貿(mào)易公司內(nèi)部控制監(jiān)督相關(guān)問題及應(yīng)對(duì)措施

陶玉萍

摘 要 貿(mào)易公司業(yè)務(wù)覆蓋面大，組織結(jié)構(gòu)和財(cái)務(wù)資源相對(duì)分散，風(fēng)險(xiǎn)源類型多樣且分布范圍廣，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部控制體系的監(jiān)督，客觀評(píng)價(jià)其有效性并進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化十分重要。基于此，本文在深入分析貿(mào)易公司運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)和內(nèi)部控制要求的前提下，探討如何通過完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與績(jī)效考核機(jī)制，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)貿(mào)易公司內(nèi)部控制機(jī)制有效性、合理性的動(dòng)態(tài)監(jiān)督、評(píng)價(jià)和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞 內(nèi)部控制 評(píng)價(jià)監(jiān)督 貿(mào)易公司

一、內(nèi)部控制監(jiān)督的重要性

（一）內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制機(jī)制是公司應(yīng)對(duì)復(fù)雜的外部環(huán)境，有效防控經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)自身可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。其原理是從動(dòng)態(tài)完善公司內(nèi)部管理機(jī)制出發(fā)，通過構(gòu)建科學(xué)的管理制度，運(yùn)用一系列科學(xué)方法、技術(shù)和措施，形成內(nèi)部權(quán)力制衡與緊密協(xié)作，客觀評(píng)價(jià)、有效監(jiān)督和防控各類風(fēng)險(xiǎn)，保障經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。有效運(yùn)轉(zhuǎn)的內(nèi)部控制機(jī)制由內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、監(jiān)督考核、信息溝通等要素構(gòu)成。良好的控制環(huán)境可以賦予公司管理體系動(dòng)態(tài)自我調(diào)適、優(yōu)化的能力，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中，對(duì)外部環(huán)境與內(nèi)部經(jīng)營(yíng)條件的復(fù)雜變化作出快速回應(yīng)。

（二）內(nèi)部控制監(jiān)督的重要性

監(jiān)督考核是內(nèi)部控制要素中非常重要的環(huán)節(jié)，對(duì)維持內(nèi)部控制機(jī)制的有效性起到了決定作用。內(nèi)部控制監(jiān)督以對(duì)不同對(duì)象績(jī)效考核為基礎(chǔ)，實(shí)踐中由內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門相關(guān)人員依據(jù)公司的管理制度，按照既定的績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)和具體測(cè)評(píng)方法，評(píng)價(jià)各崗位、部門的工作績(jī)效，或者考核、審計(jì)具體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的成本和效益指標(biāo)。一方面，將考評(píng)結(jié)果作為落實(shí)公司獎(jiǎng)罰條例、激勵(lì)措施的依據(jù)，形成對(duì)各部門及崗位人員履職行為的有效監(jiān)督和約束;另一方面，在考核、審計(jì)的過程中，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部控制體系的弱點(diǎn)并找到原因，通過完善管理制度、優(yōu)化工作流程或加強(qiáng)對(duì)重要風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域的監(jiān)督等措施，對(duì)其予以強(qiáng)化。

二、貿(mào)易公司內(nèi)部控制監(jiān)督的難點(diǎn)

（一）組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程復(fù)雜多樣

監(jiān)督公司運(yùn)營(yíng)狀況，對(duì)內(nèi)部控制成效進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估，需要完善的管理機(jī)制，但貿(mào)易公司通常采用集團(tuán)化運(yùn)營(yíng)的模式，實(shí)體店、分支機(jī)構(gòu)較多，而且涉及的業(yè)務(wù)類型多樣。加之貿(mào)易公司的商品采購(gòu)、合同簽訂、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)，涉及非常復(fù)雜的法律、稅務(wù)專業(yè)問題，這加大了貿(mào)易公司內(nèi)部控制評(píng)價(jià)和監(jiān)督的難度[1]。此外，貿(mào)易公司為了滿足客戶要求并在競(jìng)爭(zhēng)中勝出，對(duì)業(yè)務(wù)處理效率的要求十分嚴(yán)格，使得基于標(biāo)準(zhǔn)化流程與嚴(yán)格的審批、考核等制度的內(nèi)部控制極易與之產(chǎn)生矛盾。在實(shí)踐操作中，相關(guān)崗位人員為了達(dá)成業(yè)務(wù)指標(biāo)，確保按時(shí)履行合同，容易出現(xiàn)違反程序和管理制度的行為，給監(jiān)督和優(yōu)化內(nèi)部控制帶來了困難。

（二）風(fēng)險(xiǎn)源分布廣泛且多樣

內(nèi)部控制的主要作用之一就是防控風(fēng)險(xiǎn)，有效識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)源并將之納入監(jiān)督控制范圍是內(nèi)部控制監(jiān)督的核心工作內(nèi)容。而貿(mào)易公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、運(yùn)營(yíng)環(huán)境決定了其風(fēng)險(xiǎn)源多且分布廣泛，在評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性時(shí)，構(gòu)建指標(biāo)體系、確定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、制定控制措施都有很大的難度。在市場(chǎng)高度開放、在線交易平臺(tái)非常完善的背景下，大型貿(mào)易公司多涉足跨行政區(qū)域和跨國(guó)交易，不同類型的商品、技術(shù)的交易牽涉的法律、稅務(wù)問題非常復(fù)雜，在簽訂和履行合同的過程中存在諸多關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和監(jiān)督的人員需要具備非常全面的知識(shí)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

（三）內(nèi)控意識(shí)淡薄，內(nèi)控機(jī)制與考核脫節(jié)

公司管理者、員工缺乏內(nèi)控意識(shí)，內(nèi)控機(jī)制形同虛設(shè)，流于形式。公司發(fā)現(xiàn)問題、漏洞時(shí)才補(bǔ)充、完善制度，未及時(shí)梳理、修改制度、流程、內(nèi)控手冊(cè)，也未組織員工培訓(xùn)、學(xué)習(xí)內(nèi)控知識(shí)。考核機(jī)制不健全，未與公司績(jī)效考核掛鉤，給內(nèi)部監(jiān)督工作帶來困難。

（四）內(nèi)部控制制度執(zhí)行力不足

在組織結(jié)構(gòu)分散且業(yè)務(wù)類型各異的情況下，貿(mào)易公司與其下屬單位之間的聯(lián)系相對(duì)松散。盡管母公司針對(duì)不同類型的分支機(jī)構(gòu)有統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范化的管理流程，但由于空間跨度大難以形成有力約束，難以有效約束下屬子公司及實(shí)體店員工的履職行為，極有可能無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制體系的疏漏，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度不能得到全面執(zhí)行。此外，為了保障下屬單位的運(yùn)營(yíng)效率，貿(mào)易公司往往會(huì)賦予其子公司一定的權(quán)限，并且運(yùn)用內(nèi)部審計(jì)、會(huì)計(jì)核算等手段加以監(jiān)督。這種側(cè)重于事后監(jiān)督考核的模式盡管有一定的約束力，卻存在無法實(shí)時(shí)洞察違規(guī)行為并避免造成損失的問題。

三、應(yīng)對(duì)措施

（一）完善信息化管理系統(tǒng)

針對(duì)貿(mào)易公司規(guī)模龐大、財(cái)務(wù)資源分散、業(yè)務(wù)覆蓋范圍廣的問題，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)公司內(nèi)部控制的有效監(jiān)督，應(yīng)在現(xiàn)有的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一體化的信息管理系統(tǒng)。首先，整合集團(tuán)內(nèi)部各部門、單位的信息化管理系統(tǒng)，統(tǒng)一會(huì)計(jì)信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理口徑和標(biāo)準(zhǔn)。構(gòu)建采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)、客戶管理等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，在線生成、更新和共享相關(guān)信息，為開展會(huì)計(jì)核算、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、審計(jì)等工作提供具有時(shí)效性的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。其次，完善ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊的功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算、現(xiàn)金收支、費(fèi)用報(bào)銷等重點(diǎn)事項(xiàng)的在線監(jiān)督審核，全面監(jiān)控貿(mào)易公司資金、信息與物流的變化情況，解決執(zhí)行內(nèi)部控制制度與保障公司日常業(yè)務(wù)處理效率之間的矛盾。

（二）完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與績(jī)效考核機(jī)制

為了有效識(shí)別和控制復(fù)雜多樣的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，首先應(yīng)結(jié)合貿(mào)易公司各類業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)矩陣，對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)源進(jìn)行定性、定量評(píng)估，根據(jù)其影響大小、發(fā)生概率的高低明確防控策略[2]。其次，針對(duì)存在較高風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)有效的控制措施，通過完善相關(guān)制度和明確審計(jì)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)人員的責(zé)任，對(duì)業(yè)務(wù)合同簽訂、采銷、物流、工程物業(yè)、應(yīng)收應(yīng)付款管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。最后，圍繞全面預(yù)算管理完善貿(mào)易公司的績(jī)效考核機(jī)制，在現(xiàn)有指標(biāo)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，增加可以反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)效益或預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行成果的指標(biāo)，用于評(píng)價(jià)內(nèi)部控制成效，以便在考核部門、人員績(jī)效的同時(shí)，準(zhǔn)確判斷內(nèi)部控制有無弱點(diǎn)，必要時(shí)可以制定和執(zhí)行優(yōu)化措施，保證內(nèi)部控制持續(xù)有效。

（三）強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)與全員內(nèi)控意識(shí)

內(nèi)部審計(jì)是貿(mào)易公司強(qiáng)化內(nèi)部控制監(jiān)督作用的關(guān)鍵，針對(duì)目前審計(jì)活動(dòng)因偏重于事后而不利于風(fēng)險(xiǎn)防控的問題，貿(mào)易公司首先應(yīng)完善內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的職能[3]。監(jiān)督內(nèi)控落實(shí)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)評(píng)價(jià)、資金安全、經(jīng)濟(jì)責(zé)任離任審計(jì)，針對(duì)合同管理等重點(diǎn)環(huán)節(jié)實(shí)施全過程審計(jì)監(jiān)督，覆蓋主要條款擬定、合同簽署到執(zhí)行的過程，確保業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門規(guī)范執(zhí)行公司的內(nèi)部控制制度。其次，優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)人才結(jié)構(gòu)，引入熟悉國(guó)際貿(mào)易規(guī)則和公司業(yè)務(wù)覆蓋區(qū)域的稅務(wù)、法律及金融政策的高端人才，采用更為科學(xué)的審計(jì)方法，或?qū)⒅攸c(diǎn)審計(jì)項(xiàng)目委托給第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，由其運(yùn)用貿(mào)易領(lǐng)域的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，對(duì)公司的內(nèi)部控制作出客觀評(píng)價(jià)。最后，全員重視內(nèi)控，完善制度、風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)、內(nèi)控手冊(cè)，優(yōu)化流程并組織全員培訓(xùn)，將內(nèi)控工作納入公司績(jī)效考核機(jī)制，做到全員內(nèi)控，提高公司的內(nèi)控管理水平。

（四）動(dòng)態(tài)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及內(nèi)部控制制度

在跟蹤評(píng)價(jià)和監(jiān)督的基礎(chǔ)上，根據(jù)會(huì)計(jì)核算與審計(jì)結(jié)果，貿(mào)易公司必須對(duì)內(nèi)部控制存在問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)。首先，績(jī)效考核、成本分析、內(nèi)部審計(jì)等評(píng)價(jià)監(jiān)督工作中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)分析其產(chǎn)生的原因并追溯具體的業(yè)務(wù)流程，找到業(yè)務(wù)處理程序和管理制度的弱點(diǎn)或漏洞，再制定針對(duì)性的優(yōu)化措施。其次，要對(duì)修正和強(qiáng)化后的內(nèi)部控制相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，根據(jù)后續(xù)業(yè)務(wù)處理過程中相應(yīng)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，確認(rèn)優(yōu)化措施的有效性[3]。

四、結(jié)語

雖然理論上內(nèi)部控制機(jī)制的運(yùn)行原理并不復(fù)雜，但在實(shí)踐操作過程中，不同類型公司的控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)源類型及特點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程等因素千差萬別，要想確保內(nèi)部控制不失效，必須有針對(duì)性地評(píng)價(jià)和監(jiān)督考核機(jī)制。對(duì)于組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、時(shí)常涉足跨國(guó)業(yè)務(wù)的貿(mào)易公司而言，只有依靠信息技術(shù)提升內(nèi)部控制監(jiān)督的效率和質(zhì)量，針對(duì)關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)制定有效的跟蹤監(jiān)督措施，才能保證內(nèi)部控制機(jī)制的持續(xù)有效。

（作者單位為銀川新華百貨商業(yè)集團(tuán)股份有限公司）

參考文獻(xiàn)

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