科學(xué)發(fā)展進(jìn)程中的檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用

穆丹

摘? 要：科技及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步，在檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)所起的作用較為顯著，使檔案管理工作的開展更加科學(xué)、高效，故采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段取代傳統(tǒng)的手工檔案管理方式。然而在具體的檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用過程中，各類問題不斷呈現(xiàn)。因此，探討檔案信息化技術(shù)的有效應(yīng)用方式具有重要意義。

關(guān)鍵詞：科學(xué)發(fā)展? 檔案管理? 信息化技術(shù)? 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F272.7 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）07（a）-0209-03

Application of Information Technology in Archives Management in the Process of Scientific Development

MU? Dan

（Heilongjiang Vocational and Technical School for Civil Affairs，Harbin，Heilongjiang Province，150025 China）

Absrtact： The Development and popularization of science and technology and computer technology have promoted the development and progress of social economy. In the process of file management， computer technology plays a more significant role， making the work of file management more scientific and efficient， computer Information Technology means to replace the traditional manual file management. However， in the application of the information technology of file management， all kinds of problems appear constantly. Therefore， it is of great significance to explore the effective application of archive information technology.

Key Words： Scientific development; Archives management; Information technology; Application

檔案管理工作是衡量高校教育質(zhì)量及管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校管理工作的重要組成部分。在教育快速發(fā)展的當(dāng)下，高校對(duì)檔案管理工作的重視程度明顯提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化有利于解決檔案管理工作復(fù)雜、繁瑣的現(xiàn)狀，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的限制，使檔案管理更加透明、高效，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案管理工作效率的有效提升。

1? 科學(xué)發(fā)展進(jìn)程中檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案分類整理及存儲(chǔ)

在科技及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，高校的檔案管理工作也逐漸引入信息化技術(shù)手段，有效提升了檔案管理的效果。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，不僅大大提高了檔案信息的收集速度，還優(yōu)化了管理工作，使檔案管理的處理與管理工作效率都得以全面提高。從檔案管理角度分析，部分高校工作的開展受到了一定的限制，檔案管理信息化現(xiàn)后，這一問題得到了明顯的解決，檔案信息的查閱及傳送不再受到時(shí)間與空間的限制，可以有效利用網(wǎng)絡(luò)將檔案文件高效、快速地傳送給相應(yīng)管理部門。同時(shí)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入高校的檔案信息管理過程當(dāng)中，提高了檔案管理效率，減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使檔案信息的管理及查閱速度都有明顯的提升，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的分類存檔，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效、及時(shí)傳遞，促進(jìn)了檔案利用率的有效提升。

1.2 檔案管理信息資源共享的實(shí)現(xiàn)

在檔案管理過程中引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使檔案管理工作的開展更加有序，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享。相關(guān)部門可以通過網(wǎng)絡(luò)共享檔案管理的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的共享，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)檔案卷宗的實(shí)時(shí)調(diào)閱。此外，信息化技術(shù)手段檢索功能的應(yīng)用，還大大提高了檔案信息的查詢速度，查詢者只需輸入關(guān)鍵詞即可快速檢索到所需信息，使檔案信息的查閱及數(shù)據(jù)庫信息的提取速度顯著提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的檔案信息存儲(chǔ)與使用。此外，在檔案管理工作過程中應(yīng)用信息技術(shù)手段，還可以提高信息數(shù)據(jù)的傳輸速度，簡化信息傳送流程，實(shí)現(xiàn)檔案使用效率的最大化，進(jìn)而徹底解決傳統(tǒng)檔案管理方式效率低下的問題。

1.3 滿足檔案管理的多樣化需求

傳統(tǒng)的檔案管理方式較為單一，檔案的管理要受到時(shí)間及空間的制約。因此，傳統(tǒng)單一的檔案管理方式難以適應(yīng)時(shí)代變遷下不變豐富的檔案管理需求，檔案信息的利用率也難以有效提升。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，滿足了檔案管理的多樣化需求，其以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的輔助下實(shí)現(xiàn)了更加安全高效的信息收集、處理與存儲(chǔ)，也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的加密，大大提高了檔案信息管理的安全性，同時(shí)也利用信息化管理的方式，使檔案信息的查閱及提取速度得以顯著提高，突破了傳統(tǒng)檔案管理方式的時(shí)間及空間限制，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地的檔案信息查閱，有效提高了檔案信息的利用率。

2? 檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理方式落后

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要用紙質(zhì)載體進(jìn)行檔案信息的記錄與存儲(chǔ)，檔案內(nèi)容復(fù)雜，檔案類型較多，需要占用大量的空間進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案資料存儲(chǔ)過程中，受各種因素的干擾較大，一旦存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度發(fā)生變化，就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)文件出現(xiàn)損毀，同時(shí)，紙質(zhì)檔案資料外借或使用過程中也極易發(fā)生損壞或丟失，這都會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源的不完整。同時(shí)，紙質(zhì)資料有一定的保存期限，一旦超出年限，檔案管理人員必須重新整理與編制，檔案管理工作人員還要定期進(jìn)行損壞文件資料的更新與修補(bǔ)，這都導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作量繁重，工作壓力較大。

2.2 檔案存儲(chǔ)與管理過程不規(guī)范

由于檔案信息管理過程中涉及多個(gè)種類的檔案收集與存儲(chǔ)，有必要實(shí)現(xiàn)不同種類檔案的分別存儲(chǔ)，進(jìn)而減少檔案信息的整理與查找效率。然而部分高校采用的檔案管理不規(guī)范，難以實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范收集與管理，檔案存儲(chǔ)混亂，類別區(qū)分不清，因此，在檔案查詢時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，同時(shí)還存在檔案重復(fù)現(xiàn)象，占用了大量存儲(chǔ)空間，極大地浪費(fèi)了檔案管理資源。

2.3 缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層并未意識(shí)到檔案管理的重要性，因此，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理設(shè)施未能及時(shí)更新，管理工作的混亂現(xiàn)狀也難以得到有效改善。領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不高，直接導(dǎo)致高校未能投入大量的資金進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也沒有投入過多精力進(jìn)行檔案管理規(guī)范化建設(shè)。因此，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員的工作開展舉步維艱，難以實(shí)現(xiàn)檔案的分類處理及存檔，以無法發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際效果。

3? 科學(xué)發(fā)展進(jìn)程中檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用

3.1 建立并優(yōu)化檔案管理機(jī)制

為了促進(jìn)檔案管理信息化的有效應(yīng)用，高校應(yīng)建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，并在實(shí)際工作中進(jìn)行應(yīng)用效果的總結(jié)，及時(shí)對(duì)管理機(jī)制予以優(yōu)化與完善，進(jìn)而推動(dòng)高校檔案管理信息化向現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展。同時(shí)，應(yīng)制定合理的制度落實(shí)監(jiān)督機(jī)制，確保檔案管理機(jī)制得以順利貫徹與落實(shí)，在高校領(lǐng)導(dǎo)層的嚴(yán)格監(jiān)督下，提高檔案管理工作的開展效果。同時(shí)，還應(yīng)引入合理的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人員的積極性，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。檔案管理機(jī)制的建立是檔案管理工作順利開展的重要保障，而引入信息技術(shù)手段，則是促進(jìn)檔案管理工作有序推進(jìn)的必要手段，科學(xué)的制度與先進(jìn)的技術(shù)手段完美融合，才可以促進(jìn)檔案管理工作效率的有效提升。

3.2 促進(jìn)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)能力的提升

檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用效果取決于檔案管理工作人員的基本素質(zhì)能務(wù)，其所掌握的檔案管理知識(shí)以及信息技術(shù)應(yīng)用技術(shù)都是能否有效開展檔案管理工作的決定性因素?；诖?，高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力予以高度重視。首先應(yīng)從人才的選拔入手，明確檔案管理工作崗位需求人才的具體標(biāo)準(zhǔn)，篩選出符合崗位職責(zé)與技術(shù)能力的專業(yè)性檔案管理人才。其次，高校應(yīng)重視現(xiàn)有檔案管理人才的培訓(xùn)，定期開展檔案管理相關(guān)知識(shí)與技能的專業(yè)培訓(xùn)，注重于提升檔案管理工作人員的檔案管理意識(shí)，使其崗位適應(yīng)能力得以明顯提升。只有從外部招聘及內(nèi)部培訓(xùn)兩方面入手，加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，才可以有效推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。

3.3 建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫

由于檔案管理信息資源眾多，信息類別較為復(fù)雜，因此，有必要建立完善的數(shù)據(jù)信息庫進(jìn)行檔案管理數(shù)據(jù)信息的有效存儲(chǔ)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展與應(yīng)用的當(dāng)下，檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的建立必須具有一定的時(shí)效性，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的快速收集與處理，還應(yīng)具備高效、科學(xué)的整理與歸檔能力，同時(shí)，還要保障相關(guān)數(shù)據(jù)信息來源的真實(shí)性與可靠性。此外，檔案管理人員還要對(duì)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的更新與補(bǔ)充，同時(shí)還要采用相應(yīng)的措施保障檔案管理信息的安全存儲(chǔ)與使用，避免出現(xiàn)信息被盜用或修改等問題，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化與完善，提高檔案管理工作效率，發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。

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