如何做好企業(yè)文書檔案工作

甲春

摘 要： 檔案是由文件轉化而來的，可以說文件是檔案的前身，而檔案是文件的歸宿。企業(yè)檔案是對企業(yè)各項工作的真實記錄，是企業(yè)得以健康持續(xù)發(fā)展的重要依據，不僅具有現實指導作用，而且還能夠為查考歷史提供重要的憑證。因此在當前企業(yè)發(fā)展過程中，需要重視文書檔案工作，有效的提高文書檔案管理水平，確保文書檔案信息的準確性和長效性，使其更好的服務于企業(yè)。

關鍵詞： 企業(yè);文書檔案;制度建設;管理現代化;歸檔

【中圖分類號】G272.2???? 【文獻標識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.279

文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程中形成的具有保存價值的重要文件，對于企業(yè)發(fā)展具有重要的參考作用。近年來，文書檔案工作模式發(fā)生了較大的變化，因此需要重視文書檔案管理，保證文書檔案信息的有效性和及時性，使其能夠更好的與企業(yè)的發(fā)展需求相適應，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出重要的作用。隨著中國市場經濟的日漸完善，企業(yè)改革的不斷深化，文書檔案管理環(huán)境的變化，作為企業(yè)管理重要組成部分的文書檔案工作，必須適應新的形勢，與時俱進，適時調整工作思路。筆者試從闡析企業(yè)文書檔案工作的特點與意義出發(fā)，進一步探討新形勢下企業(yè)文書檔案工作應如何使其規(guī)范化、標準化，充分發(fā)揮其作用，為企業(yè)生存與發(fā)展服務。

1 什么是文書檔案

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。一般文書檔案主要是由法規(guī)性文件和行政性文件轉化而來。根據國家有關規(guī)定，目前我們使用和形成的文件主要有：報告、請示、批復、函、會議紀要等。除此之外，文書檔案是人們熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、處理問題的依據。人們遇到問題時常常需要從過去的檔案中查找依據，如果有檔案可查，許多問題就可以迎刃而解，工作也可以順利進行。事實證明，隨著時間的推移，文書檔案的作用越來越大，檔案保存的時間越久，作用也就越大。此外，它還是了解、研究社會政治、經濟等方面的基本依據。

2 文書檔案的收集整理

在文書檔案資料的收集整理過程中。一定要嚴格按照國家檔案局關于歸檔文件整理的規(guī)則和本單位檔案管理工作標準的要求執(zhí)行。凡是反映本單位重大工作與活動，具有參考利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。如：上級行政部門及主管單位的來文：反映本單位各項工作活動，具有參考利用價值的文件材料，等等，這些都屬于文書檔案資料的收集范圍。做好文書檔案的收集整理工作是十分重要的，它是檔案歸檔工作中的重要環(huán)節(jié)。在文書檔案的收集整理過程中，一定要認真、仔細、不怕麻煩，力求做到不遺漏任何一點有用信息，只有這樣才能完整地收集文件、材料，使文書檔案具有完整性、規(guī)范性。在文書檔案的收集整理工作中不僅要有高度的工作責任心，認真辦事的工作態(tài)度，具備一定的檔案專業(yè)知識，同時要有一顆熱情、主動為大家服務之心。努力做好檔案服務工作，使大家逐漸認識到文書檔案工作的重要性。應努力爭取領導的重視，是做好文書檔案管理的關鍵。因此，在平日工作中勤請示、勤匯報，爭取領導的關注與支持;勤動手，經常把工作開展的情況、計劃思路、取得的成績和存在問題形成材料。向領導匯報。

3 文書檔案的現代化

現代檔案管理科學技術是當今文書檔案工作者必須學習的重要知識，應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，以便更加方便、有效地做好管理工作。隨著時代的發(fā)展，文書檔案管理也面臨許多問題，例如文件和檔案數量越來越多，管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案的質量。面對新時期、新工作的工作需要，只有實現文檔管理現代化。才能有效地解決管理中的一些難題。

3.1 掌握現代化技術，利用電子計算機技術。傳統(tǒng)的工作方法從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主，而現在電子計算機技術可以完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等一系列工作，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環(huán)節(jié)與辦公自動化相銜接。這些現代化管理技術，迫切需要文書檔案管理工作者掌握和運用。為了盡快培養(yǎng)一批既熟悉檔案專業(yè)知識，又掌握新技術的人才。檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，注重對計算機知識、信息技術的學習掌握，努力使自己成為具備檔案專業(yè)知識和信息處理技術的綜合型檔案管理人才。

3.2 利用現代化技術整理文書檔案。紙質文書檔案的整理工作十分繁瑣，效率不高，而且費時費力，只有引進現代化技術，才能使文書檔案的整理工作上一個新臺階，這是歷史的趨勢。文書檔案管理應用計算機技術主要用于文書檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：（1）用計算機編制文書檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等;（2）利用計算機進行文書檔案檢索。按照文書檔案著錄項目中所標志的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的文書檔案目錄及其原件;（3）利用計算機對文書檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。因此，為了實現文書檔案管理不同文件信息資源的共享和交換。減少數據的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數據接口，就需要加強文書檔案管理綜合應用計算機技術的研究，進行文書檔案管理的綜合化、現代化管理。

4 文書檔案的保密與利用

長期以來由于各級檔案人員的重視，文書檔案的保密工作做得較好，但在利用方面效果不太理想。如：部分檔案得不到充分的利用。造成了檔案資源的浪費：領導對檔案收藏情況不了解。不能及時有效地利用檔案。導致檔案工作人員的管理價值也難以在利用檔案的效果巾體現來，等等。怎樣才能把檔案的保密與利用這兩者關系協(xié)調好，是擺在廣大檔案工作者面前的一大難題。檔案管理人員既要有扎實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。把死檔變成活檔，把文書檔案真正利用起來，發(fā)揮它應有的作用。保守國家機密是每個公民應盡的義務。更是文書檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，文書檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴格做好保密工作的同時。切實完善工作職能，為領導決策服務。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的;但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限制地擴大開放利用范圍，則也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。首先，要做好文書檔案的審查工作。審查工作是文書檔案開放前的重要前提，是開放文書檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)。其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定文書檔案的開放與控制使用范圍。其次，要做好文書檔案的解密工作。文書檔案工作者應根據不同的密級采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用檔案。

5 文書檔案存在的問題與對策

一是對文書檔案管理工作的認識還比較模糊。輕視文書檔案的現象還很普遍，有的甚至認為文書檔案整不整理都無所謂，導致很多文書檔案的收集和整理都不到位，有的即使整理了也不符合規(guī)定，造成很多重要資料流失。二是檔案工作人員的業(yè)務培訓有待加強。在有些單位和部門，由于不重視文書檔案工作，所以，文書檔案的管理人員大多沒有經過檔案專業(yè)培訓就直接接手工作。即使偶爾參與培訓。也是形式單一，次數有限，內容陳舊，并不能及時更新檔案管理理念，其專業(yè)素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在一定差距，跟不上現代化檔案管理的步伐，更不能夠有效地提高檔案管理的水平。

6 爭取領導重視是做好文書檔案工作的前提

要想取得領導對文書檔案的重視，需要文書檔案管理人員要努力提高自身的專業(yè)素質，熱愛本職工作，能夠忠于職守，吃苦耐勞，在工作中充分的發(fā)揮主觀能動性，從而讓領導滿意，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質的服務。同時還要加強文書檔案的宣傳，進一步增強企業(yè)領導的檔案意識。在日常工作中，檔案人員需要及時向領導匯報文書檔案的各項工作，同時做好文書檔案服務工作，及時為領導提供檔案利用信息，使其意識到文書檔案工作的重要性。二、加強檔案制度建設企業(yè)在文書檔案工作中，需要進一步建立健全檔案規(guī)章制度，遵循檔案法及企業(yè)的實際情況來制定與企業(yè)檔案工作相適應的規(guī)章制度，進一步對檔案工作制度進行完善，確保各項制度的有效落實，為文書檔案收集、整理和保管等工作制定一系列辦法，及時對原始檔案進行收集，并理順歸檔程序，避免檔案資料出現丟失和毀損的問題。

7 重視文書檔案資料的收集工作

企業(yè)無論是專職檔案人員還是兼職檔案人人員都需要對檔案資料收集工作給予充分的重視，擴大檔案收集范圍，特別是對于一些重要會議、重大事件、重要研究成果、科研項目等檔案資料更要及時進行收集。同時還要增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力。在文書檔案收集工作中，各部門之間還要加強協(xié)作，檔案人員要做到嘴勤、腳勤和腦勤，確保檔案收集信息渠道的通暢性，側重于收集能夠體現企業(yè)發(fā)展階段的資料，從而為企業(yè)各項工作的順利實施提供重要的參考，更好的發(fā)揮檔案部門在企業(yè)經濟發(fā)展中的重要參謀作用。

8 做好收發(fā)文的登記工作

在實際工作中，需要根據收發(fā)文件的不同種類來分別進行登記，單獨使用一個收文登記本，對于紅頭文件，在收文時需要對收文日期、收文號、機密等級、來文單位及文件號、標題及數量等進行列明，最后還需要分別交各主管領導進行閱示，對于需要在企業(yè)內部進行宣傳的文件，需要對承辦單位、收件人及歸檔時間進行詳細記錄，為全程跟蹤提供有效的便利。另外，還需要做好備案登記，備案可以在每季度或是半年做一次，并在年終時將備案表裝訂成冊，使其形成一本檔案明細賬。

9 實施文檔管理現代化

當前文書檔案管理中已普遍運用計算機管理，而且文件形成、運行、積累及轉換等各個環(huán)節(jié)都與自動化辦公有效的實現了銜接，這就需要文書檔案管理人員要有效的掌握現代化管理技術，并與自已的崗位工作有效的結合，確保業(yè)務素質的提升。一直以來紙質檔案整理工作都較為繁瑣，檔案人員勞動強度較大，利用計算機技術來對文件進行整理，有效的提高了工作效率，而且計算機檢索更為方便快捷，使文件歸檔工作中人為因素影響較小，實現了整理的真正簡化，并進一步深化了檢索的目的。

10 遵循歸檔原則

就企業(yè)日常管理來說，其往往要面對不同形式的文檔資料，每種文件涉及到的內容也是各不一樣的，如：工程文件、財務文件等等，若不及時分類處理則會給企業(yè)的文件管理帶來很大的困難。因而，對文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文件與紙質文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時可以參照紙質文件的歸檔范圍來確定電子文件歸檔范圍，并根據單位的具體情況和電子文件的特點適當調整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵守相應的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價值。一般情況下，歸檔需要堅持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到系統(tǒng)中，實現前段控制;在電子文件的歸檔時保證文件信息保持不變，保證文件信息的真實性;歸檔時保證電子文件沒有缺損，其相關文件也保證齊全;在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能夠可讀以及有效的利用。

11 提高文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案工作的質量與文書檔案管理人員的素質具有直接的關系，因此在文書檔案管理工作中，還應該全面提高文書檔案管理人員的綜合素質。所謂的綜合素質，主要就是指文書檔案管理人員不僅應該具有較強的專業(yè)素質，還應該具備積極向上的思想意識，較全面的前瞻意識等。

結束語：目前文書檔案管理工作加快向科學化和現代化的進程，這不僅有效的提高了文書檔案工作的效率和準確性，而且進一步提升了文書檔案管理的水平。在這種情況下，文書檔案管理人員更需要不斷充實自已的專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)，在工作中勇于奉獻，提高檔案服務意識，在文書檔案工作中不斷進行創(chuàng)新，從而使檔案更好的服務于企業(yè)的發(fā)展。

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