衛(wèi)生健康檔案管理初探

文/王秀麗（承德市衛(wèi)健委醫(yī)評(píng)中心）

增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)健康檔案管理的意識(shí)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，擴(kuò)大政府資金和技術(shù)支持，完善檔案管理體系建設(shè)，是解決國(guó)家健康檔案管理問題的有效手段。提高我國(guó)新時(shí)期健康水平，是邁向衛(wèi)生保健現(xiàn)代化的重要一步。

一、健康檔案管理的常見問題

（一）基本工作條件相對(duì)落后

我國(guó)健康產(chǎn)業(yè)正處于快速發(fā)展階段，衛(wèi)生部門需要完成的任務(wù)越來越多，但一些檔案管理部門的基礎(chǔ)硬件設(shè)備已不能滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)快速發(fā)展的需要。相對(duì)于目前高效、全面、準(zhǔn)確的文件管理的要求，整體硬件水平相對(duì)落后。具體包括：一是部分地區(qū)衛(wèi)生部門受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展制約，得不到足夠的資金支持，不能及時(shí)更換先進(jìn)的工具和設(shè)備，導(dǎo)致直接報(bào)送失敗。二是社會(huì)發(fā)展不平衡。一些檔案管理部門系統(tǒng)更新緩慢，缺乏專門的硬件設(shè)備，沒有針對(duì)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況的目標(biāo)軟件系統(tǒng)。員工需要執(zhí)行額外的分類和清理工作，沒有精力及時(shí)維護(hù)和調(diào)整系統(tǒng)。

（二）需要提高基本工作技能

管理技能的運(yùn)用是檔案管理改革充分發(fā)揮成效的關(guān)鍵。使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的現(xiàn)代文件管理技術(shù)是滿足醫(yī)療保健部門多樣化工作需求的重要支持。當(dāng)前檔案管理技術(shù)的不足主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變沒有完全實(shí)現(xiàn)，大量的信息沒有充分發(fā)揮數(shù)字化的作用，阻礙效率。二是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)技術(shù)在本質(zhì)上并不完全科學(xué)。軟件系統(tǒng)技術(shù)不完善，不能完全保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性，與世界一流大學(xué)相比，軟件技術(shù)還有待改進(jìn)和研究。

（三）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)陳舊

構(gòu)建完善的文件管理系統(tǒng)是基于大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。但在我國(guó)，檔案工作發(fā)展滯后，工作體系尚不完善。具體表現(xiàn)為，員工在數(shù)據(jù)檔案收集歸檔過程中所采用的工作方式各有特點(diǎn)，無法形成統(tǒng)一的系統(tǒng)方案，阻礙了員工與部門、部門與部門之間的溝通和交接。在數(shù)據(jù)傳輸過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。

（四）低層基礎(chǔ)人員構(gòu)成

當(dāng)今時(shí)代，健康檔案管理離不開高素質(zhì)的人力資源。但是，由于歷史的發(fā)展和專業(yè)培訓(xùn)的影響，很多部門的工作人員已經(jīng)不能勝任當(dāng)前檔案管理改革的要求。缺乏先進(jìn)的管理理念。二是人才構(gòu)成未能及時(shí)吸納懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的下一代人才。相對(duì)老化的工作人員構(gòu)成和相對(duì)較差的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，學(xué)習(xí)能力限制了檔案管理的進(jìn)步。

二、解決健康檔案管理問題的措施

（一）加強(qiáng)健康檔案管理的重要性

為了更有效地管理衛(wèi)生和計(jì)劃生育工作，有關(guān)衛(wèi)生保健部門在工作中應(yīng)更加重視檔案管理。相關(guān)管理人員應(yīng)意識(shí)到，檔案管理是醫(yī)療保健的基礎(chǔ)，在后續(xù)會(huì)診和審核中發(fā)揮著重要作用。要認(rèn)識(shí)到檔案管理是我國(guó)的健康教育管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在我國(guó)的衛(wèi)生建設(shè)和人口普查項(xiàng)目中起到輔助作用，關(guān)系到公共服務(wù)的發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。為了改變目前我國(guó)檔案工作者的思想意識(shí)，提高檔案保管效率，政府應(yīng)加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，提高管理人員檔案管理的重要性，提升健康素質(zhì)和健康檔案管理，使檔案管理操作真正高效。

（二）資本和技術(shù)增長(zhǎng)

新時(shí)代加快了健康檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。健康檔案電子化管理是現(xiàn)代衛(wèi)生部門管理的重要組成部分，是保證衛(wèi)生計(jì)生檔案管理有效性的重要手段。因此，各部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理和采用先進(jìn)技術(shù)的財(cái)政支持。目前，我國(guó)的健康檔案管理部門缺乏先進(jìn)的設(shè)備，特別是在一些偏遠(yuǎn)、經(jīng)濟(jì)落后的地區(qū)。政府應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)資金專戶，確保資金專戶使用，加快健康檔案技術(shù)管理，加快淘汰落后管理設(shè)備，更新管理設(shè)備，提升檔案管理人員素質(zhì)。健康檔案活力為健康檔案管理注入新思路。同時(shí)，有關(guān)檔案管理部門要注意引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，聘請(qǐng)先進(jìn)的管理人才，加強(qiáng)衛(wèi)生檔案管理，提高檔案管理人員的管理效率。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

在健康檔案管理中，檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量，這對(duì)于保證健康檔案的可靠性和完整性非常重要。為提高新時(shí)期健康檔案管理的專業(yè)水平，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，衛(wèi)生健康管理部門必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，尤其是計(jì)算機(jī)水平和現(xiàn)代管理技能。有關(guān)部門要建立嚴(yán)格的考核制度，有效考核檔案管理部門管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，提高部門人員的技術(shù)能力。

（四）建立完善的檔案管理制度

有關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全衛(wèi)生健康檔案管理制度，將衛(wèi)生健康檔案管理工作納入衛(wèi)生健康部門工作考核體系，保障衛(wèi)生保健工作。為保證健康檔案的有效性，檔案管理部門應(yīng)實(shí)行個(gè)人責(zé)任追究制度，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任追究。隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程進(jìn)一步加快，將完善現(xiàn)代化檔案管理體系建設(shè)，建立電子檔案管理、電子檔案?jìng)浞荨⒔】禉n案數(shù)據(jù)庫(kù)等綜合管理體系，有效規(guī)劃實(shí)施。為促進(jìn)健康檔案的規(guī)范化管理，需要在數(shù)據(jù)采集、平臺(tái)錄入、檔案存儲(chǔ)的全過程中建立合理的制度。

三、結(jié)束語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的健康事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)。健康檔案管理直接關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活的發(fā)展，是構(gòu)建和諧文明社會(huì)的重要組成部分。有關(guān)部門要更加重視健康檔案管理，深入分析新時(shí)期我國(guó)健康計(jì)劃生育項(xiàng)目存在的問題，推動(dòng)我國(guó)健康管理現(xiàn)代化。