高?？挂邫n案收集與管理研究

張震雄

摘 要：新型冠狀病毒肺炎疫情期間，由于高校人員密度大，其疫情防抗工作至關(guān)重要。將檔案工作與抗疫工作相結(jié)合，收集疫情防控檔案，記錄抗疫歷史，是高校檔案工作的重要內(nèi)容。筆者在梳理抗疫檔案發(fā)展歷史、作用、特點的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校實際，構(gòu)建了高?？挂邫n案管理工作模式，確定歸檔范圍，并指出檔案工作的重點，為高?？挂邫n案管理工作提供參考及建議。

關(guān)鍵詞：高校;抗疫檔案;收集;管理

一、引言

新年伊始，新型冠狀病毒肺炎疫情肆虐中華大地，每個人在這次疫情中都不能置身事外，都是抗擊疫情的一份子。作為高校檔案工作人員，雖然不在抗擊新冠肺炎疫情第一線，但是可利用檔案專業(yè)的優(yōu)勢，做好抗疫檔案工作是抗疫工作中形成的“副產(chǎn)品”，做好疫情防控檔案的收集工作，真實記錄預(yù)防、應(yīng)對、處置突發(fā)疫情的情況，將這次疫情完整、全面、客觀地記錄在檔案中，記載人類戰(zhàn)勝各種危機災(zāi)難最完整和直接的“一手材料”，構(gòu)建起新型冠狀肺炎疫情這個特殊歷史時期的群體記憶。因此，加強對突發(fā)事件檔案的科學(xué)管理，其意義重大而深遠(yuǎn)。

二、抗疫檔案發(fā)展歷史

早在東漢年間，張仲景在《傷寒雜病論》里就有關(guān)于疫情的記載“余宗族素多，向余二百。建安紀(jì)年以來，猶末十稔，其死亡者，三分有二，傷寒十居其七?！备鶕?jù)張仲景書中序言中記載，可見當(dāng)時疫情，奪走了族中多人的性命，也正因疫情吞噬百姓生命，社會動蕩不安，張仲景通讀古代醫(yī)書，收集了眾多驗方，通過對大量醫(yī)案的匯編，結(jié)合自己行醫(yī)經(jīng)驗，著成《傷寒雜病論》，該著作也可作為，這可謂古代著名醫(yī)案檔案匯編。

關(guān)于古代疫情的記錄不僅于在醫(yī)學(xué)著作有記載，還廣泛存在于史書、地方志、官府文牘、報刊、雜記、碑刻、宗譜、書信、傳記等“原始資料匯編”中，這些史料從傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)的視角來認(rèn)識和記錄疫情，較全面客觀地反映了古疫情的面貌，我們可借助這些檔案記載了解當(dāng)時疫情的情況。

新中國成立以來，隨著防疫體系的建立與發(fā)展，我國的防疫工作走上了正規(guī)化、制度化軌道。 防疫體系的發(fā)展，也帶動了抗疫檔案管理工作的健全和完善?？挂邫n案管理工作從單純的對疫情病案的保存，一步步發(fā)展至今，現(xiàn)已成為疫情防控體系中各環(huán)節(jié)重要的歷史記錄的管理和利用工作。

2003年非典型肺炎疫情暴發(fā)，全國上下一盤棋合力抵抗疫情。結(jié)合當(dāng)時疫情防控工作特點，中央下發(fā)了《關(guān)于做好防治非典型肺炎工作文件材料收集工作的通知》，要求各單位重視本單位防治非典型肺炎工作文件的收集和整理工作，將檔案收集延伸到防治非典型肺炎工作第一線，全方位、多渠道收集到了大量防治非典型肺炎檔案。這些檔案不僅保存了當(dāng)年非典型肺炎疫情期間的記憶，而且收集到應(yīng)對疫情有效措施和成功經(jīng)驗，以便應(yīng)用到今后的疫情防控工作中。

三、新冠肺炎抗疫檔案的作用

1.記錄新冠肺炎疫情這一重大公共衛(wèi)生事件始末

新冠肺炎疫情作為重大公共衛(wèi)生事件，其應(yīng)對工作的開展必須遵循《中華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》，以下簡稱《應(yīng)對法》?！稇?yīng)對法》指出突發(fā)事件的應(yīng)對和處理包括預(yù)防與應(yīng)急準(zhǔn)備、監(jiān)測與預(yù)警、應(yīng)急處置與救援、事后恢復(fù)與重建活動。應(yīng)對和處理這突發(fā)事件的工作各環(huán)節(jié)，均產(chǎn)生大量文件、圖片等材料，其內(nèi)容涵蓋整個社會、經(jīng)濟、文化、科技等多元復(fù)雜領(lǐng)域，通過檔案的管理方式，將這些材料有機的整合，記錄和保存了公共衛(wèi)生事件的歷史面貌，構(gòu)建公共衛(wèi)生事件的集體記憶。

面對疫情，高校應(yīng)將防控疫情作為學(xué)校的一項重點工作，其所開展的防控工作、采取的應(yīng)對措施，是高校記憶的重要組成部分。因此，收集高校疫情防控檔案，是為學(xué)校保存珍貴史料，記錄學(xué)校歷史軌跡。

2.為今后應(yīng)對處理突發(fā)事件提供參考

新型冠狀病毒肺炎疫情不是第一次的大規(guī)模的公共衛(wèi)生事件，也不是最后一次，這是對我國治理體系及疾病防控能力的一次大考。疫情初期，國家檔案局發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知要求各單位重視疫情期間的檔案工作，全面收集新冠肺炎疫情防控檔案。自疫情爆發(fā)，我國在短短幾個月內(nèi)有效的控制了疫情的蔓延，防控部門所采取的有力舉措，通過檔案的形式保存，可作為今后處理公共衛(wèi)生事件的寶貴經(jīng)驗，值得借鑒。

在這次疫情中，正因為保存有過往疫情的檔案，各單位在開展防控工作時受益頗多。特別通過查閱2003 年非典型性肺炎疫情期間收集的檔案，因其疫情類型及傳播方式有相似之處，其抗疫檔案具有重要的參考價值，如揚州市蘇北人民醫(yī)院通過查閱并參考該院抗擊“非典”時期檔案資料，及時出臺了防控工作制度，有效對抗這次疫情。因此，資政參考是新冠肺炎抗疫檔案另一用途。

四、高校新冠肺炎抗疫檔案特點及管理模式

高校作為眾多學(xué)生和教師共同生活和學(xué)習(xí)的場所，人員密度大，由于在校生來自全國各地，來源復(fù)雜。在疫情期間必須對廣大師生的健康及出行情況有詳細(xì)的把握，故對學(xué)生和教師上述情況的監(jiān)控，是高校防控工作的重點。結(jié)合高校疫情防控工作這一特點，其檔案收集的重點應(yīng)是師生員工的健康及返校疫情防控相關(guān)文字、圖片及實物。

1.高校抗疫檔案的特點

結(jié)合公共衛(wèi)生事件的突發(fā)性、復(fù)雜性等特征，其相應(yīng)檔案應(yīng)具有：產(chǎn)生的不確定性、來源的復(fù)雜性、內(nèi)容的成套性、載體的多樣性等特點。

（1）高校抗疫檔案產(chǎn)生的不確定性。新冠肺炎抗疫檔案伴隨著疫情出現(xiàn)而產(chǎn)生，是隨著疫情發(fā)生、發(fā)展而產(chǎn)生的檔案管理工作。其檔案材料的產(chǎn)生及內(nèi)容是隨著疫情防控工作發(fā)展及演變而改變的，所形成的檔案材料及檔案類型多種多樣，這是檔案不確定性的重要表現(xiàn)。因此，其在時間上，檔案形式上都具有不確定性，其收集歸檔時間與高校普通文書類檔案按年度收集歸檔不同，其收集時限根據(jù)疫情發(fā)展過程來確定。

（2）高校抗疫檔案來源的復(fù)雜性。新冠肺炎病毒肺炎疫情防控工作，是多部門參與，各部門聯(lián)動的工作。對于高校來說，抗疫工作需要校長辦公室、宣傳部門、保衛(wèi)部門、校醫(yī)院、后勤保障部門及各學(xué)院共同參與。這些部門在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的記錄，都是抗疫斗爭中最真實的歷史寫照，必須歸檔保存。因此，抗疫檔案來源較復(fù)雜。

（3）高?？挂邫n案內(nèi)容的成套性。高校新冠肺炎抗疫檔案應(yīng)記錄整個抗疫過程，從接受上級部門下發(fā)的疫情防控任務(wù)開始，到疫情防控工作的開展，直至防控工作結(jié)束，是高校的一項“專項”工作，其檔案收集應(yīng)緊密結(jié)合防控工作的各環(huán)節(jié)、各項工作開展，這些工作緊密聯(lián)系，缺一不可。因此，高?？挂邫n案也應(yīng)完整的反映防控工作各環(huán)節(jié)，是防控工作的真實寫照，通過單獨立卷的方式，獨立成套保存。

（4）高?？挂邫n案載體的多樣性。凡在高校疫情防控工作中形成的有保存和參考利用價值的各類型記錄均應(yīng)歸檔保存，其中包括文件、相片、防控防護器材都納入歸檔范圍。這些材料載體多種多樣，有紙質(zhì)文件、圖片、聲像、電子文件、網(wǎng)頁和實物等。

2.高?？挂邫n案管理模式

（1）高?？挂邫n案管理原則。根據(jù)國家檔案局《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，檔案工作應(yīng)納入防控工作的總體部署。只要完善學(xué)校重大疫情防控體制機制、健全高校公共衛(wèi)生應(yīng)急管理體系、推進學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化，對工作查考、歷史研究、經(jīng)驗借鑒具有重要意義的材料，要做到“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”，保證檔案內(nèi)容客觀、真實、完整。

（2）高校抗疫檔案歸檔范圍。結(jié)合高校疫情防控工作的特點，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的各類載體的記錄，均應(yīng)納入收集歸檔范圍。主要包括：①上級部門下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的文件、通知、指示等;②學(xué)校在疫情防控工作中制定的規(guī)章制度、公告、通知、通告等;③學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在疫情防控工作中的批示和講話材料;④學(xué)校各單位成立疫情防控工作相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組、建立協(xié)調(diào)機制相關(guān)文件資料;⑤學(xué)校及各單位開展疫情防控工作的各類重要會議通知、議程、會議紀(jì)要、新聞報道、音視頻和圖片資料等;⑥疫情防控工作過程中生成的各種工作方案、預(yù)案、分析報告、統(tǒng)計報表、通報材料、各類簡報、大事記、工作總結(jié)、匯報材料、宣傳表彰材料等;⑦各單位黨員干部、師生員工參與疫情防控工作志愿服務(wù)人員名單，及其工作過程中產(chǎn)生的文件材料;⑧做好疫情防控相關(guān)后勤保障工作形成的文件材料;⑨有關(guān)單位部門在做好疫情防控相關(guān)的線上線下教學(xué)安排，科學(xué)研究工作形成的文件材料、圖片資料等;⑩各單位對師生返校疫情防控相關(guān)工作文件材料;?學(xué)校和各單位、個人（含校友）向疫區(qū)捐贈財物的憑證、記錄;?抗擊疫情過程中，學(xué)校防疫物資采購清單，接受社會各類救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用方案等相關(guān)資料;?新聞媒體及相關(guān)單位關(guān)于學(xué)校疫情防控工作、師生先進事跡的各類宣傳材料、音樂和美術(shù)類藝術(shù)作品;?校醫(yī)院在疫情防控期間轉(zhuǎn)診病人、組織醫(yī)療人員赴隔離點開展醫(yī)療服務(wù)、保障師生問診開藥等形成的相關(guān)文件材料;?對進出校院各場所的衛(wèi)生檢疫和管控形成的文件材料;?疫情防控過程中使用過的實物，如測溫槍，出入證等;?其他與疫情防控工作有關(guān)的具有保存價值的資料。

（3）高校疫情檔案的管理。高校各責(zé)任單位負(fù)責(zé)收集相關(guān)材料及實物，在疫情結(jié)束后移交校檔案館集中保管。檔案館按歸檔材料的內(nèi)容、載體等，進行分類整理。因疫情防控檔案材料眾多，其包含內(nèi)容自成體系，不宜分散存放在黨群行政文件中，建議制作“疫情防控專卷”，獨立保存，使其保持完整性。對于不同載體的檔案材料需放置在不同的保管地點的，采用“互見卡”的方式，標(biāo)明其存放位置，方便查找。

各責(zé)任單位應(yīng)深入貫徹總體國家安全觀，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管保護保密各項制度規(guī)定，不斷推進疫情防控檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保疫情防控檔案實體和信息絕對安全。采用“兩套制”形式保存抗疫檔案，在收集紙質(zhì)材料的同時收集電子檔案，對于上級來文，缺少電子文件的，應(yīng)將紙質(zhì)檔案全文掃描進行數(shù)字化處理。科學(xué)地著錄歸檔文件目錄級和原文級的信息，構(gòu)建疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫，方便今后檢索和利用。

五、高?？挂邫n案的工作要點

1.做好抗疫檔案工作的頂層設(shè)計

結(jié)合學(xué)校實際，制定抗疫檔案工作制度，將檔案工作與疫情防控工作相結(jié)合，在疫情防控工作中，有意識的收集檔案材料。由校領(lǐng)導(dǎo)直接牽頭抗疫檔案工作。根據(jù)學(xué)?？挂吖ぷ鲗嶋H，制定抗疫檔案制度，在制度中，除了明確常規(guī)內(nèi)容，如收集疫情檔案工作的地位和作用、組織機構(gòu)的職責(zé)和權(quán)力、收集范圍和移交辦法等，還應(yīng)明確規(guī)定收集的時效、各歸檔責(zé)任檔案、檔案征集、檔案利用權(quán)限等事項。從制度上規(guī)范抗疫檔案的收集管理工作，明確各責(zé)任單位的歸檔任務(wù)，抗疫檔案的歸檔范圍。確保抗疫檔案客觀全面，做到歸檔材料不缺失不重復(fù)。

2.積極提升參與防控工作人員的檔案意識

高校各責(zé)任單位統(tǒng)一認(rèn)識，提高站位，將檔案工作真正落到實處，在疫情防控工作中有意識的收集檔案材料。各責(zé)任單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集和保管檔案，確保全面收集新冠肺炎疫情防控檔案。檔案管理人員主動與疫情防控責(zé)任單位對接，做好靠前服務(wù)，充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、移動客戶端等適宜方式，督促指導(dǎo)各責(zé)任單位的檔案工作，從而提升歸檔單位工作人員的檔案意識，對收集的檔案資料作出規(guī)范性要求，確保檔案資料的完整、規(guī)范。

3.做好高?？挂邫n案數(shù)字化

抗疫檔案的收集是為了今后更好的查閱和利用。在全面收集檔案材料的基礎(chǔ)上，通過檔案專業(yè)人員的技術(shù)處理，將不同載體的檔案匯總為抗疫專卷成套保存。利用檔案管理軟件，著錄文件目錄級和原文級的信息，構(gòu)建抗疫檔案專卷數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對抗疫檔案的全文檢索，更方便快捷的查找有用信息。

4.做好高校抗疫檔案的利用

在全面收集抗疫檔案的基礎(chǔ)上，充分利用檔案資源，為今后高校工作服務(wù)。

首先，積極開展對抗疫檔案的編研。一方面對抗疫檔案工作進行歸納總結(jié)，通過抗疫過程中檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和開發(fā)利用的現(xiàn)狀、問題和規(guī)律的研究，為進一步科學(xué)規(guī)范化地開展突發(fā)事件檔案工作提供理論支持。另一方面，通過查找檔案材料信息，可挖掘疫情發(fā)生的規(guī)律、特點及性質(zhì)，為今后預(yù)防疫情應(yīng)對、處置和善后恢復(fù)等所采取的舉措，發(fā)現(xiàn)這類型公共衛(wèi)生事件應(yīng)對和處置的方法、規(guī)律等，為預(yù)案修訂、危機控制和防范應(yīng)對提供科學(xué)依據(jù)。

其次，充分利用抗疫檔案舉辦展覽等形式加強對新冠肺炎疫情這一重大突發(fā)事件的宣傳教育，促進廣大師生全面認(rèn)識新冠肺炎疫情的防控，了解抗疫期間應(yīng)對和處置過程，增強預(yù)防意識、提高應(yīng)對和處置能力。

六、結(jié)論

歷史不能重演，但卻驚人地相似，檔案就是歷史的鏡子。高校疫情防控檔案工作伴隨疫情防控工作產(chǎn)生，記錄了新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)展全過程，高校各責(zé)任部門應(yīng)高度重視檔案工作。高校檔案部門認(rèn)清當(dāng)前形式，牢記初心使命，增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”，把抗疫檔案管理工作作為當(dāng)前重點工作來抓，切實做到“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)作出檔案人的貢獻。

參考文獻：

[1]沈冰夢. 突發(fā)事件檔案管理研究綜述[J].浙江檔案，2013

[2]賴 文，李永宸.古代疫情資料整理方法初探[J].中華醫(yī)史雜志，2001

[3]江永紅.新中國防疫體系的建立與發(fā)展[N].中國組織人事報，2020

[4]林越陵.關(guān)于公共衛(wèi)生突發(fā)事件檔案工作的思考[J].檔案與建設(shè)，2020

[5]胡康林.突發(fā)事件檔案的特征、類型及其開發(fā)意義[J].檔案管理，2018

（作者單位：江西師范大學(xué)檔案館）