如何提高機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化

謝麗

【摘要】信息化已經(jīng)成為當(dāng)前全球發(fā)展的重要潮流，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的重要支柱，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始引入信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和信息化。我國(guó)機(jī)關(guān)單位也要把握社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，加大機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的建設(shè)投入，本文針對(duì)如何提高機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化進(jìn)行分析和探究，了解機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)對(duì)于如何提高機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化水平給予可行性的指導(dǎo)建議，利用信息化技術(shù)來(lái)升級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案管理系統(tǒng)，改變機(jī)關(guān)單位原有的檔案管理機(jī)制和方法。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)單位;信息化;建設(shè)對(duì)策

引言

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中各個(gè)行業(yè)已經(jīng)離不開(kāi)信息化，在我國(guó)機(jī)關(guān)單位的改革過(guò)程中，信息化為機(jī)關(guān)單位的檔案管理提供了新的理念和管理模式，有效促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理能力的提升。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展對(duì)于檔案管理環(huán)境以及檔案管理人員提出了一系列的要求，信息化背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理要保持開(kāi)放性的思路，逐步推動(dòng)檔案管理的自動(dòng)化和智能化。

一、機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量

機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)工程龐大，其為檔案管理提供了重要的輔助手段，推動(dòng)了機(jī)關(guān)單位檔案管理模式的改進(jìn)和創(chuàng)新。機(jī)關(guān)單位的檔案管理具有一定的歷史，其所收納的檔案資料也比較豐富，人工檔案管理的模式不僅效能低，同時(shí)也需要承擔(dān)巨大的工作壓力，有效提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的錄入和分類，不僅操作流程更加便捷，同時(shí)大大提高了機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理資源的科學(xué)匹配。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)陳舊檔案的管理

; 在機(jī)關(guān)單位的檔案資料庫(kù)內(nèi)，留存大量時(shí)間久遠(yuǎn)的陳舊檔案，陳舊的紙質(zhì)檔案不僅占據(jù)了較大的存儲(chǔ)空間，同時(shí)在資料的整理和查閱方面也存在較大難度。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的提升，整合信息技術(shù)對(duì)陳舊檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效整理，不僅提升了陳舊檔案的使用價(jià)值，延長(zhǎng)了陳舊檔案的存儲(chǔ)期限，同時(shí)也進(jìn)一步優(yōu)化了陳舊檔案的瀏覽形式，對(duì)于機(jī)關(guān)單位陳舊檔案的管理和查閱創(chuàng)造了有利條件。

（二）加快機(jī)關(guān)單位檔案信息共享速度

機(jī)關(guān)單位檔案信息的收集和管理是為了更好地為機(jī)關(guān)單位的運(yùn)行提供信息指導(dǎo)，以往機(jī)關(guān)單位檔案的管理模式，極大影響了機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門對(duì)信息的利用和共享，部門間對(duì)檔案信息的傳遞效率比較低。提升機(jī)關(guān)單位檔案信息化水平，可以利用互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和信息化條件加快機(jī)關(guān)單位檔案信息的共享速度，有助于檔案信息的傳遞。同時(shí)檔案管理信息化也大大提升了檔案信息管理的安全性，降低了機(jī)關(guān)單位檔案管理的成本和風(fēng)險(xiǎn)。

二、提升機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的對(duì)策和途徑

（一）引進(jìn)新的檔案管理理念和模式

隨著時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的手段與方法也越發(fā)多樣，通過(guò)總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，機(jī)關(guān)單位要想提升檔案管理信息化的水平，要引進(jìn)新的檔案管理理念和模式，目前在機(jī)關(guān)單位基本實(shí)現(xiàn)了辦公的無(wú)紙化和自動(dòng)化，檔案管理人員要適應(yīng)當(dāng)前的信息化環(huán)境，明確信息化背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和管理，通過(guò)創(chuàng)新機(jī)關(guān)單位檔案管理的模式來(lái)強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)。

（二）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案管理需要依賴信息技術(shù)手段，對(duì)于檔案信息的采集以及匯總等要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)的檔案信息資源，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊墓芾硇问?。并且根?jù)機(jī)關(guān)單位的組織設(shè)置以及部門分類，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息進(jìn)行整理，如在檔案信息的利用中就可以完全利用自動(dòng)檢索技術(shù)來(lái)找出所需的檔案資料，優(yōu)化了機(jī)關(guān)單位檔案信息查閱的流程和方法。

（三）展開(kāi)必要的人員訓(xùn)練，提升檔案管理能力

針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的提升，要做好充足的準(zhǔn)備工作，對(duì)于檔案管理人員要開(kāi)展針對(duì)性的信息化訓(xùn)練，幫助檔案管理員掌握檔案信息話管理的流程和方法。檔案管理人員在崗位工作中要充分發(fā)揮自身的創(chuàng)新意識(shí)，基于自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案管理信息化的方法進(jìn)行探索和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案特色管理。除此之外，要開(kāi)展檔案管理員的全方面考核，針對(duì)其信息化技術(shù)的操作能力、檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，以及崗位貢獻(xiàn)度進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，提升機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的服務(wù)能力。

（四）構(gòu)建系統(tǒng)化的機(jī)關(guān)單位檔案管理機(jī)制

隨著機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展，原來(lái)的檔案管理機(jī)制和制度已經(jīng)不適用于當(dāng)前的管理環(huán)境，為此要積極構(gòu)建系統(tǒng)化的機(jī)關(guān)單位檔案管理機(jī)制，檔案管理信息化的特點(diǎn)明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)于檔案的信息錄入、資料管理以及借閱都要明確制度和流程，以此為機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的發(fā)展提供制度約束。

結(jié)束語(yǔ)：在本文的總結(jié)和探究中，客觀了解機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)和特色，機(jī)關(guān)單位目前的管理環(huán)境在不斷的變革，檔案的信息化管理是重要的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的組織建設(shè)來(lái)說(shuō)檔案管理信息化發(fā)揮了重要的管理效能，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)單位檔案管理的全面升級(jí)，對(duì)于信息資料的安全以及信息內(nèi)容的利用有著重要意義。

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