軍工單位辦公室安全保密管理的思考

呂品 牛佳依

【摘要】軍工單位辦公室作為單位的指揮中樞，具有緊密聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)范圍廣、綜合性強(qiáng)、業(yè)務(wù)辦理急、接觸人員多、知悉事項(xiàng)早等特點(diǎn)，面臨的安全保密風(fēng)險(xiǎn)復(fù)雜。作為安全保密風(fēng)險(xiǎn)防范的重點(diǎn)部門(mén)，辦公室的安全保密管理工作必須提高政治站位，圍繞中心工作，突出難點(diǎn)，找準(zhǔn)隱患，以點(diǎn)帶面，從而促進(jìn)單位整體安全保密管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】辦公室;安全保密;風(fēng)險(xiǎn)防范

軍工單位主要承擔(dān)國(guó)家武器裝備科研生產(chǎn)任務(wù)，是國(guó)家安全和國(guó)防建設(shè)的基礎(chǔ)，安全保密管理工作歷來(lái)是軍工單位保發(fā)展、保生存的一項(xiàng)重要工作。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，軍民融合的蓬勃發(fā)展，軍工單位以前所未有的廣度和深度參與到國(guó)家戰(zhàn)略性高技術(shù)產(chǎn)業(yè)的研發(fā)與升級(jí)改造，涉及的國(guó)家秘密事項(xiàng)多、密級(jí)高，同時(shí)也是境外各種敵對(duì)勢(shì)力竊密的重要目標(biāo)。如何保護(hù)軍工單位的國(guó)家秘密安全，有效防范泄密事件，成為軍工單位安全保密管理的重中之重。特別是近年來(lái)各國(guó)綜合國(guó)力角逐不斷加劇，貿(mào)易戰(zhàn)紛爭(zhēng)不斷激化，圍繞信息資源的控制和爭(zhēng)奪日益激烈。而且隨著信息化技術(shù)高速發(fā)展，信息傳遞的方式升級(jí)換代，信息的處理與傳播也越來(lái)越快，竊密與反竊密的斗爭(zhēng)也更加尖銳，軍工單位的安全保密工作面臨的形勢(shì)比以往任何時(shí)候都更加嚴(yán)峻復(fù)雜，這對(duì)軍工單位的保密管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)和更高的要求。軍工單位辦公室作為軍工單位的指揮中樞，作為安全保密管理防范的重點(diǎn)，辦公室的安全保密管理工作必須提高政治站位，圍繞中心工作，突出難點(diǎn)，找準(zhǔn)隱患，以點(diǎn)帶面，從而促進(jìn)單位整體安全保密管理水平的提升。

一、辦公室業(yè)務(wù)管理過(guò)程中的安全保密隱患

軍工單位辦公室作為綜合管理部門(mén)，主要是協(xié)助單位黨政領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作、對(duì)外溝通接待、對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)服務(wù)，是一個(gè)單位承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右的樞紐，具有緊密聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)范圍廣、綜合性強(qiáng)、業(yè)務(wù)辦理急、接觸人員多、知悉事項(xiàng)早等特點(diǎn)。軍工單位辦公室的每項(xiàng)業(yè)務(wù)基本都涉及國(guó)家秘密或單位內(nèi)部信息，工作人員經(jīng)常能夠知悉和掌握大量的國(guó)家秘密或單位敏感事項(xiàng)，在處理辦公室業(yè)務(wù)工作的過(guò)程中面臨的安全保密風(fēng)險(xiǎn)隱患也更加復(fù)雜。如何做好辦公室的安全保密管理一直以來(lái)都是軍工單位保密管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。辦公室工作人員在工作中更要時(shí)刻保持高度警惕，樹(shù)立安全保密風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，強(qiáng)化安全保密管理措施，才能最大限度降低辦公室的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（一）秘書(shū)服務(wù)。軍工單位辦公室秘書(shū)崗位工作性質(zhì)特殊，主要服務(wù)于單位領(lǐng)導(dǎo)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作事務(wù)，負(fù)責(zé)安排協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及出行行程、陪同接待、主辦會(huì)議、陪同領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議等。在綜合業(yè)務(wù)的處理和領(lǐng)導(dǎo)行程的安排過(guò)程中，可以提前知悉重要工作的部署過(guò)程、決策方案及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于相關(guān)工作的想法、領(lǐng)導(dǎo)出行計(jì)劃等敏感信息，這些信息往往涉及重要國(guó)家秘密和單位工作秘密。秘書(shū)服務(wù)人員的工作性質(zhì)決定了其掌握的敏感信息一經(jīng)泄露將會(huì)給國(guó)家及單位利益造成嚴(yán)重的危害。

（二）機(jī)要管理。機(jī)要管理是軍工單位辦公室的特色業(yè)務(wù)，主要負(fù)責(zé)單位機(jī)要文書(shū)收發(fā)、公文的流轉(zhuǎn)、密碼設(shè)備、機(jī)要視頻會(huì)議管理等工作。軍工單位機(jī)要文書(shū)的收發(fā)數(shù)量大、類型多、涉及的國(guó)家秘密范圍廣、密級(jí)程度高、文件傳閱和借閱頻繁。軍工單位對(duì)于機(jī)要管理要求專人專崗、建立機(jī)要文件登記制度，機(jī)要文件的所有流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)需要簽字備查。但是機(jī)要文件的管理通常自成體系，普遍采用紙質(zhì)登記的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)管理。由于缺少信息化管理手段，機(jī)要文件在收發(fā)、借閱、銷毀等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)缺乏有效可行的監(jiān)控和審計(jì)手段，難以定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，容易形成機(jī)要文件賬物不符、信息知悉范圍擴(kuò)大的風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)機(jī)要視頻會(huì)議的管理也容易出現(xiàn)以下隱患：一是會(huì)議主辦部門(mén)未根據(jù)會(huì)議內(nèi)容將參會(huì)人員限定在最小范圍，擴(kuò)大了會(huì)議內(nèi)容的知悉范圍。二是未嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議的安全保密管理要求，未將手機(jī)等通信設(shè)備存放在會(huì)議室外，沒(méi)有開(kāi)啟無(wú)線通信干擾設(shè)備等。三是會(huì)議文件管控不嚴(yán)，會(huì)議結(jié)束后未及時(shí)回收會(huì)議資料，導(dǎo)致參會(huì)人員將會(huì)議文件帶離。這些隱患都可能會(huì)引發(fā)機(jī)要視頻會(huì)議管理的安全保密風(fēng)險(xiǎn)。

（三）重要涉密辦公場(chǎng)所管理。領(lǐng)導(dǎo)辦公室和涉密會(huì)議室作為領(lǐng)導(dǎo)接待、商議事務(wù)、方案決策等日常辦公的場(chǎng)所，經(jīng)常會(huì)接待重要人員、討論重要事項(xiàng)、部署各項(xiàng)工作、使用和處理大量涉密文件等，在使用辦公室和會(huì)議室的過(guò)程中往往匯集了單位的各種重要信息，因而領(lǐng)導(dǎo)辦公室和涉密會(huì)議室也是單位的重要涉密辦公場(chǎng)所。如果這些場(chǎng)所被植入竊聽(tīng)、竊照等技術(shù)設(shè)備，通過(guò)聲、光、電磁等技術(shù)途徑竊密;或是對(duì)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)辦公室和會(huì)議室的工勤人員審查不嚴(yán)、管理疏忽，導(dǎo)致工勤人員在服務(wù)過(guò)程中獲取到國(guó)家秘密，都將會(huì)對(duì)單位維護(hù)國(guó)家秘密的安全造成嚴(yán)重的影響。

（四）領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人信息管理。個(gè)人信息主要包括個(gè)人的基本信息、出行信息、聯(lián)系信息等，一般來(lái)說(shuō)不屬于國(guó)家秘密信息，但是軍工單位領(lǐng)導(dǎo)不僅有行政職務(wù)，而且大多還承擔(dān)著型號(hào)項(xiàng)目的總師等技術(shù)職務(wù)，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至是國(guó)家級(jí)或是省部級(jí)的技術(shù)專家，涉密程度高。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人信息與從事工作的身份信息相結(jié)合，就有可能分析出相關(guān)內(nèi)部信息、商業(yè)秘密、甚至國(guó)家秘密。而在領(lǐng)導(dǎo)公車出行的過(guò)程中，往往容易忽視車輛本身的安全及駕駛員的安全可靠。因此在領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人信息管理上，既要謹(jǐn)防領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人基本信息的泄露，也要做好出行信息的管理，這樣才能有效防止通過(guò)分析領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人信息而獲悉相關(guān)國(guó)家秘密及工作秘密等敏感信息。

二、安全保密管理建議措施

（一）秘書(shū)服務(wù)方面。一是秘書(shū)工作人員應(yīng)盡量從單位內(nèi)部進(jìn)行選拔，進(jìn)入秘書(shū)工作崗位要嚴(yán)格履行資格審查，秘書(shū)服務(wù)人員作為涉密人員，上交個(gè)人因公或因私的證照，應(yīng)該定期進(jìn)行資格審查的復(fù)審，必要時(shí)還可以適當(dāng)擴(kuò)大資格審查的內(nèi)容以及縮短復(fù)審的間隔時(shí)間，按要求做好年度工作，定期匯報(bào)個(gè)人重大事項(xiàng)發(fā)生變化的情況，及時(shí)掌握秘書(shū)工作人員的動(dòng)態(tài)信息。二是秘書(shū)服務(wù)人員要加強(qiáng)黨建學(xué)習(xí)，通過(guò)對(duì)黨的理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化自身使命擔(dān)當(dāng)，確保政治素質(zhì)過(guò)硬，從思想上武裝自己，做到對(duì)黨和國(guó)防軍工事業(yè)的絕對(duì)忠誠(chéng)。三是要讓秘書(shū)工作人員認(rèn)清當(dāng)前復(fù)雜嚴(yán)峻的安全保密形勢(shì)，雖然經(jīng)常服務(wù)于單位領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)該以身作則，加強(qiáng)安全保密培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升自身的風(fēng)險(xiǎn)隱患防范能力。四是要抓好重點(diǎn)人員的安全保密培訓(xùn)教育工作，不斷強(qiáng)化秘書(shū)工作人員的安全保密意識(shí)，不把保密管理當(dāng)作攔路虎，不排斥保密工作，真正將安全保密管理融入業(yè)務(wù)工作中，自覺(jué)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，切實(shí)做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)，不該討論的不討論。五是要加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)服務(wù)工作人員的安全保密考核，將安全保密考核納入個(gè)人年度考核和評(píng)優(yōu)評(píng)先，實(shí)行安全保密一票否決制。適當(dāng)拓寬秘書(shū)服務(wù)人員的發(fā)展通道，將安全保密考核結(jié)果與個(gè)人前途相關(guān)聯(lián)，提高其執(zhí)行安全保密規(guī)定的主觀能動(dòng)性。

（二）機(jī)要管理方面。對(duì)于機(jī)要文件的管理方面，一是嚴(yán)格落實(shí)機(jī)要管理和涉密載體管理的規(guī)章制度，明確機(jī)要管理的流程要求，對(duì)于機(jī)要文件的流轉(zhuǎn)做到有章可循，有據(jù)可查，根據(jù)工作需要，嚴(yán)控知悉范圍，僅由單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員閱覽。二是要定期查漏，檢查文件流轉(zhuǎn)是否履行了登記手續(xù)，借閱、傳閱文件是否按時(shí)歸還。三是具備條件的單位，可以利用信息化技術(shù)手段，應(yīng)用載體管理系統(tǒng)對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行管理，對(duì)收到的機(jī)要文件粘貼唯一標(biāo)識(shí)二維碼，并將機(jī)要文件錄入載體管理系統(tǒng)，確定責(zé)任人、載體類別、載體密級(jí)、載體名稱等載體屬性信息。通過(guò)載體管理系統(tǒng)完成機(jī)要文件流轉(zhuǎn)審批、登記接受等流程，在流轉(zhuǎn)過(guò)程中以二維碼進(jìn)行追蹤管理，從而對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行有效的全生命周期管理。

對(duì)于機(jī)要視頻會(huì)議的管理方面，一是機(jī)要視頻會(huì)議的召開(kāi)需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，在會(huì)議籌備階段嚴(yán)格按照會(huì)議內(nèi)容確定參會(huì)人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意擴(kuò)大參會(huì)人員的范圍，并在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)做好參會(huì)人員的身份審核。二是嚴(yán)格落實(shí)會(huì)議的安全保密要求，嚴(yán)禁使用無(wú)線擴(kuò)音等設(shè)備，未經(jīng)批準(zhǔn)不進(jìn)行錄音錄像，啟用移動(dòng)通信干擾設(shè)備并由專人在會(huì)場(chǎng)提醒、監(jiān)督參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)存放手機(jī)。三是重要機(jī)要視頻會(huì)議要確定安全保密責(zé)任人和載體管理專職人員，做好涉密會(huì)議的載體發(fā)放、簽字和回收銷毀工作，制定重要涉密會(huì)議安全保密預(yù)案。具備條件的單位可采用電子會(huì)議系統(tǒng)，通過(guò)識(shí)別參會(huì)人員身份證、通行證等技術(shù)手段確保參會(huì)人員身份，不使用紙質(zhì)涉密載體，降低會(huì)議泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（三）重要涉密辦公場(chǎng)所管理。一是領(lǐng)導(dǎo)本身要具備相應(yīng)的安全保密風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)辦公室應(yīng)將涉密體、內(nèi)部文件等敏感文件放入保密柜中，鎖好柜門(mén)，嚴(yán)禁直接將這些資料放在普通抽屜和玻璃柜中，并關(guān)好門(mén)窗，防止無(wú)關(guān)人員趁機(jī)進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室。二是要加強(qiáng)涉密會(huì)議室管理，會(huì)議室鑰匙由辦公室負(fù)責(zé)保管，隨用隨借，誰(shuí)辦誰(shuí)領(lǐng)用。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議承辦部門(mén)要及時(shí)回收會(huì)議資料，嚴(yán)禁隨意將會(huì)議資料丟棄在會(huì)議室中。三是要加強(qiáng)工勤人員的管理，對(duì)于工勤人員要做上崗前的安全保密培訓(xùn)教育，并進(jìn)行背景審查，嚴(yán)禁工勤人員單獨(dú)持有領(lǐng)導(dǎo)辦公室和會(huì)議室的鑰匙，工勤人員打掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室和涉密會(huì)議室時(shí)應(yīng)有辦公室的工作人員陪同。四是安全保密機(jī)構(gòu)可以根據(jù)單位實(shí)際配備相應(yīng)技術(shù)檢查工具，提升技術(shù)檢測(cè)能力，定期對(duì)重要涉密場(chǎng)所進(jìn)行反竊聽(tīng)、反竊照等安全技術(shù)檢查，保障重要涉密場(chǎng)所的環(huán)境安全。

（四）領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人信息管理方面。一是要把好信息管控關(guān)，辦公室一般留有領(lǐng)導(dǎo)人員的相關(guān)個(gè)人信息，因公需要使用這些信息必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)本人批準(zhǔn)，明確用途，不得隨意擴(kuò)大使用范圍，使用身份證復(fù)印件應(yīng)加蓋“再次復(fù)印無(wú)效”的印章;制作單位通訊錄時(shí)，應(yīng)隱去型號(hào)職務(wù)等敏感信息;提醒單位員工留存領(lǐng)導(dǎo)電話號(hào)碼盡量不要備注領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)信息，防止手機(jī)通訊錄被竊取后造成個(gè)人信息的泄露。領(lǐng)導(dǎo)參加重要涉密活動(dòng)的宣傳報(bào)道，不應(yīng)涉及活動(dòng)背景，事先明確宣傳口徑和宣傳內(nèi)容，做好行程信息控制，以防無(wú)關(guān)人員獲取活動(dòng)信息。二是要把好提醒關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)因公出差過(guò)程中，秘書(shū)人員應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)注意出行過(guò)程中的安全保密風(fēng)險(xiǎn)，不與出行人員在公共場(chǎng)合談?wù)撋婕皣?guó)家秘密的工作事項(xiàng)，如攜帶有涉密載體，在出差過(guò)程中應(yīng)始終確保涉密載體的安全。三是把握教育關(guān)。針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，如秘書(shū)、司機(jī)等，定期進(jìn)行安全保密教育，加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)、司機(jī)的背景審查，簽訂安全保密承諾書(shū)。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著軍工企業(yè)的深化改革，軍民融合的不斷發(fā)展，國(guó)際形勢(shì)復(fù)雜變化，軍工單位辦公室的安全保密工作將面臨更大的挑戰(zhàn)。辦公室的安全保密管理工作應(yīng)該立足于風(fēng)險(xiǎn)防范，緊緊圍繞軍工單位的中心工作，驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新，提升工作人員的安全保密意識(shí)和防范能力，加快推進(jìn)辦公室工作人員從“要我保密”向“我要保密”轉(zhuǎn)變，將安全保密風(fēng)險(xiǎn)防控措施融入辦公室的日常業(yè)務(wù)中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作中的薄弱環(huán)節(jié)，消除安全保密隱患。充分發(fā)揮辦公室的樞紐作用，不斷完善單位的安全保密管理體系建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳清海.做好新形勢(shì)下辦公室保密工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：72-73.

[2]張海龍.淺談如何做好軍工單位辦公室保密工作[J].保密科學(xué)技術(shù)，2015（01）：58-61.

[3]王新華，梁妍.淺談如何做好高校黨政辦公室秘書(shū)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：98.