構(gòu)建高校精細(xì)化合同管理體系

摘 要 高等學(xué)校合同管理工作是高校內(nèi)部管理工作的重要組織部分，是內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到高校的權(quán)益保護(hù)和健康發(fā)展。高校合同關(guān)系在內(nèi)容上具有鮮明的高校特色。目前我國高校的合同管理相比其他領(lǐng)域的管理還較為薄弱，存在一些問題。本文以高校合同管理現(xiàn)狀和問題為導(dǎo)向，梳理合同管理中存在的風(fēng)險點，并針對風(fēng)險點，從合同管理組織架構(gòu)、訂立、合同審核會簽、合同授權(quán)簽署、合同用印管理、合同變更、合同糾紛處理、合同驗收及檔案管理、合同信息化管理等方面進(jìn)行研究，構(gòu)建全生命周期的精細(xì)化合同管理體系，對防范高校合同風(fēng)險，促進(jìn)高校內(nèi)部管理工作科學(xué)、健康、可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

關(guān)鍵詞 合同管理 風(fēng)險 精細(xì)化管理

一、高校合同管理現(xiàn)狀分析

高校合同關(guān)系在內(nèi)容上具有鮮明的高校特色，圍繞教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才隊伍建設(shè)、服務(wù)等功能而進(jìn)行的基建、維修、采購、合作辦學(xué)、合作研究、資產(chǎn)處置、融資、服務(wù)等活動使高校與各市場主體之間產(chǎn)生了內(nèi)容各異的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。合同管理的風(fēng)險就像河流中的暗礁，雖然遇到的機(jī)遇不多，但一旦遇到，就是重大風(fēng)險。筆者通過從事高校合同管理工作發(fā)現(xiàn)，高校合同管理在合同草擬、歸口管理、合同審核、合同授權(quán)簽署、合同用印、合同臺賬登記、合同編號與歸檔等方面仍存在控制薄弱的情況。體現(xiàn)在：一是員工法律觀念和風(fēng)險管控意識有待加強(qiáng)，未充分認(rèn)識到合同管理的重要性，僅把合同當(dāng)成實現(xiàn)資金支付的一種方式;二是制度建設(shè)存在滯后現(xiàn)象，未制定相關(guān)合同管理制度或存在制度不完善、執(zhí)行不利的情況;三是合同文本不規(guī)范，承辦單位會出現(xiàn)使用對方當(dāng)事人提供的合同文本的情況，合同文本的形式和內(nèi)容的不規(guī)范引發(fā)的糾紛不斷增多;四是出現(xiàn)合同審核流程缺失、合同簽字無法人授權(quán)、合同加蓋部門行政公章等問題，合同審核、用印、簽署環(huán)節(jié)存在較大的風(fēng)險;五是存在倒簽合同現(xiàn)象，使高校存在嚴(yán)重的法律風(fēng)險，如發(fā)生不能履約或糾紛時，因沒有書面約定，最終會出現(xiàn)對學(xué)校不利的局面。

二、構(gòu)建高校精細(xì)化合同管理體系的意義

合同管理是高校內(nèi)控體系建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)和組成部分，構(gòu)建科學(xué)合理的合同管理體系是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，加強(qiáng)高校合同內(nèi)部控制是進(jìn)一步深化高校管理體制改革、提升學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措，是高校防范合同風(fēng)險的保障，直接關(guān)系到高校的權(quán)益保護(hù)和健康發(fā)展，是高校提高信息化水平的客觀要求。

為進(jìn)一步提高合同管理的工作質(zhì)量和工作效率，加強(qiáng)合同管理的規(guī)范性，高校應(yīng)堅持問題導(dǎo)向，逐步完善內(nèi)控體系，通過查找合同管理的風(fēng)險點、積極收集各部門的合同管理現(xiàn)狀和問題，部門間協(xié)調(diào)配合形成合力，把握巡視、審計整改工作等各類檢查的有利契機(jī)，以風(fēng)險防控為目的，明確工作職責(zé)，理順合同業(yè)務(wù)流程，完善各項管理制度，并借助合同管理信息系統(tǒng)減少人工跑單，固化業(yè)務(wù)流程，建立符合高校管理實際的合同業(yè)務(wù)長效管理機(jī)制。

三、構(gòu)建高校精細(xì)化合同管理體系的具體舉措

（一）明確合同職責(zé)劃分，實現(xiàn)合同管理科學(xué)化

高校合同業(yè)務(wù)涉及全校各個單位，如果工作職責(zé)不明確、界限不清晰，那么在之后的流程執(zhí)行層面就會存在很大問題，工作落地難度大。高校首先應(yīng)當(dāng)明確合同業(yè)務(wù)的部門職責(zé)和分工。根據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)中分單位、業(yè)務(wù)和監(jiān)督三個層面建設(shè)要求，高校應(yīng)當(dāng)建立合同綜合管理部門（單位層面）、合同承辦單位與合同歸口管理部門（業(yè)務(wù)層面）以及合同監(jiān)督檢查部門（監(jiān)督層面）這樣分層次的合同管理組織架構(gòu)，并在責(zé)任主體明確的基礎(chǔ)上逐一確定各主體的工作職責(zé)。例如，合同綜合管理部門主要負(fù)責(zé)建立健全學(xué)校合同管理的綜合規(guī)章制度，建立合同編碼規(guī)則，合同用印管理與法人授權(quán)制度，統(tǒng)一保管并按規(guī)定出具學(xué)校法定代表人授權(quán)委托書，根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)和工作需要明確法定代表人的授權(quán)內(nèi)容，實行分級授權(quán)，對各類合同范本進(jìn)行法律審核，協(xié)助承辦單位處理合同糾紛;合同承辦單位對合同的真實性和合規(guī)性負(fù)主體責(zé)任，負(fù)責(zé)合同的可行性分析論證，負(fù)責(zé)草擬合同文本并及時提交歸口部門審核;合同歸口管理部門負(fù)責(zé)歸口管理的合同模板與合同實施細(xì)則的制定、合同業(yè)務(wù)審核，并判斷是否需要提交法律顧問審核、指導(dǎo)合同承辦單位處理糾紛等工作;合同監(jiān)督檢查部門負(fù)責(zé)定期檢查監(jiān)督合同履行情況。通過細(xì)化部門職責(zé)，完善組織架構(gòu)，合同管理能夠達(dá)到“分崗設(shè)權(quán)”的要求，層次明確、任務(wù)清晰。

（二）規(guī)范合同制度體系，實現(xiàn)合同管理精細(xì)化

根據(jù)上位法要求，高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校合同管理工作實際，制定相關(guān)合同管理辦法。制度的出臺要經(jīng)過充分的論證、調(diào)研與征求意見，集思廣益，反復(fù)論證，保證合同制度實施的可行性。

制度應(yīng)明確合同分類方式，即合同可以按照金額、合同性質(zhì)或重要性程度進(jìn)行分類，按合同性質(zhì)對合同定義相應(yīng)的歸口管理部門，對合同的訂立，審核會簽機(jī)制，授權(quán)簽署環(huán)節(jié)，合同用印流程，合同的履行、變更和終止，合同糾紛處理，合同統(tǒng)一編號，合同的驗收、備案與歸檔，獎勵與懲處等均應(yīng)作出詳細(xì)規(guī)定;并明確合同審核單的具體格式，對于重大合同需經(jīng)過分管校領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問聯(lián)合會簽。至此，高校建立起“統(tǒng)一指導(dǎo)、分類歸口、分級授權(quán)、分工負(fù)責(zé)”的合同管理運行機(jī)制，明確合同分級授權(quán)簽署的流程，有效防控合同分級審批、授權(quán)簽署權(quán)限以及程序不規(guī)范的風(fēng)險。

（三）構(gòu)建合同信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理信息化

合同管理的內(nèi)控規(guī)范必須通過信息化手段才能有效落地，否則就會流于形式。在預(yù)算管理系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、工程項目管理系統(tǒng)等全部獨立建設(shè)完成的基礎(chǔ)上，合同管理系統(tǒng)作為經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)控系統(tǒng)的重要一環(huán)，應(yīng)按照“業(yè)務(wù)管理制度化、管理制度流程化、流程控制崗位化、崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定表單化、表單傳遞程序化、程序執(zhí)行信息化、信息管理系統(tǒng)化”的工作理念來構(gòu)建，從而實現(xiàn)學(xué)校整體的內(nèi)部控制信息化。應(yīng)明確以信息化建設(shè)固化內(nèi)控體系的工作方案，按照“以預(yù)算管理為主線，以資金管控為核心，以合同管理為重點，以信息化建設(shè)為手段”的基本思路建設(shè)內(nèi)控信息系統(tǒng)。

合同管理全生命周期信息系統(tǒng)應(yīng)包含合同模板管理、合同錄入、合同修改批注、合同審核流程嵌套、合同電子簽章管理、合同法人授權(quán)管理、合同簽訂與執(zhí)行、合同執(zhí)行過程監(jiān)控、合同歸檔、合同臺賬管理、多維度合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、合同變更、合同糾紛處理等模塊。除此之外，還要實現(xiàn)與高校相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)實時有效對接，如與采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，形成經(jīng)濟(jì)活動一體化平臺。

合同業(yè)務(wù)系統(tǒng)最終能夠在減少合同管理人為干擾的前提下消除人工跑單現(xiàn)象，提高合同管理工作效率，使高校合同管理制度化、制度流程化、流程規(guī)范化與可操作化。

四、開展合同精細(xì)化管理的實施效果

（一）單位層面和業(yè)務(wù)層面合同控制進(jìn)一步加強(qiáng)

合同管理相關(guān)制度的出臺能夠完善合同管理制度體系，實現(xiàn)合同管理制度從無到有，從有到規(guī)范，再從規(guī)范到提升。從內(nèi)部控制規(guī)范業(yè)務(wù)層面和單位層面的角度全面規(guī)范合同管理流程，以提高工作效率為主線，有效防范學(xué)校合同風(fēng)險，減少合同糾紛，維護(hù)學(xué)校利益，不斷提升學(xué)校合同管理的精細(xì)化、規(guī)范化水平。

（二）合同全生命周期的信息化管理系統(tǒng)初步建立

合同管理信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)合同全生命周期的信息化管理，保證高校合同管理“擬定-申請-審核-授權(quán)簽署-用印-統(tǒng)計分析”的內(nèi)控流程有效落地，消除“信息孤島”，審批由電子化代替人工紙質(zhì)跑簽的模式，提高內(nèi)部管理工作效率，達(dá)到讓老師少跑路，讓數(shù)據(jù)多跑路的目的，實現(xiàn)學(xué)校合同管理制度化、制度流程化、流程規(guī)范化與可操作化。

（作者單位為西安電子科技大學(xué)）

[作者簡介：李晨如（1987—），女，陜西西安人，碩士，會計師，研究方向：高校內(nèi)部控制、財務(wù)管理。]

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