處理法律問題時(shí)，為使自己的利益能夠得到維護(hù)，有必要采取一些相應(yīng)的措施和手段，比如把一些懂法律的人才招進(jìn)中心，或者委托專業(yè)咨詢公司對(duì)各國(guó)各地區(qū)法律政策差異進(jìn)行研究，并注意加強(qiáng)員工法律知識(shí)培訓(xùn)，提高員工法律意識(shí)。共享中心為規(guī)避政策風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)按時(shí)對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)政策培訓(xùn)，目的就是對(duì)各地區(qū)相關(guān)政策進(jìn)行獲取，第一時(shí)間更新員工所掌握的相關(guān)政策。

三、優(yōu)化控制活動(dòng)流程

目前，在企業(yè)內(nèi)部，還存在著財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部流程脫節(jié)狀況，各崗位審核重點(diǎn)不同，致使一定比例的重復(fù)勞動(dòng)存在，大量資源被浪費(fèi)。在整體審核流程上，審核點(diǎn)應(yīng)被全面覆蓋到，這樣有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。平時(shí)要有效預(yù)防財(cái)務(wù)初審環(huán)節(jié)，由于單據(jù)信息錯(cuò)誤或不全，往往出現(xiàn)退票的情況。共享中心財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)前端距離很遠(yuǎn)，業(yè)務(wù)人員通常不具備會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)，為使這種情況得到有效解決，共享中心應(yīng)以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，注重抓好財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)普及工作，促進(jìn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門交流增強(qiáng)。同時(shí)，還要推進(jìn)無紙化辦公，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)無紙化是未來必然趨勢(shì)，有助于實(shí)物憑證流轉(zhuǎn)的減少。財(cái)務(wù)人員根據(jù)憑證條碼就可以把各類憑證、票據(jù)調(diào)出系統(tǒng)進(jìn)行查看。

四、完善信息管理系統(tǒng)

確保財(cái)務(wù)共享中心正常運(yùn)行，完善的信息系統(tǒng)占據(jù)著基礎(chǔ)地位，而且在構(gòu)建共享中心后，信息系統(tǒng)成為企業(yè)絕大部分核心信息的依賴因素，也是會(huì)計(jì)檔案依賴的手段。處理企業(yè)常規(guī)業(yè)務(wù)，支持管理決策，生成數(shù)據(jù)，都離不開信息系統(tǒng)平臺(tái)。因此，企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是制定安全的管理制度，科學(xué)控制好訪問權(quán)限，并充分考慮到數(shù)據(jù)的安全性，注意對(duì)加密技術(shù)適當(dāng)使用，這樣有助于網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)安全問題的有效解決。完善的信息系統(tǒng)是保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)的根本。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建上，應(yīng)具備完善的信息系統(tǒng)，滿足硬件要求。監(jiān)控信息系統(tǒng)安全，是財(cái)務(wù)共享中心需要加強(qiáng)的工作重點(diǎn)。為此，通過設(shè)置專人對(duì)信息安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，并依賴技術(shù)手段加密財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)，以有效防范潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

總之，共享中心最初是整合傳統(tǒng)重復(fù)性的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，其操作具有流程化特點(diǎn)，通過集中統(tǒng)一處理，有利于人員集中精力創(chuàng)造財(cái)務(wù)價(jià)值，能夠剝離基礎(chǔ)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，從而在業(yè)務(wù)支持等方面投入更多精力。財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式屬于新興范疇，以規(guī)模效益促進(jìn)成本降低，將企業(yè)信息資源聚集起來。通過提高效率，促進(jìn)管控強(qiáng)化，使企業(yè)的整合能力得以提高，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。