高校財務(wù)檔案數(shù)字化實施方案的研究

王竹 王娣 周怡杉

摘 要：隨著高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動量的增多，財務(wù)檔案資料數(shù)量迅猛增加，為滿足各類審計工作需要，財務(wù)檔案的利用和查詢頻率不斷上升，因此，財務(wù)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為高校財務(wù)檔案管理發(fā)展的大趨勢。針對這一趨勢，本文從高校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，財務(wù)電子檔案的收集與數(shù)字化平臺的建設(shè)，財務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺開發(fā)利用實施方案，財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的實施對財務(wù)管理、檔案管理的影響，四個方面對高校財務(wù)檔案數(shù)字化平臺進行研究。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案;數(shù)字化;實施方案

目前，人類社會已進入信息社會，計算機的應(yīng)用已經(jīng)完全融入人們的生活之中，電子記錄隨時隨地產(chǎn)生于生活的方方面面，人類保存的檔案逐漸過渡到以電子檔案為主，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等的價值。高校財務(wù)檔案是記錄學(xué)校在各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中的會計資料，包括會計記賬憑證、原始報賬單、相關(guān)發(fā)票、以及支撐附件材料等，是專業(yè)的會計核算材料。財務(wù)檔案同時也是高校在教學(xué)、科研、后勤保障、運行管理等工作中形成的原始?xì)v史記錄，對于高校管理工作、預(yù)算編制、決策制定、財務(wù)審計都是重要的信息資源。高效、科學(xué)地利用好財務(wù)會計檔案，有利于提高高校的管理水平，規(guī)范各項業(yè)務(wù)流程。

一、高校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

近年來，隨著高校不斷地發(fā)展，各類經(jīng)費增加，經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動增多，使得財務(wù)會計檔案數(shù)量也迅速增加，需要大量的空間來存放會計檔案，加之為了監(jiān)控高校規(guī)范使用經(jīng)費，各種審計工作也越來越頻繁，對檔案查詢和利用的頻率不斷上升，同時也對財務(wù)檔案的保管和人員的配置提出了更高的要求。

財務(wù)紙質(zhì)檔案按照憑證號的時間順序整理成本，加裝封皮，依次排列于財務(wù)庫房的檔案架上。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和利用存在諸多問題：紙質(zhì)檔案查詢不便，需要到財務(wù)庫房按照憑證號翻找，耗時耗力;紙質(zhì)檔案隨著時間推移，有些字跡可能會逐漸變得模糊不清，使查詢工作變得更加困難;紙質(zhì)檔案對保存條件要求高，需要做好八防工作，增加了檔案管理工作的成本和難度。綜上所訴，傳統(tǒng)的財務(wù)紙質(zhì)檔案保管方式已明顯不能滿足現(xiàn)代財會檔案管理的需求。根據(jù)最新修訂的《會計檔案管理辦法》，未來會計檔案將逐步向電子檔案發(fā)展，這有利于財務(wù)檔案的信息化管理，實現(xiàn)歸檔、存檔、查檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段已經(jīng)有部分高校開始掃描記錄財務(wù)檔案，建立電子財務(wù)檔案庫。

二、高校財務(wù)電子檔案的收集與數(shù)字化平臺的建設(shè)

隨著電子發(fā)票的逐漸普及，以及智能財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，高校財務(wù)檔案迎來了新的變革。通過使用電子發(fā)票，報銷人不再需要從對方公司取得紙質(zhì)發(fā)票，只需在財務(wù)報銷系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票，填寫相關(guān)的報賬單信息，即可到財務(wù)處報賬，其具體流程為報賬人上傳賬單、發(fā)票等材料的電子照片，系統(tǒng)結(jié)合圖像文字識別等技術(shù)進行報賬材料的初審，財務(wù)審核人員根據(jù)報賬規(guī)則，給出審核結(jié)果，并由系統(tǒng)形成一套完整的會計電子檔案。此外，智能財務(wù)系統(tǒng)與各大平臺通過對接建立辦公平臺提供在線服務(wù)，如與京東對接購買辦公用品，與攜程對接購買機票、火車票、預(yù)定酒店等，與滴滴對接提供市內(nèi)交通打車服務(wù)，后續(xù)財務(wù)報銷也直接通過對接平臺傳遞電子發(fā)票，生成智能財務(wù)憑證，全程線上處理，實現(xiàn)無紙化報銷，最終形成會計電子檔案。智能財務(wù)系統(tǒng)建立起了一個能及時收集各種有效的財務(wù)信息資源的管理系統(tǒng)，生成了大量的財務(wù)信息電子檔案。高校財務(wù)系統(tǒng)信息化改革也帶動了財務(wù)檔案數(shù)字化平臺建設(shè)。

智能財務(wù)系統(tǒng)收集的電子財務(wù)檔案通過建立接口的方式，共享到檔案管理系統(tǒng)中。設(shè)定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)框架，將重要的字段，如憑證號、金額、摘要、所屬校區(qū)、日期等信息，以及財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)記錄的電子發(fā)票圖片和其他財務(wù)憑證資料電子照片傳送到檔案管理系統(tǒng)，形成電子財務(wù)檔案的記錄信息，儲存在檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器中，其內(nèi)容分類、編目等都應(yīng)符合會計資料歸檔與管理規(guī)范。財務(wù)檔案數(shù)字化平臺為檔案工作者提供操作管理后臺，為查閱檔案的經(jīng)辦人提供查詢界面，電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)查詢條件從服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫中獲取，并定時生成日志供系統(tǒng)技術(shù)人員查看。智能財務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相互融合，梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，共建高校財務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺。

三、高校財務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺開發(fā)利用實施方案

1.配備軟硬件設(shè)施

為建設(shè)電子財務(wù)檔案數(shù)字化平臺，需要先配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。首先，海量的財務(wù)電子憑證需要大容量的存儲器和服務(wù)器進行存儲，以及穩(wěn)定的操作系統(tǒng)進行管理，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定地運行。其次，根據(jù)本校的實際需求，設(shè)計開發(fā)財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，使其具有收集、分類、立卷、檢索、管理和銷毀電子財務(wù)檔案的功能，并增設(shè)系統(tǒng)后臺管理、人員權(quán)限管理、角色管理、校區(qū)分類管理、系統(tǒng)參數(shù)維護、日志信息維護等模塊，方便系統(tǒng)管理員對平臺進行全面的控制與管理。

給檔案管理人員配備相應(yīng)的計算機、高拍儀、掃描儀、打印機等辦公設(shè)備，方便工作人員掃描財務(wù)檔案資料。配置公用的計算機和打印機，供辦事人員查詢使用。開發(fā)一體式查詢機，嵌入財務(wù)檔案查詢系統(tǒng)，學(xué)校教職工掃描校園卡即可登錄使用。

2.建立一系列的管理制度

高校財務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺的實施和運行離不開一套完整的規(guī)章管理制度。按照國家《會計檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件要求，結(jié)合本校的實際工作業(yè)務(wù)流程，建立和完善一系列的管理制度，明確財務(wù)電子檔案歸檔、移交、保管、銷毀、保密以及檔案管理人員的職責(zé)，規(guī)范收集、保管、利用電子財務(wù)檔案的具體流程，從而推動高校財務(wù)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化地管理。涉及需要保密的財務(wù)檔案，對此類檔案的保管和利用要遵守國家或有關(guān)部門的保密規(guī)定，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要有穩(wěn)妥的保密措施。依靠制度規(guī)范對財務(wù)電子數(shù)據(jù)的管理，降低人為因素對電子檔案管理的不利影響。

3.提高財務(wù)電子檔案管理人員的計算機水平

電子財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的應(yīng)用離不開信息系統(tǒng)，而信息系統(tǒng)的實施就需要既懂檔案管理專業(yè)知識又懂計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。財會檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到財會信息的質(zhì)量，因此財會檔案管理人員應(yīng)該熟練掌握計算機及信息網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識，才能提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查閱服務(wù)。但就國內(nèi)現(xiàn)狀來看，許多高校都存在對檔案管理工作不夠重視的情況，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的歸檔、保管和借閱，配置相應(yīng)崗位的人員所具備的計算機知識比較有限。在信息化建設(shè)的背景下，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整財會檔案管理崗位的人員，或者對該崗位人員進行電子檔案相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)。通過人員專業(yè)素質(zhì)和計算機水平的提升不斷優(yōu)化檔案管理隊伍，從而適應(yīng)檔案信息化管理的要求。

4.完善平臺數(shù)據(jù)庫的財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)

隨著智能財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案館可以直接通過接口接收來自財務(wù)系統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)，按照設(shè)定好的程序?qū)⒇攧?wù)電子檔案存儲于財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的數(shù)據(jù)庫中。對于已經(jīng)存放于檔案館的紙質(zhì)財務(wù)檔案，需要有組織、有計劃地展開掃描錄機工作，將歷史形成的紙質(zhì)財務(wù)憑證資料，通過高拍儀拍照的方式，將電子照片上傳至財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的后臺管理端，平臺再通過人工智能圖像文字識別技術(shù)，自動從憑證照片中獲取憑證號信息，作為該筆憑證的唯一識別碼，獲取的其他字段信息也作為重要的參數(shù)信息一并記錄到數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)相應(yīng)的政策文件，制定財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將此數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)通過算法的形式寫入到財務(wù)電子檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)即可自動檢測上傳的財務(wù)電子檔案是否符合數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，若不符合該數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)通過報錯的形式，提示檔案管理員對相應(yīng)財務(wù)檔案進行審查處理，從而確保財務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)中的財務(wù)檔案電子憑證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。完成紙質(zhì)財務(wù)檔案的采集工作，規(guī)范從財務(wù)處收集電子財務(wù)檔案的流程，即可完善財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的數(shù)據(jù)信息。

5.采取多重措施保障電子檔案數(shù)據(jù)安全

數(shù)據(jù)安全是信息管理平臺最重要的一個環(huán)節(jié)，定時地對服務(wù)器中的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)進行雙重備份顯得尤為重要。做好網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，安裝殺毒軟件和防火墻，有效防止外部非法訪問。完善身份認(rèn)證技術(shù)，要求檔案管理人員定期修改登陸賬號密碼，系統(tǒng)自動檢測密碼的復(fù)雜度，達到要求的密碼才可以設(shè)置成功。對需要保密的財務(wù)數(shù)據(jù)通過算法進行加密處理，獲得授權(quán)批準(zhǔn)才可訪問涉密數(shù)據(jù)。定期進行系統(tǒng)安全檢測，及時升級操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，修補漏洞，防止被黑客攻擊、篡改和盜用數(shù)據(jù)。檔案管理人員對電子檔案的操作權(quán)限也應(yīng)采取分級管理：系統(tǒng)管理員擁有所有權(quán)限;財務(wù)檔案專職管理人員應(yīng)有接收財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)、分類財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)，利用財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限;一般人員只擁有查詢權(quán)限。并且通過有效的系統(tǒng)控制，禁止一切企圖篡改電子檔案數(shù)據(jù)的操作。財務(wù)憑證是一所學(xué)校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要記載資料，涉及一些敏感的數(shù)據(jù)，因此財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的使用范圍應(yīng)設(shè)置在校園局域網(wǎng)內(nèi)，需要保密的財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該進行離線存儲，與外網(wǎng)物理隔離，通過網(wǎng)絡(luò)控制的方式，限制訪問范圍，從而確保財務(wù)電子檔案的安全使用。

6.提供多種查詢方式供師生選擇

為方便經(jīng)辦人員查詢財務(wù)電子檔案，財務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺提供多種查詢方式供經(jīng)辦人選擇：在檔案館設(shè)置財務(wù)檔案查閱室，配備計算機或者一體機供到現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)的師生使用;在財務(wù)處的報賬大廳，也可以設(shè)置一體查詢機，報賬人員因為課題結(jié)題或其他相關(guān)的財務(wù)手續(xù)需要查詢財務(wù)檔案的，在現(xiàn)場即可直接查詢財務(wù)憑證，減少跑路次數(shù);電子財務(wù)檔案查詢系統(tǒng)開通網(wǎng)頁版的查詢界面，讓師生足不出戶就可以通過在線查詢的方式辦理業(yè)務(wù);電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)開放接口或鏈接給財務(wù)管理系統(tǒng)，辦事人員登陸財務(wù)處的系統(tǒng)，也有相應(yīng)的功能模塊可以查詢電子財務(wù)檔案。無論選擇哪種查詢方式，經(jīng)辦人員通過財務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺查詢財務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)首先取得相應(yīng)的授權(quán)，經(jīng)辦人在系統(tǒng)里發(fā)起查詢檔案的申請，等待財務(wù)處稽查科的審核，審核通過后，檔案管理人員再把相應(yīng)憑證的查看權(quán)限開放給經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員即可在系統(tǒng)里查看到該筆財務(wù)電子檔案。

四、高校財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的實施對財務(wù)管理、檔案管理的影響

1.提高財務(wù)部門、檔案部門的工作效率以及經(jīng)濟效益

通過實施有效的財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)方案，提高了財務(wù)檔案查詢的效率，也提升了財務(wù)會計人員和檔案管理人員的工作質(zhì)效。以前部門間的檔案傳遞是通過財務(wù)檔案專管員往返于財務(wù)處和檔案館手工傳遞財務(wù)檔案，取回來的財務(wù)檔案還有大量的裝訂、分類、標(biāo)記、上架工作，整個過程經(jīng)手人多，容易造成財務(wù)檔案的遺失，效率低下。財務(wù)檔案數(shù)字化管理平臺上線后，可以大大提高財務(wù)檔案收集工作的效率與質(zhì)量。無紙化辦公方式減少了紙張的浪費，也提高了對原始檔案的保護，轉(zhuǎn)化成電子文件的紙質(zhì)財務(wù)檔案，具有保存時間更長、管理更方便安全的特點。而且也避免了因財務(wù)檔案數(shù)量迅猛增加造成的檔案庫房空間不夠和人手不足的問題，有效地控制了用人成本，取得更好的經(jīng)濟效益。

2.促使財務(wù)部門、檔案部門用人體系改革，由基礎(chǔ)業(yè)務(wù)型向管理型用人轉(zhuǎn)變

一旦加速信息化建設(shè)，引入智能管理系統(tǒng)，人才結(jié)構(gòu)不可避免需要轉(zhuǎn)變。現(xiàn)階段的財務(wù)人員大多從事基礎(chǔ)核算工作，智能財務(wù)系統(tǒng)將財務(wù)人員從繁瑣的記賬、算賬、結(jié)賬、以及整理財務(wù)檔案的工作中解放出來，從而有更多的精力投入到財務(wù)管理的工作中。同樣的，財務(wù)檔案管理工作人員也是長期從事庫房管理、檔案翻閱的工作，通過建立財務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺，檔案管理工作者可以由單一機械的手工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)后臺管理工作。這樣的轉(zhuǎn)變，對于財務(wù)部門、檔案部門的工作人員是新的契機，可以利用全新的工作平臺提高自身的業(yè)務(wù)能力水平。財務(wù)檔案管理人員可以通過加強計算機知識學(xué)習(xí)、積極實踐，轉(zhuǎn)型成為管理型、綜合性人才。

3.提升財務(wù)部門、檔案部門服務(wù)質(zhì)量，提高師生滿意度

師生查詢紙質(zhì)財務(wù)檔案，需要先在財務(wù)處取得授權(quán)后，再到檔案館的財務(wù)庫房進行查閱。存在多校區(qū)的高校，查詢起來更是費時費力。因為整個過程流程繁瑣，經(jīng)辦人員通常需要花費大量的時間辦理業(yè)務(wù)。隨著數(shù)字化財務(wù)檔案查詢平臺的實施，智能財務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接，建立一套完整的財務(wù)檔案管理查詢系統(tǒng)，提供多重接口供師生查詢財務(wù)檔案。經(jīng)辦人員可以根據(jù)自己的實際情況選擇查詢方式，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿，從而提高師生對財務(wù)檔案管理工作的滿意度。借助財務(wù)檔案數(shù)字化平臺，財務(wù)處和檔案館還可以高效率地配合學(xué)校完成審計、檢查等專項工作，根據(jù)處理程序快速提供備查的電子財務(wù)憑證檔案。

4.助力高校信息化改革，為實現(xiàn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化添磚加瓦

高校信息化建設(shè)水平已經(jīng)成為一所學(xué)校綜合實力的重要標(biāo)準(zhǔn)，通過先進的計算機技術(shù)，結(jié)合自身發(fā)展的需要，構(gòu)建智能信息化校園。制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，打破數(shù)據(jù)孤島，將各個業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，集成到信息中心的大數(shù)據(jù)池中。財務(wù)處和檔案館也是信息智能校園建設(shè)不可缺少的一份子，是信息數(shù)據(jù)的提供者和使用者。高校財務(wù)檔案數(shù)字化平臺的使用既提高了財務(wù)檔案管理的信息化水平，又體現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)檔案在財務(wù)管理中的應(yīng)用價值。有效地開發(fā)利用這些財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在內(nèi)部控制、預(yù)算決算、數(shù)據(jù)分析中的作用，將零星分散的財務(wù)數(shù)據(jù)實時按需匯總，為高校管理者提供準(zhǔn)確的財務(wù)信息，為學(xué)校的重大決策提供依據(jù)，助力高校的信息化建設(shè)取得實質(zhì)性的成效。

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（作者單位：四川大學(xué)）