基于精細化管理在醫(yī)院辦公室行政效能提升中的價值研究

文/張冬菊（白城市醫(yī)院）

隨著新醫(yī)改的不斷推進，人們的醫(yī)療服務(wù)需求也在日益提高，這也為醫(yī)院的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)和機遇。醫(yī)院要想在改革的背景中持續(xù)的發(fā)展，就需要對自身的業(yè)務(wù)能力進行不斷地提高，加強自身的醫(yī)療服務(wù)能力和行政管理能力，醫(yī)院辦公室行政的效能需要不斷地提高[1]。

精細化管理作為一種較為新型的管理模式，在各個行業(yè)中都有所普及，其主要是將工作進行精細化的分工，從而最大限度地提高服務(wù)的質(zhì)量，在醫(yī)院中采用這樣的方式能夠?qū)⑥k公室的各個崗位職能進行明確，有效地提高辦公室的行政效能。

一、醫(yī)院辦公室的特征

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院整體的管理部門，在醫(yī)院中起到對各部門協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌的作用。

首先，就工作而言，醫(yī)院辦公室的行政職能于國家政府機關(guān)的行政職能有著一定的相似之處，許多和國家相關(guān)的政策和方針都需要通過醫(yī)院辦公室進行相應(yīng)的協(xié)調(diào)和落實，其不僅要做好綜合的微觀管理，還需要提高業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理。其次，就服務(wù)對象而言，醫(yī)院辦公室不只是對醫(yī)院的干部提供總體的服務(wù)，還需要為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層提供多樣化以及人性化的服務(wù)。最后，就工作性質(zhì)而言，辦公室不只是需要負責(zé)院內(nèi)的行政管理方式，還需要對許多突發(fā)性的事件進行處理和調(diào)和，并及時完成上級領(lǐng)導(dǎo)頒布的相關(guān)任務(wù)，基于此，醫(yī)院辦公室需要充分地理解院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)所分配的任務(wù)，并完成對任務(wù)的督導(dǎo)、落實等方面的工作。當(dāng)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)臨時分配任務(wù)時，要有高度的預(yù)見性，具備應(yīng)對非常規(guī)任務(wù)的能力。除此之外，就管理的角度來看待醫(yī)院辦公室，其作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀團，需要有較高的信息獲取能力，只有這樣才能夠在領(lǐng)導(dǎo)需要對某一事物進行決策時，為其提供一手的參考資料。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院各項政策的先行者，需要積極的引入國內(nèi)外先進的管理經(jīng)驗和精細化管理方法，對自身的管理能力和行政效能進行提升。

二、醫(yī)院辦公室行政效能提升中精細化管理的價值

（一）明確崗位職責(zé)、完善規(guī)章制度

醫(yī)院辦公室包括以下幾個方面的成員，辦公室車隊、收發(fā)員、打字員、檔案管理員、文書工作人員、院領(lǐng)導(dǎo)秘書等。所以醫(yī)院辦公室在管理中需要將明確崗位的職能作為基礎(chǔ)，按照醫(yī)院的具體情況進行獎懲以及考核標準的制定，并且將其和年終的績效考核相聯(lián)系。當(dāng)各個崗位之間的職責(zé)相交時，需要明確兩者之間的主次關(guān)系。通過這種將職能明確以及對規(guī)章制度進行完善的方式，能夠有效地提高醫(yī)院辦公室中工作人員的工作積極性和主動性，從而提升醫(yī)院辦公室的行政效能。

（二）提高辦公室工作人員的工作素質(zhì)

醫(yī)院辦公室雖然主要是進行行政管理方面的工作，但是其要想高效地開展工作，需要對醫(yī)療的流程有充分的了解，只有這樣才能夠和各個部門之間進行工作方面的配合與協(xié)調(diào)，從而快捷、高效地處理醫(yī)院管理方面的相關(guān)事務(wù)。作為辦公室管理的工作人員，需要具備善于解難、敢于負責(zé)的精神，在處理相關(guān)事物的過程中不僅要充當(dāng)服務(wù)員，還要充當(dāng)協(xié)調(diào)以及調(diào)度員的角色，為各項任務(wù)的完成保駕護航。

（三）有效發(fā)揮醫(yī)院辦公室輔助決策的作用

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)著各項重大問題的思考以及決策的任務(wù)，在實際工作中各項問題的決斷往往牽扯著各種紛繁復(fù)雜的任務(wù)，容易對領(lǐng)導(dǎo)的決斷有所影響。而醫(yī)院辦公室需要提前對工作進行事前篩選，將一些不必要的文件資料以及會議進行精簡，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時掌握決斷所需要的材料和文件，從而真正發(fā)揮醫(yī)院辦公室的輔助決策作用[2]。除此之外，醫(yī)院辦公室在對每一篇文章進行審核以及起草時，其主題都要和醫(yī)院的大政方針相聯(lián)系，采用精細化管理的方式能夠在文章起草時就對文章進行逐字逐句地推敲，從而避免出現(xiàn)和方針背離的情況，醫(yī)院辦公室中采用精細化管理的方式，能夠有效提高辦公室的輔助決策能力，形成精品意識。

（四）促進三級會議制度的落實

首先，一級會議指的是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層每周開展的例會，會議和醫(yī)院的重大政策以及方針相關(guān)聯(lián)，通過會議所產(chǎn)生的議案及議題通過整理后向各個科室以及管理部分傳達。

二級會議則指的是醫(yī)院的周例會，其主要由醫(yī)院所有科長以上的中層管理人員參與，根據(jù)一級議會所決定的內(nèi)容，進行任務(wù)的分配，并且對近期的工作進行總結(jié)。

三級議會指的是醫(yī)院的各個科室中的負責(zé)人每周所召開的科室內(nèi)的例會，將院領(lǐng)導(dǎo)的決策以及具體部署向基層員工進行傳達，并且通過三級議會來聽取基層員工的意見，了解其實際需求，在將科室內(nèi)部的具體事務(wù)進行總結(jié)后，統(tǒng)一進行解決和處理，從而在根源上穩(wěn)定醫(yī)院醫(yī)療隊伍的建設(shè)，提高全體人員的醫(yī)療安全和專業(yè)水平[3]。

三、結(jié)語

通過精細化管理，能夠有效地對崗位職責(zé)進行明確，完善規(guī)章制度，提高辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)，有效地發(fā)揮醫(yī)院辦公室的輔助決策作用，促進三級議會制度的落實，從而實現(xiàn)對醫(yī)院辦公室行政效能的提升。