加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理，提升人力資源效用

霍海波

【摘 要】 高校畢業(yè)生檔案主要是記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、在校情況以及表現(xiàn)等，這不僅是了解學(xué)生信息的主要途徑，還是公司選拔、錄用人才的主要參考依據(jù)，對(duì)于畢業(yè)生未來的實(shí)習(xí)就業(yè)具有十分重要的意義。因此，高校一定要重視對(duì)畢業(yè)生的檔案管理、提升人力資源效用，促進(jìn)本校應(yīng)屆畢業(yè)生的就業(yè)。本文通過簡單分析目前高校畢業(yè)生檔案管理過程中存在的不足之處，對(duì)高校如何加強(qiáng)畢業(yè)生的檔案管理、提升人力資源效用提出了幾點(diǎn)有用的建議。

【關(guān)鍵詞】 高校畢業(yè)生? 檔案管理? 人力資源效用

引言：畢業(yè)生的檔案資料對(duì)于未來的就業(yè)應(yīng)聘等具有十分重要的作用，在畢業(yè)之前學(xué)生的相關(guān)資料由學(xué)校代為保管。如今，有關(guān)部門不斷出臺(tái)新的教育改革政策和措施、教育事業(yè)有了很大的進(jìn)步與發(fā)展，因此與之相對(duì)應(yīng)的，有關(guān)高校也應(yīng)當(dāng)充分重視起對(duì)畢業(yè)生的檔案管理工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的不足之處并及時(shí)解決改進(jìn)，使相關(guān)管理人員能夠恪盡職守將畢業(yè)生的檔案管理得更加規(guī)范、細(xì)致，進(jìn)而更好地為我校的畢業(yè)生的就業(yè)問題服務(wù)。

一、目前高校畢業(yè)生檔案管理過程中存在的不足之處

1. 對(duì)學(xué)生檔案管理重視程度不夠

首先，教育政策以及課程標(biāo)準(zhǔn)的不斷推行使得我國的教育教學(xué)越來越規(guī)范和嚴(yán)格，因此部分高校將重點(diǎn)放到了學(xué)校的教學(xué)管理上，進(jìn)而忽視了檔案管理對(duì)于本校畢業(yè)生就業(yè)的重要作用，沒有充分重視起學(xué)校的檔案管理工作，甚至相關(guān)管理人員也沒有充足的檔案管理的能力和有關(guān)經(jīng)驗(yàn)，畢業(yè)生檔案擺放雜亂無章且不符合標(biāo)準(zhǔn);并且，由于高校相關(guān)知識(shí)宣傳不到位，學(xué)生完全意識(shí)不到檔案對(duì)于自己未來就業(yè)的重要性，對(duì)于自己的學(xué)生檔案保存在哪里也并不知情，兩者都會(huì)對(duì)此后畢業(yè)生的工作調(diào)動(dòng)、升職應(yīng)聘等造成不必要的麻煩。

2. 部分高校檔案管理技術(shù)落后

就跟前文中提到的那樣，高校檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)不足或者說是能力技術(shù)有限，對(duì)于畢業(yè)生檔案的管理與存放有許多不規(guī)范、不合理的地方，而且學(xué)生的檔案多為紙質(zhì)版，不僅占據(jù)空間而且容易損壞和丟失，在某些情況下紙質(zhì)檔案的存放與尋找會(huì)有許多困難。再加上部分高校對(duì)于畢業(yè)生檔案的存放不是非常重視，盡管學(xué)校中的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及數(shù)字資源應(yīng)用到了圖書館、教育教學(xué)等多個(gè)方面，但是科學(xué)技術(shù)在檔案管理這方面的應(yīng)用仍舊比較少見，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

二、高校如何加強(qiáng)畢業(yè)生的檔案管理、提升人力資源效用

1. 提升相關(guān)人員的意識(shí)及能力

首先，加強(qiáng)本校畢業(yè)生的檔案管理是高校的重要管理工作之一，同時(shí)也是該校教育教學(xué)工作的重要組成部分，因此，為了保證畢業(yè)生的順利就業(yè)，高校一定要承擔(dān)起保存、管理畢業(yè)生檔案上的重要職責(zé)，加強(qiáng)宣傳檔案管理的重要性，通過開展相關(guān)知識(shí)講座、知識(shí)競賽、線上答題活動(dòng)等不斷提高師生對(duì)于檔案作用的認(rèn)識(shí)、從思想上促進(jìn)大家對(duì)于檔案管理的重視程度以及畢業(yè)生檔案管理規(guī)范化。其次，高校也要加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理人員相關(guān)技能的鍛煉和培訓(xùn)，增強(qiáng)相關(guān)人員的畢業(yè)生檔案存放的規(guī)范程度，督促管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)做好本職工作。

2. 完善本校畢業(yè)生檔案管理體系

既然檔案問題關(guān)系到本校畢業(yè)生的未來就業(yè)，高校一定要給予其高度的重視，注重管理人員的任務(wù)分配，在工作人員職責(zé)分明的情況下促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化;同時(shí)高校還要實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格監(jiān)督管理人員的有關(guān)工作，激勵(lì)相關(guān)人員恪盡職守、將自己的本職工作做好，保證將畢業(yè)生的檔案管理落實(shí)到實(shí)處。最后，高校還要建立一個(gè)專業(yè)的畢業(yè)生檔案管理團(tuán)隊(duì)，不斷提升該隊(duì)伍的專業(yè)管理素養(yǎng)、工作能力以及工作態(tài)度，促進(jìn)高校檔案管理工作的的規(guī)范化進(jìn)步與發(fā)展。

3. 實(shí)現(xiàn)科技化檔案管理

隨著我國科技的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在教育領(lǐng)域的應(yīng)用不僅為學(xué)生的學(xué)習(xí)發(fā)展提供了極大的便利，在一定程度上還減輕了教師的工作負(fù)擔(dān)、提升了高校的教學(xué)管理效率，盡管如此，科技在教育領(lǐng)域的應(yīng)用主要集中在教學(xué)上，將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于畢業(yè)生的檔案管理工作的還是寥寥無幾。因此，為了真正促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、提高高校相關(guān)檔案工作的管理效率，高校一定要借鑒國外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、實(shí)施科技化檔案管理，不斷提高工作人員的檔案管理能力以及工作素養(yǎng)，促進(jìn)畢業(yè)生檔案電子錄入、修改、保存等一體化發(fā)展。

結(jié)論：總而言之，高校的畢業(yè)生檔案對(duì)于學(xué)生順利就業(yè)至關(guān)重要，而隨著高校畢業(yè)生數(shù)量的逐年增加，學(xué)校的檔案管理工作過程中存在的問題也逐漸顯現(xiàn)出來。因此學(xué)校一定要充分意識(shí)到檔案管理的重要性，并不斷發(fā)現(xiàn)本校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的不足之處和需要改進(jìn)的地方，通過完善不斷提高工作人員的管理意識(shí)、完善學(xué)校檔案管理體系、促進(jìn)科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用等措施提升人力資源效用，逐漸引導(dǎo)本校的檔案管理向科技化、規(guī)范化方向發(fā)展。

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