新形勢(shì)下做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的思考探究

陳朝清

摘 要： 檔案工作的根本目的是為了利用。檔案利用是檔案管理工作人員通過(guò)檔案工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿(mǎn)足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，是檔案為社會(huì)發(fā)展、國(guó)家建設(shè)和人民群眾的根本利益服務(wù)的有效途徑。因此，開(kāi)發(fā)現(xiàn)有檔案信息資源，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，使之更好地服務(wù)于國(guó)家、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展，已成為檔案管理部門(mén)工作的重中之重。

關(guān)鍵詞： 機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;策略建議

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.285

引言：在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量龐大，管理工作非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理方式難以滿(mǎn)足現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)檔案管理要求，加強(qiáng)管理方式信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)更高效率的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理提出的必然要求。

1 業(yè)務(wù)檔案管理存在的重要意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是為人民服務(wù)的公共事業(yè)單位，秉承著為人民服務(wù)的基本原則。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位最重要的內(nèi)務(wù)工作之一。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中會(huì)接觸很多人、很多事，同時(shí)也會(huì)解決許多問(wèn)題，這便會(huì)產(chǎn)生大量的信息內(nèi)容，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要對(duì)這些信息進(jìn)行整合、合理記錄、妥善保管，一旦這些業(yè)務(wù)檔案丟失或損壞，將給社會(huì)帶來(lái)非常大的影響。

2 檔案管理面臨的困境

2.1 傳統(tǒng)檔案管理方式無(wú)法滿(mǎn)足信息化時(shí)代的發(fā)展要求

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，而且在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，科學(xué)技術(shù)已成為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵因素，對(duì)生產(chǎn)和生活都產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。在新辦公環(huán)境下，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理方式已無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代辦公要求。因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，成為辦公自動(dòng)化管理的必然要求，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化建設(shè)的重要組成部分。隨著辦公自動(dòng)化管理模式在各個(gè)機(jī)關(guān)中的廣泛應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)等信息化手段實(shí)施檔案管理已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.2 缺乏復(fù)合型人才

檔案信息化建設(shè)人才缺乏，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提升，檔案部門(mén)缺少既具備專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)又能熟練使用計(jì)算機(jī)的工作人員，而且檔案工作普遍待遇不高，導(dǎo)致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門(mén)缺乏綜合型人才，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展造成很大影響。

2.3 重視程度不夠、效率低下

一是在當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變是時(shí)代所趨，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，很多檔案部門(mén)沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，或者對(duì)檔案信息化建設(shè)存在誤區(qū)，認(rèn)為整理和存儲(chǔ)檔案就是檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足。檔案管理工作決定著我們將為黨和國(guó)家、為當(dāng)前和今后、為歷史和后代留下多少文化財(cái)富和留下什么樣的文化財(cái)富，但現(xiàn)在很多檔案部門(mén)的檔案工作人員存在身兼數(shù)職的問(wèn)題，配備人員少，工作任務(wù)重，外加對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作只是對(duì)資料的保存，只要保證其完好即可，工作態(tài)度不認(rèn)真不主動(dòng)不積極，這是造成檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的根本原因。二是傳統(tǒng)檔案借閱需要借閱者手工填寫(xiě)查閱登記表，由檔案管理員核對(duì)之后才能調(diào)取相關(guān)檔案，并復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，借閱流程時(shí)間長(zhǎng)，工作效率低，多次借閱也造成了紙質(zhì)檔案的磨損，工作效率大大降低。

3 檔案管理的改革創(chuàng)新

3.1 提高業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)

機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案的信息都是非常重要的業(yè)務(wù)檔案資料，有公開(kāi)的也有保密的，為保證國(guó)家公共信息的安全，要求在建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時(shí)，還要建立防火墻，以防信息資料的外漏情況。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在業(yè)務(wù)檔案管理工作中，要特別注意業(yè)務(wù)檔案信息的安全性問(wèn)題，這就要求要提高業(yè)務(wù)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)，以確保檔案資料的安全性。

3.2 完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位歸根到底都是為人民服務(wù)的公共事業(yè)單位，屬于國(guó)家的公共部門(mén)，掌握著公民的生活資料和詳細(xì)的信息。為保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息管理的有序進(jìn)行，要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)建立完善的業(yè)務(wù)檔案管理制度，設(shè)立相應(yīng)的查詢(xún)軟件、政務(wù)網(wǎng)點(diǎn)以及微信網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等。

3.3 強(qiáng)化檔案信息安全管控

近年來(lái)，檔案安全事故頻發(fā)，檔案損毀、數(shù)據(jù)泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢(xún)等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書(shū)，使檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。二是開(kāi)展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識(shí)，開(kāi)展消防演練活動(dòng)，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。三是定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，加強(qiáng)安全教育，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)，確保信息安全，多方面加強(qiáng)信息安全長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)。

3.4 加大資金投入

檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養(yǎng)，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴(yán)重影響了檔案管理信息化進(jìn)程，各級(jí)政府要進(jìn)一步完善檔案工作投入機(jī)制，將檔案事業(yè)信息化工作發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道，提供專(zhuān)項(xiàng)資金，做到投入長(zhǎng)效化，確保檔案工作順利開(kāi)展。相關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)對(duì)數(shù)字化設(shè)備更新?lián)Q代，合理引入軟件，加強(qiáng)安全保密管理，探索電子檔案管理查詢(xún)、存儲(chǔ)和檢索模式，不斷提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平。

結(jié)語(yǔ)：在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，針對(duì)檔案管理遇到的各種困境，應(yīng)積極基于信息化管理角度，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，從而有效突破檔案管理困境，提高機(jī)關(guān)單位在信息化時(shí)代背景下對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量，通過(guò)應(yīng)用科學(xué)的管理方法，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展進(jìn)步，發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

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