城市更新改造項(xiàng)目檔案管理存在的問題及對(duì)策

張旭 劉長(zhǎng)玲

【摘要】近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，城市更新改造項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。城市更新改造項(xiàng)目檔案作為記錄城市更新項(xiàng)目資本運(yùn)作、資產(chǎn)整合、產(chǎn)品研發(fā)、工程建設(shè)和企業(yè)運(yùn)營(yíng)成效的重要載體，重要性日漸凸顯。為了更好地加強(qiáng)城市更新項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，本文分析了當(dāng)前管理中存在的問題，提出通過完善管理體系、健全規(guī)章制度、強(qiáng)化人員培訓(xùn)、利用信息化手段加強(qiáng)城市更新項(xiàng)目檔案管理。

【關(guān)鍵詞】城市更新改造項(xiàng)目;檔案管理;信息化

隨著國(guó)家城市化進(jìn)程不斷加快，城市開發(fā)逐漸飽和，可用于居住、生活、工作的土地資源日益稀缺。在此背景下，中國(guó)城市開始從增量時(shí)代進(jìn)入存量時(shí)代。城市更新通過盤活存量土地資源、挖掘存量?jī)r(jià)值，實(shí)現(xiàn)自我迭代更新，逐步成為城市產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的新動(dòng)能?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下對(duì)存量資產(chǎn)進(jìn)行改造可以激發(fā)存量資產(chǎn)創(chuàng)新管理，實(shí)現(xiàn)各類資產(chǎn)證券化，提高存量資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率。

城市更新改造項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料主要包括存量資產(chǎn)項(xiàng)目在計(jì)劃投資、實(shí)地調(diào)研、規(guī)劃定位、項(xiàng)目測(cè)算、工程設(shè)計(jì)改造、服務(wù)運(yùn)營(yíng)等階段形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、圖像、聲像、電子文件等。城市更新項(xiàng)目的興起對(duì)企業(yè)發(fā)展注入新活力，城市更新項(xiàng)目檔案作為記錄和留存建設(shè)和運(yùn)營(yíng)全過程的原始記錄，成為城市更新項(xiàng)目的有機(jī)組成部分。因此，加強(qiáng)城市更新改造項(xiàng)目的檔案管理顯得尤為重要。

一、城市更新改造項(xiàng)目檔案管理的重要性

（一）城市更新項(xiàng)目檔案為項(xiàng)目建設(shè)提供憑證價(jià)值。城市更新改造涉及規(guī)劃定位、金融投資、工程改造、運(yùn)營(yíng)管理等諸多的工序和環(huán)節(jié)，城市更新項(xiàng)目檔案記錄了項(xiàng)目從拓展、調(diào)研、規(guī)劃定位、測(cè)算、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、工程部改建和運(yùn)營(yíng)部運(yùn)維管理的全過程，包括策劃定位、商業(yè)模式、資本運(yùn)作、評(píng)估決策、工程改造、運(yùn)營(yíng)管理等。存量資產(chǎn)改造項(xiàng)目中遇到的問題可以通過查閱檔案的方式，查明原因，為解決法律糾紛、商業(yè)訴訟提供原始憑證。

（二）城市更新項(xiàng)目檔案為項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)服務(wù)提供參考價(jià)值。完整、真實(shí)的城市更新項(xiàng)目檔案可以為后期相關(guān)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理提供依據(jù)，運(yùn)營(yíng)過程中財(cái)務(wù)測(cè)算、功能規(guī)劃等重要環(huán)節(jié)，可借鑒前期檔案材料中的預(yù)算報(bào)告、預(yù)置方案、項(xiàng)目評(píng)估等，針對(duì)性提供最優(yōu)化的解決方案，為未來項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)提供有益參考，節(jié)約項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)時(shí)間和成本。

（三）城市更新項(xiàng)目檔案為企業(yè)開拓城市更新項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)積累。城市更新項(xiàng)目檔案記載了規(guī)劃定位、商業(yè)模式、資本運(yùn)作、工程改造和服務(wù)運(yùn)營(yíng)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，包括產(chǎn)業(yè)定位、改造基金搭建、工程改造方案選取、運(yùn)營(yíng)服務(wù)方法、相關(guān)技術(shù)手段等。通過管理和保存城市更新項(xiàng)目檔案，將管理手段和技術(shù)方法運(yùn)用于下一個(gè)項(xiàng)目中，從而改進(jìn)項(xiàng)目管理水平。

二、城市更新改造項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）未形成檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)與責(zé)任體系。城市更新改造項(xiàng)目目標(biāo)宏大，投資模式多樣、工程改造難度高、運(yùn)營(yíng)周期長(zhǎng)，兼具投資、工程和運(yùn)維三重屬性。往往需要多部門協(xié)調(diào)，涉及人員眾多，包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、產(chǎn)業(yè)策劃人員、投資拓展人員、項(xiàng)目測(cè)算人員、工程部的建設(shè)人員、檔案專員、運(yùn)營(yíng)部人員等，因此城市更新改造項(xiàng)目檔案管理工作需要各部門人員明確職責(zé)，相互配合。而從實(shí)際情況來看，目前整個(gè)檔案管理流程缺乏審核和約束機(jī)制，人員職責(zé)并不明確。一是工程部人員在工程建設(shè)中隨意將文件材料進(jìn)行收集，待工程結(jié)束后移交給工程部檔案專員，工程部檔案專員整理后自行管理本部門形成的檔案。二是運(yùn)營(yíng)部人員在系統(tǒng)中申請(qǐng)用印審批時(shí)會(huì)把合同交行政部門檔案管理人員審核并加蓋公章，并送外單位蓋章。由于缺乏對(duì)合同歸檔的約束機(jī)制，運(yùn)營(yíng)部人員通常忘記將完整的合同提交到系統(tǒng)中。三是行政部門檔案管理人員定期審核合同文件歸檔情況發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，各工作對(duì)接時(shí)處于“無人回應(yīng)”的狀態(tài)。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范性。目前企業(yè)對(duì)城市更新改造項(xiàng)目的投資拓展模式和項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)合作模式已經(jīng)形成一個(gè)相對(duì)清晰的業(yè)務(wù)流程，但現(xiàn)有的城市更新項(xiàng)目檔案管理工作還沒有一個(gè)統(tǒng)一、細(xì)化的規(guī)范性流程。第一，城市更新改造項(xiàng)目工程檔案、運(yùn)營(yíng)檔案在各自部門管理，要求并不統(tǒng)一，沒有規(guī)范化的管理措施，也沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第二，檔案的歸屬與流向并沒有具體的規(guī)定，導(dǎo)致城市更新改造項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用工作缺乏相應(yīng)的制度保障。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)。檔案管理人員的專業(yè)性影響企業(yè)檔案工作質(zhì)量。檔案管理人員既要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，又要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和良好的專業(yè)素養(yǎng)。目前，部分企業(yè)檔案管理人員由行政人員兼任，行政專員在處理辦公室行政工作之外，同時(shí)負(fù)責(zé)印章管理、合同管理及相關(guān)文件材料歸檔工作。檔案管理人員由于沒有專業(yè)背景，也得不到專業(yè)化的培訓(xùn)，整體素質(zhì)不高;相應(yīng)地，各部門的檔案專員得不到專業(yè)化的工作指導(dǎo)。這些問題不利于城市更新項(xiàng)目檔案管理工作的開展，亟需在實(shí)踐中解決。

（四）檔案管理未與城市更新項(xiàng)目同步進(jìn)行。目前，檔案收集管理工作大多是在城市更新項(xiàng)目建設(shè)后期，大多數(shù)管理運(yùn)營(yíng)過程的文件毫無次序地保存在各運(yùn)營(yíng)經(jīng)理的電腦中，導(dǎo)致很多運(yùn)營(yíng)過程性文件收集和查找困難。在企業(yè)實(shí)際工作中，檔案收集管理滯后于項(xiàng)目擴(kuò)展和運(yùn)營(yíng)工作，特別在計(jì)劃投資、項(xiàng)目調(diào)研、項(xiàng)目定位與評(píng)估、項(xiàng)目決策等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)未實(shí)時(shí)開展檔案收集和檢查工作，檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、有效性難以確保。

三、城市更新改造項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策與建議

（一）建立自上而下，職責(zé)明確的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)城市更新改造項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況建立一套各層級(jí)人員分工明確的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，即從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人——檔案歸口管理部門——行政部門檔案管理人員——項(xiàng)目部門（策劃部、投資拓展部、測(cè)算部、工程部、運(yùn)營(yíng)部）——項(xiàng)目部門檔案專員。其中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)整個(gè)城市更新項(xiàng)目所形成檔案的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé);行政部門檔案管理人員在項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)中對(duì)各部門人員的檔案收集和管理情況進(jìn)行定期檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo);各項(xiàng)目部門檔案專員按照分工完成本部門檔案的收集和整理工作，做到及時(shí)歸檔。

（二）規(guī)范流程，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。加強(qiáng)城市更新改造項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵之一是完善相關(guān)的規(guī)章制度和管理流程。將檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入企業(yè)項(xiàng)目管理流程，這是保證城市更新項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的前提。第一，建立切合實(shí)際、操作性強(qiáng)的城市更新改造項(xiàng)目檔案管理制度，從組織管理、職責(zé)分工、整理要求、物質(zhì)保障與獎(jiǎng)懲措施等方面進(jìn)行明確規(guī)定，細(xì)化文件材料的歸檔范圍，并對(duì)收集、分類、整理、立卷、歸檔工作等提出具體要求。第二，在投資擴(kuò)展和委托運(yùn)營(yíng)的業(yè)務(wù)流程中納入檔案管理的具體工作內(nèi)容，包括從形成、分類、整理、歸檔等，并在項(xiàng)目完成后統(tǒng)一移交給行政部門檔案管理人員。第三，在合同或協(xié)議中進(jìn)行管控，明確城市更新項(xiàng)目檔案材料的歸屬，并與合同尾款支付掛鉤。

（三）增強(qiáng)意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先，增強(qiáng)依法依規(guī)的檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到城市更新改造項(xiàng)目檔案的作用和價(jià)值。檔案歸檔和管理工作直接關(guān)系到企業(yè)后續(xù)城市更新項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)與擴(kuò)展服務(wù)，應(yīng)當(dāng)變被動(dòng)為主動(dòng)，收集和管理城市更新項(xiàng)目檔案。其次，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，既要掌握檔案專業(yè)技能，又要熟知城市更新項(xiàng)目檔案管理工作范圍，并在實(shí)際工作中細(xì)化城市更新項(xiàng)目的檔案整理方法。最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)各部門檔案專員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，將檔案工作與各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，幫助各部門人員形成良好的歸檔意識(shí)，為后期檔案利用打好基礎(chǔ)。

（四）運(yùn)用信息化手段，加強(qiáng)同步管理。目前，企業(yè)已經(jīng)建立園區(qū)智慧化管理平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和審批事項(xiàng)。城市更新改造項(xiàng)目從策劃立項(xiàng)、組織實(shí)施到管理運(yùn)維具有較長(zhǎng)的周期性，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)有利于對(duì)項(xiàng)目檔案的全過程管理和有效利用。首先，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建企業(yè)檔案管理平臺(tái)，配置城市更新改造項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)與園區(qū)智慧化管理平臺(tái)的接口開發(fā)，使流轉(zhuǎn)后的文件進(jìn)入數(shù)據(jù)庫中。其次，對(duì)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫模塊進(jìn)行功能性劃分，包括系統(tǒng)用戶登錄權(quán)限、檔案整編、建立目錄和關(guān)鍵詞檢索、文件預(yù)覽、借閱利用服務(wù)等。最后，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)城市更新改造項(xiàng)目檔案數(shù)字化，注重各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)檔案的實(shí)時(shí)收集、及時(shí)歸檔。

四、結(jié)語

城市更新改造項(xiàng)目是一項(xiàng)綜合性、長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，面廣量大，未來更要進(jìn)一步加強(qiáng)城市更新改造項(xiàng)目檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的重要性。規(guī)范管理流程，并借助信息化、智慧化平臺(tái)，簡(jiǎn)化檔案的收集和整理工作，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看更好地為項(xiàng)目拓展提供有力支撐，為運(yùn)營(yíng)人員提供便捷方便的信息服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]余然.建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制有效推進(jìn)企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作[J].機(jī)電兵船檔案，2019（01）：85-86.

[2]胡金濤.大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作面臨的問題與對(duì)策研究[J].機(jī)電兵船檔案，2020（02）：54-56.

[3]王巍.企業(yè)文件歸檔與整理的思考[J].城建檔案，2020（03）：69-73.

[4]高榮欣，豐云華.企業(yè)PPP項(xiàng)目檔案管理問題及對(duì)策探討[J].蘭臺(tái)世界，2019（05）：80-82.

[5]楊寧，蘇瑞婷.基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革思考[J].機(jī)電兵船檔案，2020（02）：47-49.