淺談退休干部人事檔案的開發(fā)利用

鄧平平

摘 要： 干部人事檔案的核心在于管理和利用，而利用不應只體現(xiàn)于在職時，在不違反相關規(guī)定的前提下，干部人事檔案工作人員應當提高專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，對退休干部人事檔案進行合適的拓展開發(fā)利用，使退休干部人事檔案能繼續(xù)地為黨和國家服務?；诖?，本文主要探討了退休干部人事檔案的開發(fā)利用。

關鍵詞： 退休;人事檔案;利用

【中圖分類號】G271???? 【文獻標識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.281

檔案的本質屬性是原始記錄性，根據(jù)干部人事檔案的定義，干部人事檔案是組織選人用人的重要依據(jù)，也是個人身份及晉升直到退休的重要依據(jù)。它反映了一個人的成長經(jīng)歷和道德品質，而真實性就成為這一切的基礎和前提，也就要求干部人事檔案從材料的收集到歸檔的每一步都是由組織進行嚴格審核。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 管理體系不健全

目前仍有個別單位依舊選擇延用“傳統(tǒng)的制度體系”，一味的整理錄入“紙質化檔案”，最終導致出現(xiàn)檔案利用率低下、檢索困難等等問題，而致使大量的人力物力被浪費，也使得整個檔案管理體系并不完整，最終導致檔案工作的收益并沒有得到最大化實現(xiàn)[1]。

1.2 退休人員的檔案管理機制混亂

目前隨著國內(nèi)人口不斷老齡化，退休人員也日漸增多。由于退休人員本身存在著明確的社會特征性，牽扯到社會補助、醫(yī)療保險等相關問題，方方面面均需依靠檔案資料。這樣的情況下，個人檔案信息的保存和使用就顯得尤為重要。但由于退休人員離開其原有的事業(yè)單位，其具體收入檔案的單位、機制卻一直含糊不清。

1.3 檔案管理人員專業(yè)性差

很多單位對人事的檔案管理工作沒有給予足夠重視，也沒有在此方面投入足夠的資金，最后可能會導致檔案信息沒有得到很好的管理。現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理人員存在“魚龍混雜”的情況，兼職人員從事檔案管理工作的現(xiàn)象屢見不鮮。這些非專業(yè)人員對檔案管理工作缺乏足夠的了解，也不了解該項工作的重要性，只是盲目的收錄檔案，而缺乏對檔案進行專業(yè)化的整理[2]。

2 退休干部人事檔案的開發(fā)利用措施

2.1 提高認識，強化擔當

習近平總書記強調(diào)：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。退休人員社會化檔案包括兩部分：一部分是單位原來已形成的退休人員人事檔案，另一部分是在開展退休人員社會化管理工作過程中形成的有價值的各種門類與載體的文件材料和數(shù)據(jù)等，主要涉及前期準備、申報、退休人員移交、新退休人員移交等過程中形成的文件材料。這些文件材料是開展退休人員社會化管理專項工作的真實性原始記錄，具有憑證參考和法律效力，對于后期自證法規(guī)遵從、提供佐證依據(jù)、引導輿情態(tài)勢、維護穩(wěn)定大局具有重要價值。

2.2 明確退休人員檔案的管理體系

退休人員在退休之后檔案，是在原有單位保存還是轉入社保等組織的檔案中，存在著不明確性，整個管理過程中牽扯大量的社會管理部門，存在普遍混亂的情況，最后可能會導致檔案無人過問、無人整理的現(xiàn)象發(fā)生。要想改變現(xiàn)狀首先應該明確退休人員的檔案管理事宜究竟應該歸屬那個部門管理，明確人員的崗位職責，建立完善高效的檔案信息管理體系。

2.3 進行人事檔案的交接和管理

現(xiàn)今時代，社會發(fā)展的速度越來越快，市場的競爭也日漸激烈。而隨著人口老齡化的產(chǎn)生，必然有越來越多的退休干部人員的增加。這就導致退休干部人員的人事檔案被頻繁地進行移交和接收。這就需要單位組織好退休的干部人員進行檔案的移交和接收工作。在進行退休人員檔案的移交和接收工作中，單位應該加強對檔案的管理重視，只有聘用具有專業(yè)技能并且具有良好職業(yè)道德素養(yǎng)的檔案管理人員，才能真正地做好退休干部人員的檔案交接和管理[3]。

2.4 加強檔案重要性的宣傳

由于現(xiàn)在的退休人員檔案管理混亂的產(chǎn)生，大多數(shù)都是因為單位本身對退休人員檔案管理并不重視，而且由于許多退休的干部人員對檔案的重要性缺乏了解，間接導致了單位對退休人員檔案的混亂管理。想要改變當前退休干部人員檔案管理混亂的現(xiàn)狀，就必須要讓單位和退休人員認識到檔案管理的重要性，這就需要政府加強檔案重要性的宣傳工作。首先政府應該進行我國對于檔案管理相關的法律法規(guī)的宣傳：第一，利用免費講座，邀請一些具有專業(yè)知識的人才，為退休人員講述檔案的管理的重要性。第二，媒體，例如網(wǎng)絡和電視，是目前的退休人員接收信息最常用的媒介。

2.5 利用現(xiàn)代技術進行退休人員檔案管理

隨著信息化時代的逐漸發(fā)展，計算機技術和網(wǎng)絡技術已經(jīng)逐漸更多的應用在人們的日常生活中，如果在檔案管理中加入計算機技術，可以讓檔案管理更加方便有效，具有權限進行檔案管理的人員可以在任何時間任何地點，進行檔案的查閱，極大的提高了工作效率。為此，單位應該加強退休人員檔案管理的信息化發(fā)展。首先，單位應該招募一些具有信息化能力和計算機基礎的專業(yè)人員進行檔案的信息化。其次，單位應該協(xié)同以往的檔案管理人員對退休干部人員的檔案進行分類和規(guī)整，以便計算機技術人員對檔案進行信息化技術的分類。將退休人員的檔案進行信息化之后，不僅有利于單位節(jié)約人手，還可以幫助檔案管理部門提高工作效率。

2.6 認真做好退休人員社會化管理檔案的預歸檔工作

單位檔案管理部門應依據(jù)本單位退休人員社會化管理工作實施方案，制定文件材料歸檔與移交范圍表，如表1所示，并要求各有關部門、有關單位指定專人，認真做好退休人員社會化管理工作中形成的文件材料的預歸檔工作。立卷歸檔后，于次年6月份之前統(tǒng)一移交單位檔案管理部門保管。

結束語：人員退休后，干部人事檔案的保管與在職時是相同的，但是需要收集的材料變少了，利用率與在職時相比也明顯的降低，干部人事檔案在人員退休后發(fā)揮的作用也很有限，在當今信息社會，這樣放置的檔案無疑是一種浪費。因此，在遵守相關制度的前提下，可以對退休干部人事檔案進行深層次的開發(fā)利用，繼續(xù)發(fā)揮干部人事檔案的重要作用，從而賦予退休干部人事檔案新的內(nèi)涵。

參考文獻

[1] 李傳營.淺談科研單位離退休干部檔案的管理與開發(fā)[J].蘭臺內(nèi)外，2019.

[2] 劉子瑗.加強科研單位人事檔案管理的途徑分析[J].才智，2017.

[3] 李麗媛.淺析人事檔案在老干部工作中的重要性[J].辦公室業(yè)務，2019.