信息時代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

張曉芬

摘 要： 隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方法嚴重滯后，與新時期事業(yè)單位對信息資源的需求不相適應(yīng)，這也是檔案管理創(chuàng)新的根本原因?；诖?，要將信息化作為檔案管理發(fā)展的方向，以期更好地服務(wù)于事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 信息時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

【中圖分類號】G275.2???? 【文獻標識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.282

引言：隨著改革開放的不斷深入，并進行到制度化的層面，對大多單位的管理都更加的嚴格?；诖?，本文主要分析信息化時代背景之下，在設(shè)備完善和軟件升級的基礎(chǔ)之上，創(chuàng)新管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的具體途徑，從而促進檔案管理水平的不斷提升，并運用數(shù)據(jù)化的檔案管理方式，提高檔案資源的利用效率。

1 事業(yè)單位做好檔案管理工作的意義

1.1 有助于推動小康社會建設(shè)

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國社會主義事業(yè)得到了長足發(fā)展，從而加大了事業(yè)單位檔案整理的工作量，而在這種情況下，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行合理的提升，可以有效加強事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展，在新時代背景下，通過提升檔案管理可以促進事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的發(fā)展推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會經(jīng)濟的不斷提升推動了我國小康社會的發(fā)展。同時，加強檔案管理有助于企業(yè)文化資源的充分使用。

1.2 深化落實科學(xué)發(fā)展觀

在事業(yè)單位中，檔案中的資料包括事業(yè)單位員工的工資情況，所以加強檔案管理，可以有效保障檔案資料的真實性，從而避免給員工錯發(fā)工資的情況出現(xiàn)。在我國現(xiàn)階段的小康社會發(fā)展中，科學(xué)發(fā)展觀是極為重要的，科學(xué)發(fā)展觀簡單來說，就是科學(xué)的指導(dǎo)思想，科學(xué)發(fā)展是發(fā)展小康社會的前提，科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)容主要是對我國社會市場經(jīng)濟發(fā)展利益的平衡，主要針對的是加強工作的管理，而加強檔案管理可以有效加強企業(yè)中的工作管理，所以加強檔案管理有助于我國深化落實科學(xué)發(fā)展觀。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作缺乏重視

在新形勢下，越來越多的事業(yè)單位意識到了檔案管理的重要性，并且將檔案管理當(dāng)成重要的工作內(nèi)容，但是，仍有一部分事業(yè)單位并沒有對檔案管理工作給予高度重視，將更多的注意放在單位的主營業(yè)務(wù)上，對于檔案管理工作缺乏重視。加之，管理人員常常默默無聞，長期難以引起人們的關(guān)注，漸漸的檔案管理工作就會被相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層所忽視。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，檔案從收集到最終的歸檔往往需要花費較長的時間，并且涉及的人員非常多，在短時間內(nèi)也難以取得一定的成就，事業(yè)單位的檔案管理工作一般很難做出顯著的功績，這也導(dǎo)致人們很容易忽視事業(yè)檔案的管理工作。

2.2 信息化管理水平比較落后

當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進入了信息化時代，很多領(lǐng)域和行業(yè)都已經(jīng)充分利用先進的信息技術(shù)來促進行業(yè)的改革和升級。事業(yè)單位雖然也將一些現(xiàn)代化的技術(shù)和手段融入到了檔案管理工作中，對檔案管理的信息化建設(shè)給予比較高的重視，希望通過先進的技術(shù)和手段來提升檔案管理的效率和質(zhì)量。但是，依然有部分的事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)方面比較落后，雖然引入了計算機來收集和保存檔案，但是，卻沒有充分利用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)和信息的收集、分析和管理，建立的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)信息化水平不高。另外，也有部分事業(yè)單位的信息化設(shè)備比較落后，導(dǎo)致人們在使用時出現(xiàn)各種卡頓、癱瘓現(xiàn)象，嚴重影響了人們的使用體驗，對于檔案管理工作人員來說也增加了檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。

2.3 事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，缺乏信息的有效利用

在我國事業(yè)單位的實際發(fā)展中，檔案管理時常會發(fā)生混亂的情況，而造成這種情況的主要原因是在檔案管理中沒有對檔案管理制定有依據(jù)的制度，這就使得員工對檔案的整理工作難度加大。事業(yè)單位在進行檔案管理時對原有的制度未有效執(zhí)行，使得少數(shù)制度沒有實際的管理效果，在事業(yè)單位的檔案管理中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)相關(guān)管理人員在檔案外借時雖然會做好記錄，但是對檔案并沒有過多的管理，超出檔案借閱時間，沒有采取措施取回檔案。在對檔案進行管理時，沒有明確對職業(yè)等級進行劃分，也缺少對員工的激勵政策，長時間發(fā)展會消磨掉員工的工作積極性，導(dǎo)致開展檔案管理時缺乏認知。除此之外，在社會的不斷發(fā)展中，信息量也在不斷增加，如果不及時更新政策，就會加大檔案管理人員的工作量，從而導(dǎo)致檔案管理問題出現(xiàn)。

3 信息時代下如何促進事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 依托信息化手段強化檔案服務(wù)范疇的擴展

從影響力角度分析，信息時代帶給社會的是高效與便捷。事業(yè)單位的檔案管理在引入信息技術(shù)之后，管理效率的提升以及管理的便捷性都有了質(zhì)的改變。因此，事業(yè)單位需要緊跟時代發(fā)展步伐，正視信息技術(shù)的影響力，將其作為手段，全面推動改革與創(chuàng)新，加快推進檔案信息化建設(shè)。

3.2 提升檔案管理人員的數(shù)字化應(yīng)用水平

第一，提高檔案工作人員素質(zhì)。很多事業(yè)單位都缺乏數(shù)字化的管理人才，尤其是在檔案管理的過程中，無法應(yīng)用先進的信息管理設(shè)備和信息管理軟件來對檔案管理數(shù)據(jù)進行科學(xué)分類、科學(xué)查詢。為了更好地解決這個問題，只有提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)才能夠建立起完善的檔案處理體系。事業(yè)單位要從檔案管理的復(fù)雜性入手進行科學(xué)的分析，對檔案管理人員提出更高的要求，從而幫助他們在日常生活當(dāng)中成科學(xué)的檔案處理工作習(xí)慣，注重積累經(jīng)驗和工作能力提升。

第二，開展系統(tǒng)性培訓(xùn)。在事業(yè)單位內(nèi)部通過文化宣傳和知識講座等方式，幫助檔案管理人員認識到數(shù)字化檔案管理工作的重要性?？梢圆捎媒?jīng)常性的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，幫助檔案工作人員認識到數(shù)字化檔案管理工作對于提升自己工作效率的價值。

結(jié)語：綜上所述，在社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位對于檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有提升了事業(yè)單位的檔案管理工作，才能進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展。想提升事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設(shè)備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質(zhì)來強化檔案管理工作。

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