立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統(tǒng)中的作用及運(yùn)用

郎霞

摘 要：立卷思想是在文書整理歸檔的制度框架下，以保持文件檔案聯(lián)系為原則的思想。加強(qiáng)立卷思想在文書檔案整理中的應(yīng)用，能夠提高文書檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行水平，加強(qiáng)管理效果。我國(guó)的文書檔案整理思想從卷改成了件，在2018年國(guó)家提倡促進(jìn)卷件融合的管理方式?，F(xiàn)代化的背景下，也需要加強(qiáng)電子技術(shù)在文書檔案管理中的運(yùn)用，提高電子檔案系統(tǒng)運(yùn)行的效率。

關(guān)鍵詞：立卷思想;文書檔案;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.124

發(fā)揮立卷思想在文書檔案整理工作中的應(yīng)用，能夠保證檔案之間的聯(lián)系性，使得整理更加規(guī)范化，把單位文件系統(tǒng)形成一個(gè)有效的整體，以便保管和提供利用。

1 立卷思想在文書檔案整理和電子檔管理系統(tǒng)中的作用

1.1 保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系性

文書檔案的聯(lián)系程度是動(dòng)態(tài)變化的，隨著整理的深入聯(lián)系越來(lái)越清晰和準(zhǔn)確。相關(guān)工作人員進(jìn)行文書檔案的歸檔管理還可以從時(shí)間內(nèi)在聯(lián)系、形式內(nèi)在聯(lián)系、地點(diǎn)內(nèi)在聯(lián)系以及內(nèi)容內(nèi)在聯(lián)系等等方面進(jìn)行分類，為信息資料的鑒定和利用打下基礎(chǔ)。

1.2 發(fā)揮立卷思想是對(duì)文書檔案整理方法不足的有益補(bǔ)充

目前我國(guó)對(duì)于傳統(tǒng)文書檔案整理辦法部分進(jìn)行了否定，急需進(jìn)行整理辦法更新。在新形勢(shì)下要求能夠簡(jiǎn)化工作程序，同時(shí)，必須要保證立卷思想指引下的文書檔案整理工作具有保密性，保證單位內(nèi)部信息管理的安全。傳統(tǒng)的檔案整理過(guò)程中對(duì)于件十分重視，而這樣的分類方法已經(jīng)不適用于現(xiàn)代化文書檔案整理需求，一部分工作人員也沒(méi)有能夠綜合性的進(jìn)行考慮。綜合性的進(jìn)行考慮還需要整理人員具備廣闊的知識(shí)面，能夠?qū)κ录畔?nèi)容或者淺顯、或者深刻的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行辨別。一部分工作人員存在著編排原則過(guò)于簡(jiǎn)單化的現(xiàn)象，只是按照時(shí)間序號(hào)進(jìn)行排列，這樣不利于提高文書檔案管理的效果。

2 立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統(tǒng)中的運(yùn)用策略

2.1 立卷思想與案件整理相結(jié)合

立卷思想和案件整理在一定程度上矛盾，同時(shí)兩者又可以相互補(bǔ)充，互相結(jié)合，從而提高文書檔案整理和電子檔管理的效率。在排序時(shí)考慮內(nèi)在聯(lián)系，促進(jìn)綜合考慮的能力，工作人員需要提高對(duì)于文書檔案內(nèi)在聯(lián)系的掌握能力，跟進(jìn)最前沿的理論知識(shí)，并且能夠擁有自我提升的意識(shí)。從多角度進(jìn)行文件內(nèi)容聯(lián)系性的思考，從發(fā)展、矛盾的角度看待整理內(nèi)容。將立卷思想與案件整理相結(jié)合，還需明確分類整理和鑒定階段兩方面的工作內(nèi)容。根據(jù)全宗-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)的分類方式進(jìn)行歸檔基礎(chǔ)上，貫徹高不就低的管理方式，使得某一事件的全體發(fā)展過(guò)程，例如時(shí)間、發(fā)生內(nèi)容、來(lái)源等等信息能夠放入一個(gè)檔案盒內(nèi)。相關(guān)管理人員可以加以備注注明第一件至第五件為XX會(huì)議材料，第十件至十一件為XX事件材料，第十五件至二十件為人員調(diào)動(dòng)材料等等。根據(jù)工作項(xiàng)目或是會(huì)議的復(fù)雜程度確立檔案之間的連續(xù)性，可以通過(guò)備注的方式，注明內(nèi)在聯(lián)系體現(xiàn)檔案的記錄性，能夠還原歷史原貌。

例如，工作人員需要保證整體思想的靈活性和創(chuàng)新性，能夠根據(jù)復(fù)雜的工作項(xiàng)目、會(huì)議總結(jié)出內(nèi)在聯(lián)系，將整體性思維滲透在處理每次信息之中，從某一小點(diǎn)入手進(jìn)行大規(guī)模數(shù)據(jù)信息的處理。工作人員需要在平時(shí)注重提高自身的思考能力，加強(qiáng)整理歸納的水平。可以多進(jìn)行一些思辨小游戲，如在手機(jī)上下載開心消消樂(lè)等游戲能夠培養(yǎng)整理人員思辨能力，保證趣味性的同時(shí)又能夠加強(qiáng)自我建設(shè)。在進(jìn)行文書檔案整理之時(shí)，也可以進(jìn)行開發(fā)性的創(chuàng)新。根據(jù)文書檔案整理人員的特點(diǎn)，首先能夠選擇自己方便理解的整理方法進(jìn)行整理，而后再整理之時(shí)需要選擇其他人能夠看懂的整理方式，加強(qiáng)整理效率以及趣味性，同時(shí)保證通俗易懂。

2.2 在文書檔案培訓(xùn)中強(qiáng)化整理原則，有效地利用立卷思想

踐行員工培訓(xùn)是檔案工作的基礎(chǔ)。單位內(nèi)部需要加強(qiáng)對(duì)于員工培訓(xùn)的重視，引導(dǎo)員工能夠提高自我提升的意識(shí)。加強(qiáng)立卷思想的運(yùn)用能力，能夠根據(jù)檔案整理工作技術(shù)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。比如，在單位內(nèi)部開展文書檔案整理培訓(xùn)會(huì)，內(nèi)容要注重對(duì)于國(guó)家出臺(tái)指導(dǎo)方針的講解和普及、如何體現(xiàn)文件之間的內(nèi)在聯(lián)系性。需要運(yùn)用到線上培訓(xùn)的方式，打破時(shí)間以及空間的限制，使得基層員工能夠直接對(duì)接相關(guān)專家，提高培訓(xùn)的效果，一對(duì)一的進(jìn)行答疑解惑，更好地進(jìn)行理論知識(shí)傳輸。在培訓(xùn)之時(shí)，需要保證理論和實(shí)踐相結(jié)合，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)過(guò)程中，強(qiáng)化理論思想，用以老帶新的方式，加強(qiáng)對(duì)于新人的培訓(xùn)，一對(duì)一的傳授經(jīng)驗(yàn)。工作人員在整理的時(shí)候，必須要注重整理信息的真實(shí)性，避免為了整理方便而忽視整理真實(shí)性的現(xiàn)象出現(xiàn)，工作人員需要遵循歷史有序性、方便易找性。在信息化的大背景下，需要提高工作人員的電子檔案管理能力，加強(qiáng)對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用能力。進(jìn)行培訓(xùn)還需要根據(jù)檔案整理人員特點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置，對(duì)一些崗位變動(dòng)較多的整理單位或是特定工種需要加強(qiáng)基礎(chǔ)性培訓(xùn)，對(duì)于一些長(zhǎng)時(shí)間在本單位工作的工作人員可以給予一些深層次的培訓(xùn)，加強(qiáng)分層次培訓(xùn)的效果。

2.3 將立卷思想融入電子檔管理系統(tǒng)建設(shè)中來(lái)

在信息化的大背景下，電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是重要的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理改革的必由之路。在運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)之時(shí)，首先需要進(jìn)行加密，保證信息的保密性和安全性。運(yùn)用到多層加密技術(shù)，單位內(nèi)部購(gòu)入先進(jìn)的加密軟件或是設(shè)立特定的加密程序。在將立卷思想融入電子檔管理系統(tǒng)建設(shè)中時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子文件源頭、類別進(jìn)行整合歸納。在進(jìn)行單位零散信息整理之時(shí)，可以運(yùn)用到大數(shù)據(jù)分析管理系統(tǒng)進(jìn)行信息的收集，運(yùn)用到大數(shù)據(jù)手段可以加強(qiáng)對(duì)于各種信息的掌握、分析、歸納、總結(jié)能力，能夠提高單位管理的效果。文書檔案整理的信息需要依據(jù)大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的信息內(nèi)容，大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)為文書檔案整理提供基本依據(jù)。

在目前的背景下，電子檔案管理的普及不夠深入，面對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)信息之時(shí)，工作人員缺乏數(shù)據(jù)處理以及檔案有效整理的能力。一方面電子檔管理能夠收集各樣的信息。在另一方面，對(duì)于整理人員的素質(zhì)要求也較高，需要工作人員能夠熟練地轉(zhuǎn)變思想，在平時(shí)進(jìn)行完某項(xiàng)工作、會(huì)議或是項(xiàng)目之后，都需要進(jìn)行立馬的整理，將整理思想貫穿到整理全過(guò)程。電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)于工作人員的素質(zhì)要求更高，工作人員需要實(shí)時(shí)進(jìn)行思考，掌握文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，將文件材料科學(xué)的、系統(tǒng)的結(jié)合在一起，將文件材料有效地轉(zhuǎn)化為檔案，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，遵循基本的整體思想。

3 總結(jié)

本文從三個(gè)方面為立卷思想在文書檔案整理和電子檔管理系統(tǒng)中的運(yùn)用策略提出了建議，相關(guān)工作人員還需要加強(qiáng)對(duì)于單位特殊化的、具體化的資料的整合能力，遵循基本的整合原則，跟進(jìn)最新前沿的整理思想。工作人員需要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理的系統(tǒng)的運(yùn)用能力，利用大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)進(jìn)行信息歸檔、分析，將立卷思想滲透在整理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

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