網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案信息安全管理及其保密技術(shù)

陳彥宏

摘 要：隨著信息技術(shù)發(fā)展，已經(jīng)被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，并且取得了顯著成效。從目前情況來看，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為了檔案信息管理的主要途徑，改變了傳統(tǒng)管理方式，具有高效、快捷的特點。但網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，容易遭受非法入侵導(dǎo)致信息泄露，因此要做好保密工作。文章先分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全管理存在的問題，再論述安全管理措施和保密技術(shù)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校檔案信息安全管理;保密技術(shù)

引言

檔案信息管理是一項重要工作，關(guān)系到企事業(yè)單位的利益，因此要提高重視程度。在高校檔案管理中，教學(xué)檔案數(shù)量大、保密性高，提高教學(xué)檔案管理的安全性，是對教師和學(xué)生的信息安全必不可少的措施。目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被普遍應(yīng)用到檔案信息管理中，大大提升了工作效率，但是也存在一定弊端，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性的特點，容易受到侵害，無法保障檔案信息的安全。為了解決面臨的問題，要加強(qiáng)保密技術(shù)的研究，不斷提升檔案信息管理安全等級。如今，高校在不斷的擴(kuò)大招生，學(xué)生人數(shù)不斷增多，高校教學(xué)檔案信息安全管理問題逐漸加劇，所以高校教學(xué)檔案信息安全管理需要不斷強(qiáng)化。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息安全管理特點

高校信息管理包括很多方面，教學(xué)檔案管理是其中的重要組成部分，能充分體現(xiàn)一所高校的歷史沿革和師生的教學(xué)活動，可以反映老師和學(xué)生的真實在校情況。隱私性、周期性、保密性和專業(yè)性和是高校教學(xué)檔案的信息安全管理幾個特點。在高校，每年都要迎接新的學(xué)生、送走畢業(yè)的學(xué)生，學(xué)生的人數(shù)是動態(tài)平衡的，高校教學(xué)檔案真實反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活狀態(tài)，雖然每屆學(xué)生都不一樣，每個學(xué)生都存在個體差異，但每一屆學(xué)生的整體檔案信息是有規(guī)律的，檔案管理人員應(yīng)該實時發(fā)現(xiàn)其中蘊藏的規(guī)律，由此制定出更加有利于學(xué)生發(fā)展的培養(yǎng)方案。另外，隨著高校成立時間越來越長，積累的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)逐漸增多，學(xué)生、家長、教師個人信息和教學(xué)信息、科研信息以及歷年試題信息具有很高的保密性和隱私性。在檔案管理的實際工作中，工作人員要全面的注意到這些特點，根據(jù)學(xué)校的實際情況，確定出適合高校的管理措施。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案信息安全管理的必要性

高校檔案信息的安全至關(guān)重要，影響著全體師生的切身利益，并且對學(xué)校的發(fā)展有深遠(yuǎn)的影響，需要高度重視。它是高校教育教學(xué)工作真實情況的記錄，是高校檔案管理的重要構(gòu)成部分，肩負(fù)的責(zé)任十分重大。高校教學(xué)檔案信息安全管理不應(yīng)該被看作是存于計算機(jī)和紙質(zhì)檔案中的無足輕重的資料，它是在學(xué)校整個發(fā)展過程中逐漸形成的龐大的信息數(shù)據(jù)庫。通過教學(xué)檔案，可以看出學(xué)校的歷史沿革、教育成果，以此來制定出更為有利于學(xué)校發(fā)展的方針政策以及學(xué)校與社會發(fā)展相結(jié)合的培養(yǎng)方案。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全管理存在的問題

1.重視程度不夠

從現(xiàn)階段情況來看，檔案管理已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化，除了個人檔案外，還有很多國家級別的安全信息問題，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露問題，就會威脅到國家安全，造成不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。雖然檔案管理采用了安全技術(shù)，但是依然會出現(xiàn)泄露的情況，主要原因是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在著漏洞和缺陷，成為嚴(yán)重影響因素。近幾年出現(xiàn)了很多檔案信息泄密的事件，不僅造成惡劣社會影響，而且會帶來巨大損失。但是檔案管理人員并沒有意識到這一點，日常工作就是對檔案進(jìn)行維護(hù)，忽視了安全管理的重要性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，很多危險因素不易被察覺，管理人員容易掉以輕心，導(dǎo)致了檔案信息泄密事件發(fā)生。即使沒有出現(xiàn)檔案信息問題，也要保持警惕心，建立完善的安全保障體系，減少不確定因素影響。只有思想上引起重視，才能在實際管理中做出改變，保證檔案信息管理的安全性。

2. 管理人員配置不足

在教學(xué)檔案信息安全管理中，相關(guān)管理人員配置不足，在職的工作人員的業(yè)務(wù)能力也無法有效地支撐教學(xué)檔案信息安全管理工作。

3.計算機(jī)硬件、軟件問題

計算機(jī)硬件系統(tǒng)在檔案信息管理中發(fā)揮著重要作用，由于存在電磁波輻射，會對計算機(jī)數(shù)據(jù)信息處理產(chǎn)生影響。為了避免影響，要選用專業(yè)的電磁波接收器，可以接受主機(jī)和電子設(shè)備的電磁波輻射，這樣就可以提升檔案信息的安全性。檔案信息會保存在計算機(jī)的存儲設(shè)備中，如果出現(xiàn)問題就會出現(xiàn)泄密的情況。計算機(jī)軟件系統(tǒng)最大特點就是開放性，讓檔案信息處理速度得到了提升，在整個過程中，可能會遭受惡意攻擊，導(dǎo)致信息安全性降低，很有可能會出現(xiàn)泄密情況。為了保證系統(tǒng)運行穩(wěn)定性，計算機(jī)都安裝了相關(guān)程序來修復(fù)漏洞，如果漏洞過多，檔案信息處理就會遭受病毒侵害，檔案信息出現(xiàn)泄露的情況。從檔案信息管理安全角度出發(fā)，不斷完善系統(tǒng)，保證安全、高效運行，為檔案信息管理提供支持。

4.學(xué)生檔案管理的內(nèi)容沒有顯現(xiàn)出其作用

由于大多數(shù)高校學(xué)生的教學(xué)檔案只是一張成績單或幾張證書，無法體現(xiàn)出學(xué)生的綜合素質(zhì)，因此無法滿足社會對人才多方面的考核需求。在高校的教學(xué)檔案信息安全管理工作中，管理制度缺失，教師和學(xué)生查閱困難，檔案館只是作為檔案管理部門存在，基本從未為學(xué)生和老師提供服務(wù)，師生也不知道檔案館里有什么、可以干什么。

5. 加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

教學(xué)檔案信息管理有部分工作關(guān)系到師生的個人隱私信息、教師科研工作項目以及專利申報等活動，因此還需要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理工作人員的道德素養(yǎng)和職業(yè)精神，提高其綜合素質(zhì)。

6.網(wǎng)絡(luò)安全問題

檔案是非常重要的資料資源，管理目的主要是為了便于人們應(yīng)用。在這種情況下，檔案信息需要進(jìn)行傳播，存儲設(shè)備發(fā)生了改變。檔案在整個傳送過程中需要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，增加了不確定性，對檔案信息安全帶來影響。網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒是檔案信息安全管理的主要威脅因素，當(dāng)計算機(jī)防護(hù)體系比較弱，就非常容易遭受黑客或者病毒的侵害，出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。檔案信息涉及范圍比較廣，處于不斷增加之中，這對檔案管理人員提出了更高的要求。部分人員自身能力有限，在檔案信息管理方面存在漏洞，降低信息的安全性。檔案信息管理業(yè)務(wù)量增加，需要更多數(shù)量的工作人員，為了滿足工作需求，很多人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，檔案信息管理隊伍整體水平層次不齊，無法適應(yīng)發(fā)展需求，成為了限制性因素。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全管理及其保密技術(shù)

1.構(gòu)建完善的防護(hù)體系

運用計算機(jī)開展檔案管理工作時，為了保證安全性，最直接的方式就是構(gòu)建防護(hù)體系。雖然計算機(jī)都安裝了防護(hù)體系，但是不夠全面，依然存在著漏洞，會出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。如果防護(hù)措施不到位，就會給病毒可乘之機(jī)，讓計算機(jī)系統(tǒng)遭受破壞，無法正常運行。通過對檔案信息管理安全問題分析，發(fā)現(xiàn)往往是因為一個漏洞導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，遭受巨大損失，所以在檔案信息管理系統(tǒng)中建立綜合性防護(hù)體系是非常必要的，可以提升計算機(jī)系統(tǒng)的安全等級，防止黑客或者病毒的入侵。要加強(qiáng)防護(hù)體系的建設(shè)，從體系的各個方面去完善，提升整體防護(hù)水平，建立一套完善的防護(hù)體系，為檔案信息管理提供可靠保障。

2.提升高校檔案信息管理人員的專業(yè)性

首先，高校需要在相關(guān)老師道德素養(yǎng)和敬業(yè)精神方面更進(jìn)一步的加大培訓(xùn)力度，制定對檔案工作人員定期信息安全法律考試制度，嚴(yán)格落實考核管理，促進(jìn)相關(guān)工作人員全面學(xué)習(xí)檔案管理知識，建成一支具有一定專業(yè)水準(zhǔn)的檔案信息安全管理隊伍，保障學(xué)校的教學(xué)活動順利開展，促使學(xué)校向著更好的方向不斷前進(jìn)。

其次，任何工作人員的專業(yè)能力都是及其重要的，在高校教學(xué)檔案信息安全管理中尤其如此。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的無孔不入，檔案管理的形式也越來越多樣化，檔案管理的安全性也要求越來越高，這就要求檔案管理人員要掌握更多更新的檔案管理知識。然而，在實際的工作中，高校檔案信息管理人員大多是非本專業(yè)教師，這些老師很多在檔案管理方面的專業(yè)知識和管理經(jīng)驗為空白，學(xué)校也沒有對其開展系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在實際的檔案管理工作中，很多老師面臨著想干好卻又專業(yè)能力缺乏的困境。

3.建立健全法律法規(guī)

為了保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的綠色性、健康性，需要健全法律法規(guī)作為保障，這是非常重要的。目前，關(guān)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的法律法規(guī)比較缺失，當(dāng)出現(xiàn)安全事件時，找不到解決的法律依據(jù)，那么情況會變得越來越糟，嚴(yán)重威脅到檔案信息管理的安全性。為了保證檔案信息安全性，法律法規(guī)是必不可少的，可以發(fā)揮出規(guī)范的作用，提升檔案信息管理的安全等級，避免受到不利影響。對于致使檔案信息泄露的不法分子要加大處罰力度，可以起到警示作用，創(chuàng)建出綠色健康的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。加強(qiáng)對檔案信息安全管理重要性的宣傳，不斷增強(qiáng)網(wǎng)民的法律法規(guī)意識，上網(wǎng)必須符合相關(guān)要求，才能創(chuàng)建出健康的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在檔案信息安全管理中會不斷遇到新問題，所以要建立健全法律法規(guī)，保證檔案信息安全管理工作順利開展。不斷增強(qiáng)法律法規(guī)的執(zhí)行力，包含檔案信息管理的各個方面，將具體效果落到實處，提升檔案信息管理的權(quán)威性。

4.加大檔案安全重要性的宣傳

當(dāng)前學(xué)校大多數(shù)師生對教學(xué)檔案信息安全管理工作的重視程度普遍較差，并沒有完全意識到檔案信息管理對師生的重要意義。這也造成學(xué)生對檔案信息安全管理的主動性較弱，對檔案的具體內(nèi)容、對自己工作生活的影響以及傳遞的方式了解甚少。學(xué)生在畢業(yè)離開學(xué)校之后，結(jié)業(yè)、未就業(yè)等各種不同原因?qū)е聶n案信息很長一段時間是滯留在在學(xué)校檔案館的，給學(xué)校增加了很多不必要的檔案管理工作。更加嚴(yán)重的是，學(xué)生在就業(yè)、升職等情況下需要檔案時，卻對自己的檔案身在何處、檔案內(nèi)容包括什么一問三不知，給畢業(yè)后續(xù)的工作生活造成了許多的麻煩，甚至影響工作就業(yè)。所以，高校需要注重檔案信息管理的宣傳工作，讓學(xué)生認(rèn)識到檔案管理的重要性，明確清楚自己檔案的內(nèi)容、意義以及畢業(yè)工作后的流轉(zhuǎn)途徑，以確保個人檔案的安全，防止出現(xiàn)個人檔案信息的丟失。

5.做好檔案保密工作

檔案信息事關(guān)重大，因此保密工作是非常關(guān)鍵的，避免檔案信息出現(xiàn)泄露的情況。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性，人們在上網(wǎng)過程中可以瀏覽一些檔案信息，其中部分檔案是可以供大眾瀏覽的，如人事檔案、個人簡歷等，但是有的檔案信息是不能任意下載的，如重大工程或者國家的案例，其中含有重要的信息資料，沒有經(jīng)過批準(zhǔn)是不能公開的。根據(jù)我國《保密法》的相關(guān)要求，在開展檔案管理工作時，可以分為保密檔案和非保密檔案，所以要區(qū)別對待，采用不同保密方式。有些檔案是有保密年限的，到了時間后就可以解密，供人們?yōu)g覽。對檔案保密要劃分不同等級、不同類型檔案采取相應(yīng)的保密措施，保證檔案保密工作有序開展。這就要求人員具備較強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，檔案保密不能有半點馬虎，一定要足夠細(xì)致，才能保證檔案信息的安全性。

6.提高安全防護(hù)技術(shù)水平

計算機(jī)技術(shù)發(fā)展為人們帶來便利的同時，也給非法入侵者帶來了可乘之機(jī)，如果不提升安全防護(hù)技術(shù)水平，肯定會威脅到檔案信息的安全性。為了適應(yīng)發(fā)展需求，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)的研究，和實際工作情況聯(lián)系在一起，確保達(dá)到良好效果。只有具備較高等級的安全防護(hù)技術(shù)，才能為檔案信息安全提供可靠保障，抵御病毒的入侵。意識到檔案信息安全管理的重要性，檔案信息管理和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著直接關(guān)系，加強(qiáng)管理對于促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展具有重要意義。創(chuàng)新檔案管理工作模式，對于不同檔案信息要區(qū)別對待，設(shè)置嚴(yán)密的安全等級，提高檔案信息保密的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對非法入侵者要加大懲罰力度，可以起到震懾的作用。每個檔案管理單位情況有所差異，所以要從實際出發(fā)制定科學(xué)合理的管理方式，解決工作中遇到問題，提升檔案信息管理水平。

7.保密技術(shù)

一是防火墻技術(shù)。這是比較常見的計算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)，惡意軟件和病毒是無法進(jìn)入到系統(tǒng)中，為計算機(jī)系統(tǒng)運行提供保障。防火墻技術(shù)主要包括兩種技術(shù)手段，分別是分組過濾技術(shù)和代理技術(shù)，為了提升安全防護(hù)水平，要將過濾技術(shù)和代理技術(shù)結(jié)合在一起，有利于提升檔案信息系統(tǒng)的安全水平。二是數(shù)字簽名技術(shù)。通過加快處理來提高信息資料傳送過程中的安全性和保密性，避免信息資料在各個傳送節(jié)點出現(xiàn)漏洞或者受其他因素的影響，確保信息資料傳送每個環(huán)節(jié)安全性。三是電子文件認(rèn)證技術(shù)。這項技術(shù)和數(shù)字加密技術(shù)是一樣的，需要通過計算和運算來完成。電子文件認(rèn)證技術(shù)是通過比較運算來獲得驗證碼，通過摘要來鑒別電子文件的真實性。但是電子文件認(rèn)證技術(shù)也存在弊端，文件在發(fā)送過程中不具備保密性。除此之外，要提高檔案信息安全管理人員綜合素質(zhì)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)用到工作中來。增強(qiáng)自身安全意識，處理好檔案信息管理每個環(huán)節(jié)，保證具有安全性。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案信息安全管理是一項非常重要的工作，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，存在著很多危險因素，對檔案信息安全會造成威脅。為了防止出現(xiàn)信息泄露或者丟失的情況，要加強(qiáng)保密技術(shù)的研究，為檔案信息安全提供可靠保障。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，會面臨更加復(fù)雜的情況，因此創(chuàng)新保密技術(shù)，更好的應(yīng)用在工作中，推動檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

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（作者單位：西北民族大學(xué)電氣工程學(xué)院）