電子化時(shí)代高校會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題研究

付斯諾

摘 要：隨著社會(huì)市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)信息化水平的提高，各行各界在經(jīng)營(yíng)和管理方面都在不斷探索和創(chuàng)新。現(xiàn)今信息化、數(shù)據(jù)化高速運(yùn)轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)資料電子化、管理工作信息化已成為時(shí)代趨勢(shì)。本文以高校為研究對(duì)象分析了會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)措施，對(duì)高校以及其他行業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理具有一定的參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：高校;會(huì)計(jì)檔案;電子化

一、會(huì)計(jì)檔案電子化的研究背景

為促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化，提高會(huì)計(jì)服務(wù)質(zhì)量，2014年底國(guó)家財(cái)政部、檔案局發(fā)布修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》，對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，隨后發(fā)布新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》， 辦法指出“同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。”這代表著財(cái)會(huì)行業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)理念，是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展的重大調(diào)整。現(xiàn)今，高校的教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)源源不斷，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量與日俱增。那么如何管理好高校會(huì)計(jì)檔案工作值得我們認(rèn)真探索。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)

1、真實(shí)性

高校的會(huì)計(jì)檔案既是高校收支情況和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的軌跡，又是記錄會(huì)計(jì)核算過(guò)程和結(jié)果的載體。因此，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，是會(huì)計(jì)工作的核心，也是保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的關(guān)鍵。

2、廣泛性

高校的會(huì)計(jì)檔案是各個(gè)部門員工進(jìn)行教學(xué)、科研等各方面社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑據(jù)，來(lái)源廣泛且數(shù)量龐大，具有廣泛的經(jīng)濟(jì)效益，構(gòu)成了具有保存、參考、使用價(jià)值的會(huì)計(jì)材料。

3、重要性

高校的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告等等。是各類審計(jì)、核查工作的主要檢查判斷依據(jù)，也是進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策的重要參考，具有明顯的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和嚴(yán)格的保密要求。

4、連續(xù)性

高校一切的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都是從單據(jù)到憑證然后到賬簿最終形成報(bào)表，是連續(xù)記錄和反映的。在這一系列程序中連續(xù)進(jìn)行，環(huán)環(huán)緊扣，牽一發(fā)而動(dòng)全身。

5、持久性

由于會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、廣泛性、重要性和連續(xù)性，按照規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為定期和永久，而定期又根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的類別不同短則5年，多則30年。

三、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

1、會(huì)計(jì)檔案數(shù)量龐大，儲(chǔ)存方式單一

高校發(fā)展歷史悠久，伴隨著各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜化、規(guī)范化，使得會(huì)計(jì)檔案日益增長(zhǎng)，但當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存方式還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)為主導(dǎo)，即將所有會(huì)計(jì)檔案按類型、年月儲(chǔ)存在財(cái)務(wù)儲(chǔ)存室，留存?zhèn)洳榈馁Y料時(shí)間超長(zhǎng)，且已過(guò)保管期限都不敢輕易銷毀。

2、造成資源浪費(fèi)，增加了安全隱患

會(huì)計(jì)檔案的大量紙質(zhì)資料需要人員進(jìn)行整理、裝訂并歸檔，造成人力資源的浪費(fèi);在會(huì)計(jì)處理過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)需要紙張成本，每月估計(jì)的紙張消耗成百上千，造成紙張資源的消耗;長(zhǎng)期大量使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等，造成設(shè)備資源的浪費(fèi);占用較多的儲(chǔ)存空間，耗費(fèi)空間資源;且保存的會(huì)計(jì)資料歷經(jīng)洗禮，導(dǎo)致部分內(nèi)容看不清、多次翻閱導(dǎo)致附件的遺失、損毀等等安全隱患。

3、高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，管理效率低

現(xiàn)如今仍然有很多高校沒(méi)有根據(jù)自身特點(diǎn)制定詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案管理?xiàng)l例，缺乏針對(duì)性和專業(yè)性。在會(huì)計(jì)資料管理工作中一直沿用陳舊方式，幾乎還是紙質(zhì)存檔。會(huì)計(jì)資料的收集、整理及裝訂絕大部分是負(fù)責(zé)賬務(wù)的人員兼職會(huì)計(jì)資料的管理工作，沒(méi)有設(shè)置專門的職位，這很大程度影響了會(huì)計(jì)檔案的管理。

4、會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)意識(shí)和技能

實(shí)際工作中，大部分高校財(cái)務(wù)部門無(wú)法專職專管，多數(shù)是由財(cái)務(wù)人員兼職管理，部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度各有不同，兼職管理人員缺乏專業(yè)意識(shí)和專業(yè)技能，缺乏相關(guān)的管理培訓(xùn)，造成了會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率參差不齊，嚴(yán)重妨礙了高校會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展進(jìn)程。

四、高校會(huì)計(jì)電子檔案管理的措施

1、加快推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)

高校會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)施無(wú)疑是復(fù)雜且艱巨的任務(wù)，但確是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步的明智之舉。首先，高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要高瞻遠(yuǎn)矚，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案電子化的作用和價(jià)值，改變過(guò)去以紙質(zhì)存檔為主的陳舊方式，投入資金開發(fā)電子化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，采取可靠的安全防護(hù)措施，并制定出與之相符的高校電子檔案管理的規(guī)范和制度，逐步實(shí)現(xiàn)電子化管理。

2、建立健全電子會(huì)計(jì)檔案管理制度

根據(jù)高校自身的實(shí)際情況出發(fā)，通過(guò)建立健全電子會(huì)計(jì)檔案管理制度、形成相應(yīng)的內(nèi)控制度，羅列詳細(xì)的應(yīng)急處理預(yù)案以及操作流程要領(lǐng)，明確職責(zé)劃分，加強(qiáng)會(huì)計(jì)、檔案和信息部門溝通、交流、合作，規(guī)范管理人員的行為，規(guī)范整個(gè)管理程序的實(shí)施，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作有序高效地進(jìn)行。

3、強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)意識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)技能

有針對(duì)性的引進(jìn)精通會(huì)計(jì)管理、又懂信息技術(shù)和檔案管理的復(fù)合型人才來(lái)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，如因特殊原因需要財(cái)務(wù)人員兼職管理，必須要對(duì)兼職的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，提供多樣化的交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，加強(qiáng)管理人員的會(huì)計(jì)技能知識(shí)和軟件系統(tǒng)操作能力的考核，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。

五、結(jié)語(yǔ)

在外部政策和法制環(huán)境的推動(dòng)下，會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展是時(shí)代趨勢(shì)。高校應(yīng)抓住機(jī)遇，結(jié)合自身情況，與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展的進(jìn)程，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平。走在時(shí)代的前沿，為其它行業(yè)提供參考和借鑒。

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