淺議基層檔案數(shù)字化建設(shè)

何小琴

摘 要：近年來，信息技術(shù)發(fā)展比較迅速，已經(jīng)深入到人們的日常生活和工作中，成為不可分割的一部分。在信息時代的要求下，檔案管理需要進行信息化建設(shè)，在信息化建設(shè)中數(shù)字化建設(shè)是重要的組成部分。檔案數(shù)字化建設(shè)可以說是檔案管理過程中一場深刻的革命，因此，當今時代檔案數(shù)字化建設(shè)的研究具有十分重要的意義。目前，信息技術(shù)被大力的推廣與應(yīng)用，具有促進經(jīng)濟增長的作用，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性不可言喻。在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢，受到各界的高度重視，也推動了檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。檔案數(shù)字化建設(shè)可以滿足當下時代的要求，也是檔案管理中急需解決的重要問題，以期為經(jīng)濟建設(shè)、社會建設(shè)服務(wù)，并有效促進數(shù)字檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層檔案;數(shù)字化建設(shè);現(xiàn)狀;問題與原因;建議

一、分析檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及趨勢

1.檔案數(shù)字化建設(shè)是實施現(xiàn)代信息資源共享的必然要求

在檔案數(shù)字化建設(shè)管理中，應(yīng)該以用戶的需求為主，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案的利用率提高。但是，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)水平比較低，主要是只提供閱覽室，用戶需要到閱覽室進行查閱，但不是所有的用戶都有時間到閱覽室進行查閱，這樣就不能為所有需求的用戶提供服務(wù)，從而使檔案的服務(wù)水平受到影響。檔案信息作為一種不可替代的社會信息資源，不僅能夠利用紙質(zhì)檔案的原件或者復(fù)印件，還可以使用照片和聲像檔案，同時，也要使經(jīng)常上網(wǎng)的用戶運用信息工具，隨時掌握檔案信息。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)是提高檔案的可利用性和個性化服務(wù)的必然要求

開拓檔案發(fā)展前景的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案給人的印象是只有研究類學(xué)者才會去閱讀，這主要是檔案的內(nèi)容比較枯燥乏味，而且其中的理論比較高深，一般情況下，只有研究學(xué)家才去閱讀與利用。但是有時候網(wǎng)絡(luò)用戶并不想利用原始檔案，導(dǎo)致檔案信息單一不能滿足他們的需求，這也造成了檔案信息的利用長久以來處于尷尬的困境之中。國家檔案局查閱中心2018年提供查閱利用者1288人次，可見，檔案利用率非常低，不能真正的實現(xiàn)檔案的價值。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)是增加檔案的保存性

檔案經(jīng)過多年的變化，由最初的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)作為載體，到如今檔案信息的載體被磁盤、磁帶、光盤所代替，形成了現(xiàn)在的電子檔案。使用電子檔案管理優(yōu)點比較多，可以利用信息技術(shù)高效地處理檔案信息，提高其工作效率，而且還可以減少檔案保管的庫存面積，緩解庫存的壓力，使檔案得到有效的保管。但是，受到其他因素的影響，有的電子檔案管理還不能滿足時代的發(fā)展，趕不上檔案的發(fā)展形式，在電子檔案管理中，依然采用過去的管理方式，沒有進行及時的更新，使電子檔案管理中大部分的檔案不能采集、被利用，甚至存在檔案的丟失，造成非常嚴重的后果，這也是急需解決的重大問題。

二、分析檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及原因

1.基層檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層檔案數(shù)字化建設(shè)的速度非常慢，這主要是在基層檔案建設(shè)中存在很多問題，阻礙了數(shù)字化建設(shè)的進程。

首先，是信息化建設(shè)中存在的“孤島”。在數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要建立數(shù)字信息資源庫，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在這個過程中，需要實現(xiàn)跨地區(qū)和跨部門的電子檔案資源共享，但是，基層檔案在數(shù)字化建設(shè)的過程中有被邊緣化的趨勢，檔案資源沒有得到充分的重視，難以實現(xiàn)不同部門和不同地區(qū)檔案數(shù)字化信息的共享，從而嚴重影響了數(shù)字化檔案庫的建設(shè)。

其次，存量數(shù)字化是基層檔案數(shù)字化建設(shè)中的難題，存量數(shù)字化是指將已經(jīng)保存的傳統(tǒng)載體的檔案轉(zhuǎn)化為計算機載體的檔案，例如，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。在這個過程中，檔案管理人員要對紙質(zhì)檔案進行掃描，將其轉(zhuǎn)化為計算機可讀和識別的圖像，并將檔案目錄錄入到計算機中，這個過程同樣需要花費大量的人力和物力，但是工作難度不大，在基層檔案數(shù)字化建設(shè)中屬于比較常見的工作。另外，還需要對數(shù)碼聲像檔案和館藏電子文件進行格式轉(zhuǎn)換，并將其納入到數(shù)據(jù)庫中。檔案信息資源是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，而將傳統(tǒng)載體的檔案轉(zhuǎn)化為計算機載體的檔案是非常重要的工作任務(wù)，但是，對于基層檔案來說，要將數(shù)量巨大的傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化為計算機載體檔案需要投入大量的人力和資金，并且需要花費很長的時間，建設(shè)周期非常長，檔案目錄的錄入由于是人工手動錄入，不僅需要花費大量的時間，還容易出現(xiàn)誤差。

第三，基層檔案數(shù)字化建設(shè)還存在著增量電子化的困難。增量電子化是指新接收的檔案經(jīng)過歸檔之后為電子文件，這是實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要途徑。但從實際的情況來看，很多基層檔案館接收的檔案依然是以傳統(tǒng)載體的檔案為主，電子文件在傳輸過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不加蓋電子印章和不加正式紅頭的情況，檔案館接收的電子文件很多都不符合電子文件的歸檔要求和管理規(guī)范。

最后，檔案數(shù)字化建設(shè)最終的目標就是實現(xiàn)檔案信息資源的共享，在這個過程中，就要求基層檔案館要實現(xiàn)和機關(guān)部門的機關(guān)共享和館室共享，同時各級檔案館之間也應(yīng)該形成館際共享。在實際中，缺乏互通的局域網(wǎng)，共享難以實現(xiàn)。

2.問題成因分析

首先，人們對數(shù)字檔案建設(shè)缺乏正確的認識是導(dǎo)致各種問題的基本原因。檔案具有非常重要的價值，但是檔案價值的實現(xiàn)具有滯后性，人們往往在利用檔案時才會想起基層檔案館，所以，當?shù)卣谥贫òl(fā)展規(guī)劃時，一般很難優(yōu)先發(fā)展檔案館，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，政府投入的資金和人力也都非常有限，得到的現(xiàn)實回報往往比較少。另外，政府在扶持檔案數(shù)字化建設(shè)時，在掃描儀、計算機等硬件上投入的比較多，卻對檔案信息資源的建設(shè)有所忽視，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)難以推行。

其次，基層檔案技術(shù)水平有限也是制約檔案數(shù)字化建設(shè)的一個重要因素?；鶎訖n案館在實際的工作中，依然沿用以前傳統(tǒng)的管理思維和管理模式，整個工作的過程比較保守，對于一些新技術(shù)和新理論的接受比較難。另外，基層檔案取法技術(shù)研發(fā)部門，在檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，對檔案管理軟件公司的依賴性非常大，而對應(yīng)的軟件公司往往只會將一些最基本的數(shù)據(jù)庫操作方法教給檔案管理人員，所以檔案部門要想推進數(shù)字化建設(shè)就需要花費大量的資金，但是由于檔案館不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以政府的財政撥款比較少。

另外，檔案數(shù)字化建設(shè)需要部門之間緊密的溝通合作。在實際的工作中，由于各部門是獨立的，他們之間的溝通比較少，這不利于數(shù)字化建設(shè)的工作開展。雖然政府的各個部門在工作中都會使用計算機系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，由于每個部門的管理目標不同，所使用的管理系統(tǒng)存在很大的差異，而且數(shù)據(jù)庫是獨立完整的，因為每個數(shù)據(jù)庫的開發(fā)者不同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫的兼容性不強，很難互相兼容。因此，各部門形成的數(shù)據(jù)資源移交給檔案部門時，會出現(xiàn)無法對接的情況。

最后，基層部門缺乏高素質(zhì)的檔案人才也是影響檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。當前，檔案數(shù)據(jù)急劇增加，檔案館的人員面臨巨大的缺口，要想實現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)就需要引進專業(yè)的技術(shù)人才。但是，從實際的情況來看，很多人認為檔案部門的工作比較清閑，缺乏挑戰(zhàn)性，并且也很難有升遷的機會，所以，在人才引進方面具有一定的難度。

三、做好檔案數(shù)字化工作的思考及建議

1.破思維、轉(zhuǎn)觀念

由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式長期的影響，很多的工作人員已經(jīng)習(xí)慣了這種管理模式，因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中，他們沒有工作積極性與熱情。在基層檔案管理中，工作人員的日常工作依舊，服務(wù)對象也沒有發(fā)生變化，還是覺得傳統(tǒng)的管理模式比較適用，也對工作內(nèi)容比較了解，做起來比較順手，因此，對于數(shù)字化建設(shè)不感興趣，覺得沒必要去重新適應(yīng)新的工作模式，從而使數(shù)字化建設(shè)受到阻礙。

另外，一些年齡較大的工作人員，他們接受新事物的能力比較弱，認為把可以看見的檔案轉(zhuǎn)變成看不見的數(shù)字信息儲存，非常不可靠，而且也會感到不安，因此，把數(shù)字檔案建設(shè)看成是一項費時費力的“趕時髦”工作，從心里就比較抵觸數(shù)字化建設(shè)。這也是數(shù)字化建設(shè)需要解決的問題，如果讓他們親自實踐數(shù)字化檔案管理，并看到其優(yōu)點，認識到數(shù)字化建設(shè)的重要性，然后就會慢慢接受，并積極地參與到數(shù)字化建設(shè)工作中，從而加快數(shù)字化建設(shè)的速度。

2.爭經(jīng)費、強投入

相對來說，基層檔案工作在單位中處于比較低的位置，不被領(lǐng)導(dǎo)重視，在經(jīng)費分配上，基層單位不會過多的投入到檔案管理中，大部分會分配到重要的工作中，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)沒有足夠的資金，不能順利的開展相應(yīng)的工作，增加了數(shù)字化檔案建設(shè)的難度。為了能夠解決這一問題，基層檔案管理部門應(yīng)該盡最大的努力去爭取經(jīng)費，彌補資金的不足，還要做好資金的管理工作，不能浪費珍貴的資金，把錢用到“刀刃”上，優(yōu)先開展利用率最高的檔案，循序漸進，從而順利開展相應(yīng)的工作，早日完成檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.內(nèi)培養(yǎng)、外引進人才

人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的工作開展的重點，很多的工作具有較高的專業(yè)性，在基層檔案數(shù)字化建設(shè)中，離不開人才的支持，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、硬件配置、設(shè)備維護和軟件開發(fā)等工作都需要相應(yīng)的專業(yè)的人才。目前，基層檔案部門專業(yè)人才非常缺乏，導(dǎo)致建設(shè)工作不能順利進行，數(shù)字化建設(shè)就無法從規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)實。為此，基層檔案部門應(yīng)該重視人才，積極培養(yǎng)人才，可以從單位內(nèi)部進行培養(yǎng)，也可以引進人才，解決專業(yè)人才缺乏的問題。

4.實現(xiàn)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)

實現(xiàn)檔案數(shù)字化必須形成數(shù)字檔案館，形成檔案管理的數(shù)字化。另外，數(shù)字館是由很多的數(shù)字檔案室組成的，因此，要想打造數(shù)字化檔案管理，就要加快數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字化檔案的建設(shè)為數(shù)字檔案館提供重要的信息，因此，在建設(shè)過程中，要逐漸的實現(xiàn)數(shù)字化，為數(shù)字檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)，從而使檔案更好的利用，充分的挖掘檔案的價值。

四、完善創(chuàng)新機制，打造共享平臺，全力推進檔案數(shù)字化進程

1.完善檔案信息化工作體系

為了能夠加快數(shù)字化檔案建設(shè)，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，首先，要不斷完善檔案管理機制，規(guī)范檔案管理工作，對檔案進行全程管理，還要加強各部門之間的合作與溝通，使檔案管理的水平逐漸的提高。其次，不斷完善關(guān)于檔案的法律法規(guī)制度。使檔案數(shù)字化建設(shè)工作做到有法可依，可以減少一些不良的行為，促進檔案數(shù)字化發(fā)展。

2.推進數(shù)字化建設(shè)和資源共享

檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，所有的工作必須以此為基礎(chǔ)。

首先，管理人員大力支持數(shù)字化建設(shè)，并在日常工作中加大檢查力度，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，使相應(yīng)的工作能夠順利的進行。此外，還應(yīng)該建立電子文件和紙質(zhì)雙歸檔制度，這樣可以保障檔案的安全性，同時，對于全文的查閱與檢索也非常有利。

其次，還要實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案的利用率，應(yīng)該建立完善的信息平臺，并做好相應(yīng)的安全防護措施，使用者可以根據(jù)相應(yīng)的規(guī)定進行檔案的查詢，而且，查詢檔案沒有時間、地點的限制，從而實現(xiàn)信息的共享，加快我國的信息化建設(shè)的進程。

3.提高信息技術(shù)，加大資金投入

在我國的檔案信息化建設(shè)過程中，不能缺乏信息技術(shù)的支持與資金的投入，因此，在信息建設(shè)過程中，要加大資金的投入，使各項建設(shè)工作能夠順利的進行，并且使檔案管理平臺能夠安全穩(wěn)定的運行，從而保障檔案信息的安全性。為了提高檔案管理的安全性，應(yīng)該對所用的軟件進行深入的研究，開發(fā)新的軟件，提高檔案管理系統(tǒng)的安全性。加強檔案信息的安全管理，還要做好相應(yīng)的安全措施，如安裝殺毒軟件、加強訪問控制、運用防火墻技術(shù)等，使檔案信息不被泄露。加強網(wǎng)絡(luò)互通的進程，借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺，使用先進的信息技術(shù)，使各部門的信息實現(xiàn)共享。

4.改進檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)，為了更好地提供服務(wù)，實現(xiàn)檔案高效的利用，因此，要對檔案信息服務(wù)手段進行不斷的改進，實現(xiàn)檔案利用價值，改進檔案信息服務(wù)手段。要不斷提升檔案信息的遠程查閱能力，根據(jù)檔案信息的實際情況，及時公開相關(guān)信息，這樣有需求的用戶可以通過網(wǎng)站進行查詢，隨時查閱檔案的信息，為用戶提供遠程服務(wù)。針對具有保密性的信息，在進行查詢時，要對使用者的身份進行認證，然后在特定的情況下進行查詢。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項非常復(fù)雜的工程，從現(xiàn)在的發(fā)展情況來看，在以計算機為核心的信息技術(shù)條件下，形成的各種數(shù)字文件將是未來數(shù)字化檔案資源的主體。數(shù)字化檔案資源不僅是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，因此要積極地建設(shè)數(shù)字檔案館。只有這樣，才能實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，才能促進中國數(shù)字檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

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（作者單位：南川區(qū)林業(yè)局林木良種場）