高校后勤合同檔案管理創(chuàng)新和實(shí)踐探索的研究

王潔

摘 要 本文筆者對高校后勤合同檔案管理工作進(jìn)行了分析研究，并在文章中指出了高校后勤合同檔案管理中出現(xiàn)的問題，提出了當(dāng)前高校后勤檔案管理創(chuàng)新的有效途徑。

關(guān)鍵詞 高校 后勤工作 檔案管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高校后勤工作是高校展開教育工作的保障，而在高校后勤工作中，合同檔案管理工作也非常重要。合同檔案是高校從事教育教學(xué)活動中重要的信息資源和憑證，也包括著學(xué)校的重大事跡內(nèi)容對于高校自身文化的傳承也起到一定的作用。但是，在當(dāng)前的高校后勤合同管理中，合同檔案管理方法相對落后，合同檔案管理人員自身素質(zhì)也相對較差，影響了高校后勤合同檔案管理工作，所以當(dāng)前高校后勤檔案管理工作需要創(chuàng)新和發(fā)展。

1高校后勤檔案管理工作的重要意義

高校后勤檔案管理工作是高校工作中的重要組成部分，其工作創(chuàng)新對于高校教育水平提升和高校文化建設(shè)都又非常重要的意義。首先，從高校教育水平而言，高校后勤檔案管理工作中包括對高校教學(xué)活動信息資源的有效管理，與高校展開教學(xué)活動有密切的關(guān)系。而高校檔案管理工作的提升有利于高校教學(xué)成果信息的保存，良好的保存和管理也能夠促進(jìn)信息的有效應(yīng)用，從而直接促進(jìn)高校后勤檔管理工作的提升。其次，從高校文化建設(shè)和傳播角度而言，高校后勤合同檔案中還包括學(xué)校組織文化活動的重要內(nèi)容，也包括高校建校以來的重要事件記錄信息和名人事跡，這些都是高校文化傳承的重要組成部分。高校后勤合同檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化，就是對高校文化傳承工作的保證，在一定程度上促進(jìn)了高校傳統(tǒng)文化和精神的傳達(dá)傳播。

2高校后勤合同檔案管理工作中存在的主要問題

2.1高校后勤合同檔案管理方法相對落后

當(dāng)前，在高校后勤合同檔案管理工作中還存在管理方法相對落后的問題。高校后勤檔案管理工具工作量相對比較大，從高校建校開始，每一年舉行的各種教學(xué)活動以及出現(xiàn)的人物事跡、上級下達(dá)的教育指令以及文學(xué)著作等內(nèi)容都屬于高校合同檔案管理工作范疇之內(nèi)，需要管理的合同內(nèi)容多也比較復(fù)雜，給高校后勤合同檔案管理工作帶來了非常大的困難。而在傳統(tǒng)的后勤合同檔案管理中，采用的是人工管理方法，檔案儲存和查詢都是通過人工操作完成。而隨著高校合同檔案數(shù)量逐漸增加，傳統(tǒng)的人工管理操作方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代合同檔案管理的工作量需求，合同檔案管理工作量逐漸增加在一定程度上也使管理人員的工作效率有所下降。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，合同檔案的形式不僅包括書面形式一種，更是包括電子資源形式，更所形式的合同檔案也使傳統(tǒng)人工管理方式難以應(yīng)對各方面工作，從而導(dǎo)致管理效率下降，高校后勤合同檔案數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)信息損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.2高校后勤合同檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

高校后勤合同檔案管理中還存在檔案管理人員綜合素質(zhì)相對較低的問題。高校后勤合同檔案管理人員是檔案管理工作的主要實(shí)施者，其自身工作態(tài)度、工作技術(shù)對于合同檔案管理工作的理解都在一定程度上影響著后勤檔案管理工作質(zhì)量。但是，隨著高校對后勤檔案管理工作的要求增加，后勤合同檔案形式多樣化，后勤合同檔案管理人員自身素質(zhì)不足的問題逐漸暴露出來。傳統(tǒng)的合同檔案管理工作，管理人員只需做好人工操作，簡單的儲存和查找即可，而隨著后勤合同檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜程度提升，工作人員對于自身的工作技術(shù)和工作態(tài)度缺乏及時(shí)的學(xué)習(xí)和轉(zhuǎn)變導(dǎo)致后勤合同管理工作效率下降。

3高校后勤檔案管理工作創(chuàng)新的有效途徑

3.1高校應(yīng)該加強(qiáng)后勤合同檔案管理工作管理

高校后勤合同檔案管理工作與高校的各方面工作均有聯(lián)系，包括教學(xué)工作、政治教育工作以及社會活動工作等，可以說是高校工作中非常重要的組成部分。但是，近幾年高校對于教育工作和學(xué)生就業(yè)工作的重視，在一定程度上忽略了高校后勤合同檔案管理工作。而當(dāng)前，想要對高校后勤合同檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，首先學(xué)校就要加強(qiáng)對后勤合同檔案工作的管理，對后勤合同檔案管理工作進(jìn)行重視。將檔案管理工作列為高校工作重點(diǎn)內(nèi)容之一，加強(qiáng)高校主體工作思想的引導(dǎo)，從而幫助高校后勤檔案管理工作做好創(chuàng)新規(guī)劃。

例如，A高校在加強(qiáng)后勤合同檔案管理工作中就做了以下幾項(xiàng)工作：（1）為了加強(qiáng)引導(dǎo)管理，A高校組織學(xué)校教務(wù)工作管理人員、后勤合同檔案管理人員召開會議，會議中討論了“提升后勤合同檔案管理工作”的各項(xiàng)內(nèi)容，決定后勤合同管理工作由高校教務(wù)處和后勤管理人員工作負(fù)責(zé)，實(shí)施“雙重管理”，加強(qiáng)管理效率。（2）A高校在會議中，還決定了在2年之內(nèi)，完成后勤檔案合同管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的目標(biāo)，提升后勤合同檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平。

3.2高校應(yīng)該建立后勤合同檔案管理工作制度建立

良好工作的展開依托于嚴(yán)格的工作和管理制度，在工作內(nèi)容和形式發(fā)生轉(zhuǎn)變后，高校后勤檔案管理工作制度也應(yīng)該優(yōu)化創(chuàng)新，以保證現(xiàn)代的高校后勤合同檔案管理工作能夠良好實(shí)施。高校應(yīng)該對后勤合同檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致的分析，并分析當(dāng)前后勤合同檔案管理工作的主要內(nèi)容和特點(diǎn)，以及當(dāng)前后勤合同檔案管理工作中存在的問題，去建立合理科學(xué)的制度，通過制度有效管理后勤合同檔案工作。

例如，A高校在進(jìn)行后勤合同檔案管理工作優(yōu)化的過程中，就做好了制度建設(shè)，組織專門會議制定后勤合同檔案管理工作制度，A高校制定的合同檔案管理工作制度，參考了《檔案法》，內(nèi)容體系建立相抵比較成熟。另外，在制度參考制定的過程中，A高校也召開了相應(yīng)的制度建立會議，會議中就當(dāng)前本校后勤合同檔案管理工作中存在的技術(shù)落后和人員素質(zhì)較低的問題進(jìn)行了討論，將人員管理和工作管理的內(nèi)容列為了檔案管理工作制度的兩大模塊，針對性的解決當(dāng)前高校后勤合同檔案管理中的主要問題。

3.3高校后勤合同檔案管理工作人員素質(zhì)提升

高校后勤合同檔案管理人員直接決定了高校后勤檔案管理工作的質(zhì)量，而當(dāng)前很多高校都面臨著后勤檔案管理人員工作技術(shù)落后，工作態(tài)度意識落后的問題，所以在高校后勤合同檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新過程中，也應(yīng)該注重對高校后勤合同檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升。高校后勤管理人員應(yīng)該注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)[3]。一方面，為后勤合同檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮的力量，招聘專業(yè)素養(yǎng)更高的合同檔案管理人才。另外一方面，合同檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該注重對合同檔案管理工作人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，提升管理人員的綜合素質(zhì)和實(shí)力。另外，在當(dāng)前的工作模式下，學(xué)校也可以針對工作人員態(tài)度不認(rèn)真等問題建立起嚴(yán)格的管理工作績效考核制度，對后勤檔案管理工作人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和評價(jià)，通過評價(jià)有效的提升工作人員的工作意識，從根本上促進(jìn)后勤合同檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

例如，A高校在創(chuàng)新優(yōu)化合同檔案管理工作過程中，就做好了以下幾方面工作：（1）A高校決定面向社會招聘3-6名檔案管理人員，要求學(xué)歷在?？苹蛞陨?，并且熟練使用現(xiàn)代化合同檔案管理系。（2）A高校提出對合同檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)和檔案管理技能培訓(xùn)。（3）A高校決定在后勤合同檔案管理工作中建立績效考核制度，對管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)，按照評價(jià)分發(fā)相應(yīng)的工作獎金，刺激工作人員良性競爭工作。

4結(jié)束語

本文筆者詳細(xì)闡述了高校合同檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化途徑，希望能夠?qū)Ω咝：笄诤贤瑱n案管理工作的優(yōu)化提升有所幫助。

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